高校財務信息化建設存在的問題與對策

林樂明

(福建師范大學,福建 福州 350018)

高校財務信息化有助于完善高校財務管理體系，提高財務工作效率，減少財務工作失誤率，提高資金周轉率，推動高校財務從以核算為主向以管理為主轉型，為 “雙一流”高校建設保駕護航。財務信息化也是高校管理體系信息化建設的重要一環(huán)，有助于推動實現(xiàn)信息共享，方便學生和教職工查詢自己的財務狀況，從而更好地服務師生。高校財務信息化建設已成為高校財務發(fā)展的必然趨勢，全面審視其發(fā)展現(xiàn)狀，直面已經(jīng)存在或者可能出現(xiàn)的問題，積極思考解決問題的方法，已是當務之急。

1 高校財務信息化建設存在的問題

1.1 高校領導重視不足

高校財務管理具有很強的專業(yè)性、系統(tǒng)性，同時還需要緊跟國家財務政策的變化不斷進行調整。但是高校的內部情況有其特殊性，高校屬于事業(yè)單位，盈虧壓力遠遠小于企業(yè)，因此往往容易輕視財務的管理，認為財務只需按部就班做好基礎的記賬和轉賬工作即可。高校領導普遍對財務工作重視程度不足，導致對財務信息化工作的輕視，甚至可能認為財務信息化建設完成后“只是報賬變得更快了一點而已”，并不會對全校的管理產生多大的推進作用。

領導重視不足必然導致高校財務信息化管理制度有所欠缺。目前很多高校沒有制定與信息化建設匹配的財務制度，或者即便有相應的制度，也不夠規(guī)范化、統(tǒng)一化[1]。領導不夠重視還會使得高校財務信息化進程缺乏規(guī)劃、經(jīng)費不足，難以持續(xù)有效地推進。

1.2 部門之間信息共享不暢

財務工作幾乎滲透在學校的所有業(yè)務之中，高校財務信息化也必然需要與其他業(yè)務部門共享數(shù)據(jù)。在信息技術已經(jīng)廣泛普及的當下，高校財務、科研、教學、人事、學生學籍等業(yè)務幾乎都已經(jīng)配備了相應的管理軟件。但是由于缺乏學校層面的整體規(guī)劃，加之市面上也確實少有能夠處理多個部門業(yè)務的管理軟件，導致很多高校內部各業(yè)務部門的軟件品牌各異、數(shù)據(jù)結構各不相同，甚至一些高校財務部門內部也存在不同業(yè)務之間軟件不同、數(shù)據(jù)難以實現(xiàn)實時共享的情況。

各業(yè)務環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)如果無法實時共享，便只能依靠Excel文件或紙質材料等途徑進行傳遞，這樣不僅費時費力、容易遺漏，還會使得數(shù)據(jù)失去時效性和整體性。高校財務信息化的目的就是為高校財務建立起一種全方位、高效率的財務信息處理機制，使得財務信息的使用者能夠實時掌握學校的財務狀況，做出合理的決策。如果部門之間信息共享不暢、信息傳遞時效性低下，將嚴重影響高校的信息化建設。

1.3 財務人員觀念落后

高校財務人員是財務信息化建設的主力軍，但是當前仍有部分財務人員未能轉變自身觀念，對財務信息化改革的認知存在偏差，認為財務信息化僅僅是單純的利用電腦代替手工，自動處理基礎的財務工作，而作為財務人員并不需要擴展自己的知識領域，只需要被動等待財務軟件的升級，就能適應信息化改革。

很多高校財務人員沒有意識到，高校信息化建設完成后，財務人員的主要工作將由處理日常核算業(yè)務，轉變?yōu)槔秘攧諗?shù)據(jù)實時分析學校的財務狀況，并在第一時間做出決策，保證資金利用率最大化。這種由核算到管理的轉變，需要財務人員盡早儲備相應的財務管理知識，轉變工作思路。但是目前多數(shù)高校財務人員還未能認識到這一點，并沒有積極思考自己下一步如何轉型升級，這無疑使得高校財務信息化的建設缺少了內生動力。

