高校圖書館紙質期刊采訪工作規范化探討

文/西安石油大學圖書館 武文斌 朱媛 史啟明

期刊是圖書館文獻信息資源的重要組成部分，是實現知識擴充、學術交流與成果展示、讀者休閑娛樂等功能的重要工具。大數據時代，電子期刊、數據庫的廣泛使用使紙質期刊的利用率有所降低。為完善期刊文獻保障體系，高校圖書館需要結合本校經費使用的實際情況，通過優化紙質期刊的選擇和采訪，與電子期刊互不重復、互為補充，從而使本館紙質期刊形成有特色、有延續性的完整體系，提高紙質期刊的使用率。本文主要針對高校圖書館紙質期刊在采訪規范化方面進行簡單地探討，以期提高師生對期刊資源使用的滿意度，為學校的學科建設和發展做好信息資源的強有力支撐。

一、建立高校圖書館紙質期刊采訪業務工作規范化

期刊作為最新情報、動態及前沿知識的載體，文章短小精悍具有時效性，是圖書館文獻信息資源的重要組成部分。實現期刊采訪職責、采訪原則等方面的規范化，保質保量完成紙質期刊的采訪是期刊管理工作中的核心和重點。

（一）高校圖書館紙質期刊采訪人員崗位職責規范化。紙質期刊采訪人員應設立專人專崗。崗位職責需規范化：負責整理國內外現期期刊的發行目錄；了解關注國內外期刊的發行動態；熟悉本校專業設置情況、了解重點學科分布情況及本校學科建設對文獻支撐的需求；根據文獻采購原則，制定計劃完成采集中外文現期期刊文獻資源的工作。

（二）期刊采訪目錄來源正規化。現階段我國有正式出版刊號、公開發行的紙質期刊約有一萬多種。期刊發行主要有郵局發行、期刊公司征訂代發、非郵發聯合征訂、自主發行等渠道。目前，高校圖書館紙質期刊基本采用招標期刊供應公司的方式訂購。紙質期刊采訪人員確定本館訂購中文期刊目錄的來源，主要是根據中國郵政發行的報刊發行征訂目錄及合作期刊供應公司提供的征訂目錄。外文學術期刊主要是世界圖書出版公司和中國圖書出版公司及合作期刊供應公司提供的期刊征訂目錄。同時，采訪人員通過對中文核心期刊目錄、知網數據庫等電子數據庫多方面了解，科技期刊的發展變化，確保了紙質期刊征訂目錄來源的正規化。

（三）高校圖書館期刊遴選采訪原則明確化。期刊采訪人員取得征訂目錄后，通過對現有的館藏期刊和各學科專業分類進行統計和分析得到各學科專業期刊的比例結構，根據本校學科設置、學年工作的側重點變化，結合學科專業期刊的核心地位、影響因子、使用頻率等方面進一步統籌分析遴選，制定出適合本校本館的采訪原則，最優、最合理地完成紙質期刊的采訪，為實現紙質期刊的訂購科學化、合理化、有效化和規范化做好準備。1.針對性、有效性、合理化原則。采訪工作要提前準備，提早調研，做到有針對、有效率。高校圖書館的紙質期刊服務首先要滿足師生教學、科研的需求，其次是豐富師生的課余生活、陶冶情操。紙質期刊訂購比重，應控制在滿足教學和科研的科技期刊約占70%～80%，娛樂性期刊約占20%～30%。了解學校的專業設置、學科特點、發展走向與最新進展，掌握本校開設的各專業的核心期刊、重點期刊和特色期刊的組成、影響因子、發行動態及變化，了解電子數據庫專業期刊的收錄情況等，及時調整合理確定紙質期刊的訂購意向。分析師生對紙質期刊的使用需求和頻率，結合館藏特色、年度經費確定好各學科專業所需期刊范圍，有針對、有側重、有協調地制定出科學的期刊館藏建設的訂購計劃。2.系統性、完整性原則。紙質期刊采訪應該遵循學科覆蓋的完整性，與重點學科有關的經典、特色、重點、核心期刊收藏的系統化。參考本校訂購的電子期刊和電子數據庫適時調整紙質期刊的訂購方向，調研本館紙質期刊與讀者的專業知識結構適應的程度及訂購期刊的使用率，建成重要文獻館藏有連續不斷檔，學科專業范圍廣泛有覆蓋，新鮮知識及時補充，休閑娛樂期刊做點綴的高質量的館藏期刊體系。3.節約性原則。采訪工作既要關注期刊出版的動向更要結合本校教學、科研等的實際需求，關注紙質期刊的利用率，認真調研期刊訂購效果并適時對訂單做出備注和調整，為下一年度的增訂或停訂做好準備。在保障期刊訂購數量的同時，還需要從整體上提高訂購質量，為學校的學科建設和發展做好支撐和保障，為學生的學習和科研助力，并達到滿足師生娛樂休閑需求的目的，從而提高期刊經費使用的高效性、節約性。4.個性化原則。采訪人員通過走訪本校各學科專業專家、學科帶頭人及重點讀者對期刊使用的需求，結合本館紙質期刊收藏結構及到館期刊的使用情況，對訂單做出備注和調整。同時加強宣傳，收集師生列出的自薦期刊目錄結合圖書館擬訂購的期刊目錄，針對性地征集讀者喜歡閱讀的期刊，滿足讀者合理的個性化的需求，從而提升讀者對圖書館的滿意度和紙質期刊的利用率。

