高校檔案管理的多元化發(fā)展探討

索曉欣

摘 要：高等院校檔案所涉及的內(nèi)容非常廣泛，主要包括招生、教學、科研以及各項管理活動中產(chǎn)生的一些對學校、學生以及社會具有一定保存價值的文字、聲像以及圖表等。從高等院校以往檔案管理模式來看，無論是管理方式還是檔案資源都比較單一。為了適應(yīng)高等院校的發(fā)展，就必須推動高等院校檔案管理朝著多元化的方向發(fā)展，只有這樣才能夠充分發(fā)揮高等院校檔案的重要價值。筆者針對高等院校檔案管理多元化發(fā)展的必要性和主要要求進行了探究與分析，并提出了高等院校檔案管理多元化發(fā)展的有效策略，希望有助于高等院校檔案管理工作重要價值的充分發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：高等院校;檔案管理;多元化;發(fā)展策略

中圖分類號：G270? 文獻標識碼：A? 文章編號：1673-260X（2021）10-0072-03

在人類發(fā)展史上，檔案發(fā)揮著不可替代的重要作用，是人類進行歷史研究的重要查考憑證。對于高等院校來說，在其發(fā)展過程中，產(chǎn)生了大量的信息資料，隨著高等院校的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性逐漸地凸顯出來。傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸多弊端也隨之暴露出來，因此，高等院校應(yīng)該注重加強檔案管理多元化發(fā)展，不斷地優(yōu)化和完善檔案管理工作。

1 高等院校檔案管理多元化發(fā)展的必要性

1.1 高等院校檔案管理工作的多樣性

對于高等院校來說，檔案是聯(lián)系高等院校內(nèi)部和社會的重要紐帶。高等院校檔案管理工作的主要內(nèi)容就是收集各種所需的資料信息，并對其進行整理、統(tǒng)計，最后保存下來，以此為高等院校日后的使用做好充分的準備工作。因此，從高等院校檔案管理的基本流程來看，不管是高等院校的檔案資料還是管理工作都具有多樣化的特點。在完成檔案整理、統(tǒng)計和存儲等工作后，為了提高檔案的使用效率，需要結(jié)合檔案資料的內(nèi)容，對其進行合理的分類，并充分利用信息化技術(shù)手段設(shè)置相應(yīng)的檔案檢索工具，這樣更加有助于檔案資料的充分利用。除此之外，還應(yīng)該結(jié)合檔案的實際使用情況對檔案進行區(qū)分，并且檔案管理室需要配備相應(yīng)的安保設(shè)施。高等院校在實施檔案管理工作的過程中還必須嚴格遵守我國相關(guān)法律法規(guī)和政策的規(guī)定，這也體現(xiàn)了高等院校檔案管理工作具有較強的政治色彩。因此，部分檔案資料需要保密不可以對外開放，必要情況下，高等院校在完成使用后需要將其銷毀。這就要求高等院校檔案管理工作必須朝著多元化的方向發(fā)展。

1.2 高等院校檔案分類的多樣性

高等院校的檔案資料可以按照其自身的職能和所屬部門劃分為不同的種類，主要包括：（1）黨建類：主要涉及高等院校工會、黨委以及團組織等各種會議記錄、各種文件以及工作計劃等。（2）行政類：主要涉及高等院校行政工作中的各種材料、紀要以及問津等。（3）學生類：主要涉及學生的學籍、檔案、黨團關(guān)系以及獎懲記錄等。（4）教學科研類：主要涉及相關(guān)教學研究、教學實踐以及教學管理方面的文件。（5）儀器設(shè)備類：主要涉及高等院校擁有各種儀器設(shè)備的相關(guān)文件和技術(shù)資料，其中包括國產(chǎn)的儀器設(shè)備，也包括進口的儀器設(shè)備。（6）出版類：主要涉及高等院校所出版的一些學術(shù)類刊物以及學報等的原始稿件和樣板稿件等。（7）外事交流類：主要涉及高等院校任課教師以及工作人員外出考察、留學以及參與合作研究中所形成的具有價值的資料和文件等。由此可見，高等院校的方案分類具有多樣性的特點，這也決定著檔案管理工作需要朝著多元化發(fā)展。

