信息系統(tǒng)在行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理中的應(yīng)用探討
——以乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心為例

姜 琳

（乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，山東 乳山 264500）

0 引言

行政事業(yè)單位會計(jì)檔案能夠反映出行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)運(yùn)行情況，在財(cái)務(wù)管理上具有極高的參考價(jià)值，將信息系統(tǒng)應(yīng)用到檔案管理中能夠方便工作者查閱分析，還可以降低管理成本、提高管理質(zhì)量，因此應(yīng)深入分析信息系統(tǒng)的應(yīng)用，以尋求更好的應(yīng)用方法，提高管理信息化水平，增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理效果。

1 信息系統(tǒng)在檔案管理低碳化上的應(yīng)用

1.1 支持電子發(fā)票的應(yīng)用

從目前來看，電子發(fā)票已經(jīng)在全國推廣，而檔案管理系統(tǒng)能夠與稅務(wù)機(jī)關(guān)電子發(fā)票平臺對接，使稅務(wù)局可以根據(jù)實(shí)際情況為行政事業(yè)單位分配發(fā)票號段，確保行政事業(yè)單位可以隨時開具電子發(fā)票，并將信息傳輸回稅務(wù)系統(tǒng)存儲，同時這部分信息也會直接被存儲到檔案管理系統(tǒng)中，使工作者可以從信息系統(tǒng)中查詢到電子發(fā)票，以更好地支持電子發(fā)票的應(yīng)用，有助于減少紙質(zhì)發(fā)票在檔案管理中的應(yīng)用數(shù)量，促進(jìn)檔案管理低碳化。筆者所在單位乳山市機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心（簡稱“我中心”）負(fù)責(zé)給全市23 家機(jī)關(guān)事業(yè)單位代賬，用電子發(fā)票取代紙質(zhì)發(fā)票后，財(cái)務(wù)人員無需定期到市財(cái)政局領(lǐng)取紙質(zhì)發(fā)票，領(lǐng)取后也無需專人登記保管。稅務(wù)機(jī)關(guān)電子發(fā)票平臺檔案管理信息系統(tǒng)對電子發(fā)票的支持，也使財(cái)務(wù)人員可以直接通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取發(fā)票憑證，發(fā)票及時入賬做賬，增強(qiáng)了入賬時效性，同時消除了紙質(zhì)發(fā)票應(yīng)用中遠(yuǎn)程獲取發(fā)票憑證所需的郵寄環(huán)節(jié)，大大減少工作量，這不僅提高了發(fā)票領(lǐng)取、管理的便捷性，而且省去了郵寄操作造成的能耗，使檔案管理工作更加低碳化，有效響應(yīng)了新形勢下的科學(xué)發(fā)展觀。基于此，信息系統(tǒng)對電子發(fā)票的支持在檔案管理低碳化上起到了顯著的作用。

1.2 紙質(zhì)資料電子化

在檔案管理中，信息系統(tǒng)對紙質(zhì)檔案的電子化是管理工作低碳化發(fā)展的主要驅(qū)動因素。在傳統(tǒng)條件下，紙質(zhì)檔案會在存放過程中出現(xiàn)損耗、風(fēng)化問題，需要管理者不斷地對其進(jìn)行補(bǔ)充處理，使檔案信息得以長時間保存，由此造成了大量的資源能耗。而在信息系統(tǒng)應(yīng)用后，檔案信息由信息系統(tǒng)承載，無需大量打印留存紙質(zhì)檔案，消除了此方面的能耗，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的低碳化、綠色化。在此過程中，我中心利用用友GRP-U8 管理軟件制作憑證，生成賬簿、報(bào)表等，逐步推行了檔案全生命流程周期電子化的管理模式，該模式下電子檔案與實(shí)物檔案具有關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)人員通過該軟件可以查看會計(jì)檔案的流轉(zhuǎn)、存放狀態(tài)，以及對應(yīng)的負(fù)責(zé)人、其他關(guān)聯(lián)信息，減少了能耗，提升了管理低碳化水平。

2 信息系統(tǒng)在檔案管理精細(xì)化上的應(yīng)用

2.1 精細(xì)化崗位分工

精細(xì)化管理是一種現(xiàn)代管理理念，其強(qiáng)調(diào)責(zé)任、分工的精細(xì)化，并借此督促工作者將各項(xiàng)工作盡職、到位地完成，以提高管理效率和質(zhì)量。在信息化系統(tǒng)下，各項(xiàng)管理工作主要依靠工作者對軟件的操作開展，而基于信息系統(tǒng)的檔案管理操作具有固定程序，這使檔案管理工作流程更加標(biāo)準(zhǔn)，有助于行政事業(yè)單位針對會計(jì)檔案管理工作開展明確、精細(xì)的分工，促進(jìn)檔案管理的精細(xì)化，因此信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以通過精細(xì)化崗位分工來實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的會計(jì)檔案管理，增強(qiáng)管理工作效果。我中心在分工過程中，按照崗位職責(zé)將各項(xiàng)操作程序分配給對應(yīng)的崗位，并使責(zé)任分工精確到個人，促進(jìn)財(cái)務(wù)人員一次到位完成工作，有助于改善會計(jì)檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2 強(qiáng)化配套制度建設(shè)

