信息時代電力企業電子檔案管理的探討

摘要：科技水平的不斷發展，使得信息技術逐漸融入日常生活。計算機電子檔案作為現代信息儲存管理的主要工具，具有存儲容量大，占用空間小等優勢，由此，紙質化檔案管理模式逐漸被電子檔案所替代。然而，網路技術的日漸先進，電子檔案被破壞或竊取的情況愈發嚴重，企業信息檔案管理的安全受到嚴重威脅。本文對信息時代下電力企業于電子檔案管理面臨的機遇和挑戰產開研究，探索電力企業在電子檔案領域的改進方法，以提供更好的服務。

關鍵詞：電力企業;電子檔案管理

引言：

現代電力企業的檔案整理、收集等工作需要借助信息技術的支持，大部分電力企業需要對傳統的檔案管理方式進行改革升級，從傳統、低效率、低存儲向現代、高效率、大存儲的電子化管理方向轉換。同時在發展創新的過程中，對我國電力企業電子檔案管理工作質量標準進行重新定義，升級改造管理工作方式，促進電力企業的發展更加全面化與現代化。通過對電力企業的電子檔案管理工作模式的深入分析，實現對檔案管理工作中不足的修繕，確保電力企業檔案管理工作健康發展。

1、電力企業檔案管理發展現狀

隨著信息時代的到來，部分管理者的檔案管理意識開始覺醒，但仍然停留在簡單層面，沒有建立完善的檔案管理工作模式及制度，導致工作質量提升不高，無法對企業發展帶來實質性的效益，另外，也存在檔案管理人員本身工作態度的消極，管理工作敷衍操作，工作形式多于工作內容，檔案管理工作失誤時有發生。這一系列的客觀因素造成大部分企業的檔案管理工作嚴重發展不足。

2、目前電力企業檔案管理工作存在的問題

2.1檔案管理工作受重視程度不高

研究電力行業發展歷程可以發現，大部分企業管理者的關注重點在于企業內部的工作管理及與其他企業間的商業競爭，但對檔案管理工作缺乏基本的認知，致使企業檔案管理工作基本處于停滯狀態，這種不健康的發展模式為企業的健康發展埋下不利隱患。

2.2檔案管理工作信息化建設力度不夠

檔案信息化、電子化管理，是企業提升檔案管理工作水平的有效方法。但由于重視度不高，我國電力企業于檔案管理工作信息化建設上存在嚴重不足，具體表現為：

第一，電力企業管理人員思想上的不重視，是導致檔案管理硬件配套設施不完善的主要原因;

第二，我國電力企業信息化技術于檔案管理工作方面的引用及應用時間相對較晚，目前呈現經驗不足，沒有成熟的管理體系等弊端;

第三，電力企業與信息化檔案管理方面缺少健全的細則及制度，分工不夠明確;

第四，于電力企業的檔案管理工作中，信息資源及技術沒有得到充分的使用及發揮，仍然使用傳統管理方式，致使檔案管理效率低下且難有提升;

第五，企業任務交接存在斷層，企業為實現檔案數字化、電子化管理投入資金，卻疏于加強管理，人員培訓等后續工作，使得檔案管理信息化水平提升半道而。

1.3檔案管理人員專業素質水平偏低

部分企業對于檔案管理工作的不重視不僅表現在基礎設備的缺乏，檔案管理人員素質水平方面也有著明顯體現。目前許多企業的檔案管理人員缺乏專業的職業技能與水平，只能從事簡單的分配與整理工作，無法充分發揮檔案管理的深層價值，甚至一些企業的檔案管理是由業余人員兼職管理。部分電力企業即便引進先進的數字化檔案管理設施，但由于高素質管理人才的缺乏，無法發揮設備的最大化效果。對于電力企業而言，通過高質量的檔案管理工作，企業能夠形成規范化、標準化的管理模式，為企業內外部創造經濟和社會價值。企業也可以從內部挖掘高素質人才，對這些人才進行專業培訓，為其提供優質機會，對企業進一步發展起到促進作用。

3、信息化時代電力企業電子檔案管理的發展建議

3.1為企業電子檔案的建設提供充足的資源支持

為電子檔案建設提供資源支持是電力企業電子檔案管理有效開展的前提，又因為新模式對基礎設施的嚴格要求，企業要做好提前的資金及工作規劃。首先，在企業內部劃分成立專業的檔案資料管理部門，根據自身發展需要建立電子檔案管理系統，做好從紙質檔案向電子檔案的轉變工作，打造高存儲、易維護、高質量的現代化檔案存儲模式。其次，為電子檔案管理提供配備配套的軟件及硬件支持，為工作人員配備專門的計算機及存儲設備，并制定定期維護計劃，注意對檔案數據的保存及備份工作，防止重要檔案及數據的丟失。

3.2培養專業化電子檔案管理人員

電子檔案管理工作關系到電力企業的信息安全及后續發展，涉及信息眾多，需要高素質人才進行工作整合，現階段下部分企業通過兼職的形式進行檔案管理，容易造成因為缺乏專業技術導致檔案管理混亂、信息數據錯誤、檔案信息泄露等嚴重后果。因此，信息時代下電力企業的電子檔案必須招募與培養專業化的管理工作人員，對企業中的檔案管理工作形成系統化專業化的管理。

在工作開展中，企業管理人員首先應引導全體員工樹立正確而嚴謹的檔案管理工作意識，形成全體上下對檔案工作的重視態度;其次，正式招聘專業化的檔案管理人才，打造高質量高素質的檔案管理團隊;另外，企業可以從企業內部發展優秀的檔案管理人員，在熟悉企業業務模塊及運行模式的基礎上，形成對電子檔案管理工作質量的進一步保證;最后，注重對電子檔案團隊的不斷優化與提升，定期對團隊人員進行考核與培訓，根據時代發展方向與新興技術支持等外界因素對電子檔案工作人員進行專業能力、業務能力提升。同時，也要注重學習國內外先進的檔案管理模式，汲取經驗，促進企業檔案管理工作的愈發先進。

結語：

信息技術發展要求現代電力企業的檔案管理工作必須從傳統模式向電子數字檔案管理轉型，這也是企業進行內部完善的必經之路。然而，目前電力企業普遍的守舊或不重視態度使得電子檔案管理建設是一個長期、漫長的過程。

參考文獻：

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[3]葉沃力.電子信息時代電力檔案管理工作的創新策略[J].辦公室業務，2019（10）：88.

作者簡介：趙金艷，1978年11月30日，女，漢族，安徽省滁州市，本科學歷，中級職稱，研究方向：文書檔案管理。