加強(qiáng)檔案管理服務(wù) 激發(fā)靈活就業(yè)活力
——以山東省為例

文/山東省肥城市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心 于敏

檔案是對(duì)人才各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，記錄了有關(guān)人才的豐富知識(shí)以及信息。對(duì)人才檔案進(jìn)行管理需要做到專業(yè)、機(jī)密、靈活，公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行人才檔案管理時(shí)要重視人才的就業(yè)活力激發(fā)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代，檔案管理也要引入先進(jìn)技術(shù)，探索檔案新的服務(wù)模式。

一、山東省公共就業(yè)和人才檔案管理服務(wù)升級(jí)的必要性分析

隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，山東省內(nèi)各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)已對(duì)全部的人才檔案進(jìn)行全新的管理模式探索，根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特征，將人才檔案的管理與事業(yè)單位的發(fā)展融合在一起。大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息技術(shù)以及海量信息的集合，可以將海量的人才信息、多樣化的人才信息以及變化快的人才市場(chǎng)進(jìn)行綜合關(guān)聯(lián)，檔案管理借助大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新人才信息管理的模式和方法，深度分析人才檔案的資源利用價(jià)值，既可以優(yōu)化省內(nèi)各級(jí)事業(yè)單位對(duì)于人才檔案管理的效率，又可以基于事業(yè)單位發(fā)展的需求，廣泛招納適合人才，促使當(dāng)?shù)氐木蜆I(yè)市場(chǎng)更加靈活。

山東省引入數(shù)據(jù)信息技術(shù)的方式創(chuàng)新檔案管理方式，簡(jiǎn)政放權(quán)，激活檔案管理活力，給就業(yè)市場(chǎng)高效運(yùn)轉(zhuǎn)增添動(dòng)力。山東省的檔案管理模式作為服務(wù)就業(yè)市場(chǎng)的窗口，以服務(wù)型的檔案管理模式，提升檔案管理的水平及服務(wù)，借力數(shù)據(jù)信息技術(shù)來優(yōu)化檔案管理的硬件以及軟件設(shè)備，助力就業(yè)市場(chǎng)活力，使得山東省公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)能夠快速發(fā)展，成為更好地服務(wù)社會(huì)、服務(wù)人民群眾的重要環(huán)節(jié)。

山東省在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，思維觀念落后，需要基于信息時(shí)代的技術(shù)以及設(shè)備進(jìn)行檔案管理部門的人力資源整合以及檔案管理設(shè)備的優(yōu)化，創(chuàng)新檔案管理的方法。為了有效改善檔案管理的效力，山東省的檔案管理服務(wù)不斷踐行新的服務(wù)理念，優(yōu)化檔案管理的方法，拓寬人力資源的利用效率，激發(fā)就業(yè)市場(chǎng)的活力。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代山東省公共就業(yè)和人才檔案管理服務(wù)能力提升的措施

（一）在檔案管理模式中引入現(xiàn)代數(shù)據(jù)信息技術(shù)。為了將就業(yè)市場(chǎng)與檔案管理部門聯(lián)系在一起，山東省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)搭建各部門之間的互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)渠道，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)將人才測(cè)評(píng)、非正規(guī)勞動(dòng)組織、勞動(dòng)服務(wù)企業(yè)管理、職業(yè)技能培訓(xùn)以及職業(yè)能力鑒定等信息，記錄在檔案管理內(nèi)容中，豐富檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)信息平臺(tái)的搭建下做到服務(wù)信息一體化管理，確保檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，使得檔案內(nèi)的工具和資料可以給人才選拔以及就業(yè)市場(chǎng)的優(yōu)化提供信息依據(jù)。

