提升部門檔案工作水平的方法

文/內蒙古自治區阿拉善盟貿易促進會 楊芳

隨著中國特色社會主義進入新時代，我們要解放思想、與時俱進，樹立與新時代檔案工作體制結構、職能任務、目標要求相適應的思想觀念，打牢檔案工作科學發展的思想基礎，剔除一切不合時宜的檔案工作思維定式、固有模式、路徑依賴，創新思維，開拓檔案工作新渠道。

一、部門檔案工作現狀

檔案工作作為一項服務保障工作，必須在實踐中緊緊圍繞黨和國家建設中心任務開展工作。一方面，要將檔案工作納入單位整體工作部署，提前進行論證、分工、頂層設計，與其他業務工作同部署、同跟進，防止條塊分割、分散孤立、重復工作，形成縱向銜接、橫向聯動、縱橫聯合的一體化發展格局；另一方面，緊密結合新時代發展要求，積極為國家經濟、文化、建設等領域服務，提供基礎保障，擔當作為，履職盡責。部門工作中涉及檔案較多，各個工作崗位都建立了相應的工作檔案。一個簡單的部門，業務工作、人事、財務、公文收發、黨建等工作檔案必不可少。

（一）部門檔案具體工作方面。建立重大項目、重要人事檔案，規范檔案收集工作，確保檔案收集工作科學規范；完成檔案接收工作，保存檔案及相應的電子數據；及時更新檔案電子統計臺賬，與傳輸、接收部門緊密銜接，做到隨報隨存。完善專業檔案數據庫建設，完成全部專業檔案錄入工作，列出目錄清單方便查閱。

（二）部門檔案人員配備方面。部門檔案工作人員往往配備剛接手工作的年輕人或因身體原因導致不能擔任其他重要工作崗位的人員擔任，沒有經過專業、系統培訓，沒有專業的工作技能，也沒有設置A、B角色崗位替補。在實際工作中只求過得去不求過得硬，不能夠運用先進的檔案管理工具或方法把部門檔案工作做到精益求精、無紕漏。

二、部門檔案工作中存在的困難

部門檔案工作有其獨立性，但因為對考核評價的結果產生不了直接作用或不用對考核結果直接負責而不被重視。

（一）對檔案工作重視程度不夠。部門檔案工作作為一個單位的基礎工作，雖然發揮著舉足輕重的作用，但是僅對各個工作環節產生作用，并不被納入工作考核影響工作結果。因此工作中對待部門檔案工作的態度沒有被提高到一定高度。

（二）工作中沒有獨立使用的資金。部門檔案開銷往往與辦公經費、公用經費合并使用，在配備專業設備、專技培訓、專業軟件采購等方面達不到獨立資金支撐，部門檔案工作人員想要進一步推動工作的熱情時常被現實擊敗。

（三）工作人員專業技能得不到提升。作為一項受重視程度不高、對業務工作影響不能起決定作用、人員方面不能配備專業人才的工作，工作開展較為被動，只能依靠工作人員、依據上級文件、大范圍組織的工作開展計劃來推進工作，部門檔案管理人員受系統檔案培訓機會較少，所掌握的檔案知識不夠全面、豐富，致使檔案工作缺乏連續性，對于工作思路的創新或高質量完成達不到高標準。

（四）工作的信息化水平不高。新時代部門檔案工作任務重、難度大、要求高，作為專業能力水平不高的部門檔案工作人員理應適應新形勢、迎接新挑戰、謀求新發展，準確把握國家信息化建設的新趨勢，及時了解部門檔案技術手段的新動態，廣泛借鑒其他單位創新發展的新舉措，充分認清自身存在的差距和不足，切實增強開拓創新的緊迫感和自覺性。

三、提升部門檔案工作的途徑與方法

部門檔案工作對其他工作的影響不容小覷，為全面建設社會主義現代化國家，我們要不斷推動檔案事業高質量發展，提升工作能力水平，改進工作方法，勇于推進檔案工作“十四五”規劃貫徹落實。

