智慧城市背景下檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐及思考
——以上海科技館檔案信息化項(xiàng)目為例

文/上海科技館 徐楊

2009年，我國(guó)首次引入“智慧城市”概念并將其列為國(guó)家第五大新興戰(zhàn)略產(chǎn)業(yè)。近年來(lái)，在各級(jí)政府的高度重視以及科學(xué)的頂層設(shè)計(jì)引領(lǐng)下，在“大數(shù)據(jù)”“互聯(lián)網(wǎng)+”“人工智能”等新興科學(xué)技術(shù)的強(qiáng)力支持下，智慧城市建設(shè)取得顯著成效，催生了大規(guī)模的新業(yè)態(tài)，為轉(zhuǎn)變經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)優(yōu)化升級(jí)、推動(dòng)城市高質(zhì)量一體化發(fā)展提供了有力支撐。就檔案領(lǐng)域而言，智慧城市的建設(shè)與發(fā)展為檔案行業(yè)變革提供了重大機(jī)遇，既對(duì)檔案工作提出了更高的要求，同時(shí)也創(chuàng)新了檔案行業(yè)的工作理念和發(fā)展路徑。

一、上海科技館檔案管理概述

上海科技館成立于2001年，是上海市政府為提高城市綜合競(jìng)爭(zhēng)力和市民科學(xué)文化素質(zhì)而投資興建的重大社會(huì)文化項(xiàng)目，主要從事科技、自然、天文相關(guān)領(lǐng)域的科學(xué)研究、科普教育、收藏保護(hù)、合作交流及相關(guān)社會(huì)服務(wù)，是目前國(guó)內(nèi)唯一擁有科技館、自然博物館和天文館三座大型場(chǎng)館的綜合性科學(xué)技術(shù)博物館集群，也是全國(guó)唯一同時(shí)獲評(píng)國(guó)家一級(jí)博物館、國(guó)家5A級(jí)旅游景區(qū)、全國(guó)首批研學(xué)旅游示范基地、全國(guó)文化與科技融合示范基地（單體類十強(qiáng)）稱號(hào)的科普?qǐng)鲳^。連續(xù)五次榮獲全國(guó)文明單位稱號(hào)，連續(xù)五年被評(píng)為全球最受歡迎的20家博物館、最高位列第六名。作為上海市最重要的科普教育基地，上海科技館正逐步邁向智慧科技館的發(fā)展歷程。

上海科技館檔案管理涉及館內(nèi)各項(xiàng)工作內(nèi)容，主要涵蓋文書(shū)檔案、基建工程檔案、展項(xiàng)工程檔案、科技檔案、項(xiàng)目檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案等。檔案室既要做好各類檔案和有關(guān)資料的收集、分類、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和保管，還要做好檔案的提供利用工作。自2001年開(kāi)館，二十年一直沿用手工裝訂、電腦單機(jī)記錄和查詢的傳統(tǒng)檔案管理方式，各種人工操作環(huán)節(jié)導(dǎo)致效率低下；頻繁查詢檔案原件使得檔案保存的安全性與完整性存在較大的安全隱患；同時(shí)，容易產(chǎn)生重要檔案資料的重復(fù)管理和利用率低等問(wèn)題。

二、上海科技館檔案信息化項(xiàng)目成果

（一）實(shí)現(xiàn)館藏檔案的“檔案物聯(lián)網(wǎng)”。通過(guò)采用RFID技術(shù)為檔案庫(kù)房中的每一卷(件)檔案粘貼可唯一識(shí)別的電子標(biāo)簽，就如同每位公民用于存儲(chǔ)個(gè)人信息的“第二代身份證”，每件檔案的唯一的身份信息（檔號(hào)）便記錄在了電子標(biāo)簽中，有了電子標(biāo)簽之后，檔案的出入庫(kù)、借閱、盤點(diǎn)等信息可以被清晰地記錄和感知。不僅如此，檔案有了電子標(biāo)簽，通過(guò)移動(dòng)設(shè)備（如手持機(jī)）的非接觸式讀取，便可以獲得任意檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而實(shí)時(shí)查詢實(shí)體檔案與數(shù)字檔案，掌握館藏檔案動(dòng)態(tài)，真正實(shí)現(xiàn)“檔案物聯(lián)網(wǎng)”，同時(shí)有利于館藏珍貴檔案的實(shí)體保護(hù)與更好利用。

