科技檔案數字化在水利系統中應用的問題與對策

文/河北省崗南水庫事務中心 聶麗華

水利系統中水利科技檔案主要記錄的是各種科研活動的資料，也是反映水利工程具體建設過程中的重要載體。比起實物檔案而言，科技檔案數字化有著更加顯著的優勢。通過實現科技檔案數字化，直接轉變了傳統的科技檔案管理模式，改變了原有的機械低效工作狀況，將檔案管理人員從原本繁瑣的工作中解脫出來，讓相關工作人員能夠將更多的精力放在提升檔案管理質量的過程中。因此，水利系統中實現科技檔案數字化有著非常重要的作用與意義。

一、科技檔案數字化的積極作用

（一）提升檔案管理工作的質量與效率。傳統的檔案管理工作內容包括資料收集、分類、歸檔、記錄和存儲，主要提供給需要的人查閱和參考，并沒有實現對檔案信息資源的深度開發與利用。加上原本繁瑣的管理模式導致在查閱所需檔案的過程中需要耗費較長的時間，頻繁的查閱甚至還可能導致檔案出現磨損或丟失，而實現科技檔案數字化可大幅提升檔案管理工作的質量與效率。

（二）提高檔案管理的服務水平。使原本的檔案管理工作走向科技檔案數字化，促使檔案管理工作變成動態，這極大程度地方便了相關資料數據的查閱與利用。另外通過采取模糊查詢、組合查詢等方式實現了檢索檔案的高效、省時。還可以將視頻、音頻以及其他信息均實現有效存儲，不僅擴充了科技檔案的資源，也增加了檔案服務的范圍，可有效提高檔案管理的服務水平。

（三）推動我國水利事業良好發展。以往我國水利系統中的各種科技檔案主要是以工程項目立卷歸檔為主，其中的文書檔案內容也多。各種工程項目實現了科技檔案數字化，將建立相應的數據庫，其中通過開展數據整合，并借助大數據技術開展數據分析，極大提高了工作效率。通過將老舊檔案進行數字化掃描，從而實現對實物檔案和電子檔案的雙重管理，最大限度地收納各類水利信息數據。

科技檔案的數字化極大程度地推動了我國水利系統的發展，對于提升水利系統檔案管理有著非常重要的意義。然而現實情況卻是由于受到各種影響，導致在水利系統中應用科技檔案數字化存在各種問題，在一定程度上制約了科技檔案數字化作用的發揮。

二、科技檔案數字化在水利系統中應用的問題分析

（一）管理理念過于落后。負責檔案管理的工作人員并沒有真正地認識到，科技檔案數字化建設的內涵與重要性，認為引入檔案信息管理系統就是完成科技檔案的數字化建設。然而實際上正是因為認知不足，導致科技檔案數字化的價值沒有充分發揮出來。部分工作人員單純地將檔案管理信息系統當成科技檔案數字化建設的內容，這在很大程度上影響到檔案管理的工作質量與效率。

（二）未深刻認識科技檔案的安全管理。水利系統在進行檔案數字化建設的過程中，其中具體的內容涉及我國大量的地理信息以及機要保密信息。水利系統的檔案管理工作在推進數字化的過程中，安全問題是需要面臨與解決的重點與難點，主要涉及兩個方面：一方面是針對實物檔案的安全管理；另外一方面是針對電子檔案的安全管理。其中實物檔案主要是因遭受到自然環境影響導致出現損毀或者遺失等。而在電子檔案管理的過程中，在進行信息調閱的環節中，很可能遭受到黑客的攻擊以及電子病毒的影響。特別是數字檔案，其信息保存完全依賴載體，如果保存介質受到損壞或者是性能存在異常，將直接影響到數據的安全甚至可能導致數據丟失。