各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在檔案信息化建設(shè)的過程中，對(duì)待就業(yè)、失業(yè)以及就業(yè)服務(wù)進(jìn)行有序的登記以及銜接，對(duì)就業(yè)人員以及下崗失業(yè)人員等進(jìn)行全面的登記以及檔案管理。各級(jí)就業(yè)信息管理人員對(duì)檔案中記錄的人員信息，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)人才的知識(shí)技能、工作經(jīng)歷、求職意向、求職要求等進(jìn)行分析，定向地為其推送適當(dāng)?shù)恼衅感畔?。同時(shí)，公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)通過大數(shù)據(jù)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)與用人單位建立聯(lián)系，建立用人企業(yè)的信息庫(kù)，包括基本情況、招用人數(shù)、工作內(nèi)容、招錄條件、勞動(dòng)報(bào)酬、服務(wù)待遇以及社會(huì)保險(xiǎn)等。例如：山東省濰坊市在人才檔案建立以及管理的過程中，應(yīng)用信息技術(shù)的方式，設(shè)計(jì)《檔案保管期限約束制度》和《檔案分類大綱》的人才檔案管理要求，對(duì)檔案管理的期限進(jìn)行設(shè)計(jì)，優(yōu)化電子檔案的管理模式，建立完善的制度，在電子檔案平臺(tái)中設(shè)計(jì)檢索工具、統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬的方式，檔案管理人員可以定期進(jìn)行人才的檢查，同時(shí)根據(jù)行業(yè)人才的特征設(shè)計(jì)聲像檔案和視頻檔案的形式，做好人才檔案的精準(zhǔn)管理，并在信息系統(tǒng)的支持下做到電子檔案的數(shù)字化管理、隨時(shí)可讀可用，提升數(shù)字化轉(zhuǎn)化的效率，不僅可以做到電子人才檔案的數(shù)字化管理，還可以做到檔案信息的及時(shí)整理、更新、規(guī)范。

（二）建設(shè)智慧檔案，規(guī)范檔案管理模式。山東省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)人才儲(chǔ)備以及就業(yè)市場(chǎng)的需求建設(shè)智慧檔案庫(kù)，基于大數(shù)據(jù)思想來優(yōu)化當(dāng)下的檔案管理模式。檔案管理人員依照信息化服務(wù)水平對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，加大資源的投入，建立現(xiàn)代化的檔案管理模式，提升檔案服務(wù)管理的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)備支持。在檔案管理的過程中，竭力滿足管理部門對(duì)于檔案保存的需求，同時(shí)為了匹配檔案管理的需求，硬件設(shè)施要及時(shí)更新、升級(jí)。在軟件設(shè)施匹配上，各級(jí)部門要切實(shí)加強(qiáng)電子檔案和檔案管理系統(tǒng)的安全防衛(wèi)，確保電子檔案的信息資源能夠儲(chǔ)備安全、完整。在此基礎(chǔ)上，在管理電子檔案過程中，檔案管理人員要深入做好智慧檔案管理，構(gòu)建多元化智慧檔案系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)于電子檔案的收集以及歸檔管理，并將就業(yè)人才的紙質(zhì)檔案做好電子化升級(jí)，尋求各類信息資源收集，并融合在現(xiàn)有的檔案管理共享平臺(tái)中，使得后續(xù)的智慧檔案智能采集以及自動(dòng)歸檔系統(tǒng)運(yùn)行更為牢固。

為了確保電子檔案管理能夠服務(wù)就業(yè)市場(chǎng)，山東省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)注重加強(qiáng)檔案管理的制度化以及規(guī)范化建設(shè)。就業(yè)服務(wù)部門的檔案管理人員加強(qiáng)日常制度建設(shè)，使管理人員在檔案管理的過程中精準(zhǔn)地為就業(yè)人力資源市場(chǎng)服務(wù)。在檔案管理模式優(yōu)化的過程中，全面落實(shí)崗位責(zé)任制，從細(xì)節(jié)處抓好檔案的過程管理，精細(xì)化檔案的收集、整理、歸檔、查詢以及借閱等工作，遵照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定對(duì)人才信息進(jìn)行全方位追蹤，并精準(zhǔn)服務(wù)于就業(yè)市場(chǎng)的人才需求，精準(zhǔn)推送人才信息到相匹配的就業(yè)崗位中。

（三）加深與其他機(jī)構(gòu)之間的多元協(xié)同合作。在多機(jī)構(gòu)、多部門聯(lián)動(dòng)的過程中，現(xiàn)代化的信息技術(shù)可以推動(dòng)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，完善智慧檔案平臺(tái)的深入思考以及合作研究，借助大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用來深化與多個(gè)機(jī)構(gòu)之間的合作，使得公共就業(yè)和人才服務(wù)部門中的檔案服務(wù)更優(yōu)質(zhì)。山東省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在人才檔案管理的過程中，積極做好檔案信息的管理與合作，增強(qiáng)與事業(yè)單位、高校、企業(yè)之間的合作，考慮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理體系中的應(yīng)用，借助先進(jìn)的技術(shù)以及平臺(tái)資源來構(gòu)建檔案信息管理聯(lián)動(dòng)機(jī)制，以此來進(jìn)一步豐富人才檔案資源。

