水利檔案信息化建設探究

劉星

摘 要：水利檔案信息化建設十分必要，是新時代推進水利檔案管理工作的一項重要任務。本文立足于水利行業檔案管理特點和未來發展需要，從完善檔案信息化基礎設施、應用檔案信息化管理系統等方面提出了一些策略和建議，并指出了水利檔案信息化應注意的幾個問題。

關鍵詞：檔案管理;水利;信息化

水利檔案管理工作是水利基礎工作的重要組成部分，水利檔案管理信息化是水利信息化建設的重要環節。隨著計算機、互聯網、信息技術的發展，城市大腦、智慧水利等水利信息化系統平臺逐步建立并日趨成熟，將原有水利檔案資料加以整合利用，形成大數據信息，同時建立一個從檔案形成到檔案管理再到檔案利用全流程的檔案管理信息系統，持續穩定地為城市大腦、智慧水利平臺提供水利信息資源，為領導層面和管理單位決策及運行管理提供參考，為公眾提供高效的水利信息服務，這是新時代水利檔案管理的使命，也是水利檔案信息化的重大意義所在。

1 水利檔案信息化建設的必要性

1.1 水利檔案信息化建設是檔案管理提檔升級的需要

傳統的水利檔案管理在收集歸檔、保管利用及數字化方面存在一些弊端。在檔案收集歸檔方面還不夠完整規范，因為傳統檔案大多數是紙質成果，尤其是水利建設工程文件資料，收集歸檔周期相對較長，有的歸檔材料形成單位為了方便利用，自行保存，時間一久，忘記歸檔，導致檔案收集歸檔不齊全。在保管方面，傳統檔案容易損壞，存儲占地面積較大，對防火、防盜、防潮、防蟲、防霉等要求較高。在查詢檢索方面，傳統檔案查全率和查準率較低，查詢速度慢、效率低，數據整合分析則更是難上加難。在借閱使用方面，頻繁的借閱導致檔案原件損毀，有的單位管理制度不嚴，檔案借出后未及時歸還，造成檔案資料的遺失。這些問題嚴重影響了檔案管理工作，必須開展檔案數字化信息化建設，對檔案管理工作進行提檔升級[1 ]。

1.2 水利檔案信息化建設是新時代水利信息化的需要

新時代水利工作已經發生了很大的變化，已經逐步從工程水利向生態水利轉變，從粗放管理向嚴格管理轉變，從局部治理向系統治理轉變，新的大的水利工作格局已經形成，系統思維和統籌規劃加速了水利信息化進程。以衛星遙感、視頻采集、人工智能、物聯網、大數據等先進技術手段為依托的水利水務應用系統和管理平臺應運而生，如長春市的河長APP已在河湖長制工作中使用，城市大腦、智慧水利平臺也提上了日程。這些水利信息化的產物以先進技術為依托，以基礎數據庫為支撐，信息需求量龐大，而這些基本數據信息多來源于現有的水利檔案，水利檔案信息化建設及檔案資源整合開發迫在眉睫。

1.3 檔案信息化建設是新時代轉換檔案管理模式的需要

隨著時代的進步和科技的發展，信息化建設進程日益加快，各行各業開始借用互聯網時代優勢開展大數據分析，傳統的人工形式檔案管理模式已經不能適應時代發展的需要。在信息時代，信息是戰略資源，無論是在政治、經濟還是科技、文化領域，無論是處于工業、農業還是商業等行業，無論是機關、事業單位還是企業，信息化建設都是管理和發展的基礎，對基礎信息、行業信息以及日常管理信息進行收集處理、整合分析，從而形成本單位的檔案信息資源庫，是一項十分重要的戰略舉措，必須實行的新的檔案管理模式。

2 水利檔案信息化建設對策

2.1 完善檔案信息化基礎設施

按照檔案信息化要求，完善檔案信息基礎設施，具備條件或規模較大的單位可新建檔案室，購置檔案專用設備，對檔案庫房內所有設備進行一體化智能化管理，對檔案庫房內所有實體檔案進行日常智能化、安全化管理，實現“人防、技防、物防”相結合。水利管理單位多數處于基層，受規模和資金影響較大，可對原有的檔案室進行必要改造，按照信息化要求重新調配分區，增加中心機房，擴大管理區域，使檔案管理工作適應信息化管理需要。配齊檔案信息化所需的專用設備，包括高性能服務器、專用計算機、高速掃描儀、多功能復制機等，架構局域網，安裝網絡安全、信息安全的軟硬件設施。