（三）水利系統檔案數字化建設存在質量問題。水利系統單位以及檔案館均積極投入大量資金與人力到檔案的數字化建設工作當中，然而水利系統中進行檔案數字化建設并非短期內能夠完成的工作，在這個過程中更加需要關注檔案數字化成果的質量，這直接關系到電子檔案后期的使用質量。加上水利系統中含有的各種科技檔案本身信息量大且涉及的范圍十分廣泛，而且同一個水利工程工期長，因此形成的檔案周期時間也比較長。這給水利科技檔案的數字化建設帶來了更大的挑戰。由于沒有充分認識到這一點，因此也就沒有制訂相應的檔案數字化建設的長期方案，導致影響到科技檔案作用的發揮。

面對水利系統在進行科技檔案數字化建設過程中存在的多方面問題，只有在找準問題的基礎上采取針對性的改進措施，從多個方面入手，這樣才能夠有效解決水利系統中關于檔案管理存在的問題。

三、有效解決科技檔案數字化在水利系統中應用存在問題的對策分析

（一）實現對水利系統科技檔案數字化建設工作的高度重視。水利系統需要引進符合水利系統實際情況的檔案數字化制作和管理系統，通過選擇一款經濟實惠且能夠滿足現有水利系統科技檔案管理需求的軟件，從而確立水利系統加強科技檔案數字化建設的基礎。另外，還需要加強對水利科技檔案數字化建設和管理的宣傳。通過加強宣傳，讓相關工作人員都能夠深刻地認識到推動科技檔案數字化的重要性，從而為系統內部更好地完成科技檔案數字化建設提供支持。特別是檔案管理的相關責任人，更加需要帶頭做好這方面的工作，從而實現水利系統科技檔案數字化建設的有效性、流程化、科學性。

（二）提升水利科技檔案管理工作的安全性。水利系統需要加強整個過程中的安全保密工作，這是其中關鍵的一點。要求負責檔案管理的相關工作人員，必須有良好的保密意識以及安全意識。通過在系統內部加強對檔案工作人員的保密教育以及宣傳工作，重點針對工作人員開展保密安全教育培訓，從而提升檔案管理工作人員的思想認識。可以考慮在建立數據庫的過程中選擇具有收集功能的管理平臺，其能夠實現電子檔案室接收檔案、資料征集、庫房動態管理查詢、在線借閱審核等。另外還需要對水利系統科技檔案載體進行定期的檢查與維護，安排專人開展相關工作并做好相關檢查，確保水利科技檔案的安全性。

水利系統還需要加強安全管理。通過從軟件、硬件兩個方面來加強安全管理，實現建立起物理防護和網絡防護兩層安全防護屏障。水利系統內部還需要加強成果備份。針對涉密的項目必須使用涉密計算機進行處理。在科技檔案數字化建設的過程中，其工作場所必須進行嚴密監控，沒有權限的工作人員禁止進入。另外在利用水利科技檔案或者調閱的過程中，針對使用人員必須具有一定權限方可進行調閱，最大限度地保障檔案信息內容的安全。

（三）提升水利系統科技檔案數字化建設質量。水利系統需要結合其現狀，從頂層設計的角度做好數字檔案館的相關建設規劃工作。通過增加其人力、物力的投入，嚴格按照相關要求配備合適的軟硬件設備，需要注意以高要求制定檔案數字化成果驗收標準。相關工作人員必須嚴格按照標準及時對數字化建設的質量、數量進行嚴格的審查與驗收，整個流程必須按照相關規定開展。另外針對實物檔案則需要對其數量、內容、外觀等多方面進行檢查，面對已經出現受損的原始實物檔案，在完成數字化掃描之后需要對實物檔案進行修復和保護。

四、結語

水利系統內部實現科技檔案的數字化建設，已經成為當前檔案管理形勢發展所需。對于已經實現或者是正在推進科技檔案數字化建設的水利單位而言，想要進一步提升科技檔案數字化的成效以及提高檔案管理的質量，需要找準目前存在的各種問題，積極轉變傳統落后的理念，在結合發展現狀以及考慮到未來發展趨勢的基礎上，明確水利科技檔案管理的地位，在有效解決其中存在問題的同時，采取針對性的改進措施，最大限度地發揮出水利系統科技檔案的價值。