探索高校巡察檔案工作服務辦學治校的路徑

文/江蘇省宿遷學院 陳亮

由于巡察工作的特殊性、任務艱巨性和業(yè)務全新性等客觀因素，一些地方和高校大多注重巡察發(fā)現(xiàn)問題和推動整改落實，巡察檔案管理工作處于弱化、邊緣化的狀態(tài)。加之卷宗檔案整理無統(tǒng)一參照標準，未能進一步深化成果地運用，導致檔案管理科學化、規(guī)范化和信息化水平較低，檔案服務利用效果也不夠理想。

一、高校巡察檔案的定義、內(nèi)容與價值

（一）高校巡察檔案的定義。巡視巡察工作是中央到地方以及相關企事業(yè)單位持續(xù)深化紀檢監(jiān)察機構作用的重要體現(xiàn)，從大的方面講，是國家層面頂層設計；從小范圍理解，是行業(yè)領域治理方式。那么，如何定義高校巡察檔案，顯然，教育行政部門及檔案行政管理部門不會界定各行業(yè)領域的具體概念。因此，筆者在結合我國《檔案法》《高校檔案管理辦法》以及地方巡視巡察機構關于檔案定義的基礎上，認為高校巡察檔案是指校黨委巡察機構在開展校內(nèi)巡察工作中形成的，主要對學校具有保存和利用價值的，以文字、聲像、實物等形式表達并留存的歷史記錄。

（二）高校巡察檔案的內(nèi)容。主要指高校黨委巡察機構在組織每輪巡察工作過程中形成的綜合性管理文件材料以及巡察組實施具體巡察任務和被巡察單位黨委抓好問題整改落實所形成的各類有價值材料等。一般來說，高校巡察工作綜合性管理文件主要包括：上級巡視機構對高校巡察工作的指導性文件材料；本級校黨委制定的屆期內(nèi)巡察工作規(guī)劃、年度計劃、規(guī)章制度等材料；黨委巡察工作機構承辦的會議文件材料、撰寫的巡察報告總結、檢查的問題整改業(yè)務材料以及反映巡察工作重大事件、重要工作、重要活動的照片、錄音、錄像、證書等。高校巡察工作卷宗材料主要包括：巡察組進駐動員會的準備材料；巡察組進駐期間形成的問題底稿、信訪舉報、問題線索、巡察情況報告等材料；巡察反饋期間的反饋方案、反饋意見和移交材料；巡察整改工作期間形成的落實佐證材料；高校黨委對被巡察單位黨組織問題整改工作開展檢查情況的評價性、結論性材料等。

（三）高校巡察檔案的價值。檔案價值在于其記錄、憑證和參考利用作用，具體來說，高校巡察檔案是客觀記錄了校黨委巡察工作全過程的真實情況，全面反映被巡察單位黨組織存在的突出問題，是值得信賴的證據(jù)。高校巡察機構或相關部門通過查詢、利用巡察檔案，可以掌握既往工作開展情況、探索巡察工作規(guī)律、為科學制定巡察工作方案、開展巡察“回頭看”、扎實做好問題整改落實等提供有力支撐。

二、巡察檔案管理工作的必要性

檔案管理是巡察工作的重要環(huán)節(jié)以及巡察成果的有力展現(xiàn)，也是推進全面從嚴治黨的客觀載體，有助于發(fā)揮在辦學治校能力現(xiàn)代化中的基礎性作用。按照校黨委在一屆任期內(nèi)實現(xiàn)巡察各二級學院和機關部門黨組織全覆蓋的目標任務，一些高校黨委巡察組織體系、人員力量都相對薄弱，造成高校巡察工作任務較重，隨之形成的文書檔案和卷宗檔案也愈來愈多。如何加強檔案管理和服務利用，逐漸成為高校巡察機構急需探索的課題。當前，校內(nèi)巡察工作不斷深入開展，巡察檔案為配合上級巡視工作、本級問題線索處置和校內(nèi)巡察“回頭看”提供了準備和有價值的參考。因此，為體現(xiàn)檔案服務利用效果，提升巡察檔案質(zhì)量和規(guī)范檔案管理顯得非常必要。

三、巡察檔案質(zhì)量和管理工作現(xiàn)存問題

（一）檔案工作重視程度不足。高校巡察機構主要任務非常明確，主責主業(yè)較為單一；一般在發(fā)現(xiàn)問題、巡察報告、問題線索、整改落實和成果運用等方面投入主要精力，對巡察檔案管理工作重視程度不高，很少將檔案工作納入學校黨委巡察機構年度計劃，也很少單獨配備檔案室、閱檔室等硬件設施。在檔案日常管理中，基本上都是年輕的巡察同志作為兼職檔案員，在每輪巡察結束后自行整理、立卷、歸檔，過程中缺少檢查指導等必要環(huán)節(jié)。同時，有些檔案員專業(yè)水平不高，導致檔案整理時效性和立卷質(zhì)量不高。

（二）檔案員專業(yè)化水平不高。巡察干部大多選自高校內(nèi)部的紀檢監(jiān)察、財務審計、綜合文字和教育教學等專業(yè)方面的人才，專門從事檔案管理的少之又少，熟悉巡察檔案工作的人員更是鳳毛麟角。一般受人員編制限制、領導重視不足、巡察干部認識不到位等諸多因素影響，較少配備或明確專、兼職檔案員。檔案管理工作大多由參與巡察的抽調(diào)人員兼職完成，加之專職巡察干部后續(xù)學習培訓和校地交流溝通跟不上，造成檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)不高，檔案資料質(zhì)量也參差不齊。

