行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作優(yōu)化策略

文/福建省三明市尤溪縣衛(wèi)生計生監(jiān)督所 周歡

辦公室在行政事業(yè)單位日常工作中發(fā)揮著至關重要的作用，不但使各個部門得到有效協(xié)調，還提高了辦公室行政事務處理工作的效率。實際上，辦公室行政管理工作的質量會直接影響整個行政事業(yè)單位工作的有效性，因此，積極優(yōu)化辦公室行政管理工作流程具有重要的現(xiàn)實意義。行政事業(yè)單位管理人員應充分認識到辦公室行政事務處理的重要性，通過創(chuàng)新工作方法促進行政管理工作的高效化發(fā)展，從整體上提高行政事業(yè)單位對社會公眾的服務質量。

一、行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作的重要性

辦公室側面反映出行政事業(yè)單位的形象。辦公室作為行政事業(yè)單位日常工作周轉的軸心，承擔著處理基礎文件和信息的重要職責，這意味著行政事業(yè)單位各部門要借助辦公室的工作效率來保證自身的辦公效率。在辦公職能上，既需要向上級領導反饋基層的意見，又需要向下級傳達上級的指令，還需要處理行政事業(yè)單位的會談和接洽事務。此外，辦公室還需要為行政事業(yè)單位決策工作的落實提供重要的數(shù)據(jù)參考依據(jù)，通過有效收集、調研以及整理文件信息來保證行政事業(yè)單位決策的準確性。因此，辦公室必須對行政管理工作處理中涉及的信息有基本了解和認知，同時，高效化處理信訪、檔案處理、接待等各項基礎的事務性工作。此外，辦公室肩負著事業(yè)單位部門與部門、領導與領導之間的協(xié)調工作，同時負有監(jiān)督領導布置的工作任務落實情況，以及及時向上級部門和領導提供反饋意見的職責。

二、行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作中存在的問題

在我國社會經(jīng)濟水平不斷提升的背景下，社會公眾對行政事業(yè)單位的服務質量提出了更高要求，但當前我國大部分行政事業(yè)單位的辦公室行政管理制度缺乏一定的時效性，在管理模式上也存在明顯弊端，無形中阻礙了行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。與此同時，行政事業(yè)單位辦公室行政事務還具有繁瑣、要求高的特點，需要相關工作人員始終保持端正的工作態(tài)度和認真負責的思想意識。但當前個別工作人員帶著負面情緒完成自身工作任務，使整個辦公環(huán)境充斥著作風不嚴謹?shù)膯栴}，尤其是個別工作人員缺乏創(chuàng)新意識、務實精神、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及自律能力，在某種程度上對行政事業(yè)單位辦公室工作的順利開展造成了一定的阻礙。

三、行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作優(yōu)化策略

（一）構建完善的辦公室行政管理體系和機制。辦公室行政管理工作的開展情況將會直接影響整個行政事業(yè)單位的工作質量，因此，行政事業(yè)單位必須結合實際情況建立完善的辦公室行政管理體系和機制，從思想層面上強化辦公室行政管理人員的責任意識，基于整體角度提高行政事業(yè)單位可獲得的經(jīng)濟效益和社會效益。與此同時，辦公室還應科學調控單位各部門之間的合作關系，在正確的服務意識引導下嚴格按照上級下達的文件精神執(zhí)行相關工作。對于下屬部門同樣需要開展規(guī)范化管理工作，以維護行政事業(yè)單位的合法權益為首要目標，避免經(jīng)濟成本損耗的同時將現(xiàn)有人力、物力以及財力資源進行有效整合。另外，行政事業(yè)單位還應及時改變傳統(tǒng)陳舊的管理方式，保證辦公室行政管理體系的科學性和有效性，督促相關管理人員明確自身職責和定位，通過以身作則的方式起到良好的示范帶頭作用，有效解決行政事業(yè)單位辦公室行政管理中存在的問題，同時結合行政事業(yè)單位發(fā)展現(xiàn)狀不斷優(yōu)化行政管理模式，提高單位服務質量的同時，充分發(fā)揮行政管理部門的職能。

（二）通過業(yè)務培訓活動提高工作人員的素質水平。行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作效率的提高離不開全體工作人員的共同努力，因此行政事業(yè)單位必須嚴格把控人才選拔環(huán)節(jié)，將考核重心放在選拔人員的工作態(tài)度和個人能力上。對于進入辦公室的新任選拔人員，還應定期組織其參加教育培訓活動，要求相關工作人員在工作環(huán)境中始終保持清醒的頭腦，從整體上提高全體工作人員的業(yè)務能力，確保每位工作人員都能獨立完成自身工作任務，營造良好的辦公室行政管理工作環(huán)境。此外，行政事業(yè)單位還應從思想層面向辦公室工作人員滲透思政教育，以潛移默化的方式強化辦公室工作人員的責任意識和服務意識，并將個人發(fā)展與單位、社會發(fā)展相結合，使自身工作價值得以有效發(fā)揮。

