辦公信息化時代高職學生學籍檔案管理創新策略研究

文/楊凌職業技術學院 楊珅

學籍檔案是高職院校學生學習過程、各項榮譽等信息的翔實記錄載體。學籍檔案資料是否完整、準確和翔實可靠，對學生未來的升學、就業、升職以及提干等均具有重要影響。隨著“高職百萬擴招”專項工作的進一步實施，高職錄取由傳統的“高考錄取”變為“單招錄取”“高考錄取”“擴招錄取”等，學生生源也由單一的高考生拓展為高考生、單招生、下崗失業人員、農民工、退役軍人和新型職業農民等群體。高職學生數量及生源的大規模擴大及多樣性，很大程度上增加了學生學籍檔案數量和管理難度，加上許多高職院校沒有統一檔案管理標準，傳統的學籍檔案管理模式已很難滿足擴招背景下高職院校學生學籍檔案管理需求。隨著辦公信息化時代的到來，為創新管理理念、提高管理效率和實現資源共享，高職院校學生學籍檔案管理工作從傳統人工紙質管理逐漸轉向數字信息化管理已成為必然。鑒于此，文章對辦公信息化時代的高職學生學籍檔案管理模式及應用進行研究，以期提高學生學籍檔案的科學化、規范化和法制化管理水平，確保高職院校學生學籍檔案工作高效優質地順利開展。

一、高職院校學生學籍檔案管理現存問題

高職院校學生學籍檔案具有專業學制類型及學習科目組合多樣等特點，相應學籍檔案管理工作量大、復雜難度高。但由于受傳統管理理念的制約，許多高職院校沒有意識到學生學籍檔案管理的重要性和專業性，對學生學籍檔案管理的重視度不夠，甚至一些學校沒有專職的學生學籍檔案管理人員，通常實行兼職代理，這就導致學籍檔案管理實踐秩序較混亂，沒有結合高職院校學生特點制定一整套成型的學籍檔案管理體系。近年來，“冒名頂替他人姓名學籍上學、工作”“違規錄取學生”“冒名替考入學”等事件時有發生，教育部多次下發文件要求“做好新生入學資格復查和學籍電子注冊工作”。許多高職院校在進行“學生學籍檔案清查”時，才發現一些學生學籍檔案存在“學籍資料丟失”“檔案材料時間不連續、斷檔”“檔案材料不準確、錯檔”“檔案管理手段落后”“管理設備、場地、制度等配置不齊全”等問題，出現“檔案提取錯亂、數據不全面甚至出現學生學籍檔案丟失”等問題，而且此類錯誤通常很難在第一時間發現并做補救，往往是在多年以后學生升職、國家選拔人才時才發現。另外，許多高職院校學生學籍檔案庫存容量小、格式單一、標準信息數據庫缺失等問題，嚴重影響學籍檔案資料的利用效率、資源共享和服務功能。因此，辦公信息化時代，學生學籍檔案管理實踐中，需要更新管理思維理念、合理使用信息網絡技術、創新管理模式，以提高檔案管理工作效率、實現檔案信息資源共享，為學生學籍檔案管理的全程動態監控和人性化信息交互共享服務提供充分支持。

二、信息時代高職學生學籍檔案管理創新策略

（一）創新檔案管理者思維，提高學生檔案利用效率。信息化時代，學生學籍檔案管理人員要與時俱進，實現現代化辦公。目前，很多高職院校學生學籍檔案管理過程中，很大一部分管理人員未能意識到學生學籍檔案管理工作的重要性，同時受到自動化學籍檔案管理設備、信息化數據庫建設等投資資金不足等因素影響，造成學生學籍檔案管理工作大多過于形式化，檔案管理工作效率和資源利用率較低。學生學籍檔案不僅是學生學習過程的記錄載體，同時向學校、用人單位及國家提干提供學生的情況、學習能力和綜合素質等信息資源。因此，在辦公信息化時代背景下，為創新學生學籍檔案管理工作應做到：第一，高職院校領導應結合信息時代發展需求，加大學生學籍檔案管理基礎設施等資金投入和信息資源數據庫建設支持力度，并結合“互聯網+”等創新思維通過構建學習學籍檔案信息管理平臺，將學生信息資源共享給用人單位。通過院校與用人企業間的信息資源交互，確保企業選拔合適的技術技能型人才，為學生提供更多的就業崗位機會。第二，創新學生學籍檔案信息化服務理念。在“全國高等教育擴招”“雙高建設”等背景下，高職院校為滿足自身發展需求，需要通過建設新校區、擴大招生規模、擴展招生類型等方法，以實現院校按“十四五規劃”要求規范化發展。招生類型增多、招生數量增加，這就要求院校必須將學生學籍檔案工作作為“十四五”發展期間的一個重點工作來抓，通過創新學籍檔案信息化服務理念，利用檔案資源共享優勢增強校企直接聯系間的耦合度，實現“按需培養人才”“按崗選擇人才”“雙向選擇，人盡其才”，從而有效提高高職院校的核心競爭力和社會影響力。

