高職院校辦公室工作精細化管理探析

文/常州信息職業技術學院 孔海濤

高職院校作為我國人才培養的重要機構，應該時刻關注教育部門的相關政策要求，以及國家對人才培養的趨勢變化，以便及時作出相應的調整，確保人才培養質量符合市場需求。辦公室在高職院校中扮演著重要的角色，具有較強的政策性、綜合性、實踐性、服務性和協調性，既要協調好黨委和行政工作，又要為教師和學生做好服務工作，需要和眾多的部門進行協調溝通，工作內容較為繁雜。辦公室工作效率和質量直接關系到整個學校教學、科研和管理工作的運行狀態，所以要尋求一種高效的管理理念和管理方法，在辦公室人員數量有限的情況下，確保各項工作能夠精準高效地完成。精細化管理作為一種管理理念，將其應用于高職院校辦公室管理工作中，既能夠提高工作效率，又能夠提升工作質量，有助于促進高職院校辦公室管理工作的科學化、規范化發展，為提升高職院校人才培養質量奠定良好的基礎。

一、高職院校辦公室精細化管理的內涵和特征

（一）辦公室精細化管理的內涵。精細化管理是社會發展到一定階段必然出現的一種管理理念，尤其是在管理工作中，隨著社會分工和服務質量的精細化，在基礎管理上逐漸衍生出精細化管理這一概念。辦公室是高職院校處理基層日常事務的中樞單元，其工作效率和質量直接關系到廣大師生的切身利益，關系到學校教學、科研、行政、人才培養等各項事務的運轉效率和質量。辦公室在高職院校中承擔的任務較重，工作內容較為廣泛，銜接部門較多，在辦公室崗位有限的情況下，需要對各項事務做出合理安排，確保辦公室將各項職能落實到位，切實發揮辦公室在高職院校中的價值。

高職院校辦公室采用精細化管理方式，其核心在于能夠明確各崗位的工作責任，優化各項事務的管理流程，最大限度地減少資源的占用，降低管理成本，提高工作效率和服務質量。精細化管理并不是具體的管理方法，而是一種管理理念，以及在這種理念的指導下逐漸形成的適合應用場所的管理過程和管理方法。對于高職院校辦公室精細化管理而言，是指針對辦公室的工作性質以及想要達成的目標，提煉出精細化管理理念，然后以精細化管理理念為核心，制定出適宜的工作方式。因為精細化管理是一個從粗放到精細的長期進化的過程，所以還需要在執行的過程中不斷的改進和完善，最終達到理想的管理狀態。在精細化管理理念的指導下，可以促進高職院校辦公室管理工作效率和質量的提升，為廣大師生提供更加優質的服務，同時促進辦公室工作的科學、規范發展。

（二）辦公室精細化管理的特征。精細化管理的核心是以資源節約、提高工作效能為出發點，在持續改進的過程中不斷尋找機會，以提高工作效率和改進服務質量為目標，確保辦公室各項工作能夠高效有序地開展。“精細”一詞意為“精致細密”，其中“精”可以是精確、精干、精益求精，“細”可以是仔細、細節，從這兩個角度出發加強辦公室管理，既能夠更好地體現精細化的理念，又能夠更加全面而精準地促進辦公室工作效率和質量的提升。

對于高職院校辦公室精細化管理的特征可以從如下幾個方面進行總結：1.精湛的業務能力。辦公室作為學校綜合性管理機構，包括管理系統中決策、執行、督查、反饋等各個子系統，具有特定的服務及信息傳遞功能。辦公室工作人員需要有精湛的業務能力，能夠根據各項業務的特點精心設計工作方案，解決工作中遇到的各種問題，確保各項業務的高效開展。各個崗位工作人員的業務能力直接關系到精細化管理水平，所以要不斷學習和強化業務水平；2.準確的目標定位。辦公室工作覆蓋范圍廣，工作內容繁雜，只有明確各項業務的目標，才能夠按時、保質、保量地完成各項工作，這也是精細化管理的特征之一；3.注重細節。在精細化管理的過程中，注重尋找工作內部以及工作之間的內在聯系和規律，只有將工作中的細節落實到位，做好銜接，才能夠促進精細化管理的轉變；4.嚴謹的工作態度。辦公室工作人員對于上級下達的任務以及下級反饋的意見，要嚴格認真對待，從執行和控制兩個方面入手，嚴格按照規范流程執行，確保精細化管理的順利實行。

