醫務人員專業技術檔案管理系統的設計與實現

文/青島大學附屬醫院 魏崗

近年來，醫院檔案信息化管理工作備受重視，尤其是醫務人員專業技術檔案系統化、數字化管理要求的不斷提高，對設計人員在檔案管理系統設計層面提出新的挑戰。基于此，務必立足醫務人員專業技術檔案管理系統實踐需求，科學化制定設計方案，確保設計后的專業技術檔案管理系統能為醫務人員提供服務，通過提高檔案信息利用率來深化醫院改革。

一、醫務人員專業技術檔案管理系統建設的重要性

醫院工作的主體是醫務人員，醫務人員的工作歷程、業績、科研成果、技能水平等內容體現在專業技術檔案中。隨著醫院醫療實踐的增多以及新醫改政策的貫徹落實，醫務人員的專業技術檔案信息相應有所變化，對于醫務人員自身來說，需要動態了解信息更新情況，以便為職業規劃調整提供依據，進而更好地為醫療事業發展貢獻力量；對于醫院來說，能夠以最新的專業技術檔案作為人力資源管理依據，并科學、合理地制定管理決策，確保檔案資源、人力資源高效利用，真正為醫院信息化建設、常態化管理奠定基礎。現今，科技水平不斷提高，醫院借助科技力量建設醫務人員專業技術檔案管理系統，有利于滿足上述檔案資料全面收集、動態更新、及時共享、便捷利用等需求，更好地為醫院醫療、科研提供服務。

二、當前醫務人員專業技術檔案管理系統常見問題

（一）管理意識淡薄。現今，部分醫院的醫務人員專業技術檔案管理系統建設與應用未得到應有重視，這意味著醫務人員工作行為僅被片面監管，這對醫院人才招聘、培訓、選拔等工作會產生阻礙。不僅如此，醫務人員自身的工作積極性會逐漸降低，工作實踐中會不同程度出現失誤，導致醫院信息化建設效果大打折扣，不利于醫院日后的穩健發展。

（二）管理制度無序。檔案管理工作具有復雜性和系統性，尤其是醫務人員專業技術檔案的管理，更需要科學制度予以指導和支撐，否則，檔案管理實踐無秩序可言，極易出現檔案資料丟失、檔案信息延遲更新等現象。一旦檔案管理制度缺乏實用性，那么檔案真實性便無從保證，最終檔案利用率會大大降低，這對醫院發展也將產生阻礙。

（三）管理方式陳舊。一般來說，醫務人員專業技術檔案管理以部門自主管理為主，管理過程仍停留在手工錄入階段，這不僅會降低檔案管理效率，還會影響檔案信息的共享與利用，難以真正激發醫務人員的工作熱情，并且醫院檔案管理水平短時間內得不到提高。此外，專業技術檔案管理方式缺乏創新，定會影響薪酬核算、績效審核的工作效率，久而久之，會與醫院精細化管理要求相違背，繼而逐漸降低醫院管理水平。

三、醫務人員專業技術檔案管理系統設計需求及設計要點

（一）設計需求。從系統用戶角度來看，醫務管理部門、醫院管理者、醫生是主要用戶。管理部門負責檔案信息錄入、更新等；管理者負責檔案信息查詢，了解醫院醫務人員結構；醫生則需要隨時獲知檔案信息。

從檔案內容層面來分析設計需求，設計人員可將個人信息、資格信息、任職經歷、學習與培訓信息、獎懲信息、投訴記錄、準入授權信息、考核信息等納入檔案。隨著醫療行業的發展，陸續更新其他記錄信息。

