馬鋼常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公可行性及保障措施

陳 揚(yáng)

(馬鋼集團(tuán)公司辦公室 安徽馬鞍山 243000)

遠(yuǎn)程辦公發(fā)端于20世紀(jì)70年代，得益于電話通訊技術(shù)的發(fā)展，通過(guò)電話網(wǎng)絡(luò)將企業(yè)與各個(gè)衛(wèi)星辦公室、商業(yè)辦公室實(shí)現(xiàn)信息溝通，只要存在電話網(wǎng)絡(luò)，就可以像在公司辦公室一樣實(shí)現(xiàn)工作。到了21世紀(jì)，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的興起對(duì)遠(yuǎn)程辦公的方式帶來(lái)了更大的變革，而在5G時(shí)代，隨時(shí)隨地辦公已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，遠(yuǎn)程辦公已經(jīng)從一種工作方式變?yōu)槠髽I(yè)管理方式，如何利用遠(yuǎn)程辦公為社會(huì)發(fā)展，企業(yè)轉(zhuǎn)型助力，并且克服遠(yuǎn)程辦公中的各種風(fēng)險(xiǎn)，建立常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公管理方案和保障措施，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力正是本文討論的內(nèi)容。

1 現(xiàn)代企業(yè)遠(yuǎn)程辦公的組成方式

現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)節(jié)奏快，信息交互頻繁，通過(guò)走訪和調(diào)查，如今企業(yè)的遠(yuǎn)程辦公大致分以下3種方式。

1.以家庭為主的遠(yuǎn)程辦公。這類辦公群體通常為小型企業(yè)、自由職業(yè)者和互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)公司等。這些企業(yè)通常存在資金周轉(zhuǎn)緊張或是處在企業(yè)的初創(chuàng)期，沒有設(shè)置相對(duì)固定的辦公場(chǎng)所，工作內(nèi)容相對(duì)獨(dú)立，僅需保持通信暢通就能實(shí)現(xiàn)日常工作，為了節(jié)約租用辦公場(chǎng)所的費(fèi)用。選擇遠(yuǎn)程辦公企業(yè)員工只需通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)鏈接企業(yè)的工作服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)，便可以開展工作。

2.以衛(wèi)星辦公室或通用辦公寫字樓的遠(yuǎn)程辦公。這類辦公群體通常為大型跨國(guó)的企業(yè)集團(tuán)，這類企業(yè)規(guī)模非常巨大，企業(yè)分支機(jī)構(gòu)繁多，企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍遍布世界各地，為了更好管理好各地的分子企業(yè)，通常需要通過(guò)遠(yuǎn)程辦公的方式實(shí)現(xiàn)公司總部和區(qū)域企業(yè)之間工作信息交流。這類遠(yuǎn)程辦公的場(chǎng)所通常為各地的衛(wèi)星辦公室，通用辦公寫字樓，酒店和遠(yuǎn)程辦公中心等。

3.以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為主的隨時(shí)隨地辦公。這類辦公群體通常為全天甚至24小時(shí)待命的重要信息收發(fā)部門、應(yīng)急管理部門、銷售服務(wù)部門和技術(shù)維護(hù)部門，由于工作發(fā)生時(shí)間的不確定性，這些部門的工作人員可能需要在任何地點(diǎn)任何時(shí)間處理工作，這類人員被稱為移動(dòng)辦公人員。移動(dòng)辦公人員的辦公位置并不固定，他們可以在家里，交通工具里，通過(guò)移動(dòng)通訊工具與企業(yè)的工作服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)鏈接的遠(yuǎn)程辦公。

2 遠(yuǎn)程辦公的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

2.1 遠(yuǎn)程辦公的機(jī)遇

(1)工作實(shí)時(shí)反饋，員工效率提高

由于遠(yuǎn)程辦公的方式不受空間范圍，上班通勤，單位同事的影響，員工工作時(shí)間相對(duì)靈活，工作的效率和工作的完成程度都可以得到提升。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將工作情況實(shí)時(shí)共享展示，員工可以將工作進(jìn)展情況和工作中的疑問想法暢通的傳達(dá)給上下級(jí)工作崗位，同時(shí)企業(yè)管理者也可以通過(guò)這套反饋渠道進(jìn)行工作布置和工作激勵(lì)，使員工即使不在工作場(chǎng)所也能感受企業(yè)組織的時(shí)刻伴隨，對(duì)提高遠(yuǎn)程辦公的有效運(yùn)行和增加員工工作積極性和忠誠(chéng)度有著良好的促進(jìn)作用。

