揭開家族辦公室的神秘面紗

家辦新智點

與其他組織一樣，家族辦公室（以下簡稱為“家辦”）的成敗也有賴于有效的治理。

無論是創立或運營一個家辦，抑或擴大家辦現有的服務，都需要周詳的考慮和規劃，才能妥善保護和管理家族的財富，使其日益增值。

本文重點分享了有關家辦內部治理成本、人才及風險管控等方面的內容，希望對大家有所啟發。

家辦的六大治理事項

新世界往往為創造了大量財富的高凈值，向個人及其家族敞開大門。隨著超高凈值家族的資產日益復雜，新的挑戰也會隨之出現。此時，一個有效的方式是通過設立家辦來管理家族的財務事務，而不是依賴金融機構來提供這些服務。

盡管每個家辦與其創始人的DNA一樣獨特，但大多數家辦都致力于實現一些共同目標：

1. 為家族財富的管理和治理提供正式結構；

2. 保護家族財富，實踐家族愿景和價值觀；

3. 協調、整合家族定制服務；

4. 管理家族的經濟和個人風險；

5. 利用家族財富合并后的規模經濟，如優惠的投資渠道和較低的費率等；

6. 維護家族事務的機密性和隱私性。

對于家辦而言，在治理上應重點關注以下6點事項：

1.在集中領導和放權之間掌握平衡

家辦往往由家族中老一輩人創立，但有效的治理既取決于經驗豐富的老一輩人的領導，也應該選擇性地放權給其他人。家辦的愿景和戰略由家族制定，但是戰術決策和執行則要留給年富力強的家辦員工，并適時從外部顧問中獲取建議。

2. 有效溝通

家辦通常是家族成員溝通的中心，譬如主持家族會議、安排家族度假活動等。因此，家辦領導者的任務之一是需要向家族年輕一代傳達事務信息。

3. 董事會監督

綜合來看，成立董事會監督和指導家辦是一個比較前沿的做法。需要注意的是，家辦董事會的成員構成極為重要。大多數情況下，家辦的董事會成員既應該包括老一輩的家族成員，也需要有一些立場客觀的局外人為家辦提供截然不同的視角。

4. 繼任和應急計劃

家辦需要積極準備繼任和應急計劃，為家族保駕護航。譬如，在家族領導者猝然離世的情況下，家族成員需要了解在該場景下會發生什么事，這是減少困惑、避免對家族財富去向產生分歧和爭執的重要事項。

5. 持續改進運營

家辦及其服務的家族要想立于不敗之地，克服不斷變化的運營挑戰，就需要不斷地改進運營流程，積極創新。無論家辦成立了多久或家辦的管理層上任有多久，皆應如此。

6. 打造內部治理平臺

家辦應該建立一個涵蓋從運營到戰略所有活動的治理平臺，譬如構建一個基于財務和績效的報告系統，以提供準確、及時、透明的信息。

盡管家族成員死亡和納稅不可避免，但它們并非突如其來，讓人措手不及。家辦的一個特別之處就在于，可以幫助家族為突發情況做好準備。如重要家族成員離世，只要事先做好準備，家族就可以更穩妥地應對重要成員去世所帶來的個人和商業影響。

家辦的風險管控

在為家族監控和管理風險方面，家辦比任何一名家族成員、顧問或外部服務提供商都更具優勢。家辦的風險管理方式取決于許多因素，包括家辦的規模、職員的經驗，以及家辦的發展狀況等。無論家辦規模如何，健全的風險管理框架和有效的內部控制都至關重要。

在這個風險不斷增加、投資欺詐和網絡犯罪頻發的時代，越來越多的家族開始采用制度化的方法來管控風險。面對不斷變化的外部環境，家辦及其家族有3大領域值得重點關注：

1. 網絡風險

涉及個人身份、聲譽、公共和私人日程安排、商務和私人旅行、投資賬戶、商業交易等方面。

2. 欺詐風險

這是一個不常見但很重要的風險因素，因為家辦成員可以近距離接觸現金和資產，而某名雇員可能在財務活動、與家族成員聯系溝通方面具有很強的控制力。

3. 組織和運營風險

涉及家辦雇員、流程、系統和外部各方，以及家族成員自身的人身安全。

目前，許多家辦開始重新思考和看待風險管理，由此產生的項目支出應被視為對家族未來聲譽和福祉的投資，以及對家族資產的一種保護。擁有強大風險管理框架的家辦通常能夠更好地抵御市場混亂、網絡攻擊、內部欺詐和其他相關威脅。

家族通過風險評估并制定一些防控措施來減小風險，最終目標是保護家族財富。其中，內部控制機制是家辦用于為其關鍵職能建立完整性和安全性的程序。與任何成功的企業一樣，越早引入內控機制，家辦管理風險、預防問題出現的能力也就越強。

