高校保密自查工作落實精細化管理的探索與實踐

文/北京工業(yè)大學保密委員會辦公室 魏娜 范明 孟憲婷

保密工作的目標是“零事故”。近年來，隨著軍民融合的推進，高校承擔了大量軍工先進技術、產品的研制工作；高校還承擔著國家事務中的決策事項、各種考試等黨政事項的保密管理工作，涉密范圍廣，同時具有開放性、流動性、交叉性特點，失泄密風險隱患增加，這對高校的保密管理提出了更高的要求。保密監(jiān)督檢查是高校開展保密管理的重要手段，2016年保密資格認定標準出臺了更規(guī)范的程序、細化了標準，對保密干部來說，指導、監(jiān)督、檢查的主要任務要求發(fā)生很大變化。本文結合高校保密自查工作，以北京工業(yè)大學為例，探索保密自查的精細化管理模式，總結經驗、分析問題，為高校保密檢查工作提高工作效能、更好地防范失泄密風險、構建精細化保密管理體系提供參考。

一、精細化管理的內涵

（一）精細化管理的發(fā)展歷程。被譽為科學管理之父的美國工程師和發(fā)明家弗雷德里克·W·泰勒，25歲時在鋼鐵廠工作期間，通過對工人操作動作的研究和分析，總結出一套合理的操作方法和工具培訓工人，使大多數人都能達到超過定額。1911年，泰勒發(fā)表了世界上第一本精細化管理著作《科學管理原理》。

第二次世界大戰(zhàn)后，包括決策理論、運籌學、系統(tǒng)工程在內的很多理論被引入經濟管理領域。這些理論和方法以決策過程為著眼點，特別注重系統(tǒng)結構與整體協調，被稱為管理科學。后來，日本的精益生產思想對精細化管理思想的形成具有相當的影響。1973年秋，全球經濟危機爆發(fā)，日本的豐田生產方式以可觀的盈利引起世人注意。1980年，日本成為全世界汽車產量第一大國。美國終于意識到制造業(yè)落后于日本的關鍵在于生產方式的落后。1985年，美國麻省理工學院籌資設立研究項目“國際汽車計劃”，把豐田生產方式重新命名為“Lean”。

（二）精細化管理的基本含義。作為一種建立于常規(guī)管理基礎之上的管理理念和管理技術，精細化管理經過了系統(tǒng)化和理論化的錘煉，已跳脫出一般意義上的“精細”和“細節(jié)”；精細化管理是對規(guī)范化管理的超越，“精細”不僅是一種意識和態(tài)度，還是一種文化及理念，“精”意指切中要點、精確精準，“細”指量化具體、細致細化。精細化管理遵循事物發(fā)展運動的規(guī)律，通過將規(guī)則進行細化和系統(tǒng)化，以標準化、信息化和數據化的方法，最大限度地減少資源占用，降低管理成本，即用具體、清晰的量化標準代替含糊、寬泛、不具體的管理要求，將抽象的戰(zhàn)略或決策改為詳盡、明確的發(fā)展舉措，從而實現組織內各單元的精確、高效、協同和持續(xù)發(fā)展。

從管理理念上來看，精細化管理體現出管理者對嚴謹、認真、精益求精思想的認同和追求；從管理方法和技術上來看，實現精細化管理，必須確立明晰的工作崗位和流程體系，建立科學量化的標準，并建立一套操作性強的管理工具。在管理工作中，實施精細化管理需遵循三大原則：設計一套可行的運營規(guī)則，使員工依照所設定的操作規(guī)范與流程工作；高度關注工作過程中一系列細節(jié)，且以關鍵細節(jié)、重要細節(jié)為著力點；對整個工作流程和環(huán)節(jié)進行科學量化管理，實現組織資源最大效益化。正如汪中求等人認為，精細化管理就是要做到專業(yè)化、系統(tǒng)化、數據化、信息化。

（三）國內高校對精細化管理的研究現狀及運用。精細化管理理論已廣泛應用于高校教育教學領域和人才培養(yǎng)過程。劉存海將精細化管理理念運用于大學實驗教學過程的教學內容、設備器材、教學環(huán)節(jié)等的管理，取得了較好的效果。李越恒通過對創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)過程各個環(huán)節(jié)的精細化管理，探究在精細與效率之間實現創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育的最佳效果。柯珍堂將精細化管理理論用于教學目標、教學內容、教學組織建設等，以提高教學質量。陳艷慧結合研究生培養(yǎng)過程中存在的“重數量、輕質量”、管理職責不清等問題，提出研究生培養(yǎng)精細化管理改革理念與實施策略建議。

