高校財務信息化建設中存在的問題與建議
—— 以H高校為例

王娜 黃岡職業技術學院

引言

當今世界，信息技術日益發展，并且被各行各業廣泛應用，信息技術的發展對高校事業也產生了很大的影響。財務信息化不再是傳統的記賬與核算工作，而是將各個部門的業務通過系統軟件整合到一起，財務部門可以隨時了解業務的進展情況，可以做到事前預測、事中監控、事后結算、財務分析，保證資金使用的安全性，提高業務的透明性、公開性，降低財務風險，提高資金的使用效益。

一、高校財務信息化建設的意義

高校財務信息化建設可以提高學校財務管理水平、提升學校財務服務水平、實現財務信息共享、提高財務工作效率，對高校財務管理工作的開展有著十分重要的意義。

（一）提高學校財務管理水平

高校財務信息化可以有效降低財務工作人員的工作強度和工作壓力，通過財務信息化軟件，財務人員只需要進行簡單的操作就能完成數據的錄入、整理、核算、統計和分析工作，提高了財務人員的工作效率，而且有效地減少了人工核算的失誤，提高了財務數據的時效性及準確性，為學校的財務管理工作提供有力的數據支撐。

（二）提升學校財務服務水平

學校各部門及教職工可以在財務信息化平臺上進行預算申報、預算調整、業務報銷、工資查詢等業務工作，學校學生可以完成學費、住宿費或其他考試費用的查詢及繳納等業務。財務信息化平臺上可以及時推送最新財務信息，各項財務業務流程及相關制度標準也可以在財務信息化平臺上查詢。高校財務信息化平臺可以有效地降低學校師生與財務人員之間的矛盾，滿足學校師生的需求，提升學校財務服務水平。

（三）實現財務信息共享

許多高校的財務信息存在的問題是各部門之間數據相互獨立，包括財務部門內部各個系統都時相互獨立的。財務信息化平臺建設，可以將人事、教務、學工、后勤、科研、國資等財務信息進行統計與分析，然后通過財務信息化共享平臺，為學校各部門準確及時地提供相關的財務數據信息，解決各部門信息數據獨立問題，從而實現高校的財務信息共享。

二、H高校財務信息化建設的現狀

H高校是一所公辦綜合性的高職院校，學校目前在校生有20000余人，在職教職工接近1000人。在組織機構方面，學校設有機關處室22個，教學單位12個，機構單位數量眾多，財務工作復雜繁重。隨著我國經濟的快速發展，辦學規模地不斷擴大，資金來源多樣化對高校財務工作提出了新的挑戰，學校為了提高財務管理水平，提升財務服務水平，H高校正在探索建設財務信息化平臺，目前已開發完成上線使用的系統有財務核算系統、收費系統、薪酬發放系統、薪酬查詢系統，財務預算管理系統還在開發建設中。

三、H高校財務信息化建設中存在的問題

H高校財務信息化建設中存在財務預算管理系統傳統化、財務人員對業務的學習熱情不高、新上線的財務系統流程不明晰、財務信息沒有達到全面共享等方面的問題，并對這些問題結合實際工作進行分析。

（一）財務預算管理系統傳統化

H高校的財務預算系統還在開發中，目前在用傳統的財務預算管理系統，此系統包含預算管理模塊、預算執行模塊、預算明細項目余額查詢等模塊。

部門年度預算手工編制效率低下。每年年底學校辦公室下達下年度預算編制會議通知，財務部門組織召開年度預算編制會議，各部門填報預算編制項目明細及匯總申報表并向財務部門報送電子檔及紙質檔（經部門負責人審核、部門分管領導審批），財務部門預算人員收集并通過電子表格對其進行加工匯總，人工進行比對分析，然后組織召開歸口專項經費討論會并編制“年度經費預算草案”，該草案上校長辦公會討論，校長辦公會討論后財務部門向各部門反饋與溝通并反復修改“年度經費預算草案”，學校黨委會審查“年度經費預算草案”，財務部門再次修改“年度經費預算草案”并形成“年度經費預算方案”，學校職代會審議“年度經費預算方案”，學校辦公室行文下達“年度經費預算”。由于學校預算部門數量較多，各部門情況復雜多樣，因此學校的年度部門預算工作從預算申報到最終的“年度經費預算”行文下達往往要經歷好幾個月的時間，各部門的年度預算下達后財務預算人員人員再按部門、預算明細項目（一級項目、二級項目、三級項目）、財務金額、財務科目、預算科目、經濟分類等錄入財務預算管理系統的財務預算管理模塊，所有的預算信息都是財務預算人員手工操作、重復錄入，工作效率低，并且很容易錄入錯誤。