二、高職院校辦公室精細化管理的途徑

（一）深入剖析辦公室精細化管理的內涵。要想在辦公室管理工作中靈活運用精細化管理，辦公室工作人員首先要在主觀意識層面接受以及探索精細化管理的內涵，才能在工作中充分發揮出精細化管理的功能和價值。工作人員要認真分析辦公室各項事物的內在聯系，深入領會精細化管理思想的內涵。精細化管理是一種理念和態度，是對卓越品質的一種追求，只有在人的主觀意識下才能夠促進精細化管理思維的推進。由于辦公室業務較為繁雜，工作人員要善于從細微處入手，對業務執行過程中的細節不斷放大和改進，并且反復進行，果斷舍棄無法給工作帶來益處的環節，不斷優化各個細節，將這種精益的思維理念貫穿于工作的始末，最終達到精細化管理的目的。

（二）在時空分布上總結辦公室事務的規律。由于辦公室事務較為繁雜，且有些工作在處理過程中經常出現時間和空間上的重疊，從而導致可能出現很多無效以及遺漏的環節。在精細化管理理念下，可以對辦公室事務進行精細劃分，事務類型大體可劃分為教學與科研管理、師資與后勤管理、輔助領導管理等方面。在實際執行過程中，很多工作在時間和空間上都存在較強的周期性和規律性，比如安排教學計劃、制定課表、預定教材、修改教學培養方案、大學英語考試等等，這類工作在時空分布上存在高度重復性。在辦公室精細化管理理念下，可以將這類事務整理成一個集合，便于在特定的時空條件下對其進行處理。同時分析執行過程中出現效率損失的原因，然后采取相應的方法進行優化，確保各項事務能夠按照規定的流程合理進行，有效提升工作效率和質量。其他事務也可按照此種邏輯處理，也可利用信息技術建立分類管理的數據庫，便于對辦公室事務的全面掌控。

（三）優化對信息流的精細化管理。在辦公室各項事務處理的過程中，管理信息的流動是展現精細化思維的重要環節。一項管理任務從產生到完成會形成完整的管理信息鏈，在信息鏈上存在單向和雙向兩種信息流。所有接觸到這條信息鏈的人員都會成為精細化管理的節點，任何一個節點出現信息的損耗和失真，都會對整條信息鏈上信息的完整性和真實性產生影響。為了保證信息鏈的完整性和可靠性，辦公室工作人員要養成精細縝密的思維習慣，以嚴謹認真的態度對待任何一項任務，加強周密性和預見性，避免不必要的信息損耗，嚴格按照規范流程操作。在信息流動的過程中，每個節點都要進行嚴格的審核，每項責任都要落實到具體的人員，科學設崗，職責明確，嚴格把控每個細節，從細微之處展現精細化管理的優勢。

（四）加強辦公室的精細化信息管理。基于信息技術的優勢，建立高職院校辦公室信息管理系統是實行精細化管理的重要手段。目前，在高職院校辦公室管理工作中，大部分都已經實現了信息化辦公和管理，不僅優化了工作流程，而且有效提升了工作效率和服務質量。為了適應信息化管理的需求，可以利用廣大師生使用頻率較高且用戶體驗效果較好的社交軟件，比如微信、QQ等來提升辦公室管理效率。將微信群與微信公眾平臺相結合，根據業務性質來精準定位服務人群，將用戶劃分為不同的群體類別。通過“自助平臺”“互動平臺”可以實現線上進行瀏覽檢索、預約、信息展示、搜集回饋等工作，將相對較為分散的環節進行全面的整合，便于辦公室精細化管理工作的開展。對于日常事務中信息的上傳下達，可以在微信群和微信公眾平臺中發布，通過微信公眾平臺后臺的統計功能還能夠實現年終報表的統計工作，借助微信小程序，還可以開發在線監考報名、會議簽到、教室查詢、研究間預約等特殊的應用程序。在智慧校園和信息化辦公的環境下，為高職院校辦公室實現精細化信息管理提供了重要的保障，同時也為流程優化提供了技術支持，為實現辦公室精細化管理奠定了堅實的基礎。

三、結語

高職院校辦公室承擔著較重的管理任務，尤其是對于一些二級院校而言，學校管理重心的下移，辦公室會面臨更大的挑戰。因為精細化管理是一種理念，所以在實行的過程中，還需要多方面因素的共同配合。提升工作人員的業務能力和思維方式，厘清各項事務之間的內在聯系和規律，利用信息技術的優勢優化管理流程，在工作過程中不斷分析整體和細節之處存在的問題，然后不斷優化和改進，最終提升辦公室的工作效率和質量。