就目前來看，強(qiáng)化配套制度建設(shè)是精細(xì)化管理理念的主要執(zhí)行策略，因此在應(yīng)用精細(xì)化管理模式時，為了獲得更好的管理模式推行效果，我中心基于信息系統(tǒng)下的精細(xì)化分工，針對不同工種職責(zé)設(shè)置相應(yīng)的工作制度，并將制度刊板上墻，保證精細(xì)化管理順利落實(shí)。但在制度建設(shè)過程中，考慮到信息系統(tǒng)的應(yīng)用使得檔案管理工作延伸到檔案部門、財(cái)務(wù)部門、信息技術(shù)部門，因此在構(gòu)建新的制度時，我中心還做好跨部門的檔案管理職責(zé)分配，然后針對檔案借閱、移交、銷毀等跨部門檔案管理工作制定明確的管理流程，并為每項(xiàng)程序設(shè)置相應(yīng)的執(zhí)行要求、標(biāo)準(zhǔn)，再將這些要求和標(biāo)準(zhǔn)整合為一套完整的配套制度，為精細(xì)化的分工提供制度上的支持，促進(jìn)檔案管理水平提升。此外，我中心還做好了配套監(jiān)督制度的建設(shè)，以確保檔案管理制度的有效執(zhí)行，推動信息系統(tǒng)下會計(jì)檔案管理工作發(fā)展。

3 信息系統(tǒng)在檔案管理安全化上的應(yīng)用

3.1 避免檔案損壞

在傳統(tǒng)的會計(jì)檔案管理模式下，檔案信息主要由紙質(zhì)資料承載，而紙質(zhì)資料通常會在長期的存儲中出現(xiàn)自然風(fēng)化現(xiàn)象，加之種種不可抗因素的影響，如火災(zāi)、洪水等，很容易導(dǎo)致檔案信息缺失，影響會計(jì)檔案的管理效果。但在信息系統(tǒng)條件下，檔案信息的電子化使這部分信息可以被存儲到云平臺中，并能夠得到多個備份。同時，信息系統(tǒng)還具有數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，在很大程度上避免了會計(jì)檔案損壞造成的一系列信息缺失問題，極大地提升了檔案管理工作的安全水平，有助于會計(jì)檔案管理工作效能的提高。在此過程中，為了保證信息系統(tǒng)下檔案備份管理工作的效果，需要采用性能好、耐存儲的硬盤作為信息存儲設(shè)備，而且應(yīng)當(dāng)合理選擇備份存放地點(diǎn)，同時控制好存放空間的溫濕度條件，以保證存儲設(shè)備的良性運(yùn)行狀態(tài)，增強(qiáng)會計(jì)檔案信息化管理效果。

3.2 落實(shí)信息安全

就目前來看，任何領(lǐng)域在信息化發(fā)展過程中均需要面對信息安全問題，而行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)中存儲了大量的私密信息，一旦泄露或遭到篡改，就會引發(fā)一系列嚴(yán)重問題。因此，在信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，為了保證檔案管理的安全性，行政事業(yè)單位紛紛開始完善自身的信息安全防護(hù)系統(tǒng)，并考慮到檔案管理信息系統(tǒng)需要與多種辦公信息平臺連接，存在大量的防護(hù)邊界區(qū)域，我中心對安裝信息系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)實(shí)行專人專機(jī)使用維護(hù)，加強(qiáng)防火墻的布設(shè)，以免惡意代碼從邊界區(qū)域進(jìn)入系統(tǒng)。此外，信息安全領(lǐng)域不斷發(fā)展，也使配套的市場機(jī)制逐步完善，因此我中心通過委托專業(yè)的第三方制訂專門的信息安全防護(hù)方案，增強(qiáng)會計(jì)檔案管理的安全性，提升了信息系統(tǒng)的應(yīng)用水平。