(2)工作環(huán)境寬松，員工的忠誠(chéng)度提升

傳統(tǒng)到崗坐班的工作方式極大限制了員工對(duì)時(shí)間的選擇支配，在發(fā)生意外、疾病、個(gè)人事務(wù)等與工作事件沖突的事件時(shí)，員工只能進(jìn)行選擇，增加了員工請(qǐng)假和曠工的壓力，對(duì)員工的考勤績(jī)效帶來(lái)影響。此外遠(yuǎn)程辦公還能帶來(lái)一些意想不到的保護(hù)，如減少上下班通勤中的交通意外，在流行疾病或疫情時(shí)期減少人員接觸，在此意義上也是公司降低醫(yī)療保健支出的一項(xiàng)途徑，體現(xiàn)了公司對(duì)員工的關(guān)懷。

(3)節(jié)約資源，減少浪費(fèi)，保護(hù)環(huán)境

現(xiàn)代企業(yè)尤其是大型企業(yè)集團(tuán)，日常辦公所消耗的能源很大，如果遠(yuǎn)程辦公的方式可以推廣，將有效降低企業(yè)對(duì)員工辦公的開支。如馬鋼公司辦公樓每天的水電、物業(yè)等開支高達(dá)2.3萬(wàn)元，若推行一半人員遠(yuǎn)程辦公，每天能節(jié)省1萬(wàn)余元，全年可節(jié)省360余萬(wàn)元。同時(shí)遠(yuǎn)程辦公利用信息網(wǎng)絡(luò)傳送各類信息，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料的消耗，提高了企業(yè)的無(wú)紙化辦公程度，節(jié)約了資源，保護(hù)了環(huán)境，增加了企業(yè)的現(xiàn)代化水平。節(jié)約的費(fèi)用可以投入企業(yè)的技術(shù)研發(fā)和設(shè)備更新上，為企業(yè)提升技術(shù)裝備實(shí)力，增強(qiáng)了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

(4)減少工作場(chǎng)所人員密度，保護(hù)員工健康辦公

許多企業(yè)為節(jié)約租房成本，大量將公司員工集中在一起辦公，使得辦公場(chǎng)所人員密度大，空氣質(zhì)量不佳，影響公司員工健康。當(dāng)有員工感染經(jīng)空氣飛沫傳播的傳染疾病時(shí)，集中辦公更是會(huì)造成疾病的大范圍傳播。如2020年新春，一場(chǎng)突如其來(lái)的新冠肺炎疫情席卷中華大地。面對(duì)來(lái)勢(shì)洶洶的疫情，馬鋼全體員工眾志成城，迅速行動(dòng)，探索遠(yuǎn)程辦公工作模式，采取人員輪值到崗與居家遠(yuǎn)程辦公相結(jié)合的方式，有效降低了疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)，提高了工作效率，保證了馬鋼公司各項(xiàng)工作的有序開展。

2.2 遠(yuǎn)程辦公的挑戰(zhàn)

(1)技術(shù)保障方面的挑戰(zhàn)

由于遠(yuǎn)程辦公受網(wǎng)速、內(nèi)網(wǎng)登陸限制、工作平臺(tái)自由度不高等因素影響，在遠(yuǎn)程工作時(shí)，網(wǎng)絡(luò)通訊不暢導(dǎo)致辦公軟件響應(yīng)速度較慢，且網(wǎng)絡(luò)不夠穩(wěn)定，難以達(dá)到現(xiàn)場(chǎng)辦公的效率和效果；此外在辦公設(shè)備方面，實(shí)行遠(yuǎn)程辦公的崗位如文書人員需配備移動(dòng)辦公設(shè)備來(lái)保障工作。

(2)人員管理方面的挑戰(zhàn)