（三）明確劃分辦公室崗位職責和工作范圍。目前，部分行政事業(yè)單位仍存在工作崗位安排不合理的現(xiàn)象，導致辦公室行政事務工作混亂，相關工作人員的職責劃分不明確，極大地影響了行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作的效率。基于此，行政事業(yè)單位必須明確劃分工作崗位和職責，從宏觀角度出發(fā)統(tǒng)籌規(guī)劃行政管理工作范圍，督促相關工作人員嚴格按照要求投入自身工作崗位中。在實踐過程中，行政事業(yè)單位還應不斷優(yōu)化辦公室行政事務處理職能，逐一排查無人管理的工作事項或存在交叉管理的業(yè)務項目，一旦發(fā)現(xiàn)以上問題，必須立即采取有效措施進行處理，確保每位辦公室人員都能在自身工作崗位中貢獻力量，營造樂觀積極的辦公室工作環(huán)境氛圍。在明確的辦公室行政管理要求下，可以有效節(jié)約辦公室中的人力、物力成本投入，從源頭上避免各種資源浪費現(xiàn)象的發(fā)生。最后，行政事業(yè)單位還應有意識地提高辦公室行政管理工作的針對性，為行政事業(yè)單位的正常運轉奠定良好基礎。

（四）強化辦公室思想作風建設，提高服務質量。辦公室人員的業(yè)務能力和責任意識同樣會影響行政事業(yè)單位的工作質量，只有優(yōu)良的工作作風和高尚的政治情操，才能保證行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作的有效性。因此，強化辦公室人員的思想作風建設可以極大地提高行政事業(yè)單位的服務質量。首先，在實踐過程中，行政事業(yè)單位應定期組織辦公室人員學習政治理論知識，從思想層面上提高辦公室人員的政治素養(yǎng)。實際上，在辦公室工作實際開展過程中，相關工作人員必須具備良好的學習能力，才能勝任工作報告撰寫和日常事務處理工作。辦公室人員應嚴格按照行政事業(yè)單位制定的管理機制和相關要求規(guī)范自身行為舉止和工作態(tài)度，以正確的思想態(tài)度踐行社會主義核心價值觀。其次，定期組織辦公室人員深入基層，通過親身體驗的方式明確實事求是的重要意義。界定辦公室人員的工作范圍時，不應僅局限于某個辦公室區(qū)域，而是鼓勵辦公室人員積極參加室外實踐活動，不斷積累豐富的工作經(jīng)驗，尤其是在內務處理和外訪工作中更需要保持謙遜的態(tài)度。

（五）在團隊精神的指引下共同完成工作任務。行政事業(yè)單位辦公室人員必須明確自身職責與使命，但在實際工作過程中仍需與其他部門保持良好的合作關系，綜合提高團隊協(xié)作能力。這就需要辦公室人員樹立良好的團隊合作精神，鼓勵每位成員積極貢獻自身力量，有效提高辦公室內部的團隊凝聚力。首先，行政事業(yè)單位應在崗位分配的基礎上實現(xiàn)人力資源的合理化配置，有效提高辦公室行政管理工作的效率，使辦公室人員發(fā)自內心愿意投入自身工作崗位。其次，根據(jù)辦公室人員的性格特點和興趣喜好科學制定培訓方案，最大限度地提高全體辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)水平和個人業(yè)務能力。在新時代發(fā)展常態(tài)下各種新技術新理念應運而生，辦公室人員必須緊跟時代發(fā)展潮流不斷更新自身知識體系，真正滿足自身工作崗位的實際需要。最后，行政事業(yè)單位還應積極為各部門工作人員創(chuàng)建溝通交流平臺，營造相互交流、相互配合的工作氛圍，為辦公室行政事務工作的處理積累豐富的經(jīng)驗。

（六）實現(xiàn)辦公室行政管理工作模式的創(chuàng)新。辦公室在行政事業(yè)單位日常工作中起到了良好的紐帶銜接作用，若辦公室行政管理工作的效率低下，那么整個行政事業(yè)單位的工作效率也會隨之受到影響。從管理學角度分析，行政事業(yè)單位本質上屬于結構緊密的金字塔形組織，從上級到下級有著分明的管理機制，整個組織結構形式也較為嚴苛，但這種方式同樣會影響各部門之間的協(xié)調合作力度，無法有效調動各個部門相互配合的積極性，尤其是在信息時代高速發(fā)展的背景下，各行業(yè)領域愈發(fā)重視工作效率的提高。基于此，行政事業(yè)單位必須及時創(chuàng)新與改革傳統(tǒng)辦公室行政管理工作模式，從根本上解決辦公室行政事務工作效率低下的問題。此外，在行政事業(yè)單位辦公室行政事務工作模式創(chuàng)新過程中，還應重點關注傳統(tǒng)管理層次復雜、管理力度小的弊端，實現(xiàn)科層制組織形式到現(xiàn)代社會扁平化行政管理組織模式的過渡轉變，充分發(fā)揮扁平式組織管理模式中管理層次少、管理力度大的優(yōu)勢，有效提高信息共享與傳遞的速度，為各部門決策的落實提供理論方面的參考，真正為辦公室行政事務處理模式賦予良好的自主權，提高辦公室行政事務處理的靈活性，同時滿足社會公眾對事業(yè)單位辦公室行政事務處理的工作要求。

四、結語

總之，在行政事業(yè)單位正常運轉的過程中，必須嚴格落實辦公室行政事務管理工作，科學劃分辦公室行政事務的工作任務和范圍，定期組織現(xiàn)有行政事務管理人員參加教育培訓活動，要求其不斷提高自身業(yè)務水平、明確辦公室行政事務的定位和職責、保持優(yōu)良的思想作風及良好的團隊合作精神，通過循序漸進的方式提高辦公室行政管理工作的效率和質量，從而有效推動行政事業(yè)單位辦公室行政管理工作的高效開展。