多途徑創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理

文/唐山市豐潤(rùn)區(qū)第二人民醫(yī)院 王志輝

醫(yī)院文書檔案記錄著醫(yī)院請(qǐng)示及上級(jí)批復(fù)、重要會(huì)議、干部任免、職工的獎(jiǎng)勵(lì)處分、各種總結(jié)計(jì)劃、大事記、歷史沿革、上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本院有關(guān)的決定指示等重要內(nèi)容，是醫(yī)院歷史發(fā)展保存下來(lái)的精華記錄。通過(guò)多途徑創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理，讓其管理更加完善，高效利用，更好地服務(wù)于醫(yī)院和廣大干部職工。

一、目前制約醫(yī)院文書檔案管理工作的問(wèn)題

(一）醫(yī)院不夠重視檔案管理工作。由于文書檔案不能夠直接為醫(yī)院產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)效益。多數(shù)醫(yī)院十分關(guān)注臨床業(yè)務(wù)踐行，也提升了對(duì)檔案管理工作的重視程度，但是對(duì)文書檔案在醫(yī)院管理決策制定方面的重要性依然缺乏全面認(rèn)知。院領(lǐng)導(dǎo)的忽視導(dǎo)致其他職能科室對(duì)檔案工作也不夠重視，在人力、物力、工作配合上不能提供有力支持，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作在整體工作中變得無(wú)足輕重。

（二）檔案管理人員不專業(yè)。醫(yī)院檔案管理一般由辦公室人員兼顧，人員專業(yè)有臨床醫(yī)學(xué)專業(yè)、工程技術(shù)專業(yè)、金融專業(yè)等，均為非專業(yè)人員。有些人員參加過(guò)正規(guī)統(tǒng)一的培訓(xùn)，有些人員只是院內(nèi)老的檔案管理員傳授檔案管理方法，業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，專業(yè)化水平不足。

（三）檔案管理規(guī)章制度未及時(shí)修訂。好多單位的檔案管理規(guī)章制度僅限于有，有的是網(wǎng)上下載的，有與實(shí)際工作不相符，有的還有錯(cuò)字，有的甚至與現(xiàn)行工作相違背，但是檔案管理人員未及時(shí)修訂規(guī)章制度及流程，導(dǎo)致規(guī)章制度與實(shí)際工作分離。

（四）檔案管理軟硬件設(shè)施不完備。醫(yī)院在文書檔案管理工作上資金投入少之又少，導(dǎo)致檔案管理所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊，配置也較為落后，例如，醫(yī)院文書檔案管理使用的電腦多為其他科室更換下來(lái)的，處理器運(yùn)行非常緩慢，經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī)現(xiàn)象。由于電子化技術(shù)的落后，軟硬件設(shè)施難以滿足工作要求，致使醫(yī)院在檔案管理工作踐行上難以實(shí)現(xiàn)效率的改善。

（五）醫(yī)院文書檔案管理信息化程度不高。醫(yī)院信息化建設(shè)主要投入在HIS系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、今創(chuàng)病案系統(tǒng)、院感管理系統(tǒng)、藥事管理系統(tǒng)、移動(dòng)護(hù)理、銀醫(yī)通等與臨床業(yè)務(wù)息息相關(guān)的信息化系統(tǒng)，在病案管理系統(tǒng)投入較少，信息化系統(tǒng)落后。

（六）檔案利用率低。檔案利用對(duì)檔案工作具有促進(jìn)作用，檔案收集歸檔后很少利用，這樣就形成了惡性循環(huán)，檔案管理工作變得死氣沉沉，無(wú)法開創(chuàng)新局面。檔案工作要開創(chuàng)新局面，最重要的就是搞好檔案利用工作。

二、如何創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案管理

（一）提高重視程度。檔案之所以世代相傳，是因?yàn)樗邆涮赜械淖饔茫菤v史的真憑實(shí)據(jù)，所以各單位都要建立起出色的檔案管理認(rèn)知。從領(lǐng)導(dǎo)層來(lái)說(shuō)，要重視檔案管理工作，制訂醫(yī)院長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃，也要將檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容納入其中，強(qiáng)化相應(yīng)人才的培育，重視資金的投入，并逐步實(shí)施。醫(yī)院其他科室也要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，科室需要存檔的資料及時(shí)上交，密切配合檔案室的工作，提升全院檔案管理工作的水平。