（二）實(shí)現(xiàn)館藏檔案的動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)和快速盤點(diǎn)。通過(guò)檔案信息化系統(tǒng)不僅可以對(duì)館藏檔案庫(kù)存數(shù)量、外借數(shù)量實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)精確的統(tǒng)計(jì)，讓管理人員做到“心中有數(shù)”，還可以幫助其實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案的快速盤點(diǎn)，極大地提高了工作效率。利用統(tǒng)計(jì)功能可分別按部門、借閱起止日期、年月日不同需求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，同時(shí)，亦可智能地分為“實(shí)體檔案借閱”及“電子檔案借閱”，方便統(tǒng)計(jì)不同工作需求提出的借閱數(shù)據(jù)，做到精確化統(tǒng)計(jì)。快速盤點(diǎn)功能使用RFID標(biāo)簽與檔案系統(tǒng)相結(jié)合，能迅速、精確地完成日常巡檢、定期庫(kù)房盤點(diǎn)的工作，大大降低實(shí)體檔案的丟失風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理效率。檔案工作人員對(duì)檔案的盤點(diǎn)工作、內(nèi)容可以指定為固定庫(kù)房、貨架或檔案的分類，通過(guò)RFID盤點(diǎn)設(shè)備可以快速準(zhǔn)確地清查庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案。盤點(diǎn)過(guò)程不需要打開(kāi)檔案盒即可完成對(duì)整盒多案卷檔案的精確盤點(diǎn)，有效克服傳統(tǒng)人工盤點(diǎn)存在的人手緊缺、繁瑣耗時(shí)、錯(cuò)誤率高等弊端，進(jìn)而提升盤點(diǎn)的工作效率和準(zhǔn)確率。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案信息化“收、存、管、用”的無(wú)縫對(duì)接。新開(kāi)發(fā)建立的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字資源收集、存儲(chǔ)、加工、管理、利用的全過(guò)程信息化管理，并與辦公系統(tǒng)連接；結(jié)合RFID相關(guān)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案原件的定位查找、檔案庫(kù)房盤點(diǎn)、巡檢盤點(diǎn)等功能，并實(shí)現(xiàn)與智能密集架的聯(lián)動(dòng)，極大提高了檔案歸檔、管理、利用和統(tǒng)計(jì)的效率。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案借閱利用管理的精細(xì)化與智能化。新檔案管理系統(tǒng)不僅可以防止檔案的非法利用，還可以對(duì)案卷借閱追責(zé)到人，如，這卷檔案是哪個(gè)工作人員借的、什么時(shí)候借的、什么時(shí)候還的，加蓋水印是否外傳，統(tǒng)統(tǒng)做到心中有數(shù)。不僅如此，智能系統(tǒng)還能根據(jù)借閱情況，設(shè)置歸還期限，系統(tǒng)可自動(dòng)回收。對(duì)于借閱流程，借閱人只需登錄檔案系統(tǒng)，即可做到搜索內(nèi)容（檔案題目）、選擇借閱、確認(rèn)發(fā)起，隨時(shí)追蹤流程進(jìn)度，完成審批后即可在系統(tǒng)查詢電子檔案，整個(gè)借閱管理實(shí)行全過(guò)程智能化服務(wù)，特別在新冠肺炎疫情期間，得到了館內(nèi)各部門的好評(píng)。如遇特殊情況（錯(cuò)誤發(fā)起、保密性較強(qiáng)的內(nèi)容），管理員有權(quán)對(duì)借閱檔案進(jìn)行篩選和控制借閱范圍，確保借閱檔案的有效性和內(nèi)容的安全性。

