如何做好化工企業存貨管理

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國資委《關于進一步加強中央企業“兩金”管控工作有關事項的通知》(國資發財評〔2020〕454號)要求持續加大“兩金”管控力度，確保“兩金”規模、并對非正常“兩金”壓降等方面提出管控目標。[1]央企隨即展開“降兩金，降杠桿”的行動，將“降兩金”作為考核指標。為貫徹落實國家重要決策部署，扎實推進中央企業提質增效行動，立足當前形勢和市場環境，持續改進，推動公司高質量發展，使企業經營朝著向好的趨勢發展。央企加強“兩金”管控和考核力度，提高資產運行質量，那么“兩金”是什么？所謂“兩金”，主要指應收賬款和存貨兩個會計科目。本文就存貨的管理進行探討，為企業存貨管理提供參考。

一、化工企業存貨管理概述

存貨是指企業在日常活動中持有的以備出售的產成品、處在生產過程中的在產品、在生產過程中或提供勞務過程中耗用的材料、物料等。存貨通常包括原材料、在產品、半成品、產成品、周轉材料等。存貨是企業一項重要的流動資產，也是保證生產經營活動連續順利進行的必要條件。存貨管理是企業管理的重要組成部分，存貨的日常管理涉及企業的供產銷等多個環節，企業存貨品種很多，是一項復雜、細致的管理工作。尤其化工產品或原料危險性大，對儲存條件和環境視產品的性能不同都有很高的要求，對化工企業的存貨管理而言是一項難度更大、更復雜、更細致的工作。一個企業要在市場上占據優勢，除了產品品質以外，產品的及時供給是重要保障，那么制定合理的存貨規模，有利于均衡企業產品的生產和銷售，否則，不合理的庫存要么增加企業的運營成本，要么影響企業銷售，進而影響企業經營績效。

二、化工企業存貨管理的現狀

(一)化工產品屬于高危險源，基礎管理薄弱，安全管理及目視化管理不到位

從狀態上看化工產品有氣態、液態、固態；從產品特性來化工產品呈現出易燃、易爆、有毒的特征，屬于國家重點管控的物資，對安全、環保存在很大影響的產品；從生產過程來看，不同的化工產品有不同的生產過程，有的是不間斷連續生產，有的階段性，總之，化工產品的這些特性決定了化工行業屬于高危行業，動輒發生嚴重的安全事故，近年發生的特大安全事故包括河北盛華、江蘇響水、天津濱海新區等事故，因此化工企業的存貨管理是一項復雜而艱巨的任務，這些事故的發生從側面反映企業安全管理存在問題，要么缺少安全制度和規定，要么化工產品包裝、儲運都有嚴格的規定，未按照操作規程進行操作，同時也反映了存貨管理的混亂狀態。企業庫存管理標識不清、定置管理無序，收發貨流轉路線安排不合理，造成存貨管理無序混亂。

(二)存貨管理內控管理不健全

企業做好良好的存貨管理，必須建立有效的內控體系，規范物料的出入庫流程以及危險化學品管理流程，庫存存貨的安全管理流程，對保管員收發貨關鍵環節以及制定關鍵環節的控制措施，目前絕大多數企業內控建設不到位，還局限在局部的修改完善，沒有從內控體系的整體或體系上去系統解決和完善內控管理體系。有的核算員兼任保管，這兩個崗位本身屬于不相容崗位，沒有遵循內控管理不相容職務進行分離的原則，為相關人員的舞弊行為提供了機會。存貨的內控體系從存貨管理的流程、存貨管理制度、以及存貨管理的風險矩陣、權限分工、不相容職務分離等方面對存貨的收發存建立的一套內部控制系統。

(三)缺乏庫存管理的預警機制，庫存規模不合理

企業庫存數量控制不合理，采購沒計劃，導致庫存積壓甚至過期，尤其有的化工產品有明確的有效期，導致產品過期失效，給企業帶來損失。

(四)缺乏信息化管理系統，存貨的管理效率不高

企業存貨管理信息化水平滯后，導致存貨信息不流暢，不能提供及時準確的庫存數據，無法實時掌握庫存情況，導致存貨的管理效率不高。

三、對加強化工企業存貨管理及壓降存貨的建議

(一)熟悉原料、產品特性，滿足物資管理的條件及環境，強化安全管理和基礎管理

化工產品的特性，決定了化工產品的高危性，那么化工企業存貨管理安全至上，對易燃、易爆、有毒產品要進行明確的標識，制定切實可行的安全管理制度，防止燃爆及泄露現象的發生。除了從制度上嚴格管理意外，還要加強存貨的定置管理或者可視化管理，對庫房的物資進行分區，諸如成品區、原料區、包裝材料區、五金配件區、廢品區等等進行明確的區域劃分，對于區域內的物資，按照產品的特性、包裝等要求進行分類放置，及時標注產品或物資標識，明確名稱、產品數量、庫管人員、實時庫存數量、最后數量確定時間等等。對庫房物資流動的路徑或流程設置要科學、合理，清晰的物流有利于物資的安全。