（四）高校圖書館期刊招標流程規范化。由于經費的削減，紙質期刊價格不斷上漲，電子期刊和電子數據庫經費投入的比重加大等原因，更加要求紙質期刊采訪工作與招標公司對接需及時，加強期刊供應商的審核，在招標文件及供貨合同的起草等方面做好前期調研和準備。1.招標文件起草規范化、細致化。招標文件起草必須符合《中華人民共和國招標投標法》《合同法》及其他有關法律法規的要求，合法化、規范化；招標文件起草內容細致化。明確招標項目具體的采購內容和服務內容及違約規定。特別是對期刊的來源和質量、到刊周期、到刊率及訂準率要做出具體要求，明確制定違約賠償條約。以上約定一旦產生問題，要求供應商提供相應的證明材料說明是出版社的原因還是供應商的問題，否則可要求供應商按約定賠償；對供應商出現的違約行為，圖書館有權終止合作。2.期刊供應商審查嚴格化。期刊采訪人員要積極與招標公司對接招標工作，對期刊供應商的資質審核要嚴格化，對其所提供的服務范圍的規定明確化。通過參加期刊供應商舉辦的訂購會、與合作過的期刊供應商相處情況及走訪兄弟院校了解供應商的口碑等方面對有實力、有潛力的期刊供應商做出中肯的意見，并提供給招標公司作為審查供應商的資質時的依據。本館采購的要求、方式、條件、程序確定好后可以針對有實力有潛力的期刊供應商發布公告、通告或邀請函。招標公司資質審查之后選定幾家有實力的期刊供應商作為投標單位來進行應標，并組織專家對應標書進行公正、公平的評價，最后選定中標單位，并與之簽訂采購協議。3.建立科學評標體系。建立科學的評標體系，使期刊采購經費通過招標的方式獲得較好的經濟利益，科學地考慮供求雙方的利益，做到真正的雙贏。如果過分地強調低折扣價格，中標的供應商提供的服務也必然會打折扣，從而造成期刊質量、服務質量和到刊率等方面出現問題。招標工作中，由圖書館專家（最好是館長）先發言定下基調，把采訪工作的特殊性、重要性以及對折扣的辯證認識提出來，引導評標小組的專家、成員在注重書商的服務質量、服務效果的基礎上再結合考慮折扣。4.加強采購招標的監督防范。圖書館對于那些假借他人名義進行投標、串通投標；通過行賄或者其他弄虛作假的方式謀取中標的供應商應拉入“黑名單”，對以次充好、量價不符的情況要提前設置約束機制，采取有效措施進行防范。

二、實現高校圖書館紙質期刊現期期刊驗收工作規范化

高校圖書館紙質期刊驗收設立專人專崗，及時跟進供應商對配送期刊履行合同約定的情況，嚴格把控，及時驗收保證期刊采訪工作圓滿完成。

（一）嚴格執行現期期刊“實到實登”的原則。訂購清單是驗收的重要依據。對供應商配送到館的期刊嚴格核對送刊批次、件數、種冊數是否與配送清單一致；逐一核對配送清單與實際到館期刊是否一致，按實際到館期刊數量及時錄入本館系統。

（二）及時糾錯反饋。根據實際到館期刊的情況對出現的刊頻、刊名、價格等的變化，做出備注及時反饋給采訪人員。對實際到館期刊與供應商配送清單不符情況，及時批注并聯系供應商解決。

（三）查漏補缺原則。對于出現延期、錯刊、漏刊的情況，及時與供應商溝通催缺補配。

三、結語

圖書館紙質期刊采訪是一項環環相扣的工作，制定并執行詳細的規范可以推動采訪人員高效地工作；通過不斷優化資源建設策略和本館藏刊結構，突出紙質期刊的特色化、精準化，提高紙質期刊的使用和管理，提高師生的滿意度，為學校的學科建設和發展做好信息資源的強有力支撐和保障。