2.2 應用檔案信息化管理系統

按照檔案信息化的要求使用檔案管理系統，具備條件的可根據自身需要定制開發檔案管理系統，在檔案管理系統之下，集文書檔案管理系統、人事檔案管理系統、會計檔案管理系統、合同檔案管理系統、工程項目檔案管理系統、智慧檔案室、信息資源庫于一體，并使之與單位OA辦公系統安全連接，使檔案收集、整理、檢索、利用更加自動化、智能化，在省時省力的同時，形成標準相對統一的電子文檔，紙質檔案與電子檔案同步形成，實現雙載體歸檔，促進檔案的標準化和完整性。如果受資金影響，至少應引進簡單的檔案管理系統，實現檔案管理檢索利用的自動化，定期對檔案進行數字化處理，實行紙質和電子雙載體歸檔。條件具備的，可探索電子檔案單套制歸檔管理。

2.3 建立檔案信息資源數據庫

水利管理單位的檔案記載了水利工程建設、水利調度運行、組織機構沿革和日常管理全過程?？梢詾樗こ毯罄m的調度運行和日常管理提供科學依據，是珍貴的數據資源。以石頭口門水庫為例，檔案資源包括工程技術檔案、文書檔案、會計檔案、人事檔案等部分，是龐大的數據資源庫。石頭口門水庫后期的除險加固、興利增容、水源地治理等都是以建庫檔案資料為依據進行規劃設計的;而每年的防汛工作，則是以水文檔案資料和調度資料為基礎和依據，科學進行汛情分析、來水預測和庫容管理調度的。因此，做好這些檔案資源的保護和利用十分重要。對這些資源進行信息化處理，有利于其長久保存和高效利用。水利管理單位可以通過高速掃描儀、多功能復制機等專用設備對檔案進行數字化處理，科學進行分類整理，形成有序的水利信息資源數據庫，方便管理、查找和分析利用。

2.4 完善檔案信息化工作體系

應健全完善檔案管理組織體系，規模較大的水利管理單位應建立與信息化發展需求相匹配的檔案管理組織體系，設立檔案管理處（室），配備3名左右的專職檔案管理人員，細化分工、落實責任，定期對檔案管理人員進行信息化技術培訓;有條件和工作需要的，還應配備信息系統專業的技術人員，負責單位信息系統維護和技術設備維修。應健全完善檔案信息化管理制度，根據《中華人民共和國檔案法》和《電子文件歸檔及電子檔案管理規范》，以及檔案管理部門的要求，完善檔案管理各環節工作制度，進一步明確檔案收集整理的范圍時限、立卷歸檔的標準要求、存儲保管的注意事項、借閱審批的程序流程、信息安全管理制度;應建立信息化管理標準，包括數字檔案信息的采集與存儲標準，檔案信息管理軟件標準，檔案信息安全標準等，這是檔案信息化建設的制度規范保障[2 ]。應進一步規范水利行業檔案管理，按照《水利基本建設項目（工程）檔案資料管理規定》《吉林省水利水電建設工程檔案資料管理規定》等，建立水利工程檔案資料收集、整理、歸檔的標準及流程，全面地對水利工程各個階段的文件資料進行收集歸檔，規范整理，形成涵蓋水利建設全過程的完整準確的檔案資料。

3 水利檔案信息化應注意的幾個問題

3.1 水利檔案信息化與智慧水利

目前，長春市已經啟動智慧水利平臺建設，前期數據收集準備正在進行當中，最準確最完整的數據一定是來源于水利檔案，館（室）藏檔案的數字化、實時檔案的數字化，將是一個重要的課題，需要得到各級水利主管部門和基層水利單位的廣泛關注。

3.2 水利檔案信息化與信息公開

水利檔案信息化是水利信息共享和利用的基礎。既要實現信息資源的共享，又要保證信息資源的安全?？梢允褂脙染W技術、資源權限設定等辦法，實現內部信息共享和部門信息分享，以利于更好地協同配合;可通過智慧水利等平臺對部分信息資源進行公開，為公眾服務。

3.3 水利檔案信息化與信息安全

綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統漏洞，引進先進的數據分析軟件和登記軟件，提高存儲機構的信息保密度[3 ]。同時，加強檔案人員的保密工作培訓，制定實施嚴格的保密制度，增設信息安全設備，確保水利檔案信息安全。

隨著信息技術的發展，傳統的檔案管理已不能滿足水利信息化和時代發展的需要。水利管理單位應根據自身情況和形勢發展需要，進行檔案信息化建設，完善檔案信息化基礎設施，應用檔案信息化管理系統，建立檔案信息資源數據庫，完善檔案信息化工作體系，協調好水利檔案信息化與智慧水利、信息公開、信息安全的關系，充分發揮水利檔案的重要作用，更好地為水利建設管理和經濟社會發展服務。

參考文獻：

[1]李春竹.淺議企業紙質檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2013（S1）.

[2]齊曉磊.論加強水利檔案管理信息化建設的措施[J].卷宗，2016（11）.

[3]張亞麗.淺析新時代檔案管理信息化建設[J].工程管理前沿，2019（11）.

（作者單位：吉林省長春市石頭口門水庫管理中心）