遠(yuǎn)程辦公對(duì)員工管理難度加大，管理者不能隨時(shí)隨地的“看到”員工，給考勤和績(jī)效薪酬工作帶來(lái)困難。遠(yuǎn)程辦公不能隨時(shí)隨地的面對(duì)面接觸，缺乏視覺溝通，使得溝通效率略低；有時(shí)由于通訊等多種原因找不到遠(yuǎn)程辦公人員，從而導(dǎo)致一些緊急事務(wù)無(wú)法及時(shí)得到解決或答復(fù)。另外，遠(yuǎn)程辦公員工的工作狀態(tài)難以掌握，會(huì)因辦公環(huán)境(如家庭環(huán)境)界限不清影響，缺少工作儀式感，其專注性也不如現(xiàn)場(chǎng)辦公，易受到干擾，很難保證員工全天的工作效率。

(3)業(yè)務(wù)流程方面的挑戰(zhàn)

遠(yuǎn)程辦公存在信息交換壩埂和信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)，信息收集也沒有在單位方便；非電子文檔材料和需要打印辦理工作難以處理；對(duì)外窗口單位在實(shí)行遠(yuǎn)程辦公時(shí)，工作場(chǎng)所還必須安排人員值守；可能帶來(lái)潛在的法律和規(guī)章制度方面的風(fēng)險(xiǎn)，如工傷的界定、勞動(dòng)紀(jì)律的管理等。

3 馬鋼實(shí)施常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的可行性及保障措施

3.1 對(duì)馬鋼實(shí)施常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的可行性調(diào)查

這次新冠疫情導(dǎo)致企業(yè)、學(xué)校、工廠等機(jī)構(gòu)不得不延遲開工，使得遠(yuǎn)程辦公的必要性再次成為討論的熱點(diǎn)。根據(jù)中國(guó)寶武集團(tuán)總部關(guān)于填寫常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公調(diào)查問卷的要求，馬鋼積極組織集團(tuán)和股份機(jī)關(guān)共14個(gè)部門(每部門10份問卷)進(jìn)行填寫，共收到有效問卷137份。

(1)就推進(jìn)遠(yuǎn)程辦公必要性一項(xiàng)問卷調(diào)查結(jié)果如下：

①認(rèn)為有必要，利大于弊(66人，占總調(diào)查人數(shù)48.2%)；②沒有必要，弊大于利(4人，占總調(diào)查人數(shù)2.9%)；③利弊皆有(67人，占總調(diào)查人數(shù)48.9%)。

其中選擇“利”主要觀點(diǎn)有：疫情期間實(shí)行遠(yuǎn)程辦公，可以有效減少人員流動(dòng)和聚集，降低疫情傳播風(fēng)險(xiǎn)；即使沒有疫情，遠(yuǎn)程辦公也是順應(yīng)時(shí)代潮流的工作模式的創(chuàng)新，未來(lái)也會(huì)成為常態(tài)化。而“弊”主要觀點(diǎn)有：擔(dān)心有些事務(wù)僅靠遠(yuǎn)程無(wú)法完成。而“利弊皆有”主要擔(dān)心實(shí)行常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公還面臨各種挑戰(zhàn)。

(2)對(duì)未來(lái)常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的總體效率與現(xiàn)場(chǎng)辦公相比的問卷反饋結(jié)果：

①認(rèn)為總體效率僅為現(xiàn)場(chǎng)辦公的50%以下(15人，占總調(diào)查人數(shù)10.9%)；②總體效率達(dá)到現(xiàn)場(chǎng)辦公的50%-79%(54人，占總調(diào)查人數(shù)39.4%)；③總體效率接近現(xiàn)場(chǎng)辦公的80%-99%(58人，占總調(diào)查人數(shù)42.3%)；④總體效率等同現(xiàn)場(chǎng)辦公或更高(10人，占總調(diào)查人數(shù)7.3%)。

(3)在如果集團(tuán)推行遠(yuǎn)程辦公常態(tài)化(每周一天)，您所在的公司是否愿意參加試點(diǎn)一欄，問卷調(diào)查結(jié)果如下：

