基層檔案管理問題與對(duì)策探析

摘要：基層檔案管理作為“折射歷史的銅鏡”，承載和記錄著一個(gè)單位的發(fā)展，檔案管理水平直接反映鎮(zhèn)政府執(zhí)政水平，體現(xiàn)為價(jià)值的充分利用，因此做好政府基層檔案管理工作至關(guān)重要。然而實(shí)踐中，受多重因素影響，當(dāng)前基層檔案管理還存在管理意識(shí)淡薄、檔案資源開發(fā)不足、管理方式不到位等諸多問題，嚴(yán)重制約了檔案管理作用發(fā)揮。本文將分析檔案管理存在的問題和對(duì)策，旨在促進(jìn)基層檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;基層單位;檔案資源。

一、基層檔案管理的重要性及主要內(nèi)容

（一）基層單位檔案管理的重要性

習(xí)近平總書記關(guān)于基層治理工作的論述，彰顯了做好政府基層檔案管理工作的重要性，相關(guān)方面的課題研究備受社會(huì)關(guān)注和熱議。

檔案資料屬于基層政府在發(fā)展方面不可或缺的重要內(nèi)容，真實(shí)記錄了基層政府的相關(guān)活動(dòng)，為基層未來的發(fā)展提供第一手參考資料。檔案管理工作是基層管理工作的一部分，是提高基層工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是還原和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。做好檔案管理的工作，不僅可以提高基層工作質(zhì)量，還能夯實(shí)基層單位的工作基礎(chǔ)，更是衡量基層單位管理水平的重要尺度，意義十分重大。

（二）基層單位檔案管理內(nèi)容

盡管基層單位檔案管理工作繁瑣，并且管理對(duì)象在不斷增加。檔案管理內(nèi)容主要包括收集、整理、保管、利用等4部分內(nèi)容。

一是收集檔案資料。這個(gè)環(huán)節(jié)主要工作包括：首先確定需要?dú)w檔的資料并進(jìn)行必要的整理;其次檢查文件的規(guī)格、頁數(shù)以及具體簽章是否符合規(guī)定要求;再次理清檔案資料邏輯關(guān)系，對(duì)檔案形成質(zhì)量進(jìn)行綜合檢查，梳理歸類音像資料、圖片信息等特殊形式的檔案，按照類別進(jìn)行整理，如果檔案信息不完整需要及時(shí)退檔處理，待重新完善后歸檔。收集檔案資料關(guān)鍵是確保檔案資料完整性和真實(shí)性。

二是，整理檔案資料。按照人事檔案、文書檔案及業(yè)務(wù)檔等三類進(jìn)行分類整理。人事檔案在整理過程中可以按照政府統(tǒng)一編制、分類要求進(jìn)行整理;文書檔案信息通常按照邏輯、時(shí)間、類別進(jìn)行整理;業(yè)務(wù)檔案根據(jù)各單位業(yè)務(wù)內(nèi)容、管理特點(diǎn)進(jìn)行整理。

三是，保管檔案資料。檔案具有記錄、借鑒、指導(dǎo)價(jià)值，保證檔案資料安全十分重要。對(duì)于紙質(zhì)檔案資料保管要注意防潮、防火，避免調(diào)閱后丟失、損傷，未經(jīng)授權(quán)不得隨意修改、調(diào)閱檔案內(nèi)容;對(duì)于電子檔案資料，要注意防止數(shù)據(jù)庫丟失、損壞，應(yīng)當(dāng)多備份兩份資料，并存放不同介質(zhì)中，當(dāng)然還要防止他人非法獲得登錄權(quán)限進(jìn)入到數(shù)據(jù)庫中。

四是，利用檔案資料。一種是基礎(chǔ)價(jià)值利用，借助于檔案本身的直觀數(shù)據(jù) 作為各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)“證據(jù)”，價(jià)值主要體現(xiàn)在其本身記錄性上。

二、基層檔案管理工作存在的問題

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視。單位領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作理解不到位，把檔案管理邊緣化，經(jīng)費(fèi)預(yù)算不足，認(rèn)為只要不出現(xiàn)檔案遺失、破損就做好了檔案管理工作。檔案管理人員長期不參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理的法律法規(guī)并不精通，對(duì)于檔案缺乏清晰認(rèn)知，將文件與檔案等同看待，，甚至出現(xiàn)檔案管理混亂的情況，單位也缺乏對(duì)檔案管理工作的考核要求，以上因素導(dǎo)致自然做不好檔案管理工作。