風險會不斷演變，特別是在家族本身以及家辦職員和系統發生變化的時候。對于家辦而言，常見的做法是定期進行正式的風險評估，以確定內控機制是否有效，以及側重點是否恰當。此外，評估結果應該提交給董事會，以便家族能夠及時了解情況并進行參與。

法律與稅收

家辦業務所涉及的法律、稅收和監管框架非常復雜，因此需要稱職的顧問提供專業知識。

在法律方面，家辦需要考慮的因素有：

1. 家辦的結構是公司、合伙、信托還是其他形式？

2. 誰將擁有和控制家辦？

3. 家辦所屬的法律管轄范圍是什么？

4. 還需要哪些其他法律協議，比如雇傭協議和服務協議等？

在稅務方面，家辦需要考慮的因素有：

1. 從稅收角度來看，應該如何構建家辦？

2. 家辦的相關活動是否會上升到交易或生意層面？

3. 關于家辦的所有權和繼承權，是否存在贈與稅或遺產稅問題？

4. 家族成員會受到稅收影響嗎？

5. 家辦的角色如何影響國外的家族成員？

6. 是否有足夠的靈活性來適應稅收、監管規則以及家族情況的變化？

通過開展定期備審評估，家辦可以有效地為稅務機關的查詢/審計做好準備。其中，家辦的備審評估既可以是與內部顧問的簡要討論，也可以是涵蓋文檔分析、訪談和其他數據收集的詳細評估。

在涉及多個司法管轄區的情況下，家辦在結構上可能會變得較為復雜，因此，在設立家辦之前就征詢稅務方面的建議非常重要。

吸引與保留家辦人才

家辦的基石和重要成功因素在于人才。吸引和保留人才使家辦能夠創造適當的文化，保持高昂的士氣和留任率，并隨著家族需求和動態的變化而進一步成熟發展。

這也是為什么家族應該投入大量時間來吸引、留住和激勵人才的核心原因。薪酬和福利是迄今為止家辦最大的年度成本，約占其年度預算的50%～75%。

從家辦人才角度來看：

1. 根據家族規模、提供服務的類型和范圍以及相對的財務狀況和活動，家辦的員工人數可以是1人或2～100人以上不等。

2. 家辦最常見的領導職位包括首席執行官（CEO）、首席財務官（CFO）和首席投資官（CIO）。近年來，由于家辦服務范圍的擴大和技術的整合，許多家辦還增加了首席技術官（CTO）。

3. 隨著時間的推移，家辦的業務需求發生了變化，新一代員工的期望也發生了變化。家辦成員和家辦雇主必須認識到這些變化，并考慮如何應對以吸引和留住人才。

對于人才管理，家辦應重點關注以下事項：

1. 確定近期和長期的人才及領導力，以滿足家辦戰略和使命的要求；

2. 盤點人才并確定高潛力、高績效與家辦人員之間的能力差距；

3. 決定如何通過建造、購買或借貸來填補缺口；

4. 建立正式的招聘流程，包括盡職調查、背景調查和入職培訓等；

5. 執行適當的法律文件，如雇傭協議、保密協議和隱私承諾等；

6. 定義明確的角色、職責和報告路線；

7. 制定長期繼任和發展計劃；

8. 編制員工手冊，其中包含政策和程序等；

9. 創造一個強調員工福利并提供靈活性的工作環境；

10. 鼓勵員工制定與家辦短期和長期目標直接相關的目標；

11. 制定薪酬安排，包括促進留住關鍵員工的長期激勵措施；

12. 建立正式的績效和審查流程，以及有意義的反饋。

家辦的成本

家辦可以為家族帶來巨大的好處，但是如果沒有足夠的年度運營預算，就無法做到這一點。通常而言，家辦年度運營成本約為其管理資產的1%，但是實際成本可能相差較大，具體數字取決于管理的資產數量和類型、家辦業務的復雜程度、提供的服務范圍，以及是否計入了外部管理費等。

確定了家辦的年度成本之后，家辦如何向家族收取服務費用同樣重要。家辦的服務收費應足以彌補運營成本，并確保其可以持續經營。雖然此類收費沒有行業標準，但行業慣例主要包括：

1. 按小時收取的可變費用；

2. 按所管理資產的百分比收取的可變費用；

3. 按商定的服務范圍收取的固定費用；

4. 根據成本分攤比例收取的費用；

5. 以上任意項的結合或組合。

無論采取哪種收費方式，都應在可比的基礎上做到公平合理，對家族客戶保持透明、準確，且有記錄可查。其中，一些家辦通過定價研究，來確定服務的可比市場費率。市場費率定價分析可以避免潛在的稅收問題，這可以讓家族成員感到安心，相信收取的費用是公道的。