新時代對高校人事檔案高質量發展的思考

于鳳仙

（河南財經政法大學，河南鄭州 450046）

檔案全面記錄了人類生活的各個領域，與每個人和每個組織密切相關。而人事檔案作為檔案的重要組成部分，主要記錄了個人的政治面貌、思想品德、個人經歷、工作表現、業務能力以及工作成績等，是個人整個成長過程的縮影。人事檔案在高校教職工的職稱評聘、干部選拔任用、評鑒人才等工作中發揮著十分重要的依據作用，在實施時人事檔案管理更應注重科學化、制度化、規范化的管理。因此實現人事檔案管理高質量發展的要求就越來越迫切。

1 高校人事檔案工作的現狀

1.1 重視程度不足

高校人事檔案工作重視程度不足主要體現在三個方面：（1）學校層面，（2）檔案管理者層面，（3）檔案個人方面。

高校領導層面對人事檔案工作的重視程度低，對人、財、物的支持力度不夠，使得人事檔案在人才隊伍建設、信息化建設等方面發展緩慢，阻礙了人事檔案的高質量發展，進而在學校發展過程中無法為高校決策者快速地提供準確數據以及統計分析，影響了人事檔案功能的充分發揮。

檔案管理者層面對人事檔案的重視程度低，主要體現在大多數單位專業的檔案管理人才缺乏，檔案管理人員工作主動性差。在工作中總感覺被邊緣化，工作被動應付，認為“做多做少一個樣”，接收新理念、新方法的意識不強，堅持固有的工作模式，坐等檔案上門，在檔案的保管、移交、接收、利用中，沒有創新思路，缺乏創新能力。

檔案個人對檔案的重視不足，則導致檔案內容不全，檔案材料缺失。一個人的人事檔案在求學期間保存得相對比較完整，但是畢業后由于個人工作的變動，會出現檔案部分材料丟失，嚴重的甚至于整本檔案丟失。另外就是檔案個人平時工作學習中，對考核鑒定、培訓進修等材料填寫存在敷衍應付情況。筆者在工作中，常常遇到一些教職工，因為職稱評審需要提供自己授課、輔導員經歷等情況，或是在公證、身份證明時需要提供自己的親屬社會關系，到檔案室復印本人人事檔案中的相關內容作為佐證材料，但是在查閱檔案時卻發現在本人填寫的檔案材料中很多內容不全、缺失，會發出“這么重要的信息，我為什么沒有填寫呢”的質疑，從而讓自己陷入被動之中。

1.2 信息化建設水平不足

隨著信息時代和社會經濟的發展，人事檔案工作發展的外部環境發生了巨大的變化，檔案工作的載體不斷增加，也出現了新的檔案記錄方式和新的管理模式，檔案工作面臨著從紙質的傳統管理向電子化的數字管理轉變的巨大挑戰。但是目前很多高校場所有限，經費投入不足，沒有配備足夠的硬件設備（高性能計算機、服務器、高速掃描儀等）、相應的軟件設備（圖片處理軟件、影音處理軟件、存儲信息軟件等）以及專業的人事檔案管理系統，同時部分檔案工作者缺乏專業的知識和技能，因此僅僅做到了人事檔案目錄的電子化，人事檔案數字化進程緩慢，很難實現人事檔案信息的檢索、統計、分析等，也無法在學校的人才培養、知人用人、考評選拔中提供具有支撐作用的信息，為學校領導的決策提供可靠的參考依據。

1.3 宣傳力度不足

傳統的人事檔案工作模式，非常注重檔案的保密性，在思想上對檔案的宣傳重視不夠，在形式上對檔案宣傳的方法單一，在內容上對檔案宣傳的吸引力缺乏，這些都導致社會公眾不了解檔案和檔案工作，對檔案的普遍認知度低，檔案意識模糊。在工作中很少從檔案的角度考慮到文件的歸檔問題，對文件沒有進行分類整理，也沒有主動及時上交檔案管理部門的意識，從而造成重要檔案材料的缺失。正是檔案意識薄弱，造成了不利于人事檔案高質量發展的原因。因此，加強人事檔案宣傳工作，增強全社會檔案意識，促進檔案事業的發展，迫在眉睫。

1.4 服務意識不足

目前很多高校人事檔案管理上存在服務意識不足的現象，處于被動服務，服務不主動，停留在“你來查什么我提什么”也就是坐等利用者上門的狀態。這種不積極、不主動的狀態嚴重影響了人事檔案價值的體現，使檔案的利用也不能達到應有的效果。服務意識不足的主要原因有以下方面：（1）檔案管理的服務理念陳舊，只求看好門、不失誤，保證檔案不丟失，僅僅做到管好檔案；（2）檔案管理人員工作素養缺乏，態度消極，責任意識不強，對檔案利用者的服務態度、質量和效率有待提高，沒有通過檔案服務體現工作價值；（3）檔案管理制度不夠完善，人事檔案材料不完整，部分檔案材料的缺失嚴重影響的服務的質量，從而影響了檔案管理事業的健康發展。

2 推動高校人事檔案高質量發展的對策

2.1 加強對檔案事業的重視

2.1.1

加強領導層的支持力度

新修訂的《檔案法》把堅持中國共產黨對檔案工作的領導寫入法律，把黨的領導落實到檔案工作的全過程和各個方面，進而明確了“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣職責。在高校人事檔案工作中，要時刻牢記“為誰而管、為誰而用”，切實把檔案工作納入到學校的年度工作計劃和發展規劃中，堅持把檔案事業的發展融入到學校的各項工作中，圍繞學校的中心工作和發展大局，建立學校統一領導、部門分級管理的體制，把檔案工作列入年終考核的內容；同時加強檔案工作的投入，按照學校預算編制和財務管理有關規定，合理的核定檔案工作經費，將檔案工作所需的各項經費列入學校財政預算，為檔案工作提供人力、財力、物力等方面保障，推動檔案工作的健康有序發展。

