巧用ERP 系統(tǒng)提升電力物資管理信息化水平

張舒然

（國(guó)網(wǎng)山西省電力公司檢修分公司，太原 030032）

0 引言

電力企業(yè)通常都會(huì)從企業(yè)內(nèi)部物資管理方面，找到解決問(wèn)題的根本辦法，來(lái)保證企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。從物資的采購(gòu)、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)進(jìn)行組織和管控，在降低電力生產(chǎn)成本的同時(shí)保證電力企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量。如此，才能使電力企業(yè)的效益提升。因此，電力企業(yè)必須對(duì)現(xiàn)有的物資管理體系進(jìn)行全面優(yōu)化升級(jí)，本文將引入ERP 模式，對(duì)電力企業(yè)物資管理體系進(jìn)行有效改進(jìn)，具體分析如下。

1 ERP 在電力企業(yè)物資管理中的應(yīng)用

1.1 電力物資管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

電力企業(yè)想采取統(tǒng)一的管理模式進(jìn)行發(fā)電、調(diào)度等依靠傳統(tǒng)方法是很難實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)殡娏ζ髽I(yè)必須在任何情況下，都能保證社會(huì)電源供應(yīng)充足，而且是按照正常電量進(jìn)行供應(yīng)。在傳統(tǒng)管理模式中，無(wú)法同時(shí)做到對(duì)電力企業(yè)的發(fā)電、送電等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行統(tǒng)一供電管理。畢竟用電場(chǎng)所是比較分散的，這對(duì)統(tǒng)一模式管理來(lái)說(shuō)，是一種不小的挑戰(zhàn)。

1.2 電力物資管理系統(tǒng)的不足與需求

電力企業(yè)的物資管理系統(tǒng)中，相關(guān)的管理流程都比較混亂，人力資源的配置也不太合理，加上傳統(tǒng)的管理模式比較落后，使電力物資管理系統(tǒng)中很多方面的資源管理都不夠明確，而且管理過(guò)程比較煩瑣，信息之間的傳遞也缺乏一定的時(shí)效性。不僅影響了相關(guān)管理人員的工效，還無(wú)法滿足大部分員工的需求。［1］

此外，電力物資系統(tǒng)中沒(méi)有明晰的物資領(lǐng)用記錄，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各部門(mén)的相關(guān)資料丟失或被盜用，以及各部門(mén)的物品配置不合理等情況。因此，傳統(tǒng)的手工記錄方式，無(wú)法做到對(duì)電力物資精準(zhǔn)匯總，從而使企業(yè)的工作效率大打折扣。

1.3 ERP 技術(shù)在電力物資管理系統(tǒng)中的意義

現(xiàn)代電力企業(yè)，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)不斷地完善電力物資管理系統(tǒng)，使用ERP 系統(tǒng)后，可以集中進(jìn)行物資的計(jì)劃、采購(gòu)、支付等環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化采購(gòu)流程的同時(shí)，節(jié)約了部分人力資源。告別了傳統(tǒng)模式的存儲(chǔ)信息方式，把書(shū)面信息轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ粌H提高了工作效率，還減少了人員流動(dòng)時(shí)重要信息丟失等情況的發(fā)生。采用ERP 系統(tǒng)后，可以輕松實(shí)現(xiàn)信息共享。

2 目前電力企業(yè)物資管理的內(nèi)在問(wèn)題

在實(shí)際工作中，電力企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)只是根據(jù)物資管理部門(mén)提供的購(gòu)入單或領(lǐng)料單等直接對(duì)相關(guān)物資進(jìn)行價(jià)值處理，并沒(méi)有詳細(xì)記錄該物資的型號(hào)、規(guī)格等。致使企業(yè)相關(guān)的管理層無(wú)法精準(zhǔn)掌握物資的全面信息，很難做到對(duì)物資管理部門(mén)的有效管控。［2］

電力企業(yè)在對(duì)資產(chǎn)整改或擴(kuò)建方面進(jìn)行管理時(shí)，需要同時(shí)管理好幾個(gè)部門(mén)，若部門(mén)與部門(mén)之間缺乏溝通，就很容易導(dǎo)致項(xiàng)目管理部門(mén)只針對(duì)自己部門(mén)管理項(xiàng)目的物資予以采購(gòu)，無(wú)法充分掌握庫(kù)存積壓?jiǎn)栴}，使物資閑置或浪費(fèi)，不利于資金周轉(zhuǎn)。

電力企業(yè)在報(bào)廢物資的處理方面也有一定的欠缺，比如報(bào)廢物資沒(méi)有經(jīng)過(guò)相關(guān)登記就直接被物資管理部門(mén)移交到了企業(yè)的倉(cāng)庫(kù)。就會(huì)使相關(guān)的報(bào)廢物資被別人私自回收或者盜用。這些都是電力企業(yè)缺乏與報(bào)廢物資回收的相關(guān)制度引起的，若電力企業(yè)從資產(chǎn)建立到其報(bào)廢回收，全程跟蹤管理并采取報(bào)廢物資的相關(guān)再利用策略，就可以使企業(yè)整體利益得到保證，同時(shí)報(bào)廢物資的價(jià)值也能發(fā)揮到極致。