（一）加強思想認識，提高重視程度。部門檔案工作雖然不是一項決定全局的工作，但卻能影響工作進程甚至結果。在人事檔案中，則可能影響人員發展、破壞和諧工作氛圍。提高對部門檔案工作的重視程度，有助于工作中獲得事半功倍的效果。1.重視上級部門對部門檔案工作的部署與要求。以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，深入貫徹落實習近平總書記關于檔案工作的一系列重要指示批示精神和黨中央的決策部署，立足新發展階段、貫徹新發展理念、構建新發展格局，以高質量發展為主題，全面推進檔案治理體系和檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系建設，深化檔案信息化戰略轉型，強化科技和人才支撐，著力推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現代化。2.加大部門檔案工作重要性的宣傳力度。每年將《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等內容列入必學項目進行學習，并組織全體人員共同學習；圍繞以上內容進行研討，深化對《檔案法》及《實施辦法》的認識，鼓勵全體人員談學習心得體會，查找在各個工作環節中涉及檔案的不規范情況，進行整改；要求負責檔案工作的人員每年專題講授檔案培訓課不少于2次，講授不同領域對檔案的規范、規章制度、操作流程等，幫助全體人員學習檔案知識，利用好檔案資源。3.用好監督武器，形成考核機制。部門檔案工作受到其他部門監督較少，專項業務工作檔案作為工作中的參考依據只保存到本部門使用。為推進部門檔案工作扎實開展，提升部門檔案業務工作水平，在工作部署階段，本部門應將檔案工作分解考核指標進行考核，指定具體工作人員、分管領導，按階段、按規范流程向本單位匯報，及時發現工作中產生的問題，盡早解決，堅決杜絕形成工作卡點。

（二）發揚進取精神，提升工作質量。1.制定規范的部門檔案工作流程。在檔案移交的基礎上，將所有文書檔案、電子檔案配置專人，實行集中管理。統一管理方法、設計印制統一檔案用具、統一造冊標準。在文件借閱、復印、轉出等環節，嚴格管理，登記造冊，責任到人，避免出現管理不善、丟失等現象。2.檔案工作人員要努力學習管理檔案的專業知識和提高管理檔案的業務能力。做好檔案工作需要耐心、細心、高度的責任感，工作人員不僅要學習好管理檔案的專業知識，學會使用多種管理檔案的技能、方法、設備，更要將理論知識落實到工作的每個環節加以實踐來進一步提高工作效率。要全面了解和掌握檔案工作要求，不斷提高工作技能，勤總結、勤改進、勤創新，推動部門檔案事業不斷向前發展。3.從平時做起，養成管理檔案的自覺性。將成立的資料單獨放在一個文件室里，按照不同類別有序排放，將類別和順序寫在標簽上貼在檔案袋便于查看；保證存放檔案的地方干燥通風，日常保管做到獨立保密，定期檢查整理，放置有序，類別清晰，方便查閱。4.以嚴謹認真的態度對待部門檔案工作中出現的新情況、新問題。時刻以大局為重，注重部門間的橫縱聯系、相互配合，充分發揮部門檔案資料對領導及其他工作人員的參謀助手作用，對全局性工作產生積極影響。

（三）加大人員培養，升級檔案設備。1.將部門檔案工作人員、部門檔案崗位設置到與其他工作崗位同等重要的位置，做到部門檔案人員發展或提升不受限制。主管領導需要增強責任意識，重視對人員的政治素養、專業素質和職業素養的全面把握，特別要密切關注工作人員的政治水平和素養，從而能夠明確人才培養的目標。在部門檔案人才培養過程中，重點選拔出具有良好道德品質和較強業務能力的人才將其培養為管理人才，安排其擔任部門檔案管理工作中較為重要的職務。2.加大檔案工作人員培訓力度。鼓勵部門檔案工作人員多方式提升檔案工作專業水平與技能，多向專業檔案部門、同行業檔案人員學習。強化部門檔案管理工作人員的服務意識，提升工作主動性和前瞻性，主動、超前和深化部門檔案服務。3.設立專項檔案工作經費。加大對部門檔案工作的投入，建立部門檔案事業與本單位其他業務工作統籌發展的經費增長機制，切實把部門檔案事業發展所需硬件、經費等納入制度化軌道，確保部門檔案事業投入有規可循、有章可依。要針對部門檔案事業發展中存在的具體困難和問題安排專項經費，確保部門檔案工作順利開展。

（四）利用科技手段，加強信息化建設。隨著機關辦公自動化建設的發展，電子文件已逐步成為政務工作的主要信息載體，電子文件的歸檔與管理已成為檔案部門一項十分重要的課題。工作中應當把電子文件的歸檔與管理工作擺上重要日程，盡快實現電子文件與檔案的一體化建設。一方面，要將電子文件歸檔納入辦公自動化系統之中，使電子文件歸檔成為日常辦公的一項內容，確保電子文件按時歸檔；另一方面，要依據國家統一的管理辦法和技術標準，制定更加細化、更具操作性的實施細則，進一步管理好電子文檔，為電子政務工作提供更加專業化的信息服務。

四、結語

部門檔案工作任重道遠，做好部門檔案工作不是一蹴而就的，而是久久為功，需要檔案工作人員幾年乃至幾十年孜孜不倦、一如既往地堅持。我們要跟上新時代工作步伐、開創部門檔案工作的局面，鼓勵一代代檔案人不忘初心，堅守崗位，砥礪前行。