淺談煤炭企業檔案信息化管理系統應用策略

文/陜西延長石油集團橫山魏墻煤業有限公司 李曉芳

煤炭企業的檔案管理主要是對企業內部重要資料進行存儲和管理，同時對相關資料進行利用，并提供其他的業務服務等。該項工作主要由企業內部的檔案管理部門負責，在企業深化改革與快速發展的進程中，企業檔案管理是重要工作之一。對于企業的經營而言，檔案管理的有效性直接與生產經營效益掛鉤，保證檔案的安全性，直接關系到企業的正常發展和經濟效益。

一、檔案信息化管理的基本概述

檔案信息化管理主要是應用現代化的信息技術，對企業內部的重要信息以及資源處理及管理。該項工作將在國家檔案行政相關管理部門的統一組織下進行，管理系統具有數字化、網絡化的特點，能夠實現資源接收、傳遞和存儲等一體化建設，能夠實現跨區域信息之間的共享。信息技術的融入，使企業檔案管理的模式發生了全新的變化。煤炭企業引入信息技術后，檔案管理的方法進一步優化，能夠對海量數據進行規?；幚恚M一步提升煤炭企業檔案管理的效率。同時也給企業的檔案工作帶來更多發展機遇。信息化技術的融入，還能夠有效整合檔案管理部門業務，進一步降低人力成本，減少人為因素的失誤率，進一步促進部門之間的溝通。能構建更流暢的管理制度，強化流程的具體執行力度，充分調動各個部門工作人員的工作主動性和積極性，進一步提升工作效率，有效降低檔案管理的運營成本，同時有利于保護數據安全，促進企業穩定發展。

二、煤炭企業檔案管理信息化的主要特點

在企業發展和生產經營過程中，檔案管理工作是重要的一環，通過信息化技術來提高檔案管理的水平，能夠在更大程度上整合企業的綜合性檔案信息，進一步提升管理的效率。針對發展過程中產生的海量數字資源，能夠實現有效管理，為企業的決策提供重要參考。使煤炭企業檔案信息化建設獲得了較大發展，并呈現出以下特點：

（一）檔案信息載體的原始性。檔案管理工作的對象門類較多，以原始文獻為主，在檔案信息化建設的過程中，尤其要重視信息的原始來源，確保后續的分析工作有據可依。企業內部檔案記錄了企業發展的歷史，是企業成長的憑證，而各類資料的承載方式不一，除了書面文字，還有錄像帶、軟盤、磁帶、U盤等，在現代網絡信息化背景下，各類電子資源也越來越豐富，為了進一步確保檔案信息化搭建之后信息原始載體的完整性，煤炭企業應該設置專門的、存儲原始載體的資源庫，從而確保相關信息載體的原始性。

（二）檔案信息的豐富性。檔案資料信息資源的來源途徑較為廣泛，涉及人事管理檔案、煤礦生產檔案、行政管理文書等，門類龐雜，數量極多。在具體的信息化建設過程中，要注重保持檔案資料的豐富性，將各種不同來源的檔案資料轉化為電子類文獻。同時，要注意具體的錄入方式，保持資料的多樣化。

（三）檔案資料的準確性。檔案信息在記錄相關內容的同時，在某個關鍵時刻，相關內容將對某個事件或決策產生巨大價值。因此，要對這些數據進行分析、摘錄，就必須保證其準確性。在檔案信息化系統搭建過程中，進行相關數據的錄入時要反復核對，進一步降低錯誤率。

（四）檔案資料的服務性。傳統的檔案管理方式在查詢方面極度不便，因此服務能力相對較差。搭建信息化管理系統之后，能夠進一步減少繁瑣的工作流程，提高檢索效率，同時也可以通過計算機以及相關終端設備，為其他部門提供快捷的檔案檢索功能。

（五）資料的智能化。信息化檔案管理模式具有一定的智能化功能，大部分工作可以通過界面按鈕自動完成進一步提高工作效率。同時，還能夠針對不同需求進行深度分析，減少檔案查詢以及中轉的時間成本，進一步滿足各個部門對于各種檔案資料的不同需求。