(二)完善內控體系，明確崗位職責，抓好關鍵環節的控制

完善存貨的內控體系要從五個方面入手：一是對存貨管理的業務有清晰的描述，對庫存有個整體認識和把握。二是明確庫存管理的職責，對各崗位人員職責明確，責任到人。三是梳理庫存存貨管理流程，對原材料采購入庫、生產材料領用出庫、產成品入庫、產品銷售出庫、退庫、物資盤點等存貨的收、發、存梳理編制相關流程，識別各流程中得關鍵環節，對關鍵環節的控制進行描述，確定具體的控制措施，例如物料領用環節，化工原料通常通過管道輸送，流量計的控制就是關鍵環節，流量計是否定期鑒定，流量計的計量控制的準確性，對產品質量的影響很大。四是存貨管理相關的制度是否齊全、是否及時更新，符合管理要求，例如庫房定置管理和分類管理制度、存貨的物資擺放規范、物料的領用制度、產品退庫管理制度、計量器具的鑒定制度、庫房安全管理制度等等是否齊全。五是存貨管理風險控制矩陣是否清晰梳理，諸如風險描述、合規要求、控制描述、主責部門、主責崗位、控制頻次等等是否清晰明確界定，包括各崗位職責權限劃分是否清晰，不相容崗位是否分離，有效防范舞弊行為發生。[2]

(三)運用信息化水平，開展存貨動態管理，合理控制庫存規模

我們已進入數字化時代，數據成為企業資源，成為企業管理、決策的依據，用數據打造企業運營和管理標準，提升企業效益已成為趨勢。那么存貨的管理也不例外，要建立存貨的實時動態數據，就必須運用信息化手段，對存貨進行管理。目前大部分企業都通過實施ERP來實現一體化管理，視企業規模的大小、生產的特點采用不同的ERP軟件來實現管理，比如SAP、用友ERP系統。ERP有一個重要的功能，就是對庫存量設置預警，設最低庫存和最高庫存兩個預警線，合理控制庫存規模，當庫存量過低時，提醒進行適當采購，當實際庫存量高于最高庫存量時，停止采購或生產，加快銷售節奏，把存貨控制在一個合理的區間，有利于壓降存貨合理占用資金，提高企業運營質量。那么如何合理確定庫存量呢？從供產銷的供應鏈來分析，結合采購水平、生產能力以及銷量來確定合理庫存量。例如，某企業成立供應鏈管理小組，由企業主管生產副總經理為組長，企業采購、生產、銷售、儲運、財務等部門負責人及業務人員組成，每月召開供應鏈會議，確定采購量、生產量以及銷量，對大宗原料的市場價格變化趨勢、結合庫存情況、銷售需求確定原料的采購量、生產量、銷量，達到存貨庫存以及出入庫的合理平衡，降低資金占用，提高企業經濟效益。

ERP可以對存貨采用不同的分析，掌握庫存存貨的情況，尤其對存貨的期限也可實時掌握，根據存貨的庫存時間，防止化工企業存貨過期失效，加強對逾期存貨及時采取處理，有效地保證有效的存貨管理，確保存貨的期限在合理的區間范圍內。

(四)對存貨采用科學管理方法，加速存貨周轉，降低資金占用

存貨的管理方法，常見的有ABC管理法、零庫存管理法、儲存期控制法，不同的企業不同的業務應采用符合公司實際情況和業務特點的存貨管理方法，使得庫存滿足生經營的需要，同時控制存貨管理的規模和效果，避免資金占壓和產品過期，提高存貨管理的效益。尤其化工企業，存貨的時效性很強，加強存貨的周轉速度，同時對存貨實施先進先出的收發貨制度。例如，存貨ABC管理法，根據存貨的重要程度，將存貨分為ABC三種類型進行管理，具體分類標準，根據企業的實際情況和物資特性來確定，比如A類存貨品種占存貨的十分之一，資金占存貨的五分之四左右，對于這類存貨進行重點管理，如化工企業的大宗原料、有毒產品、易燃易爆產品等要進行重點管理。B類存貨品種占存貨的五分之一，資金占存貨的十分之一左右，對這類存貨采取日常管理，如化工企業的輔料、包裝材料等等。C類存貨品種占存貨的五分之三以上，資金占存貨的十分之一左右，進行一般管理，如低值易耗品、五金配件等。存貨通過ABC分類管理后，抓重點存貨管理、控制一般存貨管理，減少資金占用，加速存貨周轉。

(五)規范存貨盤點，提高存貨管理水平

存貨盤點是存貨管理的一項重要的監督管理制度，部分企業缺乏規范的企業盤點制度，沒有定期對存貨進行盤點，導致實物和賬面不符，庫房賬和財務賬不符，財務賬和物資卡片不符的現象，導致管理混亂，因此，存貨管理必須建立存貨盤點的制度，對存貨盤點進行規范，每次盤點，制定詳實盤點方案，明確盤點計劃、盤點過程控制、抽盤、監盤、分析盤點差異原因，撰寫盤點報告。每年至少進行兩次大的盤點，及半年度和年度，根據管理需要也可增加月盤或者季度盤點，通過對盤點差異分析，及時發現問題，改善存貨管理，提高存貨管理的水平。