事業單位文書檔案規范化管理措施研究

朱培峰

摘要：事業單位強化文書檔案管理工作效率和質量，能夠為各項工作和決策的制定提供重要參考。本文主要分析了事業單位文書檔案管理現存問題，并針對性研究了有效的管理措施。

關鍵詞：事業單位;文書檔案;規范化管理

文書檔案工作從多個角度和層次記載了事業單位過去的一系列發展歷程，展現了當前事業單位的發展現狀，屬于事業單位檔案管理工作不可缺少的重要部分。作為事業單位的檔案管理人員，需要明確自己的工作使命，根據檔案管理實際工作情況，分析存在的問題和有效的解決方法，有效避免在事業單位文書檔案管理中存在不利因素，高效完成一系列文書檔案管理工作，為事業檔案行政工作、黨務工作、決策工作制定提供重要參考依據。

一、事業單位文書檔案管理現存問題分析

1.對于文書檔案管理存在錯誤認知

一部分事業單位認為，檔案管理工作屬于附屬性工作，對于文書檔案管理不夠重視。片面的認為文書檔案主要是完成各部門業務資料的收發，技術含量比較低，無法為事業單位直接帶來經濟效益和社會效應。受到此背景影響，負責事業單位檔案管理的工作人員，工作積極性比較差，對于自己工作性質認知不明確，影響了該工作質量的提升。

2.文書檔案收集不及時

事業單位文書檔案的原始資料形成跟其他業務部門不同，各工作部門并沒有專業從事資料檔案收集和報送的工作人員，因此往往原始資料都是半年，或者是一年才會匯報給工作部門，導致文書檔案收集和建檔不夠及時，影響了文書檔案建黨的時效性。在檔案收集管理中，大部分原始資料丟失和損壞，影響了文書檔案本身的真實性。

3.文書檔案管理經費不足

一部分事業單位并沒有在財務預算當中專門設立文書檔案相關內容，導致文書檔案管理經費沒有制度保障，經費貫徹落實不到位，檔案管理工作質量難以提升。經費不足還會導致文書檔案存儲條件比較簡陋，大部分文書檔案原材料存在內容缺失、數據不真實的情況。

4.管理人員素質有限

一部分事業單位并沒有設立專門的文書檔案管理工作人員，很多管理人員都是兼職完成工作，人員調配隨意性比較大，并不真正符合事業單位文書檔案管理的綜合性要求。現有工作人員專業素質低，是影響文書檔案管理效果的主要原因。

二、事業單位文書檔案規范化管理有效措施

針對事業單位文書檔案開展規范化管理工作，能夠有效促進事業單位的現代化發展，為事業單位各項決策制定提供重要參考依據。

1.明確文書檔案管理的重要性

只有從意識上認識到，事業單位文書檔案管理規范化、標準化的重要性，才能夠真正實現文書檔案管理工作質量提升。事業單位的領導需要認識到在事業單位發展過程中，文書檔案規范化管理起到的重要價值，積極制定出有效的經費保障制度，優化人員配置，改善文書檔案管理環境，為文書檔案的規范化管理打下良好的基礎。負責進行文書檔案管理的工作人員，需要明確自己的工作職責，具備創新的工作理念和良好的工作態度，在工作當中貫徹落實文書檔案規范化管理要求，把文書檔案管理和事業單位發展聯系在一起，努力滿足文書檔案管理，各項規范化要求。

2.形成規范化的文書檔案收集、存檔工作制度

具備科學合理的文書檔案規范化管理制度，能夠促進規范化管理工作的快速貫徹落實。事業單位檔案管理工作部門，需要在該單位領導的主持下，跟相關業務部門共同協調在一起，形成符合單位實際需求的文書檔案收集和存檔制度，要求其他各業務部門能夠共同參與其中，明確從歸檔實用工具、時間、手段到歸檔的條件和形態，及時彌補傳統文書檔案收集和存檔中存在的漏洞。文書檔案產生量比較大的業務部門，需要專門配備文書檔案的收集匯總人員，確保文書檔案能夠及時歸檔，避免出現原材料丟失的情況。檔案管理工作部門要設計出標準化的文書檔案收集、移送流程，在保存過程中能夠制定出合理的分類存檔目錄，為后續文書檔案的再一次利用創造良好的條件。

3.強化管理人員的培訓工作

當前文書檔案管理受到人員素質不高的影響，還無法真正滿足文書檔案，規范化管理要求。因此需要事業單位采取多樣化培訓教育方式，不斷強化文書檔案管理工作人員的業務能力。首先事業單位需要形成定期參與業務學習的制度，要求，有組織，有計劃地帶領工作人員學習先進的檔案管理理念和方法。選擇具有創新意識和發展潛能的工作人員，進入到高等學校當中接受檔案管理專業知識學習，不斷強化工作人員的業務能力。不同事業單位之間可以開展檔案管理部門的工作經驗交流會議，各個單位能夠相互取長補短，相互促進共同提升工作能力。要積極完善檔案管理工作人員的考核制度，利用考核來激發員工的參與積極性，主動提升個人能力水平。

4.創新文書檔案管理模式

當前，社會發展已經離不開信息技術的應用，傳統的檔案管理模式也無法滿足事業單位的創新發展需求。因此事業單位需要緊跟時代發展步伐，積極利用信息技術來實現信息化文書檔案管理，實現管理模式的創新，把計算機技術和數字檔案管理技術優勢充分發揮出來。通過文書檔案的數字化轉化，需要在事業單位中建立檔案全文數據庫，用來保存數據信息，在其中設置檔案電子目錄便于檢索信息，建立單位的官方網站以及檔案遠程查詢系統，為檔案利用提供便利條件。要積極以網絡信息技術作為工作載體，設計出多角度、寬口徑、不受時間空間限制的文書檔案管理模式。信息技術的應用系能夠幫助管理人員減輕工作壓力，也能夠避免員工失誤的出現，優化文書檔案的歸檔、存儲、查詢和再次利用等工作效率，提升文書檔案管理質量。

結語：

綜上所述，隨著事業單位的不斷創新發展，文書檔案管理起到的作用越來越突出。文書檔案管理能夠收集獲取更多的信息資源，為事業單位各項決策的制定提供重要參考依據。事業單位需要對文書檔案管理工作加強重視，組織負責檔案管理的工作人員參與到規范化培訓教育當中，結合現代化信息技術的應用，保證文書檔案管理質量的同時，強調文書檔案管理的規范化和標準化，逐漸促進事業單位的穩定發展。

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