3 電力企業(yè)物資管理的優(yōu)化策略

3.1 引入ERP 系統(tǒng)，加強(qiáng)前期工作準(zhǔn)備力度

ERP 系統(tǒng)越早導(dǎo)入電力基建項(xiàng)目，對(duì)企業(yè)越有利，而且企業(yè)可以在最開(kāi)始的時(shí)候，根據(jù)投資規(guī)模建立ERP 系統(tǒng)，然后結(jié)合參與方的類別分設(shè)系統(tǒng)的相關(guān)模塊。充分與ERP 系統(tǒng)的商家進(jìn)行有效溝通，精準(zhǔn)設(shè)置業(yè)務(wù)流程模塊，使ERP 系統(tǒng)從項(xiàng)目的決策或立項(xiàng)階段就開(kāi)始參與相關(guān)的管理工作，以此促進(jìn)后續(xù)工作更好地發(fā)展。

3.2 優(yōu)化使用過(guò)程

ERP 系統(tǒng)可以根據(jù)電力企業(yè)的服務(wù)對(duì)象，利用先進(jìn)的技術(shù)將其規(guī)劃到不同的管理模塊，可以針對(duì)建設(shè)期間的意外情況，進(jìn)行準(zhǔn)確分析然后及時(shí)找到合適的方案予以解決。畢竟電力基建項(xiàng)目的建設(shè)程序比較復(fù)雜，而且施工周期比較長(zhǎng)，遇到問(wèn)題若不及時(shí)解決的話，后期的決算環(huán)節(jié)就會(huì)產(chǎn)生不必要的糾紛。因此需要從實(shí)際情況出發(fā)，通過(guò)深度分析，逐步優(yōu)化出更加規(guī)范化的信息管理系統(tǒng)。在投入運(yùn)營(yíng)的同時(shí)建立相關(guān)的信息庫(kù)，為后期的大數(shù)據(jù)管理提供有利條件。［3］

電力企業(yè)可以通過(guò)ERP 系統(tǒng)高效地采集到企業(yè)服務(wù)對(duì)象的相關(guān)信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行深度分析，進(jìn)一步優(yōu)化信息管理模式。認(rèn)真做好電力基建管理工作，使后續(xù)的項(xiàng)目評(píng)價(jià)以及數(shù)據(jù)分析都能通過(guò)ERP 系統(tǒng)來(lái)完成。

3.3 有效提升工作人員的業(yè)務(wù)能力

ERP 系統(tǒng)是一種提高工作效率的工具，在應(yīng)用過(guò)程中，關(guān)鍵需要在職的工作人員規(guī)范操作才能發(fā)揮其最好的效果。因此，在使用ERP 系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行工作人員的技能培訓(xùn)以及職業(yè)道德規(guī)范的指導(dǎo)，畢竟電力基建項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)都隱含著不同的利益點(diǎn)，使得有些工作人員不愿意導(dǎo)入ERP 系統(tǒng)。他們覺(jué)得ERP 系統(tǒng)對(duì)于他們來(lái)說(shuō)就是一個(gè)監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)此，企業(yè)應(yīng)引導(dǎo)員工改變這方面的思維觀念，采取有效的溝通方式，使ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)能滿足員工的客觀需求，并規(guī)范員工的實(shí)操行為。

在ERP 系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行中，必須調(diào)整該系統(tǒng)所產(chǎn)生的問(wèn)題，然后轉(zhuǎn)變工作人員的思維觀念，使相關(guān)工作人員能按ERP系統(tǒng)的相關(guān)功能，規(guī)范自己的工作行為，根據(jù)系統(tǒng)要求錄入相關(guān)數(shù)據(jù)。以此加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通、交流，為開(kāi)展下一個(gè)相關(guān)項(xiàng)目做好準(zhǔn)備。［4］

3.4 集中物資管理

電力企業(yè)通過(guò)ERP 系統(tǒng)，設(shè)置好企業(yè)需求管理模塊，然后根據(jù)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，將企業(yè)需要的物資進(jìn)行精準(zhǔn)分析與統(tǒng)計(jì)，然后根據(jù)采購(gòu)方面的信息資源，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行有效管控。利用庫(kù)存模塊將物資庫(kù)存量進(jìn)一步細(xì)化，最終提供給企業(yè)最合理的采購(gòu)計(jì)劃，減少庫(kù)存的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)集中物資管理。