①是(128人，占總調(diào)查人數(shù)93.4%)；②否(9人，占總調(diào)查人數(shù)6.6%)。

3.2 馬鋼實(shí)施常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的保障措施

調(diào)查發(fā)現(xiàn)馬鋼公司目前最容易實(shí)施常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的為公司機(jī)關(guān)部門，人數(shù)共計(jì)約550人，通過(guò)篩選可推行常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的約占70%，約380余人。為更好實(shí)現(xiàn)常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公，實(shí)現(xiàn)管理遠(yuǎn)程不遠(yuǎn)離，工作輕松不放松，達(dá)到工作崗位的要求，必須從以下方面設(shè)計(jì)常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公方案和保障措施。

(1)選擇素質(zhì)高自律性強(qiáng)的人員參與常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公

要想遠(yuǎn)程辦公順利開展，高素質(zhì)的人員是前提條件之一，人員的素質(zhì)狀態(tài)直接決定遠(yuǎn)程辦公的質(zhì)量好壞。招聘時(shí)人事部門可以通過(guò)性格測(cè)試、情景模擬、綜合評(píng)價(jià)等方法選擇出能力強(qiáng)素質(zhì)高的員工。在自愿的基礎(chǔ)上，選擇工作積極主動(dòng)、責(zé)任心強(qiáng)、自律性高、誠(chéng)實(shí)守信的人員參與實(shí)行遠(yuǎn)程辦公試點(diǎn)。

(2)制定針對(duì)常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的管理制度

對(duì)于常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公，企業(yè)管理也必須跟進(jìn)，制定好適合企業(yè)自身的遠(yuǎn)程辦公制度是做好常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的基礎(chǔ)。馬鋼在執(zhí)行寶武集團(tuán)總部的《集團(tuán)總部疫情防控期間遠(yuǎn)程辦公方案(試行)》《中國(guó)寶武遠(yuǎn)程辦公指南》《集團(tuán)總部遠(yuǎn)程辦公人員管理若干規(guī)定(試行)》和《集團(tuán)總部遠(yuǎn)程辦公保密基本規(guī)范(試行)》等管理制度同時(shí)，也要積極組織制定符合自身特點(diǎn)的常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公各項(xiàng)管理制度，為常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公打好制度基礎(chǔ)。

(3)建立適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的辦公網(wǎng)絡(luò)和網(wǎng)絡(luò)安全策略

建立安全可靠辦公網(wǎng)絡(luò)是遠(yuǎn)程辦公的重要保障，在推進(jìn)常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公，享受遠(yuǎn)程辦公帶來(lái)的好處時(shí)，企業(yè)必須了解遠(yuǎn)程辦公在安全上有著先天的風(fēng)險(xiǎn)，必須時(shí)刻關(guān)注不能忽視，確保遠(yuǎn)程訪問的安全是企業(yè)信息化部門的重要工作。目前主流的方法是用VPN(虛擬專用網(wǎng)絡(luò))利用公用網(wǎng)絡(luò)架設(shè)專用網(wǎng)絡(luò)讓員工訪問企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的服務(wù)器資源，VPN的連接將遠(yuǎn)程和移動(dòng)終端邏輯置于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)中，企業(yè)要建立足夠高的帶寬來(lái)滿足各種終端訪問，面對(duì)移動(dòng)終端的普及，還應(yīng)對(duì)原有信息系統(tǒng)針對(duì)移動(dòng)設(shè)備的改造和移植以適合遠(yuǎn)程辦公。企業(yè)要確保使用遠(yuǎn)程辦公的地方能擁有總部同等級(jí)的安全防護(hù)，免受蠕蟲、木馬病毒以及各種網(wǎng)絡(luò)威脅攻擊。并將網(wǎng)絡(luò)安全和各種擴(kuò)展功能整合，加強(qiáng)員工身份認(rèn)證，除了密碼、key之外，引入手機(jī)號(hào)和短信驗(yàn)證碼的方式提升員工身份認(rèn)證有效性，使員工可以安全便捷連接企業(yè)各種遠(yuǎn)程站點(diǎn)，使遠(yuǎn)程端不成為網(wǎng)絡(luò)安全的薄弱環(huán)節(jié)。