專家學者對精細化管理理論在科研項目管理、行政管理領域的實踐應用進行研究。1.在科研項目管理方面，周成瑤指出高校科研項目精細化管理包括科研制度、科研項目過程和科研績效考核的精細化管理，通過創(chuàng)新科研項目管理實現部門協同合作精細化、項目管理過程精細化、內控管理精細化。2.在行政管理方面，陳詳南從“機制、制度、執(zhí)行、技術和效果”五個層面探析高校國有資產精細化管理路徑，從根本上改變傳統(tǒng)的粗放式管理方式，提高國有資產管理和保障水平。唐上潔以大數據與精細化管理相結合的視角，從動態(tài)調整教師培養(yǎng)體制、實現教師精密培訓、優(yōu)化師資資源配置以及豐富教師評價管理方式等，為基于大數據的教師隊伍精細化管理提出建設性意見。姜飛月指出要實現培訓精細化管理，包括培訓機構的精細化、培訓責任的精細化、培訓流程的精細化、培訓內容的精細化、培訓形式的精細化以及師資隊伍建設六個方面。

二、高校保密自查落實精細化管理要求的現狀及問題

（一）高校保密自查與精細化管理的契合程度。1.與保密資格認定新標準要求相契合。2016年，武器裝備科研生產單位保密資格認定辦法、保密資格標準和保密資格評分標準相繼修訂印發(fā)，嚴格落實黨中央、國務院行政審批制度改革精神和“放管服”工作要求，堅持“業(yè)務工作誰主管，保密工作誰負責”的指導思想，強化歸口管理，進一步推進保密工作與業(yè)務工作相互融合發(fā)展，明確了部門責任、規(guī)范了程序、細化了標準（一級保密資格評分標準，6大項、248小項），更加科學規(guī)范。修訂后的新標準是高校開展保密自查的重要依據和工作指導，規(guī)定到學校一級，對涉密二級機構及以下層級的保密責任落實、保密自查開展的具體指導，需要高校結合自查要求和具體情況，按管理層級制定精細化檢查方案、檢查手段和措施，以保證保密自查要求的落實。2.與新時期保密檢查作用要求相契合。保密自查是保密管理工作的重要組成部分，是依法加強保密工作的重要手段。保密自查的主要作用在于強化領導責任制、發(fā)現和消除泄密隱患、深入開展保密宣傳教育、提供決策參考、提升保密理論水平，是全方位、系統(tǒng)性的。這必然要求保密自查工作的專業(yè)化、系統(tǒng)化、具體化，要抓住保密管理的關鍵問題、明確操作手段和措施要求、發(fā)現風險隱患、總結經驗得失，切實達到保密自查的效果。3.與保密檢查多樣性要求相契合。按照新標準要求，單位應當每半年組織一次全面檢查、每年開展1～2次專項檢查、每年至少開展一次全面風險評估，涉密部門應當每季度進行一次自查，并要求單位對保密自查的內容、方法、時間、次數等作出具體安排。高校各項保密檢查，查什么、怎么查、解決什么問題、達成什么目標等，需要高校設計一套可行的保密自查規(guī)則，以關鍵細節(jié)、重要細節(jié)為著力點，設定操作規(guī)范與流程，切中要點、細致細化，使保密自查成為提高防范能力的手段。