3.5 加強(qiáng)電力企業(yè)物資的計(jì)劃管理

電力企業(yè)可以根據(jù)生產(chǎn)需求以及往期對(duì)物資的使用與消耗情況，有計(jì)劃地進(jìn)行綜合調(diào)控。對(duì)全局的物資消耗情況以及利用率進(jìn)行計(jì)算，進(jìn)一步深化物資管理部門(mén)對(duì)物資的預(yù)測(cè)與管控，通過(guò)制定一些周詳?shù)挠?jì)劃，使之在各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)得到有效落實(shí)。如物資的采購(gòu)、破損、儲(chǔ)備等過(guò)程，均需精準(zhǔn)把控。而且物資管理部門(mén)必須重視相關(guān)計(jì)劃的嚴(yán)肅、及時(shí)與合理性。

3.6 加強(qiáng)電力企業(yè)物資的倉(cāng)儲(chǔ)管理

電力企業(yè)通過(guò)ERP 系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)采購(gòu)流程進(jìn)行全程管控，在材料入庫(kù)環(huán)節(jié)，將物資按規(guī)定進(jìn)行登記，合理堆放。對(duì)應(yīng)的物資記錄盡可能詳細(xì)（如規(guī)格、數(shù)量等），這將對(duì)后續(xù)物資的使用與分配提供很多便利。［5］

新入庫(kù)的物資，進(jìn)行合理分類處理后還應(yīng)做好防損工作。對(duì)于一些廢舊物資也應(yīng)采取一定的措施進(jìn)行保養(yǎng)，確保廢舊物資完整且能被再度合理利用。通過(guò)ERP 系統(tǒng)能使各個(gè)部門(mén)之間產(chǎn)生聯(lián)系，相互協(xié)作，可以減少信息不通為企業(yè)帶來(lái)的損失。此外，電力物資部門(mén)還能通過(guò)ERP 系統(tǒng)第一時(shí)間知道資源是否能準(zhǔn)確到達(dá)或是有沒(méi)有被合理使用等，根據(jù)緊急物資儲(chǔ)備計(jì)劃，還可以解決一些緊急物資的需求問(wèn)題。采用ERP 系統(tǒng)之后，減少了部門(mén)溝通的煩瑣環(huán)節(jié)，使交流成本降低，一定程度上避免了一些浪費(fèi)。

3.7 實(shí)行透明采購(gòu)

在采購(gòu)環(huán)節(jié)，電力企業(yè)可以通過(guò)ERP 系統(tǒng)，把招標(biāo)交易雙方作為主體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，快速挖掘市場(chǎng)潛力，讓電力企業(yè)通過(guò)相關(guān)的競(jìng)爭(zhēng)選擇最適合的材料企業(yè)［6］。在物資招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中，一定要加強(qiáng)監(jiān)管力度，確保采購(gòu)工作能夠公開(kāi)透明，杜絕“吃回扣”等違規(guī)行為產(chǎn)生，讓物資采購(gòu)更加合理化進(jìn)行。

3.8 加強(qiáng)物資信息化管理

很多企業(yè)都會(huì)出現(xiàn)賬本記錄的資產(chǎn)數(shù)目與庫(kù)存數(shù)存在差異的情況，引起這方面問(wèn)題的原因有很多（如賬目記錄不明、管理不善等）。引進(jìn)ERP 系統(tǒng)后，這些問(wèn)題就迎刃而解了，因?yàn)樵撓到y(tǒng)能使物資的變動(dòng)情況自動(dòng)上傳到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，同步反映整個(gè)業(yè)務(wù)流程，使傳統(tǒng)人員疏漏或時(shí)間差異造成的一系列賬實(shí)不符問(wèn)題得到有效解決。

電力企業(yè)可以利用ERP 信息技術(shù)使物資采購(gòu)模塊的整體計(jì)劃、執(zhí)行、倉(cāng)儲(chǔ)以及發(fā)放等情況進(jìn)行統(tǒng)一管理，細(xì)化每一個(gè)細(xì)節(jié)，從而彌補(bǔ)傳統(tǒng)書(shū)面?zhèn)鬟_(dá)信息的各種不足之處（如以前只有月中才能得到上月的報(bào)表數(shù)據(jù)，如今，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)都可以獲取財(cái)務(wù)信息，即使是月初也能查閱數(shù)據(jù)報(bào)表），一定程度上保障了企業(yè)的時(shí)效性，簡(jiǎn)化了工作人員工作量的同時(shí)，也提升了工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，電力企業(yè)引進(jìn)ERP 系統(tǒng)，能使信息技術(shù)與高端思想進(jìn)行有效融合。提升采購(gòu)執(zhí)行率的同時(shí)減小了企業(yè)庫(kù)存量，使電力企業(yè)的物資管理水平邁上新臺(tái)階。因此巧用ERP 系統(tǒng)能在一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，改善工作中各個(gè)環(huán)節(jié)存在的問(wèn)題，從而使電力企業(yè)降低成本，確保物資價(jià)值利用更為合理的同時(shí)，提高投資收益，實(shí)現(xiàn)電力事業(yè)高效運(yùn)營(yíng)。