在校史編寫中助推檔案工作發展
——以黔東南民族職業技術學院為例

文/黔東南民族職業技術學院 陳琳

黔東南民族職業技術學院（以下簡稱“學院”）的館藏檔案承載著學院豐富的信息資源，記載了歷史沿革、黨群建設、教學科研、交流合作、招生就業、社會服務等諸多方面的工作，具有獨特的歷史性、原始性和直觀性，為校史編寫提供大量可靠的文字資料、珍貴的音像圖片和直觀翔實的實物展品?，F就在校史編寫過程中，如何進一步助推檔案工作的開展進行探討。

一、檔案工作與校史編寫的關系

學院檔案館按照《高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法》，在基于客觀真實反映學院主要職能活動、便于保管和查閱利用的基礎上，將檔案的收集范圍分為黨群、行政、教學、科研、外事等12類，除了常規的紙質檔案外，還不斷充實擴展音像資料、實物展品、口述歷史等進館收藏。系統地、規范地收集各類載體檔案，一定程度上保證了各類編研資料的完整性、準確性、可靠性。

校史是記錄學院辦學歷程的編年史，體現了學院獨特的辦學理念和人文精神，具有“資政、存史、育人”的作用，其編寫的過程需要依靠豐富的檔案史料，需要持續不斷地對文字、實物進行收集整理，需要對第一手資料進行去粗取精、去偽存真，最后經過提煉、加工、概括、升華才能定稿。校史既是開放展現歷史檔案的重要手段，又是促使檔案工作進一步健全完善的助推器。

二、校史編寫過程中存在的問題

（一）紙質檔案受到不同程度的磨損。學院于2016年10月啟動《黔東南民族職業技術學院志（1956～2015年）》的編寫工作，秉承著求真存實的原則，需要翻閱大量的原始紙質檔案。尤其一些歷史節點、機構設置、干部任職、人物傳記等，更是需要不斷查閱相關資料以進行求證斷論。例如為了核對學院“旅游與商務管理系”的更名時間，就要不斷查找會議記錄、會議紀要、批復文件等，多次的反復翻閱導致紙張受到一定程度的磨損，雖然在利用過程中盡量小心保護，但還是出現卷邊的現象。學院辦學歷史悠久，尤其是一些老檔案存放時間長、紙質本身就黃舊，因查閱利用而導致紙張受到不同程度的磨損。

（二）照片檔案、實物檔案歸檔不及時不完善。照片檔案形式簡單、直觀形象、豐富生動，能夠傳遞和表現出文字難以言喻的歷史場景，在校史編寫中具有獨特的展現價值。由于日常工作中，往往側重于紙質檔案的整理歸檔，忽略了紙質照片、電子照片的收集整理，導致出現沒有標準注述、漏歸、缺失的情況。一是照片的注述不規范不具體，常見的情況是缺乏時間、重要人物位置的標注、事件等相關要素，選用該類照片只能憑當事人的回憶或者相關線索進行猜測，這在一定程度上違背了檔案史料的真實性和原始性，只能忍痛棄之不選。二是反映學院歷史沿革、重大活動、教學科研、社會實踐的照片沒有及時歸檔，造成明知確有其事，但卻苦無照片編入院志的遺憾，如歷屆學生的畢業照片沒有及時收集歸檔，使得能夠展現學院濃厚辦學歷史的圖文印證留下空白。

學院現存實物主要是歷年獲得的各項榮譽獎牌、獎杯、證書，各兄弟院校贈送的紀念品，教師出版的專著書籍等，不能系統地、全面地展現學院60年的發展變化，缺少歷史厚重感。部分實物檔案因為沒有做好整理，出現磨損變質的現象，看不清楚上面文字、日期，從而無法為校史編寫提供詳翔實資料。

（三）凸顯民族地區文化教育的特色檔案較少。學院位于黔東南苗族侗族自治州州府凱里市，立足于少數民族地區，服務于民族職業教育，堅持“以服務為宗旨、以就業為導向、走產學研相結合的發展道路”的職業教育辦學方針，在系部、專業設置上都有其鮮明的民族特色。但大量能夠體現民族文化辦學特色的檔案都未能全面地收集、整理、歸檔，如非遺傳承人培訓、以苗侗醫療技術為基礎的康復治療技術專業資料、以民族地區特色旅游為依托的旅游管理專業資料；又如具有濃郁民族特色的校園建筑圖紙、校服、校歌曲譜、教材教具等。在校史編寫時，這些潛藏著民族文化底蘊的檔案資料未能選編，實屬遺憾。

（四）檔案編研不豐富，檔案宣傳不深入。學院每年編有年鑒、大事記、干部任職簡表、職稱晉升簡表、榮譽獲獎統計表等，但仍有許多典型的大事要事，沒有對其進行過專門的收集整理、查證研究和編研，例如四校合并組建學院、新校區建設、辦學10周年成果、歷屆教代會和黨代會、鞏固扶貧成果等具有歷史深意和未來查考價值的事件，而這些有關學院發展變遷的關鍵節點事件又必定是校史編寫的參考重點。