傳統的模式業務報銷難。各部門報銷業務時即預算執行，報銷人員填寫紙質報銷單據經部門領導審核，再由財務審核人員審核報銷單據并將報銷信息手工錄入財務預算系統執行相應部門相關項目經費預算，然后報銷人員再按財務流程完成財務審核之后的審批工作。業務人員辦理財務報銷審批手續時可能會因領導出差、開會、財務手續不合規、報賬程序不熟悉等而來回往返于財務部門與相關審批部門，增加了報銷人員的報銷時間。

傳統的預算管理系統里的預算明細項目余額查詢模塊只能通過財務人員才能查詢各部門的預算項目余額，信息化水平較低。

（二）財務人員業務能力不強、學習熱情不高

H高校的財務核算系統、收費系統、薪酬發放系統已上線，大多財務人員只熟悉自己崗位的業務，對于其他財務崗位業務不是很了解，且學習積極性不高，計算機網絡水平也不強，所以對新上線的財務系統的業務操作不熟練。例如：有時因工作需要，財務審核人員需查詢某職工的個人借款情況，在新的核算系統里操作不熟練；有時制證會計需查詢某時期的收費情況，面對新的收費系統也不知如何操作：有時報銷人報銷人員津貼發放時，向財務審核人員咨詢薪酬發放系統如何操作，財務審核人員由于沒有實際操作過也不會運用新的系統。

（三）新上線財務系統流程不明晰

H高校的收費系統、薪酬發放系統、薪酬查詢系統等已開發完成，這幾個子系統上線前對每個部門相關人員進行了培訓，也在校園辦公群里上傳了相關系統的操作指南，由于參加培訓的只是每個部門的報賬聯絡員，其他許多教職工并沒有關注這些新財務系統的操作指南，所以在實際工作中，常常有教職工到財務咨詢如何操作新上線的財務系統。

因網報系統還在開發建設中，所以已上線的薪酬發放系統的審核審批需線下進行。報銷人需將薪酬系統里校內人員津貼或校外人員勞務費發放表打印出來后需找領導審核，由于發放表上的審批流程有填報人、人事處審核、財務處審核、申報部門負責人審核、申報部門分管領導審批、職能部門負責人審核、職能部門分管領導審批、人事部門負責人審核、人事部門分管領導審批、分管財務領導審批、財務負責人審核等進行審核審批，系統里也沒有相關的操作流程圖或流程提示，導致一些報銷人員往往看到這么復雜的審批流程也不知領導審批的先后順序，也不知道發放表上的所有領導是否都需要審批。

（四）財務信息沒有達到全面共享

H高校各部門的系統都是不同的開發商開發的，各個系統都是相互獨立的，所以信息不能共享，例如：財務部門想了解學校全年新增各項固定資產的數量，則需要到國資部門去查詢；財務部門想了解學校教職工的級別情況，則需到人事部門去查詢；各學院想了解本學院學生繳費情況，則需到財務部門去查詢；各部門想了解本部門預算執行情況，則需到財務部門查詢等。目前H高校財務部門內部的預算管理系統、核算系統、收費系統、支付結算系統、薪酬系統等財務系統的財務信息也是相互獨立，例如：出納付款時需另外進入銀行支付系統里錄入收款人相關信息進行支付，預算審核人員需查詢報銷人是否有借支時，則還需進入財務核算系統進行查詢。

四、H高校財務信息化建設的相關建議

基于H高校財務信息化建設中存在的一些問題，建議從采用大數據和互聯網平臺加快信息化建設的進度、提升財務人員的業務水平、提高財務服務水平、實現財務信息全面共享等方面進行優化財務信息化建設，減少信息化系統使用過程中的漏洞，共同建設好財務信息化平臺。

（一）采用大數據和互聯網平臺加快信息化建設的進度

在大數據時代下，高校應該借助大數據與互聯網平臺，結合實際的工作發展需要，實現財務信息化建設。H高校目前還是用傳統的財務預算管理系統，各部門年度預算申報、財務業務報銷、預算執行進度情況都是手工進行，這樣工作效率低且容易出錯，因此加快財務信息化平臺建設進度，可以提高工作效率，減少出錯率。

財務預算管理系統引入網絡預算申報系統，各部門進行預算申報時可以直接在線上填報預算信息，各部門填報的預算信息將存放在數據服務器中，財務預算人員登錄財務預算管理系統，可以直接獲取各部門申報的預算信息，然后在系統中進行分析和審核，并直接匯總編報學校部門預算草案。網絡預算申報系統，將學校各部門與財務部門連接起來，同一預算數據只需預算申報時申報部門錄入一次，財務部門不需再重復錄入匯總，提高預算編制工作效率，并減少了手工失誤。