除了機(jī)構(gòu)平臺(tái)之間的合作，人員之間的合作也是十分有必要的。檔案管理人員的服務(wù)水平以及專業(yè)能力間接影響著人才檔案服務(wù)管理能力，檔案管理人員的素質(zhì)和修養(yǎng)會(huì)給人力資源市場(chǎng)提供更精準(zhǔn)的人才匹配。實(shí)際運(yùn)作中，山東省公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立人、物、技術(shù)的聯(lián)合人才管理模式，在檔案管理的過程中，設(shè)計(jì)省檔案管理館、市級(jí)檔案管理館，構(gòu)建檔案保護(hù)專業(yè)工作室，強(qiáng)化對(duì)于檔案的管理，并增強(qiáng)對(duì)檔案信息管理的安全性，制定電子檔案文件，實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存以及使用。

在此基礎(chǔ)上，山東省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)積極地對(duì)當(dāng)前檔案管理人員進(jìn)行強(qiáng)化培養(yǎng)以及提升，檔案部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)積極引導(dǎo)所有的檔案管理人員理論的學(xué)習(xí)，提升全員的信息化素養(yǎng)的建立，建立現(xiàn)代化的人員信息管理思想，檔案管理現(xiàn)代化的管理水平持續(xù)優(yōu)化。在檔案管理人才管理以及梳理的過程中，各級(jí)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)一步明確檔案管理的職責(zé)和任務(wù)，規(guī)范整理要求，積累人才檔案管理的細(xì)節(jié)和要求，在省內(nèi)人才管理的過程中建立更明確的人才考核制度以及崗位職責(zé)。在完善的檔案管理人才管理體系建設(shè)的過程中，檔案管理工作分門別類，設(shè)定人才檔案的類型以及保管的期限，確保檔案管理工作能夠形成制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）強(qiáng)化對(duì)靈活就業(yè)人員的管理。山東省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)還依托現(xiàn)有的山東省公共就業(yè)人才服務(wù)信息系統(tǒng)，強(qiáng)化對(duì)靈活就業(yè)人員的管理以及選拔，更好地服務(wù)當(dāng)?shù)氐母黝惼髽I(yè)。在靈活就業(yè)人員管理的過程中，公共就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)依據(jù)企業(yè)的需求，客觀地依據(jù)靈活就業(yè)人員的行為表現(xiàn)、勞動(dòng)關(guān)系等做好系統(tǒng)地評(píng)價(jià)以及整理，定向地輸送給就業(yè)市場(chǎng)。

在對(duì)靈活就業(yè)人員進(jìn)行管理的時(shí)候，要建立專門的人事檔案管理，設(shè)定職務(wù)變動(dòng)、考評(píng)、薪酬、勞動(dòng)合同等文件列入檔案材料的管理范疇內(nèi)，讓用人單位可以更細(xì)致地了解靈活就業(yè)人員的檔案信息，在人才選拔的時(shí)候做更精準(zhǔn)地篩選，同時(shí)能夠促動(dòng)各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)提升人事檔案的管理價(jià)值，夯實(shí)互惠互利的管理基礎(chǔ)，增強(qiáng)人力資源市場(chǎng)與人才檔案管理系統(tǒng)之間的合作動(dòng)力。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息時(shí)代，就業(yè)問題的解決、優(yōu)化與社會(huì)的各個(gè)部門之間都有著緊密聯(lián)系，山東省在人才管理的過程中做好檔案信息的管理以及挖掘，細(xì)化分析就業(yè)問題與人才檔案之間的關(guān)系，通過優(yōu)化檔案管理以及服務(wù)模式來提升工作創(chuàng)新、服務(wù)各級(jí)人力資源市場(chǎng)、激活就業(yè)市場(chǎng)，突出山東省當(dāng)?shù)毓簿蜆I(yè)和人才的檔案管理的價(jià)值。本文分析了山東省各級(jí)公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)如何做好人才檔案信息的管理，如何借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立智慧人才檔案、服務(wù)就業(yè)市場(chǎng)、煥發(fā)市場(chǎng)的就業(yè)活力。