（二）制定規范化管理流程，推動學生學籍檔案信息數據庫建設。辦公信息化時代，高職院校學生學習檔案管理要結合學生類型、專業特點等編制規范化的工作流程，在滿足科學化、法制化等要求的基礎上制定標準規范的管理程序。1.建立高職院校分類型規范的檔案目錄標準。高職院校生源類型多樣、學生人數較多，相應學生學籍檔案信息資源涉及范圍廣、信息量大且形式多樣。通過建立分類標準統一的標準目錄，不僅可以推動檔案信息數據庫建設，還能保障數字信息資源的規范性和網絡平臺信息添加、修改和檢索的便捷性。2.健全學籍檔案信息管理制度。高職院校學生學籍檔案信息管理和使用過程中，要健全學生學籍檔案立卷歸檔、檔案信息資源采集、檔案信息管理職責分工、無紙化檔案查找、檔案信息資源檢索權責等制度體系，通過制定符合學校實際的學籍檔案信息管理實施細則，為做好辦公信息化時代高職院校學生學籍檔案工作提供翔實的制度遵循。

（三）創新“互聯網+”學籍檔案管理模式，高效優質服務利用者。高職學生生源類型多樣、學生人數多，相應學生因入學、升學、就業、轉入、轉出、學習實踐、評優獲獎等，所形成的學籍檔案材料量大且繁雜。以1名學生在高職學習中大約形成10份材料、在校生2萬名的普通高職院校為例，其平均每年會形成約20萬份檔案材料，且很多檔案材料會隨學生學習進程推進或各種變動而發生改變。常規的人工歸檔模式，管理效率低、時效性差、完整準確性差，且無法快速準確檢索利用者所需相關信息。另外，人工歸納檔案材料形式較單一、內容也較簡單，不能真實反映學生的綜合素質和個人能力。隨著“互聯網+”新時代辦公“網絡化、信息化、系統化”的發展潮流。高職院校學生學籍檔案管理創新模式需更加注重“網絡化、信息化、系統化”三化特點，以更好服務學生、院校管理部門和用人單位。1.利用“互聯網+”模式進行學籍檔案管理，降低了學生學籍檔案丟失（出錯率）和銷毀等風險，同時運用云服務器可以避免紙質檔案管理中破損、缺失等可能性，有效保障了學生的權益。2.利用“互聯網+”模式進行學籍檔案管理，借助信息數據共享服務平臺，可以更好地服務于院校學生管理部門、學生和用人單位。3.利用“互聯網+”模式進行學籍檔案管理，可以更好地服務于檔案資源利用者，檔案查詢效率高、針對性強，同時信息反饋實時準確和便捷可靠（添加、修改、閱讀和檢索）。

（四）搭建高職學生學籍檔案信息服務中心，受益檔案利益相關者。通過信息采集、開發和再創造高職院校學生學籍檔案網絡信息資源，借助“學籍檔案管理系統”“互聯網+”等信息資源管理平臺，結合各種信息管理制度措施和技術手段，確保高職學生學籍檔案所蘊含的信息資源價值得到高效發揮。高職院校通過搭建學生學籍檔案信息服務中心，將各種服務貫穿高職院校的教學活動、學生實踐、“獎貸助、勤補免”資助等環節，形成科學、合理、完善的學籍信息服務體系，提供更加專業化、個性化和社會化的服務。另外，信息服務中心對接高職院校學生管理各部門及社會公眾平臺，進入用戶端實現學生學籍信息資源共享，受益檔案利益相關者。同時，以“學籍信息共享”作為學生與用人單位的聯系紐帶，可充分展現學籍信息價值，便于用人單位選拔合適崗位人才，促進學生就業。

三、結語

學籍檔案是高職院校學生學習生涯過程中信息資源記錄的關鍵載體。隨著辦公信息化的不斷發展，高職院校學生學籍檔案管理面臨新的挑戰和發展機遇。為了充分發揮高職院校學生學籍檔案管理工作的職能，提高學籍檔案管理水平和服務質量，在完善規范化管理制度體系的基礎上，需充分借助信息網絡化技術，創新“互聯網+”學籍檔案管理模式，更好地為高職院校師生及全社會服務。