數字轉型期檔案信息化內涵與發展趨勢

李玲

一、檔案數字化的概念

檔案數字化管理顧名思義，就是將數字化融入進檔案管理的方方面面。從檔案管理的工具發展來看，有過最原始的手抄記錄，再到圖片錄入以及結合電子信息技術的數字錄入。其中，數字化是指利用電子信息技術將電、光、聲通過信息編碼轉化成數字的形式存儲，將圖片、文字、視頻、錄音轉成數字編碼的形式存儲在電腦硬盤中。利用數字化管理，可以實現檔案資源的遠距離共享，也能提高檔案信息存儲的有效性。融入進數字化程序開發出的數字化應用還能將檔案存儲的更加清晰、簡便，隨時都能進行檔案的資源調取。極大的簡化了原始檔案存儲的繁雜性。尤其是如今各行各業都離不開數字信息化，進行數字化的檔案管理也是迎合當下時代發展的趨勢。綜合來看，檔案數字化就是指檔案信息儲存方式的改變，這不僅給檔案存儲帶來了便利，也為今后的檔案管理起到了很好的輔助作用。

二、數字轉型檔案信息化內容

（一）檔案信息資源及基礎設施的硬件建設

要想實現數字轉型檔案信息化，最關鍵的一項內容是做好檔案信息資源以及基礎設施的硬件建設，比如高效查詢、數字化信息存儲等數字化設備的運行和維護。要想確保數字化管理的質量和效果，要做好數字化存儲軟件的升級系統。同時加強軟件的技術質量，提高軟件的防損率，優化軟件更新，增強軟件的綜合性能。具體表現為智慧檔案館管理空間內具有特定形態和功能的實物及其組合，包括傳統檔案管理使用的各類架柜裝具，檔案技術業務使用的各類工具，以及大量的構成數字環境的電子設備等。像是條形碼、二維碼、全息碼、RFID等標識手段能夠對各類模擬和數字載體對象進行感知識別，為查找、定位、空間管理等提供最基礎的感知數據，通過對它們的識別與分析，能夠實現對檔案館物理空間內不同類型、不同形制、不同材質的對象的全面感知管理。

（二）檔案信息網絡建設

實現數字轉型檔案信息化除了打好硬件基礎，還需擴大互聯網信息建設，提供局域網或地方區域網進行數字化信息傳輸的平臺。例如利用互聯網、政務網的地方公用網絡，在網絡上增設檔案信息的管理和編輯，確保檔案信息能夠在平臺上實現共享、存儲，為了增強檔案的管理效果還可以在網絡平臺上做延伸設置，開展信息共享與檔案的遠程編輯。

（三）標準規范建設

為貫徹落實國家對檔案信息化的管理與存儲規定，在數字化檔案管理中，要加強電子文件歸檔的格式、數量、存儲形式等多方面內容，制定標準規范，并提供指導實施的過程。保證電子檔案在計算機網絡信息管理中的高效性、可使用性，以及網絡運行的安全性、規范性。同樣，標準規范建設對提升電子信息網絡的綜合體驗也有一定幫助。

（四）安全保障體系建設

數字轉型的檔案信息在網絡安全方面一樣不可小覷，對于涉及國家機密信息、專利技術或商業機密、地方建設等不公開資料要采用法治管理，加強網絡數字的技術防控，建立檔案的安全保障體系。安全保障體系中最大作用是阻攔外界對檔案信息的竊取，保護檔案信息的機密內容。另外，檔案作為信息集中較廣，資源傳播較密集的地方，基礎保障體系需完全具備，能夠有效保護檔案內容不受干擾，給用戶隱私保障。

（五）人才培養

由于目前檔案信息的數字化轉型還未普及，還有很多地方的數字技術都比較落后，因此，加強各個地區的人才培養，提高人才的信息技術實力對檔案信息的構建和數字轉型有十分重要的意義。在人才培養中，要突出地方檔案管理對數字化技術的運用和使用。要能夠熟知數字化理念，熟練數字化檔案管理操作技巧，能夠熟練運用數字化檔案管理軟件工具。同時，除了基礎的知識普及，對檔案數字化的提升和水平增強還可以組建人才團隊進行專項研究，以此來推進數字化轉型的檔案水平。

三、數字轉型期檔案信息化發展趨勢

（一）引進云計算，優化檔案信息網絡

檔案數字化的基本內容之一就是實現信息網絡的云計算，建立檔案信息網絡，運行信息的互聯網共享，增強網絡平臺的檔案信息使用率。云計算是由計算機網絡技術發展而來，相比以往的傳統網絡技術更具高端性，所含的計算機算法也會更多。在云計算中所有的計算方法都能運用不同的計算模式，多樣計算模式也能允許去搜索眾多數據庫，整理出更多精準的數據內容。提高檔案的服務性能，一般能夠實現云計算的數據信息網絡可以跨越地理限制，用戶只需要一臺計算機，連接互聯網，登陸檔案信息管理中心，就能在其中搜尋相關的檔案內容。同樣，數據的安全性在云計算中也有一定保障，云計算自帶數據存儲與數據加密功能，能夠提供給用戶更好的使用體驗。

（二）建立數字檔案館，實現檔案高效快捷服務

檔案數字化是檔案行業未來的發展趨勢，建立檔案數字化轉型的最大要素便是建立數字檔案館。在檔案館中可以通過整理錄制以數據庫的形式進行存儲，改變原有的紙質保存方式。與之前的紙質檔案管理相比，數字檔案館的檔案管理要有更多優勢。一是能夠為檔案資料提供電子文獻和相關信息;二是對檔案存儲空間的擴容，提高檔案的信息容量;三是增強檔案的服務功能，增強檔案查詢效率。同樣，數字檔案也能便于今后檔案的統一整理，對檔案的完整性和實用性有一定幫助。

（三）結合物聯網，建立互動式檔案館

當今各行各業的數字信息化都比較普遍，物聯網也廣泛應用進了各個領域中，檔案管理的智能化也是未來發展的必然趨勢，建立互動式的檔案館能夠實現多位用戶的共同編輯，利用人工智能讓檔案管理可以自動交流。比如用戶需要查詢什么樣的檔案信息，輸入關鍵詞，或下達關鍵命令，就能完成檔案館的自動轉化，讓檔案管理更加便捷。同時，物聯網環境下的檔案使用能夠切合各個行業的具體情況以及信息內容做到時效性與真實性。給檔案管理帶來更多便捷，在某一個方面也是開啟檔案館的新體驗，增強互動，提高用戶感受，讓物聯網下的檔案館更有朝氣，也更切合新時代各個行業的發展進步。

（四）建立檔案社會服務中心

為了建立檔案管理的中心服務點，讓檔案管理的作用最大化，建立檔案社會服務中心，讓檔案為社會提供服務成為可能。比如社保檔案信息，以及高校內部人員的個人學籍信息等。以檔案社會中心為基準，向群眾四周逐漸蔓延開來，進而提高檔案使用的惠利空間，讓更多人都能體會到檔案的使用便捷，也讓檔案信息走入人群，發揮真實價值。使檔案管理更好地服務社會、服務受眾。實現在智能的（下轉37頁）（上接31頁）基礎上綜合人、資源、技術、場景等要素，為檔案機構提供具有決策價值的信息和知識的服務。

總的來說，檔案數字化轉型未來會更加貼合我們的日常生活，給生活帶來更多便捷，提高檔案的數字化，是順應社會發展趨勢，給社會帶來檔案數據資源的有效途徑。