電網企業信息化項目檔案淺談

摘要：用于企業應用信息化系統的工程項目文件檔案主要含義是泛指在我國企業通過對應用信息化作業系統的重要工程項目進行前期規劃、立項、招標以及采購、合同正式簽訂、啟動和項目實施、設計、開發及在測試、運行、驗收等各個技術階段所收集形成的各種具有一定科學性和長期保存使用價值的項目文件記錄資料，對于企業信息化系統日后的正常運行、維護、升級改造等具有重要的參考和憑證作用。為了不斷提高我市信息化建設工程項目的財務檔案管理工作水平，許多電網企業進行了信息化項目檔案的一體化管控實踐，取得了顯著成效。本文將針對電網企業信息化項目檔案工作，談談自己的看法。

關鍵詞：電網企業;企業信息化;項目檔案

近年來，許多的大型電網企業公司都積極啟動了一些企業信息化建設工程，實現各個部門業務流程的信息電子化、資產流程數據化、工作的流程智能化，極大的有效改善了電網企業的經營管理效率。同時，也產生了大量的采購資料、用戶手冊、驗收報告等文件材料。基于現代信息化的項目具有工作周期較長、項目多、投資大、技術和人員流動變化頻繁等優勢，導致大部分信息化項目文件散落在工作人員個人手中，檔案管理出現收集不齊全、歸檔不及時、利用效率低等問題[1]。針對電網信息化工程項目檔案管理中存在的一些問題，電網企業需要進行加強頂層設計，結合公司管理的現狀，制定了"完善管理、分級負責、技術支撐"的管理思路。

一、目前電網企業信息化項目檔案過程中存在的問題

檔案意識薄弱部分建設工程項目負責人對于業務部門和用戶的檔案信息移交、歸檔意識薄弱，審批的材料、合同、許可證等主要文本原件往往是直接保存到了業務單位或用戶里，一些依時轉移的文件不具備了規范性;并且當建筑工程項目負責人、信息庫管理人員的工作交替、崗位調動、職務調整和工作安排調整以及公司兼并和改革重組過程中，檔案的相關交接工作未能切實地做好，致使各個工作與其他人發生了脫軌[2]。

檔案不完整在進行隱藏性一些工程施工的這個階段時候，存在不完全的材料記錄了產品原材料的批量進貨、物品包裝質量以及產品試驗報告，出廠的產品實驗報告上的字跡模糊或者產品說明書不是產品原件，隱秘性的一些工程技術材料記錄所指的要求各方填寫的材料內容不完全，缺少了一些工程圖紙，不完全地記錄了相關施工過程技術的一些具體內容，各方的施工簽字以及相關手續不完全等。在工程建設項目進行工程驗收的第一個檢查階段，工程項目竣工設計驗收及工程質量監督審核之后，整治和檔案管理系統中的工程檔案管理信息經常多少都會同時使得其中一些技術漏洞發生。比如在進行竣工工程驗收管理過程中相關資料不全面，簽字或者驗收文書的書寫字跡不夠準確規范，竣工驗收示意圖的具體編制操作錯誤不準確[3]。

二、電網企業在進行信息化檔案建設中的思路

一是統一管理。明確由電網企業某一部門統一負責信息化項目檔案管理工作，負責制定信息化項目檔案管理相關實施細則和歸檔管理辦法，且直接負責對各部門信息化項目檔案歸檔情況的監督和檢查，確保信息化項目檔案歸檔工作按期完成;二是分級負責。按照"誰主管、誰負責"和"誰產生、誰整理"的基本原則，明確了企業主管機構、項目主管部門、項目承擔單位、業務機構等方面的信息化項目檔案管理的職責，督促各方責任主體認真地完成自己在職責區域內的信息化項目檔案收集和管理;三是技術支撐。應該充分發揮數字信息技術在現代信息化系統中的優勢，完善與數字檔案館信息系統有關的功能，通過設置數字化歸檔節點到期提示等措施，加強對信息化項目檔案收集和管控的力度，從而大大提高了信息化項目檔案資料歸檔工作的及時性、完整度。