三、智慧城市背景下檔案信息化建設(shè)的展望

（一）進(jìn)一步構(gòu)建完善的檔案管理模式和運(yùn)行機(jī)制。眾所周知，科學(xué)的檔案管理制度是新時(shí)代檔案事業(yè)規(guī)范有序發(fā)展的重要保證。伴隨著智慧城市的不斷發(fā)展與日益完善，智慧檔案館建設(shè)與檔案智慧服務(wù)體系的構(gòu)建也逐漸成為檔案專業(yè)領(lǐng)域重要的研究課題，其發(fā)展離不開(kāi)完善的檔案管理模式和運(yùn)行機(jī)制的支撐。檔案智慧服務(wù)體系的構(gòu)建是信息化產(chǎn)業(yè)與檔案深度融合的結(jié)果，在提供檔案借閱、檔案資源開(kāi)放共享等基礎(chǔ)服務(wù)的同時(shí)，還能提供基于館藏檔案資源、用戶服務(wù)數(shù)據(jù)等深度挖掘分析的精準(zhǔn)需求推薦服務(wù)、知識(shí)圖譜服務(wù)、虛擬泛在空間服務(wù)、用戶實(shí)時(shí)反饋等服務(wù)。作為“三館合一”集群化發(fā)展的上海科技館檔案室而言，既要保障好屬地內(nèi)部門間檔案信息資源的充分交流與溝通，也要為屬地間檔案信息資源的交流共享和實(shí)時(shí)傳遞提供便利條件。如何確保事業(yè)單位檔案室建設(shè)的智慧化發(fā)展，如何提升檔案資源管理及利用的專業(yè)化、高效化、便捷化，是當(dāng)前提升事業(yè)單位檔案工作水平的迫切需要。因此，檔案工作人員應(yīng)密切關(guān)注我國(guó)法律法規(guī)尤其是檔案相關(guān)法規(guī)制度，緊密結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定合適的檔案管理模式和運(yùn)行機(jī)制，進(jìn)而指導(dǎo)檔案工作的規(guī)范化開(kāi)展，確保事業(yè)單位檔案智慧化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)檔案多元業(yè)務(wù)人才梯隊(duì)的建設(shè)。習(xí)近平總書(shū)記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。在全面建設(shè)小康社會(huì)進(jìn)程中，檔案工作顯得越來(lái)越重要。”伴隨中國(guó)特色社會(huì)主義新時(shí)代的發(fā)展，檔案管理呈現(xiàn)出變化多端的姿態(tài)，也煥發(fā)出更加蓬勃的生命力。同時(shí)，隨著檔案事業(yè)的進(jìn)步，各種新理念、新業(yè)務(wù)、新要求如雨后春筍般涌現(xiàn)，檔案工作者的創(chuàng)新管理、扎實(shí)理論、能力提升和使命擔(dān)當(dāng)都將會(huì)成為新時(shí)代檔案管理的重要支撐，因此，在事業(yè)單位檔案室人員緊缺的現(xiàn)實(shí)狀況下，強(qiáng)化檔案管理多元化業(yè)務(wù)人才梯隊(duì)的建設(shè)，是破解當(dāng)前檔案管理瓶頸、提升檔案管理水平的有力舉措。檔案館工作人員及各部門檔案兼職員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、業(yè)務(wù)能力及信息化能力。要引導(dǎo)檔案兼職員隊(duì)伍樹(shù)立“檔案管理也能出效益”的理念，構(gòu)建以“競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)”為核心的文化氛圍；要加強(qiáng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，提供最新法規(guī)制度、理論知識(shí)、操作技術(shù)培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)技能；要高度重視檔案工作，提高檔案管理人員的工作地位，增強(qiáng)檔案工作人員及整個(gè)單位對(duì)檔案工作的認(rèn)同感，培養(yǎng)一批愛(ài)崗敬業(yè)、綜合發(fā)展的高素質(zhì)人才，推動(dòng)檔案工作朝著更加規(guī)范、更加科學(xué)的目標(biāo)共同邁進(jìn)。

（三）進(jìn)一步加快推進(jìn)檔案信息資源編研和共享利用。檔案服務(wù)作為檔案管理部門的重要職能之一，實(shí)現(xiàn)檔案智慧服務(wù)轉(zhuǎn)型升級(jí)，既是適應(yīng)智慧時(shí)代政府或本單位管理決策部門科學(xué)合理決策的重要保障，同時(shí)也是為社會(huì)公眾提供更具多元化、個(gè)性化及智慧化的檔案信息資源服務(wù)的重要支撐。智慧檔案館建設(shè)為檔案信息資源的綜合性開(kāi)發(fā)利用提供了更科學(xué)、更便捷的條件，使跨越時(shí)空界限的開(kāi)發(fā)與利用成為現(xiàn)實(shí)。檔案編研是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要方面，對(duì)保存和提高檔案資源的價(jià)值起著難以估量的作用。檔案信息資源編研及共享利用是檔案價(jià)值發(fā)揮從量變到質(zhì)變的過(guò)程，檔案信息資源作為可重復(fù)利用資源，具有“取之不盡，用之不竭”的特性，只有不斷地對(duì)其進(jìn)行“深加工”，由檔案管理人員結(jié)合本單位事業(yè)發(fā)展及檔案工作實(shí)際，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行由此及彼甚至由表及里的深入研究，把檔案編研作為檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的主攻方向，提高編研質(zhì)量，得出規(guī)律性結(jié)論，預(yù)測(cè)發(fā)展方向，才能最大限度地發(fā)揮檔案資源的增值效應(yīng)，才能更高效準(zhǔn)確地為管理者的科學(xué)決策服務(wù)，才能使檔案信息資源走向社會(huì)，服務(wù)大眾。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是順應(yīng)智慧城市與服務(wù)型機(jī)關(guān)建設(shè)發(fā)展趨勢(shì)的必然選擇，為全面提升事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)能級(jí)，必須緊扣新時(shí)代發(fā)展大勢(shì)，借力科技領(lǐng)域最新研究成果，推動(dòng)體制機(jī)制創(chuàng)新，激活單位內(nèi)部檔案工作人員內(nèi)生動(dòng)力，檔案工作將取得更大的進(jìn)步，迎來(lái)更加美好的明天。