檔案館高效搬遷的探索與實踐

張炳春

隨著經濟社會的快速發展，國家和各級政府對檔案工作及檔案館建設越來越重視，近幾年新檔案館在各地如雨后春筍呈現，并逐個取代老舊檔案館。為此，檔案館的建設及搬遷，備受關注。檔案館整體搬遷工作過程，既要安全高效，又要嚴格循序，務求實現“規范、實用、可持續”目標。江西省會昌縣檔案館在搬遷過程中，積極取得政府及有關部門支持，充分發揮館內館外各種力量，進行了有益的探索和見效的實踐，一些做法或許具有一定的借鑒和啟示意義。

舊館老矣新館建

從20世紀70年代開始，會昌縣檔案館隨同縣委大院建成，入駐大院內后側這獨棟青磚黛瓦二層小樓，時間已度過了近40年。

從外觀上看，這棟不起眼的黑灰小樓，墻體斑駁，底磚風化，屋檐門窗早已老舊，連鐵皮門也銹跡斑斑，遇到暴風雨天氣，檔案資料的安全保管都受到威脅。辦公室、庫房和檔案箱柜，由于時間久遠，破舊的樓板卻難于承受其重。檔案年年劇增，小樓已顯狹小，庫房面積早已告急，只能擠出有限的空間接收縣委、縣政府兩辦的檔案，會昌老檔案館近30年無法接納其他各單位新增的檔案。

幸好國家對贛南原中央蘇區的檔案館新建給予關愛，國定貧困縣可參照西部地區享受政策。會昌縣委、縣政府立足長遠，積極爭取中央、省市支持，搶抓國家實施中部地區縣級綜合檔案館建設機遇，爭項爭資，在縣城月亮灣新區新建了會昌縣國家綜合檔案館。

新館占地2畝，總建筑面積2000平方米，總投資達800余萬元，防震、防水、防火、防盜、防有害生物等各項功能齊全到位，密集架、消毒柜、消磁柜、中央空調、除濕機、辦公設備，配套設施完備，是一座功能較為完善的現代化縣級國家綜合檔案館。

扣細節以求事半功倍

凡事預則立不預則廢，為確保檔案館整個搬遷過程順利進行，啟動搬遷之前，會昌縣檔案館制定了嚴密的搬遷實施方案。庫房檔案資料的特有屬性，其搬遷方案不可粗制濫造，必須細致入微，緊扣細節才能避免混亂，確保準確無誤按方案實施，完成安全、有序、高效的搬遷，實現一步到位。為此，在討論和制定《檔案館搬遷實施方案》會議上，詳細研究庫房搬遷部署及具體要求：

一是搬遷前做好充分的準備，以利有備無患。首先，內部準備要細致充分，對老檔案館庫房的檔案資料進行為期一個月的封庫除菌殺毒后，要進行細致入微的清理歸類、封箱編號、貼標排序，做到不漏不錯不亂，編輯成《老館房庫存檔案基本情況》，讓老館出庫組工作人員對老館檔案一目了然。其次，要對新館的庫房功能和密集架安排進行科學細分，根據本檔案館的實際情況進行規劃，分成4個大庫房15類檔案，編輯好《新館庫房檔案存放安排清單》，①山林執照、土地證、工人介紹信、知青檔案等民生檔案，和縣委檔案、縣政府檔案，以上6類查閱利用率比較高的檔案安排在較低層并且出入最便利的庫房、密集架;②鄉鎮永久檔案、企業永久檔案、永久特色檔案、珍貴檔案（包括實物檔案和民國檔案）等4類檔案安排在一個大庫房;③縣屬各單位永久檔案和長期檔案等2類檔案安排在一個大庫房;④短期檔案、死亡干部檔案、報刊雜志書籍等3類檔案安排在一個大庫房。同時，還要做好充分的外圍準備，向縣領導匯報溝通，取得縣里支持，跟公安部門協調，正規專業搬運公司的聯系等。

二是人員分工合理到位，檔案館所有人員全部參與，成立了以單位負責人為組長的搬遷工作領導小組，設有檔案老館出庫組、檔案押運組、檔案新館入庫組等3個組，分別負責老館檔案出庫、檔案押運、新館檔案入庫。①“檔案老館出庫組”安排1-2名對老庫房比較熟悉的干部，指揮搬運工按序搬箱下樓，安排1名協調能力強的干部指揮搬運工按序搬箱上車、清點箱數，并及時車門上鎖與押運組交接清單和與新館入庫組溝通;②“檔案押運組”確保檔案運輸路途的有序和安全;③“檔案新館入庫組”安排1名細心的干部對運送進來的車輛開鎖驗收，指揮搬運工按序搬箱下車并對照清單進行清點，安排1-2名對新庫房功能布局比較熟悉的干部，指揮搬運工按序搬箱上樓入庫，編制好《老館庫房檔案編號和新館庫房對應說明》，可以讓新館上樓入庫更加有序。其他正常辦公用品的搬遷，屬普通單位搬遷類別，安全有序完整就可。

三是組織對檔案資料拆箱上架，以利循序可持續。庫房檔案資料完成舊館到新館的上樓入庫是檔案館搬遷工作中重要的環節，確保檔案資料保管、利用可持續還體現在入庫上架這個環節，這時，《老館庫房檔案編號和新館庫房對應說明》起著關鍵作用，老館庫房搬過來的各個箱號分別是哪些類型的檔案？應該搬到新館哪個庫房，哪些密集架？指揮檔案拆箱上架的干部應該完全了然于胸，才不會出現錯亂，這也為日后編制《館存檔案查閱利用指南》打下基礎。拆箱上架要求細致，應該讓每一箱、每一盒，每一份檔案都歸入其應該到位的密集架上。完成上架后，還有一個封庫殺菌消毒程序，完成后可將檔案館搬遷工作完美收官。

搬遷過程應做到“里緊外衛”

檔案館的搬遷是一項具有特殊要求的系統綜合工程，安全、保密、循序是最基礎的前提。搬遷應該做到“里緊外衛”，搬遷隊伍要保持緊張有序，并借助公安護衛力量。

為確保檔案館搬遷安全無萬一，會昌縣檔案館領導，主動向縣委、縣政府分管領導匯報，爭取到縣里人力、物力和財力的支持，把安全保衛提上特別議程，通過協調，由公安部門專門派出精干民警，全副武裝，負責老檔案館的搬遷現場秩序和安全保衛，并負責搬遷檔案的全程押運護送。

檔案館搬遷的實施主體是檔案館單位全體干部職工，庫房檔案資料搬遷是整個檔案館搬遷的重中之重，所以，庫房檔案資料搬遷必須主要由檔案館工作人員執行。因檔案除了具有保密性、次序性、不可再生性等特殊屬性以外，每一件檔案都是受法律保護的，任何一件在冊檔案丟失或者受損毀，都可能會造成無法挽回的損失，甚至可能造成嚴重的后果，都絕不允許。為此，檔案館全體工作人員不辭辛苦，加班加點的努力，圓滿完成檔案資料從舊館到新館的搬運工作。

新館搬遷投入使用后，必將更好的發揮檔案工作“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的使命，為促進當地綜合發展發揮積極作用，續寫檔案事業發展新的篇章。