三、電網企業在信息化項目檔案建設中的實踐措施

要明確了解相應工程項目的責任制，強化對檔案保護的意識。首先，要做到完備好自己的崗位職責，讓上級領導、檔案室的負責人、專職的檔案工作人員各司其職，嚴格地履行自己的義務;其次，強化對檔案工作人員超前把握的意識。弄清本事業單位在生產經營中所發現的情況及在文件材料中所形成的一切有關資料;再者，要積極地向用戶宣傳檔案的法制，這樣就可以促進檔案工作人員和用戶之間進一步地增強交流，彼此體諒，從而與之建立良好的工作關系。每年定期通過現場演示整編流程、邀請外部專家講解專業知識、常見問題解答等措施，確保歸檔工作的順利開展。

對于配電網項目應該做到早布局、先落實。要對于配備的檔案工作人員，建設倉庫，以及添置裝修設備等提出具體要求，從而能夠確保工程項目的檔案管理與工程施工共同進行。要對項目檔案資料歸檔標準、項目資料檔案劃分標準等制定規范化的業務行為準則;檔案管理單位在進行工程立項前就必須要與各個工程有關的部門進行交涉，確定其管理的方式和要求，并把辦公室的檔案工作當成是進行工程管理的重點和內容之一，搜集好前期的文件、資料。依據不同的職責，梳理了檔案利用流程，并依據國家檔案局及國家電網有限公司檔案管理相關制度，通過和業務部門的協商溝通，明確了本部門文件可以直接在線利用，跨部門文件需本部門領導審批、文件所在部門領導審批后在線利用，對不能確定部門的檔案由利用人員直接在線申請、辦公室檔案人員及領導在線審批的簡化流程，利用數字檔案館系統進行固化[4]。

提升改造系統功能。電網企業需要對數字檔案館系統進行了功能提升改造，研制了信息化項目檔案歸檔模板，將信息化項目檔案的分類、文件名稱、保管期限等要素進行固化，各項目管理部門在收集過程中，通過與歸檔模板的比對，可以直觀地展示漏歸、多歸、錯歸等的數據信息，極大地提高了歸檔的效率。根據信息化工程項目的建設周期，設計了一個相對應的歸檔時間節點，將檔案管理的工作提前放入到對信息化工程項目管理的全過程中。系統根據項目的進度，對收集不及時、歸檔出現異常情況的部門進行預警。綜合應用上述的管理方法和手段，確保了項目信息化的項目檔案搜集整理得及時、完整和全程可控。加強對于項目檔案的影響性電子資料搜集和整理，促進了項目檔案管理的信息化。大力開展實施、推廣和使用工程檔案管理系統的研究和應用，檔案部門的專員在項目工程實際施工前就要自覺地與各個工程建設單位進行溝通和協調，把一個工程項目的檔案文件、材質以及圖紙等全部電子化，提高了工作效率。將從前的手工整理和利用圖紙數據資料的管理模式轉變為了無紙化的檔案，從而真正做到了工程信息與科學技術成果的共享，促進了項目檔案信息化的深入發展。

結語：

全國配電網建設的項目很多，在參加、學習和全面推進配電網建設項目的檔案管理時許多公司企業的權限還有些單薄。相應的項目管理檔案的水平參差不齊，在認知上各個企業對于建立項目檔案的必要性也是存在一定差距的，對于建立項目檔案的管理者、經營資金、落實檔案管理工作的基礎設施和技術裝置等各個方面亟待加強，因此我們要大力地向企業宣傳和規范項目檔案管理的重要性，提高意識，大力完善建筑項目檔案管理的體系。

參考文獻：

[1]康麗琴，馮海濤，田小文. 互聯網時代電網企業培訓項目管理平臺創新性研究[J]. 企業改革與管理，2020（6）：74-75.

[2]陳彥江，張華峰，黨倩，等. 電網企業集中式數字檔案管理平臺設計與應用[J]. 電力信息化，2012，10（3）：98-102.

[3]李光昱. 電力行業信息化項目管理系統的設計與實現[D]. 黑龍江：哈爾濱工業大學，2016.

[4]白曉明，張宗蘭，瞿于強，等. 電力工程項目檔案管理的探索和實踐——以重慶市電力公司工程檔案管理為例[J]. 中國檔案，2010（6）：38-39.

作者簡介：祁寧（1983——），女，漢族，北京人，高級經濟師，大學本科，研究方向：檔案管理工作。