（二）加強(qiáng)人員培養(yǎng)。提高隊(duì)伍素質(zhì)是緊要任務(wù)，醫(yī)院應(yīng)按照工作計(jì)劃，選定骨干，采取引進(jìn)來(lái)、走出去的方式進(jìn)行有計(jì)劃的重點(diǎn)培訓(xùn)；鼓勵(lì)科研課題研究及職稱晉升；引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，組建合理的人才梯隊(duì)，增強(qiáng)檔案管理的發(fā)展后勁；辦公室全體人員在職提升，要積極參加培訓(xùn)深造，拓展思路，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案管理專業(yè)技術(shù)水平。

（三）選用政治素質(zhì)高的人員。在人員的篩選上，盡可能選擇有較高責(zé)任認(rèn)知、有出色的政治素養(yǎng)以及有良好行為作風(fēng)的人才從事檔案管理工作，力求從源頭上嚴(yán)格把關(guān)。在培訓(xùn)時(shí)，重視檔案的科學(xué)管理，做好保密工作，并強(qiáng)化檔案管理的數(shù)字化，改善管理效益。在過(guò)程中還要重視制度和紀(jì)律的制定，杜絕在檔案管理工作中可能出現(xiàn)的系列問(wèn)題，杜絕利用檔案管理工作的便利謀取個(gè)人私利行為，確保檔案管理工作的嚴(yán)肅。檔案人員調(diào)離崗位時(shí)，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。

（四）建立健全規(guī)章制度。要理順醫(yī)院檔案管理工作程序，做到檔案具備規(guī)范性、完整性及保密性，要進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理工作制度的完善，從醫(yī)院實(shí)際出發(fā)，特別是在運(yùn)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)與現(xiàn)行規(guī)章制度相違背的，立即進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善，堅(jiān)持把制度建設(shè)放在檔案管理工作首位。建立責(zé)任制，用制度嚴(yán)格規(guī)范、約束檔案管理，層層落實(shí)責(zé)任，防止出現(xiàn)檔案保管的損壞、丟失、未遵守《保密法》等行為發(fā)生，并將檔案管理加入醫(yī)院質(zhì)量管理考核體系。

（五）改善軟硬件設(shè)施。為引領(lǐng)醫(yī)院檔案管理工作更好、更快發(fā)展，不斷加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)，切實(shí)提升行政工作效能，使檔案管理工作科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化。一是在檔案管理工作踐行上要科學(xué)進(jìn)行專門管理庫(kù)房以及檔案柜設(shè)置，踐行“八防”要求，確保硬件建設(shè)能夠達(dá)到預(yù)期要求。二是要進(jìn)一步強(qiáng)化資金的投入，完善配置硬件基礎(chǔ)。三是要推動(dòng)智能化檔案管理平臺(tái)的完善，使用電子錄入系統(tǒng)，建立電子檔案，自動(dòng)檢索錄像、臺(tái)賬記錄等，變?nèi)斯げ檎覟樽詣?dòng)查找，方便檢索和查閱，可以滿足多人重復(fù)運(yùn)用的需求，大大提高檔案資源的利用率。四是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，根據(jù)醫(yī)院級(jí)別，投入資金實(shí)現(xiàn)二級(jí)或三級(jí)等保管標(biāo)準(zhǔn)，定期更改密碼、更新系統(tǒng)、更新病毒庫(kù)等，保障信息安全。五是加強(qiáng)對(duì)檔案室內(nèi)設(shè)備設(shè)施的保護(hù)，做好相應(yīng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)，定期做好辦公設(shè)備的清理和檢查，確保設(shè)備正常使用。另外還要做好用電設(shè)備的線路檢查，做好故障設(shè)備的登記以及上報(bào)處理工作。

（六）完善檔案管理流程。為維護(hù)檔案的完整性和實(shí)用性，制定醫(yī)院檔案管理流程，規(guī)范檔案的收集、保管、利用以及銷毀等環(huán)節(jié)，讓檔案管理工作向規(guī)范化、制度化邁進(jìn)。

一是把醫(yī)院檔案管理的文字資料進(jìn)行收集、整理、歸納、保管工作列入每年的科室工作計(jì)劃中，并列入檔案管理員的崗位職責(zé)，明晰責(zé)任，把工作具體細(xì)化到個(gè)人。