2.1.2

加強檔案干部隊伍建設

注重思想教育，用中國特色社會主義理論體系武裝頭腦，鼓勵他們樂于奉獻、埋頭苦干，并不斷創新工作方法，改變工作思路和固有模式，做到主動追蹤，主動服務；建立科學的人才引進機制，引進專業和高素質的檔案專業人員，同時為在職的檔案管理者創造學習培訓、交流鍛煉的條件，提高現有檔案工作者的業務素質；關心檔案干部的成長及選拔任用，切實幫助他們解決各種實際問題和后顧之憂，從而保證檔案工作隊伍的穩定性。

2.1.3

提高職能部門檔案意識

思想是行動的先導，只有真正地了解檔案，不斷提高檔案意識，才能在行動給予支持。高校新進教職工的入職培訓，是高校開展的有關學校各部門職能以及辦事流程的相關介紹，目的是讓教職工盡快熟悉工作環境，盡早融入到工作中去。

2.2 加快人事檔案信息化建設

2018年頒布的《干部人事檔案工作條例》中明確要求，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。2020年新修訂的檔案法新增了“檔案信息化建設”章節，為檔案信息化建設提供了法律依據，將檔案信息化工作從法律上給予規范，可見檔案信息化建設刻不容緩。因此，新時代高校人事檔案管理實現信息化是時代的要求，也是必然的選擇。

2.2.1

增強人事檔案信息化的認知，加快信息化進程

在高校人事檔案的信息化建設中，從領導到一線的檔案工作者，要及時轉變自己的工作意識，明確檔案信息化的重要性及必要性，積極參與到信息化建設中去。加快現代化信息技術在人事檔案管理中的運用，把人事檔案的信息化建設列入高校的智慧、數字化校園建設的整體規劃之中，推進現代化信息技術與人事檔案工作的深度融合，盡早實現人事檔案的信息化。

2.2.2

加大資金投入，強化檔案信息化軟硬件投入

根據高校的實際需要，配備檔案信息化的硬件設備，開發或購買專業的干部人事檔案管理軟件與各種數據處理軟件，提高檔案的利用率。

2.2.3

制定相關制度，保障檔案信息化安全

高校在進行檔案信息化建設時，要遵循相關的法律法規，如《電子公文歸檔暫行管理辦法》《檔案信息安全保護基本要求》等文件制定的標準規范，作為高校人事檔案信息化建設的指導，結合本校工作實際，出臺一套相應的切實可行的檔案信息化管理制度，以制度保障檔案工作的具體環節及安全，進而推進檔案信息化、管理規范化的進程。

2.3 加大人事檔案宣傳力度

2.3.1

明確檔案宣傳目標

檔案宣傳最重要的目標，就是增強社會公眾的檔案意識。人事檔案的宣傳工作，必須以《檔案法》為指導，與時俱進，圍繞增強全民檔案意識的目標，采用科學合理有效的宣傳方式，讓社會大眾了解檔案、認識檔案，讓檔案意識滲透于社會公眾的日常工作、學習和生活各個領域，從而促進檔案事業高質量發展。

2.3.2

增加檔案宣傳形式的靈活性

打破傳統宣傳方式的局限，發揮網絡宣傳優勢，運用各種新媒體手段比如微信公眾號、微博等，發布檔案工作的相關法律法規、小知識、工作動態、科普文章等，借助計算機網絡信息平臺，打破地域限制，擴大檔案宣傳的覆蓋面，全方位、多角度宣傳檔案工作。

2.3.3

增加檔案宣傳內容的多樣性

結合國際檔案日，開展檔案系列宣傳活動，比如“檔案見證小康路、聚焦扶貧決勝期”主題征文活動，建黨100周年“檔案話百年”與挖掘校史中的紅色故事和紅色人物等，讓沉睡的檔案得以新生，讓消失的歷史重新展現在大眾的面前，進而體現檔案的內在價值；邀請國內外知名檔案專家學者、優秀的檔案工作者舉辦檔案專題講座，增加檔案知識，提高檔案工作者的專業素質；檔案工作者還可以借助各種宣傳形式分享自己在工作中遇到的有趣的、有意義、有代表性的事情，讓大眾更深入地了解檔案和檔案工作。

2.4 提高人事檔案服務意識

檔案管理的終極目標是檔案的利用，檔案的利用需要由檔案服務來體現，檔案服務是檔案利用的主要途徑，因此提高檔案服務意識，滿足社會大眾的需求，是保證檔案管理工作高質量發展的迫切要求。

2.4.1

強化服務意識，提升服務能力

要樹立“以人為本”的服務理念，從利用者的角度出發，更多地考慮檔案利用者的服務需求，并且盡可能地為利用者提供一個舒適的環境，從而提升檔案利用者的服務體驗，這對體現高校人事檔案的內在價值具有重要意義。

2.4.2

增強主動服務，創新服務方式

提高檔案管理者的綜合素質，主動了解社會大眾的檔案利用需要是提高服務意識的首要條件，加大檔案收集整理力度，夯實檔案管理基礎工作是增強主動服務必備條件，這兩者缺一不可，相輔相成，進而形成完整的服務管理體系。

2.4.3

完善規章制度，保障服務質量

人事檔案管理要依據《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等相關的規章制度，不斷完善管理制度，規范人事檔案管理流程，保證提供優質的檔案服務。在實際工作中，要制定出詳細的管理流程、優化的工作服務流程、有效的監督監管制度，規范檔案工作者的工作，全面提升檔案服務質量。