（三）檔案日常管理有短板。目前，地方巡視巡察系統(tǒng)內(nèi)對文書檔案保管期限和歸檔范圍無統(tǒng)一標準，對如何分類、整理、立卷、編目、歸檔等一些細分的工作，無明確的具體操作規(guī)范，實際工作中也無對照標準，高校檔案工作更是如此，這不利于巡察檔案工作的服務利用和高質(zhì)量發(fā)展。同時，檔案管理制度的不完善、出臺的制度不切實際、檔案制度執(zhí)行落實不到位、甚至有些高校照搬地方巡視巡察機構的檔案制度規(guī)定，一定程度上也影響其規(guī)范性和利用效果。

（四）檔案信息化建設滯后。目前，巡察檔案管理信息化水平整體較低，是各地高校普遍存在的問題。一方面是由于思想認識有局限，缺乏對新形勢下檔案信息化建設趨勢的預判，也未統(tǒng)籌制定檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，狹隘地認為巡察工作的特殊性或保密要求，不宜推進信息化建設；另一方面是人員力量相對薄弱、領導重視不足、缺乏充足資金投入、檔案信息系統(tǒng)建設不到位、信息技術能力培訓跟不上、一些巡察文書檔案和業(yè)務卷宗未能進行掃描存檔，影響巡察檔案服務利用效果。

四、巡察檔案工作服務辦學治校的路徑

（一）提升管理意識，加強業(yè)務學習。1.高校巡察機構應提高政治站位，高度重視巡察檔案的管理工作。在人力、物力和資金方面給予更多投入，并將該項工作納入年度工作計劃，每年及時召開會議，研究部署檔案工作。2.積極主動作為，提前謀劃檔案工作。每輪巡察工作開展時，專、兼職檔案員要把檔案管理意識灌輸給巡察組人員，全過程指導各巡察組進行資料整理，做到邊巡察邊收集、巡察撤點及時整理立卷，保證檔案資料的完整性和歸檔質(zhì)量。3.加大溝通協(xié)作和學習交流，深化與地方巡察機構學習交流。高校巡察機構應定期走出去與兄弟院?；?，積極選派檔案員參加組織的有關檔案業(yè)務培訓會或參與上級巡視跟班鍛煉，充分學習檔案基本理論知識，促使其深刻認識檔案管理的重要性。

（二）強化軟硬件建設，細化管理措施。1.健全組織體系，成立巡察機構檔案管理領導小組，下設日常管理辦公室，加強對檔案管理、安全保密工作的統(tǒng)一領導；明確1名專職檔案員，盡可能專門配備1間獨立庫房，以便對巡察檔案集中規(guī)范管理。2.建立完善制度體系，參照地方巡察和結合學校實際，編制檔案管理流程圖、檔案資料歸檔范圍和檔案保管期限表，探索出臺檔案管理辦法，進一步細化檔案歸檔內(nèi)容、移交接收、組合編目、借閱審批等各環(huán)節(jié)的工作要求。3.加強日常檢查指導，對巡察過程中的檔案收集整理進行指導，按照檔案管理程序，檢查驗收巡察組移交的檔案資料，確保檔案移交及時、程序規(guī)范、資料完整；加強檔案管理員日常教育，定期組織學習培訓，提升檔案員業(yè)務能力。4.注重檔案編研工作，聯(lián)合地方或相關高校深入開展調(diào)查研究，定期梳理剖析巡察學校案例，匯編利用效果出色的典型材料；及時與本校巡察組交流溝通，收集各類實物檔案，編寫巡察工作大事記和組織沿革，并通過檔案陳列室以不同形式對外宣傳展示。

（三）注重分類收集，提高立卷質(zhì)量。巡察辦公室文書檔案按照通用的歸檔文件整理規(guī)則進行分類、編目、裝訂、歸檔。巡察組卷宗檔案參照紀檢系統(tǒng)卷宗樣式，對巡察檔案卷宗封面、目錄清單、問題清單、佐證資料和備考表等整套立卷格式進行統(tǒng)一，具體將巡察工作分輪次、分組別、分單位收集整理，有條件的高校可探索對每個卷宗進行電子化掃描，并及時上傳檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息化管理。按照巡察工作開展流程和責任分工，巡察組負責收集召開進駐動員會前準備、巡察進駐了解、巡察反饋移交等巡察期間形成的各類資料；巡察辦公室負責收集被巡察黨組織整改落實、日常檢查指導等階段資料，并分類別形成各自立卷檔案。

（四）加大高位協(xié)調(diào)力度，重視信息化配套建設。1.積極向上建議開發(fā)巡視巡察檔案管理系統(tǒng)或在省級內(nèi)網(wǎng)增設或優(yōu)化檔案欄目，設置相應的訪問權限，方便上傳、查閱檔案資料，避免各地單獨開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，造成不必要的資金浪費。2.加大領導層面的知識培訓，促使其認識到檔案信息化建設重要性和必要性，并在人力、物力和財力方面給予支持；制定本部門檔案信息化建設發(fā)展規(guī)劃，集中各方力量開發(fā)現(xiàn)代化檔案管理軟件，加大數(shù)據(jù)庫建設，不斷挖掘檔案的利用價值。

五、結語

綜上所述，檔案管理工作是一個長期的系統(tǒng)工程，需要各地高校立足問題導向、加強組織領導、建立健全制度體系、提升業(yè)務管理水平、提高檔案服務利用效果。重視巡察檔案資料管理，是提高巡察工作質(zhì)效的重要保證，也是固化和利用巡察成果運用的重要體現(xiàn)。隨著高校巡察工作的持續(xù)推進，要發(fā)揮巡察檔案工作服務學校治理的作用，還需不斷地深入探索和總結提煉。