新時代高校教學秘書崗位定位與工作方法探究

郝亞南，趙永斌，易國棟，金太成

黨的十九大報告中提出“加快一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展”，十九屆五中全會通過了《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議》，提出了高等教育以高質量發展的新要求。［1］這賦予了高等教育引領新時代的重大使命，高校逐漸由單純依靠增加教育要素的數量轉變為主要依靠挖掘原有學校潛力實現教育事業的發展。這促使在傳統的以教師傳授知識為主的教學體系中占據從屬地位的教學管理人員承擔更多、更重的責任。另外，教育部發布《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》（教科信函〔2021〕13號）和《高等學校數字校園建設規范（試行）》（教科信函〔2021〕14號）的文件，明確教育信息化2.0行動計劃［2-3］，將加快“互聯網+教育”的發展，使得信息技術與教育教學實現深度融合，這導致高校教學管理模式發生相應改變。教學是高校建設發展的核心內容，而教學管理是教學高質量運行的重要保障，教學秘書作為教學管理工作的重要參與者、協調者和服務者，是高校教學體系中的核心組成部分，其重要性不言而喻［4］19。在新形勢下，教學秘書必然面對更多要求和更高挑戰。然而，與高校為應對新形勢下的諸多問題而在各個方面的改革相比，高校對教學秘書隊伍建設及發展無論在思想認識層面還是支持力度方面存在明顯差距，教學秘書群體自身也存在崗位定位不清，工作方法老舊，缺乏工作熱情和發展動力等問題，這些將會成為高校全面深化教學改革的短板，因此，有必要厘清當前高校教學秘書工作存在的問題，并根據實際尋求對策，從而加大力度建設教學秘書隊伍，使其不斷提高職業素養，具備探尋新思路和新方法的能力，從而促進教育教學工作穩步運行。

一、教學秘書崗位定位與工作方法

教學秘書是連接學生、教師、教務、學院之間的橋梁和紐帶，在整個人才培養體系中扮演著重要的角色，對教學秘書崗位的準確定位是確保其高效工作的重要保障。［5］從字面上來看，教學秘書由“教學”和“秘書”組成，其包含兩層不同的含義，前者歸屬于教育工作，而后者歸屬于管理工作。秘書學認為教學秘書是高等院校及其他各類學校中輔助領導實施教學管理、從事秘書工作的秘書，可以將其解讀為從事與教學工作有關的秘書。［6］教育學認為教學秘書是協助分管教學工作的領導進行學院（系）一級教學管理工作，并且為提高和改革教學工作進行有關的調查研究的人員，可以將其解讀為從事類似于秘書工作的教育工作者。［7］56早在1998年，教育部就出臺《高等學校教學管理要點》（教高司〔1998〕33號），其中在教學組織管理系統中明確指出“系（院）可設教學秘書和教務員，在教學系主任的領導下，處理日常教學行政工作并從事教學狀態、質量信息的經常性調查了解工作”。說明教學秘書屬于教學管理人員。秘書學和教育學對教學秘書的定位可以概括為三個方面，“在教學過程中從事秘書工作；在學院（系）一級進行教學管理；為提高和改革教學工作進行相關研究”，這反映了不同教育教學發展階段的教學秘書崗位定位的不同層級，體現了教學秘書工作由低階性向高階性的演化（圖1）。