二是重視文件、資料信息等的收集，對(duì)于完成辦結(jié)的文檔以及相關(guān)資料，要及時(shí)進(jìn)行收集和整理。

三是根據(jù)醫(yī)院實(shí)際工作，制定檔案分類、歸檔范圍、保管期限表，結(jié)合醫(yī)院科室的劃分，進(jìn)行檔案的科學(xué)歸檔，并做好類別、范疇以及保管周期等的相應(yīng)規(guī)定，嚴(yán)格按照要求收集檔案資料。

四是優(yōu)化檔案立卷歸檔流程，不斷完善檔案接收、查閱收等臺(tái)賬，規(guī)范材料收集補(bǔ)充、檔案接收轉(zhuǎn)遞、檔案查借閱審批等程序，確保有清晰準(zhǔn)確的檔案歸檔整理職責(zé)劃分，做好檔案的移交工作。在過(guò)程中，要對(duì)不同檔案進(jìn)行科學(xué)的歸檔和編號(hào)，確保檔案資料能夠有較為出色的保存以及使用價(jià)值。

五是分類進(jìn)行檔案的入庫(kù)以及存放工作。在進(jìn)行檔案的存放上，要對(duì)其目錄、名稱以及存放的位置等做好規(guī)劃，確保一致，便于檔案資料的管理和后期查閱。

六是完成檔案資料入庫(kù)后還要強(qiáng)化檔案資料的存儲(chǔ)和管理，若是沒(méi)有經(jīng)過(guò)許可的情況下，非本單位檔案管理人員禁止進(jìn)入檔案室，要嚴(yán)格落實(shí)檔案資料的保密工作，在檔案室內(nèi)禁止進(jìn)行私人物品的存放，更不能存放易燃易爆品，并要定期檢查檔案資料保密工作開展情況。每半年還要進(jìn)行檔案資料存儲(chǔ)環(huán)境的檢查和評(píng)估，做到防磁化、防輻射、防碰撞。

（七）做好檔案資料的利用工作。檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，要不斷與時(shí)俱進(jìn)，積極開展利用工作，開創(chuàng)檔案管理生機(jī)勃勃的新局面。首先，服務(wù)由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，將檔案管理工作主動(dòng)融入醫(yī)院發(fā)展中，參與醫(yī)院的發(fā)展，推動(dòng)檔案管理以及利用工作的有序開展，為醫(yī)院工作踐行以及領(lǐng)導(dǎo)決策制定提供支撐，確保檔案資料的價(jià)值得以最大化凸顯。其次，保管人員要熟悉檔案室所保存的檔案，了解醫(yī)院工作對(duì)檔案的利用需求是什么，這樣才能主動(dòng)提供檔案資料，及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足醫(yī)院及職工需求。對(duì)能夠被利用的檔案要基于科學(xué)的程序設(shè)定，滿足醫(yī)院以及醫(yī)院職工對(duì)檔案資料的使用需求，確保檔案資料的社會(huì)效益得以發(fā)揮。在過(guò)程中還要做好檔案資料利用以及保密的權(quán)衡，在利用檔案資料的同時(shí)確保利用行為能夠符合《保密法》的要求，嚴(yán)格按照《檔案借閱制度》進(jìn)行檔案資料的借閱，確保檔案資料管理的安全。若是其他單位需要借閱檔案資料，在得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。同時(shí)還要確保檔案資料在外借過(guò)程中能夠得到有效的保管，確保檔案資料使用安全。

在檔案資料利用上，方式較為多元，常見的諸如閱覽、外借、復(fù)制以及展覽等等。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案也有廣泛的網(wǎng)絡(luò)化利用，相較于傳統(tǒng)利用方式，網(wǎng)絡(luò)化利用方式的優(yōu)勢(shì)是可以確保檔案原件不受損，有助于共享檔案資料信息，確保檔案使用有較高的利用效率。所以要加快腳步，開發(fā)好網(wǎng)絡(luò)利用方式。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案的沿革，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。多途徑創(chuàng)新檔案管理，科學(xué)地管理檔案意義重大。立足具體工作實(shí)踐來(lái)說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)實(shí)踐以及檔案管理的結(jié)合，促使檔案管理工作得以創(chuàng)新發(fā)展。