（二）高校保密自查工作的落實現狀、工作效果。1.探索完善工作機制。（1）依法開展檢查。制定學校保密監(jiān)督檢查管理規(guī)定，明確監(jiān)督檢查原則、內容與方法及實施要求等，使保密自查有據可依、有規(guī)可循。制定保密工作責任制與歸口管理規(guī)定，明確歸口管理部門、涉密二級機構、涉密人員的保密責任，簽訂責任書，為保密檢查奠定基礎。（2）嚴格檢查標準。對以解決保密管理重點難點為目的的專項檢查，設計好檢查方案是實現檢查目的的前提。保密辦先行擬定檢查方案，經學校保密委主任/副主任指導、審批后再予以開展，增加了方案的科學性、規(guī)范性。（3）注重檢查實效。保密監(jiān)督檢查的作用是多方面的，除了發(fā)現和消除泄密隱患，還是開展調查研究的重要途徑。保密辦專兼職領導全部深入檢查工作一線，既當好指揮員，又當好檢查員，做到一線掌握情況、一線調查研究、一線解決問題。2.檢查內容持續(xù)改進。保密自查內容的設計關系到保密自查的效果，要隨上級政策、高校工作實際等不斷進行動態(tài)調整、持續(xù)完善；檢查內容一成不變，則會使保密檢查淪為“走形式”“走過場”。（1）更關注問題的主要方面。如全面檢查內容對涉密場所和保密要害部位的檢查條款，由“落實禁止無關人員進入涉密場所和保密要害部位的規(guī)定”調整為“落實非授權人員進入涉密場所和保密要害部位的審批規(guī)定”，更關注保密管理工作現狀、注重日常保密管理工作。（2）更注重保密工作與業(yè)務工作的融合發(fā)展。在2019年下半年全面檢查記錄表中增加推進歸口管理情況、工作秘密和敏感信息事項管理和承擔國慶70周年慶祝活動專項任務保密管理檢查項，檢查項的變化關注了學校保密管理重點工作的推進情況、并結合上級保密管理要求進行調整。（3）更注重解決保密管理中的重點問題。2018～2020年，根據學校保密管理工作實際，開展了科研定密、非涉密計算機、服務國慶70周年活動、研究生招生保密室、涉密載體、涉密人員因公/因私證件保密管理的專項檢查，積極防范、突出重點，消除隱患，最大限度地保證學校國家秘密安全。（4）更加細化、科學和可操作。2019年下半年全面檢查記錄表調整為14大項、41小項，較2019年上半年全面檢查記錄表的12大項、26小項的設置更加細化，各小項的設計也更貼合學校保密管理工作實際、可操作性增強。每一大項的檢查結果設定合格、基本合格、不合格三種情況，更精確地體現受檢機構的保密管理工作水平。3.保密自查工作效果。（1）以下達整改通知促工作落實。2019年5月中下旬，學校對所有涉密二級機構開展保密管理全面檢查，整改期限一個月到期后，7月對檢查中發(fā)現問題的單位“回頭看”復查；對仍未落實整改的單位，下達限期整改通知書6份，明確整改內容與要求，現場復查時整改問題全部得到解決，整改通知書經受檢機構主管校領導簽字后備案留存。（2）以開具“基本合格”“不合格”項促工作落實。2019年下半年保密管理全面檢查，共開具基本合格項18個、不合格項1個。以現場檢查時的溝通交流、結果確認為前提，在保密辦指導下、在規(guī)定期限內，存在不合格/基本合格項的單位全部按要求落實整改。（3）以行動促工作落實。經過2018～2020年的保密監(jiān)督檢查，涉密二級機構/涉密人員不再把保密工作認為只是保密辦的事，提升了對當前保密形式、保密檢查工作重要性的認識。表現在日常工作中，涉密二級機構主動邀請保密辦專職人員開展主題講座和開展現場檢查，涉密人員在項目申報、文件撰寫、涉密設備使用、涉密人員管理等事項的多種形式咨詢明顯增多、咨詢問題也越專業(yè)。保密監(jiān)督檢查與保密管理建立起良性循環(huán)機制。

（三）高校保密自查工作經驗總結。隨著高校保密自查精細化管理的逐步貫徹實施，保密自查工作得到進一步規(guī)范，管理效能得到明顯提升。對于保密自查精細化管理，應注意以下方面：1.不能只提精細化，還要做到分類管理。保密自查工作的形式、受檢單位的職責任務、涉密部門工作屬性不同，則檢查的主要事項不盡相同。分類管理是做好保密自查工作的前提，只有分類工作做得好，保密檢查全流程的精細化才能設計好、檢查好、發(fā)揮好作用。2.保密檢查精細化是一以貫之的，要有延展性。對于保密檢查，上級有規(guī)定，學校有措施，涉密二級機構和課題組也要在開展工作環(huán)節(jié)進行細化、采取相應措施，配合縱向管理層級，每一級的精細化要求都要到位。3.不能照本宣科，要根據薄弱環(huán)節(jié)形成互補。對上級部門或學校布置的檢查工作，不能為了檢查而檢查，要以檢查的“點”帶動保密管理工作的“面”，結合自身情況查找薄弱環(huán)節(jié)、與上級要求形成互補，防止漏洞，做到保密工作全面推進。

三、精細化管理推動高校保密監(jiān)督檢查工作的趨勢

（一）制度規(guī)范是基礎。推進國家治理體系和治理能力現代化是黨的十九屆四中全會確定的重大戰(zhàn)略任務。作為高校治理工作的組成部分，保密監(jiān)督檢查開展的基礎是制度、規(guī)范。有了制度、規(guī)范，保密行政管理部門才能有法可依、依規(guī)辦事，才有查處違規(guī)行為的底氣。制度、規(guī)范的生命力在于執(zhí)行，如果不執(zhí)行，則是紙上談兵、不能落實。

（二）協同配合是手段。保密監(jiān)督檢查是一項系統(tǒng)工程，需要保密行政部門和涉密業(yè)務部門的共同推進，建立完善溝通協調機制，樹立保密工作“一盤棋”思想，依照部門職責、各司其職、各負其責，在各自職權范圍內，獨立負責地做好保密工作。任何一個部門不擔責、不配合，都會造成與之相關的業(yè)務部門的工作牽絆。

（三）管理服務是目的。保密監(jiān)督檢查精細化不是過度的精細化，避免陷入“繁瑣管理”，要抓住主要工作和主要環(huán)節(jié)、抓大放小、壓實各個管理層級的保密責任，服務學校師生員工，提升保密管理工作效能。