1.4 高校信息化會帶來新的風險

任何事物都具有兩面性，高校信息化程度的加深，在提升財務工作效率和質量的同時，也會帶來新的風險。其中最突出的有兩大風險：首先是數(shù)據(jù)安全風險，高校的財務信息中含有大量的私密信息，有教師、學生的身份信息以及學校決策的核心信息。這些信息在高校信息化網(wǎng)絡中流通時，可能會遭遇數(shù)據(jù)竊取或者惡意破壞。一旦發(fā)生此類事件，將會影響成千上萬人的利益，造成難以挽回的后果，嚴重影響學校日常工作的開展；其次是系統(tǒng)故障風險，高校財務信息化運行無疑是十分依賴軟件系統(tǒng)和信息系統(tǒng)的，一旦與財務工作相關的軟硬件出現(xiàn)故障，在故障排除之前，財務工作的效率都會大大降低，甚至出現(xiàn)停滯[2]。高校財務信息化軟件數(shù)據(jù)結構復雜，如果出現(xiàn)較為重大的故障，校內人員幾乎不可能自行修復，只能求助于軟件供應商來排除，軟件修復的速度取決于軟件供應商的響應速度，難以控制。

1.5 個別教職工有抵觸情緒

高校信息化改革的初衷是給高校財務人員和全體來辦理財務事務的師生提供便利，但是不同人群的需求各不相同，所以依舊可能會有個別師生對財務信息化存在抵觸情緒，例如年齡較大的教職工群體。高校存在大量年齡偏大卻依舊活躍在教學、科研一線的工作者，很多學院也傾向于讓經(jīng)驗豐富的退休返聘人員負責財務報賬工作。他們接受新事物的能力不及年輕教職工，學習使用財務信息化軟件的困難更大，因此更傾向于用傳統(tǒng)的柜臺辦公的方式來辦理財務業(yè)務。個別教職工的抵觸雖然不會從根本上動搖高校財務的信息化進程，但是這樣的情緒可能會降低師生們對財務信息化的認可程度，在一定程度上影響財務信息化改革的順利推進。

2 推進高校財務信息化建設的策略和措施

2.1 加強頂層設計，構建管理體系

高校領導應當意識到，財務信息化不但能夠節(jié)省人工、提升辦事效率，還能更好地監(jiān)控和管理學校的資金，提升高校管理水平，助力“雙一流”高校建設。高校不應當把財務信息化建設當成負擔，而應當主動順應時代潮流，加大人力物力的投入，積極實行自我升級。

財務信息化建設是一項長期的系統(tǒng)性工程，絕不能只憑一腔熱血毫無頭緒地進行，高校應該用長遠的發(fā)展的眼光對待信息化建設，對高校財務信息化進行合理地研究，合理規(guī)劃好后續(xù)的發(fā)展方向。首先應明確各個部門的權利和義務，合理劃分各部門工作人員的崗位職責，為進一步協(xié)調統(tǒng)籌好各個部門的工作打下基礎；接著，要著眼構建能適應新形勢的財務管理體系，用合理的預決算制度保證高校的有序運行和健康發(fā)展，用嚴格的內控制度預防財務舞弊和腐敗行為，提升高校對財務風險的防范能力；最后，為滿足信息化建設的軟硬件配置需求，高校應當合理估算財務信息化的經(jīng)費，在不鋪張浪費的前提下，保證財務信息化建設有充足的資金供給。

2.2 整合零散數(shù)據(jù)，構建信息共享平臺

高校財務信息化建設，不僅需要在財務系統(tǒng)上下功夫，人事管理、政府采購招投標、資產管理、基建項目管理、科研項目管理、學生學籍管理等系統(tǒng)都需要在財務的信息化建設中納入進來。針對目前各部門軟件數(shù)據(jù)互通困難的現(xiàn)狀，最行之有效的方法就是根據(jù)各高校自身財務的特點構建信息共享平臺，此項工作應由高校信息化管理部門牽頭，如高校沒有設置此類部門，則可以成立一個獨立的信息化工作小組負責此類事務[3]。