(4)制定遠(yuǎn)程辦公績(jī)效評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)并定期考核

對(duì)遠(yuǎn)程辦公的員工績(jī)效評(píng)估是常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公的重要支撐。目標(biāo)管理評(píng)價(jià)法(MBO)作為遠(yuǎn)程辦公員工績(jī)效考核方法比較合適。此方法通過(guò)企業(yè)將組織目標(biāo)逐層分解到遠(yuǎn)程辦公員工目標(biāo)，只需考核被考核員工目標(biāo)完成情況就可以獲得理想的績(jī)效考核結(jié)果。在制定遠(yuǎn)程辦公的工作目標(biāo)時(shí)必須遵循目標(biāo)要具體、可量化、可實(shí)現(xiàn)，且管理者和員工均能接受的原則，不適合制定要通過(guò)觀察來(lái)評(píng)定員工的績(jī)效目標(biāo)。在考核時(shí)間上要定期，如每年6月、12月進(jìn)行評(píng)核，評(píng)核可以分成兩部分，一是對(duì)半年工作目標(biāo)進(jìn)行考核總結(jié)，二是根據(jù)考核結(jié)果制定下半年的工作目標(biāo)，將目標(biāo)考核與制定同時(shí)進(jìn)行形成閉環(huán)，好處是便于及時(shí)修正工作目標(biāo)，保證企業(yè)總體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

(5)營(yíng)造互相信任的企業(yè)文化

要做好常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公，營(yíng)造相互信任的企業(yè)文化是重要保證。在企業(yè)形成良好信任文化后，不論遠(yuǎn)程辦公還是集中辦公，大家都會(huì)盡職盡責(zé)，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，即使沒人監(jiān)管依然愿意為實(shí)現(xiàn)企業(yè)工作目標(biāo)努力工作，自我奉獻(xiàn)。要營(yíng)造好相互信任的企業(yè)文化，企業(yè)的各級(jí)管理者是主體，必須在自身的行為言行中作表率，帶頭做好自我監(jiān)督，從做受人信任的領(lǐng)導(dǎo)開始，以上率下打造企業(yè)信任文化。

(6)規(guī)定遠(yuǎn)程辦公環(huán)境

遠(yuǎn)程辦公特別是在家辦公，家庭成員是影響辦公效率和準(zhǔn)確率的一大干擾源，對(duì)此遠(yuǎn)程辦公者要意識(shí)到工作和家庭的區(qū)別，對(duì)工作要認(rèn)真對(duì)待，努力將家庭方面降到最小，對(duì)家庭成員提前告知遠(yuǎn)程辦公只是工作的一種形式，不是為了照顧小孩或者家人。遠(yuǎn)程辦公時(shí)企業(yè)可為員工配置必要的工作設(shè)施，幫助構(gòu)建一個(gè)固定封閉的區(qū)域，起到隔斷家庭與工作邊界的作用，避免非工作因素影響。在構(gòu)建好的辦公區(qū)域內(nèi)，員工可根據(jù)工作類別將辦公用品定制擺放，避免他人隨意使用辦公用品，讓員工可以安心開始工作。

4 結(jié)論與展望

研究表明，遠(yuǎn)程辦公在現(xiàn)代信息技術(shù)和企業(yè)有效管理下，可以在節(jié)約辦公成本，節(jié)能降耗，保護(hù)人員身體健康等方面帶來(lái)益處。良好的遠(yuǎn)程辦公方案可以使員工工作內(nèi)容和方式不變前提下滿足員工自主工作和自由選擇辦公地點(diǎn)等要求，達(dá)到員工、企業(yè)共贏，為企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)力。本文僅粗淺的對(duì)企業(yè)采用遠(yuǎn)程辦公可行性和推行常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公方案及保障措施等方面進(jìn)行了分析研究，研究樣本小時(shí)間短，而常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公是一種長(zhǎng)期行為，如何在長(zhǎng)時(shí)間，常態(tài)化的背景下遠(yuǎn)程辦公，以及常態(tài)化遠(yuǎn)程辦公對(duì)員工的工作心態(tài)會(huì)產(chǎn)生什么影響是進(jìn)一步研究的方向。