檔案凝結著歷史連接著未來，當前加強檔案宣傳已成為時代發展的自覺和行動必然。依托各類載體檔案，通過多種途徑方式來展現學院歷史文化，使得師生既可以得到精神熏陶和激勵，又可以凝心聚力推動教育事業大發展。此次校史編寫，映射出我院檔案宣傳力度較為薄弱的缺點，沒有持之以恒地在廣大師生中進行多途徑、多角度的檔案宣傳動員，讓師生員工了解什么是檔案、如何收集保護檔案、怎樣發揮檔案的現實和歷史價值。

三、提升新時代檔案工作水平的具體措施

（一）開展檔案信息化建設。為徹底解決紙質檔案在查閱過程中容易產生磨損這個問題，并積極響應國家提出的加快檔案信息化建設的要求，2020年6月，學院檔案館啟動館藏檔案數字化工作，從經濟可行性和使用價值等方面出發，擇重將文書檔案、教學檔案、照片檔案等進行數字化加工并掛接檔案管理系統。檔案信息數字化建設既減少了紙質實體因為反復利用導致磨損或遺失的概率，又極大地提高了查閱利用效率，進一步增加了檔案實體的安全性，最大限度地延長了保管期限，這是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，更為將來建設數字化檔案館奠定堅實的基礎。

（二）強化歸檔意識，細化歸檔范圍。在教育部頒布的《高等學校檔案管理辦法》的基礎上，根據《貴州省檔案局關于印發貴州省歸檔文件整理規則實施細則的通知》，制定《黔東南民族職業技術學院歸檔文件整理規則》，將文書檔案（含黨群類、行政類、外事類）以“件”為單位進行整理歸檔；其余類別檔案，如教學類、基建類、財會類等以“卷”為單位進行組卷歸檔。兩條歸檔線索，既符合上級有關文件的歸檔要求，又保留了高等學校組卷歸檔的特點。使得檔案歸檔范圍更加具體化、細致化、科學化，便于各系部的兼職檔案人員能夠及時地將各類有保管價值的檔案進行整理歸檔。

結合學院辦學實際，細化聲像檔案的歸檔范圍，開拓歸檔思路，強化注述標準，重點從宣傳部門、各系收集具有歷史價值的聲像檔案，按照“誰產生、誰負責、誰歸檔”的原則，執行聲像檔案整理規定。擴大各類載體檔案的征集范圍，如學院在不同歷史時期的?；?、校牌、校服、樓宇牌等；在對外交流中收到的賀信、題詞、簽名、書畫等；教職工使用或形成的教具、儀器設備、工作證、手稿等；學生使用或形成的學生證、借書證、飯菜票、獎狀、錄取通知書、派遣證等；杰出校友名錄、校友聚會合影、離退休教師口述歷史資料等。

（三）圍繞民族教育特色，加大特色檔案挖掘力度。以學院辦學理念為宗旨，以校園文化建設為導向，依托民族地區文化教育特點，深度挖掘師資教育、人文浸潤、專業建設、建筑風俗資源，進而整合和優化民族文化特色檔案，確保特色檔案資源得到統一的收集、整理、歸檔和提供利用。積極通過多途徑的征集方式，有計劃、抓重點、分階段地把具有民族職業院校文化特色的文字資料、影音圖片、手工技藝、服飾音樂、實物繪畫等的各種載體檔案征集進館。建設特色檔案庫，充分利用數字化先進技術，加強對特色檔案的現代化管理和利用，使民族特色檔案文化和歷史文化、育人文化相互交融，充分發揮民族地區高職院校的人文魅力。

（四）挖掘編研素材，強化宣傳示范。檔案管理和校史編寫在促進學院持續健康和諧發展方面起到了重要的推動作用。校史編寫需要大量的史實資料、文獻圖片，日常檔案工作一定要有新視野、新領域，有明確的超前性，建立健全的檢索體系，按年度或按專題做好文件資料匯編，正確處理好檔案積累和編研挖掘的關系，做到先“厚積”而后“薄發”。通過校史編寫等編研工作，找準檔案宣傳的切入點，對前來利用檔案的學院教職工、歷屆畢業生、社會各單位等進行《檔案法》和檔案保護意識的宣傳，說明檔案與每個人的生活、學習、工作息息相關，提升檔案主體意識，讓大家認識檔案、了解檔案、走近檔案，從而真正關心和重視檔案。

四、結語

檔案工作與校史編寫相輔相成，通過編研能夠深化檔案管理改革，在發現新問題中總結新經驗，在探索新規律中助推檔案管理朝著規范化、細致化、現代化的進程發展；檔案工作又快又好地發展，能夠為編研工作提供新素材，開拓新領域，有力推動新時期的校園文化建設，秉承立德樹人的教育方針，做到以史為鑒，面向職業教育新未來。