圖1 教學秘書工作角色演化示意圖

對應崗位定位的不同層級，所要求的工作方法也相應地有所不同。總體來講，教學秘書工作非常繁雜，其工作對象包括教師、學生、教務處和相關職能部門、兄弟院系以及院系領導，需要安排和調節各個學科的教學工作，如調停課、選課、排課、考勤、教材征訂、期末考試以及各類教學活動等，還需要查閱和整理學生相關學習檔案、學業警示通知的發送、教學文件歸檔、教師工作量的核算，也需要及時接收教務處和其他部門的工作任務并通知給相關教師和學生，同時還要做協調學院與其他部門甚至兄弟院系相關工作，更為重要的是在學院進行教學規劃設計時提供決策數據。教學秘書需要統籌上述各種工作，為提高教學質量保駕護航。在傳統的教師傳授知識為主的教學模式以及信息技術沒有普及的情況下，教學秘書工作主要以人工方式安排和調節各種教學工作和教學活動，在整個教學體系當中承擔責任相對較少，因此，其工作崗位類似于傳統的秘書，是輔助教學的工作人員。隨著“學生中心，產出導向”教育理念的應用以及信息技術與教育的深度融合，促使教學秘書也納入到“三全育人”即全員育人、全程育人、全方位育人體系當中，需要教學秘書具備科學統籌各種教學活動的能力，并對教學數據進行分析，教學秘書工作職責已經超出傳統的秘書范疇，可以歸屬于教學管理人員。而教育科學研究是教育事業的重要組成部分，對教育改革發展具有重要的支撐、驅動和引領作用。隨著教育部《關于加強新時代教育科學研究工作的意見》（教政法〔2019〕16號）的出臺［8］，預示著國家對教育科學研究越來越重視，教學秘書同樣應該探索規律、破解難題、引領創新，實現由傳統秘書工作角色到教學研究型教學秘書角色的轉變。

二、當前高校教學秘書工作存在的問題

（一）教學秘書崗位定位不明確，與新時代高校高質量發展不相匹配

近年來，隨著毛入學率的不斷提高，我國高等教育進入普及化階段，相應的理念、功能、課程和教學形式、管理模式等都有新的變化。［9］新時代高等教育堅持立德樹人的根本任務，以“四個服務”為工作理念［10］；踐行“學生中心”發展理念，以促進人的自由全面發展為宗旨，強調知識、能力、素質的糅合，高等教育的作用由基礎支撐向支撐和引領作用并重轉變，發展方式由外延式發展向內涵式發展轉變，這就要求高校深入挖掘發展的內生動力，優化資源配置。［11］各個系統既要各司其職，又要通力配合，每個參與教學的工作者都應該成為教學的主體。在這種背景之下，教學秘書必然需要在教育教學過程中承擔多種任務：（1）收集、整理匯總教學檔案；（2）接受和傳達教務處、學院下達相關政策和指令；（3）協調學院、學生、職能部門之間的聯系；（4）收集分類整理教學相關資料或數據，為各級領導提供決策參考；（5）承擔育人職責；（6）基于教學過程中存在的問題進行相關研究。隨著高校辦公智能化系統的普及，前3種任務在教學秘書整個工作中的比重將大大下降，而參謀角色、育人角色和教研角色將占據重要地位，因此，教學秘書的崗位定位應該由傳統秘書型的教學輔助人員轉變為教學管理人員甚至教學研究人員。

過去高校的人才培養模式主要以傳統的教師傳授知識為主，因此在整個教學體系當中，專任教師占有絕對主導的位置，教學秘書只是簡單地執行教學院長或者教務部門下達的指令，對發揮主觀能動性的需求不高，加之彼時信息技術尚未快速發展，許多教學事務依靠人工處理，教學秘書工作大多為文書的處理、撰寫和保管，即屬于傳統秘書工作，多數高校將其定位為教學輔助人員。然而在新形勢下，部分高校仍然延續這種定位，雖然有的高校將其定位為管理崗，但事實上大多數高校教學秘書只是簡單被動執行學院和職能部門的指令，很難將其歸屬為教學管理人員。第一，多數高校對其崗位的重要性沒有給予足夠的重視，忽略了教學秘書工作的專業性，在教學秘書選用方面缺乏科學合理的標準，認為該項工作只是重復處理一些簡單的事務性雜活，不需要專業技能，什么人都可以勝任，幾乎沒有系統的崗前培訓［12］；第二，許多院校教學秘書為合同工或臨時工，有的長期缺乏專職教學秘書，由其他教師臨時代替，很多院系經常出現頻繁更換教學秘書的情況，引發教學管理缺乏連貫性；第三，很少有學校制定教學秘書隊伍的建設培養規劃或者方案，相對于專任教師和其他教學管理人員，教學秘書也很少有機會參加國內外進修培訓、訪問交流等學習活動，導致其無法及時地獲取更多的專業知識，很難提升工作能力；第四，多數高校沒有單獨的詳細而科學的教學秘書工作考核方案［13］，通常對這一群體的考核歸屬于行政系列、研究系列或者實驗系列，而事實上，教學秘書的工作性質與這些人員存在明顯差別，因此，這種考核缺乏對教學秘書的督促和指導作用。而即使少數高校出臺了教學秘書工作考核細則，也多流于形式；第五，教學秘書群體本身對崗位定位也認識不清，許多人員輕視本職工作，認為自己低人一等，不被重視，加之工作繁雜，責任重大，使得其工作壓力較大，工作積極性不高，從而嚴重影響工作的質量。