信息共享平臺搭建完成后，財務部門還應當積極與各部門溝通，統(tǒng)一各種數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的代碼，方便進行數(shù)據(jù)整合[4]。例如，與教務處、研究生處使用相同的學生學號和班級學院代碼，這樣財務部門就可以在共享數(shù)據(jù)庫中實時獲取學生的學籍變動信息，代替人工自動將財務軟件中的學生學籍信息，與教務處、研究生處統(tǒng)一起來。數(shù)據(jù)實時共享既可以節(jié)省了時間和人力，又大大提升了數(shù)據(jù)的準確性。

2.3 財務人員需提升自身素質

作為高校財務信息化的主要推進者，高校財務人員一定要擁有過硬的專業(yè)素質，才能更好地推進財務信息化工作。

針對高校財務人員普遍信息技術知識相對匱乏的現(xiàn)狀，高校財務部門可以對財務人員定期開展業(yè)務培訓，讓財務人員擁有一定的計算機網(wǎng)絡基礎知識，以便于他們盡快適應信息化辦公。也應當多組織財務部門內部的學習和討論，學習討論的內容應當有助于財務人員轉變自身工作思路，為今后工作重點逐漸由日常核算轉變?yōu)楸O(jiān)督?jīng)Q策打下基礎。建議首先多學習財務政策文件，提升財務人員政策解讀能力。高校信息化改革中財務政策一定會有諸多變化，只有真正能準確解讀政策，才能及時做出正確的調整，保障信息化建設的順利進行；其次建議多學習財務管理知識，從財務管理的角度對學校既有的一些業(yè)務活動進行分析和模擬決策，提升自身決策能力，為自身日后的轉型提供知識和心理上的支撐。

2.4 構建財務數(shù)據(jù)安全防護系統(tǒng)

高校財務信息化變革，使得財務信息更多的由實際的紙質材料，轉變成為了系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，這一轉變必然會增加數(shù)據(jù)被破壞、篡改或丟失等風險。高校需構建起良好的數(shù)據(jù)安全防護系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)安全。

在硬件管理上，處理財務數(shù)據(jù)的服務器應當安放在恒溫且有不間斷電源的機房內，保證服務器不因過熱或停電而終止工作。機房應設置在私密性較好的位置，如需進入，需要進行身份認證，在數(shù)據(jù)庫服務器機房內安裝監(jiān)控器，以此保證硬件設備的安全。

在軟件管理上，要定期進行病毒查殺，定期升級防火墻，備份重要數(shù)據(jù)，以免數(shù)據(jù)丟失[5]。同時采取IP限定技術手段，只能由校內IP地址登錄財務系統(tǒng)，校外網(wǎng)絡環(huán)境只能采用VPN賬號登錄，以防止黑客或計算機病毒從網(wǎng)絡上直接入侵高校財務數(shù)據(jù)庫。

2.5 多方面宣傳財務信息化工作

高校財務信息化帶來的變革絕不僅限于財務工作人員，還涉及每一位高校師生。因此讓廣大師生知曉財務信息化的意義和進度，熟悉信息化改革后的全新財務辦事流程，也是十分重要的。

高校應當在自己的官網(wǎng)、微博、微信公眾號等平臺加強財務信息化的宣傳，幫助師生更好地接納全新的財務工作和服務模式。宣傳內容建議包含以下幾個方面：①財務信息能為師生帶來怎樣的便利，目前的計劃和進度如何；②信息化財務系統(tǒng)的運行環(huán)境和賬戶獲取方法；③信息化財務系統(tǒng)的功能和使用方法；④信息化財務系統(tǒng)使用過程中的常見問題和解決方法。

3 結論

高校財務信息化建設的意義絕不是簡單地使用計算機技術代替手工記賬，也不僅僅是將高校自身相關的財務業(yè)務從線下轉移到線上，而是通過財務信息化管理提高高校財務服務保障能力，更好地統(tǒng)籌資金，保障“雙一流”高校建設順利進行。因此這是一項龐大而艱巨的工程，也必然會面對諸多挑戰(zhàn)。高校應當充分認識到財務信息化的重要性，轉變傳統(tǒng)的財務管理思維，認真分析信息化建設過程中的難點和重點，并采取措施加以解決。