1.3 檔案材料載體形式的多樣性

高等院校檔案材料載體形式具有多樣性的特點，并非是整齊劃一的，主要分為紙質(zhì)檔案、錄音檔案、錄像檔案、膠片檔案、圖像檔案、電子檔案以及實物檔案等。檔案材料的載體形式不同，其歸類、編目、保存以及使用的方式自然也就有所不同。如果將不同載體形式的檔案材料統(tǒng)一對待和處理，最終將致使各檔案資料很難對號入座，對檔案材料的充分利用將造成嚴重的影響。例如：對于紙質(zhì)檔案材料，高等院校在管理的過程中應(yīng)該注重做好防霉、防潮、防鼠蟲工作，在使用的過程中，要謹慎小心，避免將其撕壞或者污染，也不可以隨意地涂改這些檔案材料。對于電子檔案來說，高等院校在實施管理的過程中，則需要注重對存儲器、信息傳輸渠道以及程序安全性等問題的關(guān)注，在使用的過程中，需要注意病毒的入侵對文件惡意進行復制、刪除、修改等，以此確保電子檔案的充分利用。正是因為高等院校檔案材料載體形式具有多樣性特點，所以，高等院校應(yīng)該實施多元化檔案管理，以此確保不同載體形式的檔案材料都能夠得到妥善的保存與使用。

2 高等院校檔案管理多元化發(fā)展的主要要求

2.1 多元化的檔案管理工作人員結(jié)構(gòu)

檔案管理工作人員具備的知識體系、思想政治面貌以及綜合素養(yǎng)直接影響著高等院校檔案管理工作的效果，甚至影響著檔案管理的發(fā)展^[1]。在競爭日益激烈的社會背景下，隨著改革開放，高等院校的檔案已經(jīng)從以往的內(nèi)向型、封閉式逐漸地轉(zhuǎn)變?yōu)橥庀蛐汀㈤_放式，服務(wù)模式也由以往的被動式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮健８叩仍盒n案發(fā)生的這一巨大改變需要一支具有多元化結(jié)構(gòu)的檔案管理工作人員隊伍來支撐，這樣才能夠使高等院校檔案館的功能與學科越來越豐富和多元化，從而進一步促進高等院校檔案館的發(fā)展。

例如：某高等院校，隨著不斷發(fā)展，對檔案管理工作越來越重視，并積極地引進了一批具有較高專業(yè)水平的檔案管理工作人員，其中不單單包括檔案專業(yè)的人才，還包括計算機專業(yè)、信息科學專業(yè)以及英語專業(yè)的人才，極大地豐富了高等院校檔案管理人才隊伍，為高等院校檔案管理的多元化發(fā)展奠定了良好的人才基礎(chǔ)。

2.2 多元化的檔案資源結(jié)構(gòu)

教育部對高等院校檔案資源的類型做出了明確規(guī)定，主要包括：外事檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、出版檔案、設(shè)備檔案、學生檔案、財會檔案、教學檔案、基建檔案、黨群檔案、行政檔案11類^[2]。

多數(shù)高等院校檔案館保存的都是一些有關(guān)教學和黨政部門方面的檔案和資料等，檔案載體形式不僅缺乏多樣性，同時還不整齊統(tǒng)一，并且儲存的檔案資料不能夠充分體現(xiàn)自身的特色和高等院校的歷史發(fā)展全貌。因此，高等院校在進行檔案資源收集時，應(yīng)該注重檔案資源結(jié)構(gòu)的多元化，收集一些具有不同載體形式的檔案資料。隨著信息化時代的到來，高等院校可以合理地收集一些具有直觀、靈活載體形式的聲像檔案、實物檔案等。以此做到與時俱進，并更好地為廣大用戶服務(wù)。