（二）檔案管理制度不夠健全。隨著信息化和科技化的發(fā)展，落后的傳統(tǒng)檔案管理制度已不能滿足當(dāng)前檔案管理工作需要，但目前由于人員以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足等多種因素制約，導(dǎo)致基層檔案管理制度不健全，缺乏明確的檔案信息收集、整理標(biāo)準(zhǔn)，檔案規(guī)范性差影響檔案的使用價(jià)值?；鶎訂挝蝗藛T之間協(xié)調(diào)存在困難，制度建設(shè)工作相互推諉扯皮，導(dǎo)致基層檔案管理制度建設(shè)工作滯后。

（三）人員素質(zhì)不能適應(yīng)檔案管理工作需要。由于在檔案觀念相對(duì)滯后，管理人員缺乏學(xué)習(xí)積極性，導(dǎo)致缺乏必要的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技術(shù)，檔案管理工作缺乏創(chuàng)新、工作停滯不前，部分基層檔案管理人員僅能夠進(jìn)行簡單的建檔、查閱、歸檔等基礎(chǔ)工作。有些單位由于認(rèn)識(shí)不足，基層檔案管理崗位人員配備嚴(yán)重不足，甚至讓某些部門的其他人員兼任檔案管理人員，職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，檔案管理人員隊(duì)伍不穩(wěn)定。

（四）基層檔案管理的現(xiàn)代化水平不足。一是檔案管理安全系數(shù)較低。按照檔案管理要求，基層單位中的檔案室或是檔案柜（箱）等需要有專人保管。但是由于經(jīng)費(fèi)投入不足，很多基層單位不具備這些基礎(chǔ)條件，往往是一人多用。在管理檔案管理過程中，常常幾種檔案堆放在一起管理，甚至檔案散落到不同地方，既不安全，又不保密。在查閱調(diào)取檔案時(shí)，缺乏必要的程序和約束，隨意性強(qiáng)，存在較大的檔案遺失風(fēng)險(xiǎn)。二是檔案管理信息化水平較低。

三、加強(qiáng)檔案管理工作的對(duì)策及建議

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)基層檔案意識(shí)?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高政治站位，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性， 將檔案管理納入單位比較重要的工作，提高檔案管理在基層單位工作中的地位，單位領(lǐng)導(dǎo)要從頂層建設(shè)加強(qiáng)管理工作，做好工作協(xié)調(diào)，讓各個(gè)部門配合檔案管理工作，掃清檔案管理人員工作中的障礙。

（二）建立健全檔案管理工作制度。基層檔案種類多樣、載體多元、數(shù)量眾多，基層單位應(yīng)當(dāng)認(rèn)真按照《檔案法》，根據(jù)當(dāng)前我國檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)文件內(nèi)容及要求，制定符合本單位檔案管理工作實(shí)際的規(guī)章制度，明確規(guī)定檔案的裝訂方式、保存要求、保管期限、銷毀流程等項(xiàng)目內(nèi)容，同時(shí)加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理制度與措施的推廣應(yīng)用，促進(jìn)基層檔案管理的現(xiàn)代化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立健全檔案管理制度和工作機(jī)制。

（三）加強(qiáng)基層檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍是基層檔案管理工作開展重要支撐，基層檔案管理部門應(yīng)定期開展專業(yè)的崗位培訓(xùn)與專項(xiàng)教育活動(dòng)，要求基層檔案管理人員積極參與專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)代檔案管理的形勢(shì)與發(fā)展需求，促進(jìn)基層檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)更新。

（四）加大經(jīng)費(fèi)投入，提升基層檔案管理的現(xiàn)代化水平。在硬件方面，成立專門的檔案管理室，并控制好室內(nèi)溫度和濕度，配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，配備專門的檔案管理柜，購買性能符合要求的電腦、軟件，切實(shí)做好檔案防火、防潮、防毀損工作，提高檔案管理現(xiàn)代化程度。在軟件方面，將檔案進(jìn)行影像信息化處理，對(duì)所有檔案進(jìn)行電子化備檔，建立基層檔案管理平臺(tái)，對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更好地收集，提高信息收集的效率和正確率。

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作者簡介：溫麗艷，19741219，女，漢族，山東省濱州市博興縣龐家鎮(zhèn)，郵編256500，山東省濱州市博興縣興福鎮(zhèn)政府助理館員，大專，檔案管理。