財務預算管理系統引入網上報銷系統，各部門如果需辦理業務前，用自己的工號密碼登錄系統，先填寫支出業務申請單，申請按流程審批后，業務人員業務完成后報銷業務時，再進入系統填寫業務報銷單，業務報銷單據填寫事由、經辦人、相關經費項目、經濟分類、金額、支付信息、上傳發票及相關附件等，并與之前已審批的業務申請單相關聯，填寫錯誤的報銷業務系統會提示報銷人，報銷單據填寫完成保存后系統會進行下一步審核流程，所有審核審批都是網上無接觸進行，如果報銷單不符合財務規定，審核人員可以在系統里退回報銷單并短信提示此報銷單據存在什么問題，報銷人整改相關問題后重新上傳，直至符合財務要求，報銷人可以隨時查詢報銷審批進度、支付進度，報銷業務從申請到付款結束都是在網上進行，這樣節省了報銷人員的時間，也有效地避免了報銷人和財務人員之間的矛盾。報銷業務完成后系統會自動減少報銷業務部門相關項目經費預算，各部門在網上隨時可以查詢其項目經費預算余額。

財務預算管理系統、收費系統、薪酬系統、支付系統都與核算系統對接，報銷業務、收費業務、薪酬發放業務完成后核算系統會自動提取相應的數據并直接生成憑證，支付系統可以與核算系統自動對賬，不再需要財務人員手工完成業務，提高財務人員的工作效率，減少財務制證人員的工作量，降低了財務信息的錯誤率。

（二）提升財務人員的業務水平

高校可以通過輪崗來提升財務人員的業務水平。財務人員如果長期從事一種崗位，那么只熟悉這一種崗位，對其他財務崗位的業務可能會因時間或精力有限而很少接觸，因此不了解其他崗位的業務流程，可以每一年或兩年進行輪一次崗，讓每個財務人員都熟悉每種崗位的業務，并且將自己在日常工作中的問題及建議做成PPT課件相互探討學習。

高校可以多提供一些校外培訓機會來提升財務人員的業務水平。財務人員可以多參加一些發達城市高校的財務業務培訓，通過業務培訓來提升業務水平。

高校可以學習其他高校的財務業務。學校可以到其他兄弟院校進行考察學習其財務信息化建設情況，學習借鑒別人的優點來彌補自身的不足。

高校應加強財務人員計算機網絡知識的學習，培養全能型、復合型的財務人員。財務信息化系統的建設以及建設完成后的實際應用，需要財務人員不僅懂業務知識，還要熟練掌握計算機信息技術來操作信息化系統，并能夠迅速準確地發現問題，及時對系統進行有效的維護，從而保證財務信息化系統能夠正常運行。

（三）不斷優化已上線的財務系統，提高財務服務水平

財務部門可以在財務信息化平臺里上傳相關的財務規章制度、業務操作流程、業務操作視頻，在每個模塊上都寫清相關業務提示，并且在學校財務網站、學校辦公群進行宣傳財務信息化平臺的操作流程，合并業務流程，簡化工作程序，為學校師生提供方便，滿足學校師生的需求，不斷優化已上線的財務系統，提高財務服務水平。例如：有的教職工想單次查詢全年的工資信息，可是財務薪酬查詢系統每次只查詢到一個月的工資信息，卻查詢不到連續幾個月或全年的薪酬，財務人員應與開發人員及時溝通存在的問題并予以解決。

（四）實現財務信息全面共享

財務信息化平臺將財務預算管理系統、核算系統、薪酬系統、收費系統、支付系統等子系統進行連接后，各個子系統不再是獨立的系統，財務數據就可以在財務信息化系統里自動提取，實現財務信息共享。例如：報銷人員在網報系統里填寫報銷單據時，網報系統可以直接提取核算系統里的個人借支，報銷人員可以直接在網報系統里查詢到個人的借支情況來核銷借支；核算系統可以直接提取財務預算系統里各部門的預算信息；報銷人員業務審核完成后，網報系統直接連接支付系統進行網上支付。

財務信息化平臺與校內的人事信息系統、學工信息系統、資產管理系統、教務信息系統、科研管理系統、后勤保障系統進行對接，建立共享的統一管理平臺，實現各類信息的無障礙交流，加強財務部門與其他部門的交流，整合財務數據，實現部門之間的信息共享。例如：財務信息化平臺與資產管理系統對接，財務人員對固定資產進行賬務處理過程中，可以查看資產管理系統中固定資產的錄入信息是否正確，確保財務系統與資產管理系統里的固定資產賬目保持一致。

結語

綜上所述，H高校的財務信息化平臺還在開發建設中，對已上線的財務核算系統、薪酬發放系統、薪酬查詢系統、收費系統在實際運行中存在的問題，財務人員應善于發現問題和分析原因，并采取有效的措施進行優化新系統；對還在開發設計中的財務預算系統，財務人員應與系統開發人員多進行溝通，使開發人員能按我們的思路和需求進行設計財務信息系統，努力建設一個適合財務工作發展的財務信息化平臺。