2.3 多元化的檔案管理模式

在完成檔案資料收集后，需要對其進行系統(tǒng)的整理。在以往的高等院校檔案管理工作模式中，僅僅是將收集的檔案資料進行了分類排序、編目、裝訂最后排放，這樣的檔案管理模式雖然在管理上很容易，但是也有一定的弊端。因為現(xiàn)代的知識內(nèi)容與傳統(tǒng)的知識內(nèi)容在交叉點上存在不同的融合性，按照傳統(tǒng)的檔案分類很難從多個角度和層次體現(xiàn)出檔案資料所涉及的內(nèi)容^[3]，像在研究高等院校發(fā)展史的過程中，需要從高等院校的教學、科研、基建等多個方面進行研究與了解，而在傳統(tǒng)的檔案管理分類中，這些檔案資料在不同的檔案類別中，這就需要消耗一定的物力、人力和時間去整理，然后才能夠使用。因此，高等院校在實施檔案管理工作的過程中，應(yīng)該采用多元化的管理模式。

例如：某高等院校在實施檔案管理工作的過程中，利用信息化手段建立了不同專題的檔案資料數(shù)據(jù)庫，將與專題相符的所有檔案資料整合在一起，充分體現(xiàn)每一個檔案主題的內(nèi)容，極大地方便了用戶的使用。

3 高等院校檔案管理多元化發(fā)展的有效策略

3.1 積極地更新檔案管理工作理念和手段

為了促進高等院校檔案管理多元化發(fā)展，首要任務(wù)就是積極地更新檔案管理工作理念和手段，從長遠發(fā)展的角度考慮檔案管理工作的實施，保證檔案管理的發(fā)展與高等院校的發(fā)展相協(xié)同^[4]。首先，高等院校檔案管理工作人員應(yīng)該樹立起服務(wù)當前、面向未來，服務(wù)公眾、面向社會，服務(wù)教學、面向?qū)W生的理念，并不斷地創(chuàng)新檔案管理工作，轉(zhuǎn)變以往的管理方式和手段。其次，在實施檔案管理的過程中，應(yīng)該朝著現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變，將現(xiàn)代化的科學信息技術(shù)融入其中，構(gòu)建現(xiàn)代化、智能化、自動化的檔案管理模式和手段。

3.2 注重加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)

為了更好地實現(xiàn)高等院校檔案管理多元化發(fā)展，高等院校應(yīng)該注重加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，注重提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)。首先，定期地組織檔案管理工作人員進行檔案管理專業(yè)知識學習和培訓，促使每一名檔案管理工作人員都能夠全面地了解檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)范和電子檔案的特征，并了解一定的計算機網(wǎng)絡(luò)信息安全知識，以此加強對檔案資料的安全保護。其次，作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)該不斷地進行自我提高和自我完善，認真地學習專業(yè)知識和技術(shù)，熟悉高等院校檔案管理工作的所有操作流程和技巧，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高工作的效率[5]。另外，高等院校檔案管理工作人員在平時的工作中，要注重加強對檔案資料的收集、整理和存儲等，并加強與其他院校檔案管理工作人員之間的交流，以此互相學習，取長補短，在相互交流工作經(jīng)驗過程中，提高自身的專業(yè)能力和工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著高等院校的不斷發(fā)展，形成的檔案資料越來越多，檔案管理多元化發(fā)展的必要性也隨之日益明顯。高等院校檔案管理多元化發(fā)展要求檔案資料的結(jié)構(gòu)多元化、檔案管理工作人員的機構(gòu)多元化、檔案管理工作模式多元化。為了更好地實現(xiàn)檔案管理多元化發(fā)展，高等院校應(yīng)該積極地更新檔案管理工作理念和手段，并注重加強對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，以此不斷地提高其專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，從而不斷地推動高等院校檔案管理多元化發(fā)展。

參考文獻：

〔1〕王云.高校檔案管理中電子檔案應(yīng)用的利弊分析及建議[J].智庫時代，2019，3（37）：111-112.

〔2〕徐香鄖.高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].科學大眾（科學教育），2019，83（08）：154.

〔3〕高敏杰.高校學生檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑研究[J].科技風，2019，30（23）：49.

〔4〕張曉霞.高校檔案利用工作存在的問題及解決對策[J].黑龍江科學，2019，10（15）：86-87.

〔5〕胡建紅.高校檔案整理工作中如何靈活運用來源原則[J].呂梁教育學院學報，2019，36（01）：77-78.