（二）教學秘書工作方法缺乏創新，無法滿足教育信息化的需求

信息技術與教育的深度融合，促使“互聯網+教育”“智能+教育”的誕生，依托先進的教育技術，保障了高等教育的多樣化和人才培養的個性化，學生的學習形態發生了很多變化，課堂不僅可以在校內，也可以在課堂之外，可以在學校之外，實現處處能學、時時可學。教學秘書工作時面對的學生不再以班級或者固定課堂為單位，面對的教師不再以學院或者學校為單位，甚至所聯系的有關部門也可能來自不同單位不同地域，需要將線上教學的數據對應于每一個學生或者教師實體，同時還需要將線下教學相關情況數字化處理實行網絡管理，傳統的工作方法必然不能勝任。然而由于當前很多高校仍將教學秘書定位為傳統秘書或者教學輔助人員，因此，教學秘書相對應的工作模式也與傳統方法相差不大。許多教學秘書拘泥于舊的工作方式，網絡意識不強，辦公軟件版本低，設備不維護，嚴重影響工作進度和工作熱情。即便隨著教務管理工作基本實現信息化，教學秘書工作方式表面看起來改變巨大，但本質上教學秘書的主觀能動性較低，仍停留在完成有關部門和領導布置的任務層面，沒有在信息技術層面高效解決有關教務工作。第一，教學秘書普遍缺乏信息技術相關知識，僅僅掌握辦公軟件和教務系統的操作，不能整合各種軟件和管理系統綜合開展工作；第二，有相當一部分高校的教務系統與其他系統沒有實現互聯互通和數據共享，不同系統或者部門之間的數據傳送仍然依靠教學秘書人工上報，不僅效率不高，還存在錯報漏報的風險；第三，多數高校教務部門與各基層單位教學秘書、教學秘書與教師和學生之間，通常建立QQ或者微信群進行信息傳達［14］，雖然一定程度上提高了工作效率，但是教學秘書同時管理或者處理幾十個群系統，疲于應對，容易遺漏消息或者將信息發送給錯誤的對象；第四，缺乏課堂教學與教學秘書實時溝通的渠道，教學秘書很難或者基本不可能及時了解教學狀況，而只有通過課后教師或者學生反饋才能獲得（圖2）。尤其在當前疫情影響下，許多教學環節都在線上進行，在“人、時、空”分離的情況下，傳統的方法難以保證教學秘書對學生進行學業監管與過程管理。

圖2 傳統的教學秘書與教學課堂聯系示意圖

三、解決教學秘書崗位定位與工作方法問題的對策

（一）構建適合于教學秘書的人才培養體系，實現教學秘書崗位科學定位

第一，高校應該將教學秘書隊伍真正納入到人才培養體系當中，從思想上認識到教學秘書工作的重要性，認同教學秘書工作所具有的專業性，賦予教學秘書與專任教師相同的教書育人的職責，比如承擔部分思想政治教育工作，以對學生展現工匠精神實現綜合育人［15］；第二，建立科學系統的培養體系，制定教學秘書隊伍建設的詳細培養規劃，確保教學秘書隊伍的建設實現正規化、程序化、專業化，出臺明確的政策和制度保證教學秘書人員的進入與調出，制定一套科學合理的聘用細則，不僅對新入職的教學秘書進行系統的崗前培訓，還要使教學秘書培訓工作常態化。開展教學秘書相關工作的專題研討和經驗交流會，保證教學秘書和其他教師及輔導員一樣，不斷地接受繼續教育，定期派遣教學秘書到其他高校進行培訓學習，接受新的思想及工作方法；第三，建立健全教學秘書的考核、獎懲制度，根據其工作實際，制定一套合理的評測標準，將工作業績科學量化，進而進行考核，并把結果與職稱晉升、薪資待遇等相掛鉤，最終通過多種方式并舉樹立教學秘書強烈的職業歸屬感和工作成就感；第四，從政策引導和技術支持層面入手，將教學秘書從處理繁雜的重復性工作中解脫出來，鼓勵教學秘書由“協助”“服務”向“主動”“研究”轉變，能夠發現教學管理中存在的問題，且提出解決方案，并在日常教學管理工作中進行組織實施，做真正的教學研究人員。