從功能要求角度進行分析，設計的醫務人員專業技術檔案管理系統應滿足檔案上傳、檔案導出、報表統計等功能。

（二）設計要點。1.目的及原則。為迎合醫院現代化管理要求，基于集成平臺、辦公系統平臺設計醫務人員專業技術檔案管理系統。設計期間遵循全面參與、協調協作等原則，加強子系統與總系統、子系統之間的關聯，為醫院業務活動組織信息化服務。2.結構特征。設計人員借助B/S方法+醫院內網平臺調整醫務人員專業技術檔案管理系統結構，呈現配置靈活性、功能拓展性、調配便捷性等基本特點。系統開發的過程中，使用C#語言，保證接口連接的適用性以及系統可操作性。3.系統模塊。醫務人員專業技術檔案管理系統模塊分為三部分，即檔案管理模塊、查詢統計模塊、系統設置模塊。各模塊細分若干子模塊，能為醫院精細化管理提供服務。其中，查詢統計模塊的子模塊分別為在職醫生一覽表、業務考核一覽表、檔案查詢、個人檔案、其他分析報表等。各子模塊有相應入口，滿足醫院用戶的多元化查詢需求。4.信息獲取。醫務人員專業技術檔案管理系統將醫務人員相關信息數據整合并系統管理，信息獲取動作的發出，常以三種方式呈現，即個人信息填報、科室或部門導入、系統數據對接，形成特色化醫務人員專業技術檔案。所整合的信息內容包括五個方面，即醫務人員綜合信息、工作信息、科研教學信息、繼續教育信息、質控檢查信息。在系統信息化模式的輔助下，數據信息順利導出并打印，這既能作為工作匯報方式，又能隨時滿足部門負責臨檢需求，以便全面、真實展現醫務人員的工作情況。實際上，檔案信息獲取全過程，重點從數據資料、工作流程、檔案檢索中看出。信息化采集數據資料時，主要借助網絡、信息設備調取醫務人員專業技術檔案信息，對于新入職的員工來說，其求學經歷、資格證書、執業證書等錄入電子系統中，方便日后查閱和使用。隨著在醫院工作時間的增加，工作表現、獎懲記錄、科研活動參與、差錯事故記錄等信息相應錄入系統中，直到離職、退休，都能實現職業檔案信息化。獲取工作流程信息時，同樣利用信息技術完成檔案信息集成、分類，以便后續便捷應用、高效管理。在此期間，優化信息獲取流程，并科學制定工作標準，盡可能利用信息系統完成業務的高度集成，滿足信息互聯互通需求。此外，檔案檢索是信息獲取的又一體現，對此，醫院推行分級檢索模式，醫務人員能夠借助網絡平臺隨時檢索信息、統計信息，快速適應檔案信息數字化管理趨勢，推動醫院醫務人員專業技術檔案人性化管理進程。5.數據處理。醫務人員專業技術檔案管理系統借助Lotus Domino/Notes+J2EE技術進行數據處理，確保檔案信息自動收集、高效利用，進而為醫院醫療實踐、人力資源管理提供服務。對于技術要點，主要從3方面體現，即科學設置數據庫連接池，通過數據庫合理分配來滿足持續應用需求；借助定時機制合理安排問詢、數據讀取的時間，前提條件即通過Domino Java代理調用來采集相關數據，最后錄入Domino Form；新增Web服務，使醫務人員專業技術檔案管理系統滿足技術檔案外調與查詢功能。

四、醫務人員專業技術檔案管理系統實現

（一）實現信息同步更新。醫院醫務人員專業技術檔案管理系統能夠做到同時段全部信息整合、更新、錄入，避免因信息延遲更新、信息缺失而增加檔案信息風險，使投訴案件發生率大幅降低。換言之，靈活運用醫務人員專業技術檔案管理系統，還能減少資料重復提交現象，因為技術檔案資料高效利用，能夠滿足檔案信息實時、全方位的調閱需求，有效增強專業技術檔案管理質量。新醫改視域下，醫務人員職業全過程管理已成必然趨勢，當醫務人員專業技術檔案的信息同步速度逐漸加快，能夠滿足醫院無紙化管理需求，這不僅是管理方式的改變，而且能為實時管理、科學決策提供依據，真正提高醫院服務水平，進而樹立良好的醫院形象，為國家醫療事業發展提供有力支持。

（二）實現精細化管理。醫務人員專業技術檔案管理系統的實用性顯著提高，從長遠角度來看，要想深化醫院檔案信息化改革，務必創新管理思想，制定新的管理模式，取得精細化管理的良好成績。當專業技術檔案管理工作精益求精，能夠全面、細致了解醫務人員的工作情況，真正做到人盡其才，最終為醫院穩健發展提供人力資源支持。此外，醫務人員專業技術檔案管理系統的深入開發和有效應用，一定程度上彌補了傳統檔案管理方式的不足，并將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來，減少工作效率低、檔案信息缺失等現象，能真正提高新時期醫院檔案管理效率。

五、結語

綜上所述，在醫院現代化管理的過程中，醫務人員專業技術檔案信息化管理的重要性日益突顯。為深入推進醫院改革，應科學設計、有效應用醫務人員專業技術檔案管理系統，使系統實踐價值全面提高，進而更好地服務于醫院建設和社會發展。此外，還能為日后專業技術檔案管理系統設計奠定堅實基礎，推動我國醫療事業可持續發展。