4 信息系統(tǒng)在檔案管理高效化上的應(yīng)用

4.1 大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

現(xiàn)階段，為了滿足群眾的辦事需求，行政事業(yè)單位的辦事服務(wù)項(xiàng)目越來越多，也使得單位面臨著更大的業(yè)務(wù)量，由此產(chǎn)生的會計(jì)信息量迅速攀升，以往以人工操作為主的會計(jì)檔案管理方式早已無法滿足行政事業(yè)單位對工作效率的需求，而信息系統(tǒng)的應(yīng)用使大數(shù)據(jù)技術(shù)得以被引入到會計(jì)檔案管理中，大幅度提高了管理工作效率，推動了會計(jì)檔案管理水平的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用中，借助模糊聚類算法、快速排序算法、戴克斯特拉算法等大數(shù)據(jù)計(jì)算分析方法，可以使信息系統(tǒng)在較短的時間內(nèi)區(qū)分大量半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，進(jìn)而迅速處理會計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)，以提高管理工作效率。因此，信息系統(tǒng)在會計(jì)檔案管理中的應(yīng)用能夠促進(jìn)管理工作的高效化發(fā)展。

4.2 實(shí)時歸檔

在傳統(tǒng)模式下，紙質(zhì)的會計(jì)檔案需要積累一個月或幾個月后才能被按照編號先后予以歸檔處理，這使得工作者在進(jìn)行檔案調(diào)取時不能集中、及時地查閱到近期資料。同時，檔案在積累過程中也容易出現(xiàn)散落丟失問題，影響了檔案管理效率。而在信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，會計(jì)檔案信息直接生成、存儲于系統(tǒng)中，工作者進(jìn)行簡單的系統(tǒng)操作即可完成會計(jì)檔案的歸檔。因此，在信息系統(tǒng)條件下，檔案管理者能夠?qū)崿F(xiàn)會計(jì)檔案的實(shí)時歸檔，這樣可以省去檔案積累環(huán)節(jié)，消除該環(huán)節(jié)造成的檔案散落丟失以及查詢不便的問題，使檔案管理工作更加高效，提高行政事業(yè)單位檔案管理工作水平［1］。

5 信息系統(tǒng)在提高檔案管理價(jià)值上的應(yīng)用

5.1 方便查閱質(zhì)檢

在會計(jì)檔案管理中，檔案查閱質(zhì)檢便捷是信息系統(tǒng)應(yīng)用的最明顯優(yōu)勢，工作者借助信息系統(tǒng)可以隨時檢索任意的會計(jì)檔案信息明細(xì)、元數(shù)據(jù)等，使其可以在財(cái)務(wù)管理決策等工作中獲取更加充足的依據(jù)，這增強(qiáng)了會計(jì)檔案利用效果。此外，行政事業(yè)單位的會計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)也支持財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的運(yùn)行，因此可以借助該信息系統(tǒng)，利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對會計(jì)檔案進(jìn)行監(jiān)督檢查，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案信息質(zhì)檢的線上化，提高質(zhì)檢工作效率與效果。在信息系統(tǒng)的應(yīng)用中，我中心要求用友U8 財(cái)務(wù)軟件管理員根據(jù)財(cái)務(wù)人員的角色給予其相應(yīng)的檔案查閱權(quán)限，使其能夠快速調(diào)取所需檔案信息，同時還要做好與財(cái)務(wù)共享中心系統(tǒng)的連接操作，并加強(qiáng)邊界防護(hù)，保證信息系統(tǒng)正常運(yùn)行，以便為行政事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，提高會計(jì)檔案的使用價(jià)值［2］。

5.2 方便統(tǒng)計(jì)分析

在檔案管理中，信息系統(tǒng)可以從檔案用途、到期統(tǒng)計(jì)等多個角度對檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，使工作者在調(diào)取檔案時能夠獲得更加符合其應(yīng)用需求的檔案內(nèi)容，提高檔案的參考價(jià)值。一般來說，大部分信息系統(tǒng)都具備表格生成、排序等功能，可以按照工作者的需求對檢索出的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)處理，最終形成一套有序的檔案資料，供工作者查閱參考，消除了以往紙質(zhì)檔案模式下檔案信息分散帶來的檔案應(yīng)用不便問題，改善了會計(jì)檔案管理工作效果。在此過程中，為了達(dá)到更好的信息統(tǒng)計(jì)效果，可以采用大數(shù)據(jù)排序處理算法，進(jìn)行該項(xiàng)功能程序設(shè)計(jì)，以深入優(yōu)化信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果，促進(jìn)會計(jì)檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展［3］。

6 結(jié)語

增強(qiáng)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果有助于行政事業(yè)單位會計(jì)檔案管理工作發(fā)展。在檔案管理中，借助信息系統(tǒng)可以減少工作能耗、增強(qiáng)工作者責(zé)任意識、保證檔案信息安全、改善管理效率、優(yōu)化檔案信息利用的便捷性，從而提高行政事業(yè)單位會計(jì)檔案的參考價(jià)值。