（二）充分應用信息技術，以大數據思維進行教學管理

第一，在以“學生為中心”教育理念指引下，教學秘書應該本著以育人為目的而工作，在工作中充分發揮育人的作用，認真貫徹黨的政策方針，在平時工作中率先垂范或者通過網絡平臺引導學生形成正確的人生觀。第二，教學秘書應該熟練掌握相關信息技術，整合各種管理系統，必要時可以自主編寫程序，用智能化服務打破時間和空間的限制，做到對一線教師和學生進行精細化管理和提供個性化服務。第三，隨著信息技術的快速發展，許多常規工作比如排課、調停課、學生學業警示、學生考試安排、相關文件的上傳與下達等完全可以由系統自動完成，課堂教學也由過去單一的線下教學轉變為線上或者線上線下相結合的教學，但同時也產生海量的相關數據，這些數據蘊含著大量信息，是教學改革的重要依據。教學秘書應該由處理繁雜的重復性工作轉變為在熟練操作各類信息化管理平臺基礎之上，科學統籌各種教學事宜，充分運用大數據思維及數據分析的能力，基于大數據分析學生學習狀況、教師教學情況，為學院教學相關計劃的制訂及實施提供寶貴的建議。第四，教學秘書要切實融入到課堂教學當中，做到對課堂教學實時監督管理。例如借鑒線上課程教學方式，以某一學習平臺（軟件）或學校自建平臺為依托，在某個課程建立學習班級時將教學秘書加入進來，這樣教學秘書可以實時了解教師的教學情況和學生的學習情況（圖3）。對于教學秘書與專任教師的聯系，也可以建立一個以教學秘書牽頭的班級群，成員是一線專任教師，借鑒課堂教學的模式，發布相關教學工作任務，這樣教學秘書可以及時了解教師的完成程度，并且做到消息及時提醒，避免教學秘書多次催促教師按時完成工作，從而提高工作效率。第五，在學校層面，高校應該建立各系統數據互通、資源共享的信息平臺，降低信息流、數據流經由教學秘書向教師、學生和教務部門流轉的比例，將教學秘書從繁雜的事務中解脫出來，從而將更多精力投入到教學數據的分析與挖掘，以及發現存在問題為學院的教學工作提供決策數據的工作中。而教學秘書在利用信息技術替代傳統人力高效處理各種教學事務的前提下，也應該像專任教師一樣，深刻領會教育方針政策，學習并掌握教學、管理研究方法，充分利用在學院（系）這一層級是教學數據最直接的管理者、使用者和創造者這一便利條件，及時發現教學運行過程當中出現的不足并且創造性地加以改進，基于教學數據中蘊含的有關問題有針對性地整理記錄并進行具體分析，或者根據問題進行調查問卷，隨機采訪，定向走訪調查，從而了解教學現象背后的本質。

圖3 基于信息技術的教學秘書與教學過程聯系示意圖

四、結語

深化教學改革、提升育人質量是一個系統工程，需要高校各級人才通力協作共同完成，教學秘書無疑是教學改革隊伍中的重要組成部分。當前教學秘書工作出現的諸多問題，有的是對教學秘書崗位定位認識不清的歷史問題，有的則是新時代出現的新情況。總之，在教育體制改革不斷發展的壓力下，教學秘書工作的改革與創新勢在必行，需要重新認識教學秘書崗位職責，分析當前存在問題，研究對策，努力將教學秘書群體由單純的教學管理“輔助”隊伍轉變為能夠自主進行教學研究的復合人才，從而保障教學工作科學高效運行。