（六）檔案資料的資源共享性。網絡化技術能夠實現跨部門、跨區域、跨時空的資料共享，用戶可以通過相應的接口來實現對檔案資料的調取、閱讀，尤其是對于一些集團以及跨地區辦公的公司而言，信息化模式的檔案管理能夠提高資源共享的效率。

（七）檔案資料的資源安全性。通過信息化建設能為檔案管理工作提供安全保障。由于企業涉密資料較多、技術含量較高，如一些自主知識產權等均屬于企業商業機密，甚至關乎國家層面的經濟利益。因此，檔案信息化管理工作必須通過行之有效的措施做好保密工作，搭建更規范的保密制度，有效保證內部機密數據信息的安全。

三、煤炭企業檔案管理信息化系統建設的現狀分析

（一）沒有建立精細化的檔案管理信息化系統。目前許多煤炭企業開始引用信息化檔案管理模式，但是還沒有完全改變傳統的“粗放型”管理方式，在信息化管理的過程中，正在努力走向“集約化管理”的全新模式。從具體的執行層面來看，有許多煤炭企業沒有做好宏觀層面的信息化系統頂層設計，在煤炭的開采安全、生產監控與企業檔案管理之間，沒有構建完整的、體系化的信息共享系統。因此不同部門之間的系統數據還不能實現及時匹配和轉換，從而影響了運行的效率。與此同時，電子類檔案資料的實際利用率并不高，在具體的工作開展中，如果僅僅通過目錄卡或庫卡進行查找，有可能出現遺漏。而且這個過程也難以盤點具體的庫存以及流轉情況，不能精確地核實借閱行為。

（二）基層工作人員的信息化管理意識相對薄弱。大多數煤炭企業的管理重點在于生產任務的完成上，對于檔案管理工作上的忽視，將檔案信息化管理工作認為就是簡單的數據錄入，沒有將整個企業內部的信息化管理，建成一體化、自動化以及網絡化的管理新模式，在很大程度上影響了網絡化的價值，同時基層管理人員應用信息技術進行管理的意識較差、技能較弱，只能開展基礎工作，這在很大程度上制約了信息化的推進。

四、煤炭企業檔案信息化管理系統建設的具體策略

（一）將信息化發展列入企業發展規劃，在人、財、物方面給予大力支持，全方位推進檔案管理系統的信息化建設。要進一步提高煤炭企業檔案信息化建設水平，首先要重視檔案信息化管理工作的開展，將信息化管理工作納入企業的宏觀發展規劃中，在人、財、物方面給予大力支持，建立一支綜合素質水平較高的專業人才隊伍，為信息化建設奠定堅實的基礎。與此同時，企業管理者以及檔案管理工作者應樹立堅定的法制意識，以《檔案法》及相關法律法規為指導，全力開展檔案信息化管理工作，提升基層工作人員的自覺性。另外，還要做好信息化基礎設施和網絡建設，通過建立統一的標準，對工作流程進行規范化管理，搭建一個完整的網絡層次，有效實現跨部門、跨地域的檔案信息共享機制，進一步發揮檔案信息管理系統的優勢。

（二）建立部門之間的協同機制，進一步明確檔案管理部門的職責，保障檔案資料收集的完整性。檔案管理是一個較為細致且牽涉較多實際技術的具體工作，在建設期間要將各種形式的資料轉化為電子資料，以圖片、文件等形式進行存儲，要確保相關信息記錄的真實性，保證前、中、后期資源提交以及信息存儲的安全性。因此，應該對團隊的職責進行明確劃分，從負責人到具體工作人員，明確其具體的責任、權利與義務，從而確保相關工作的穩步實施。如果出現了意見分歧，檔案信息化管理的牽頭部門及負責人，應當綜合各方信息進行整合反饋，做好各個方面的協調工作，從而促進該項目順利進行。另外，還要建立各部門之間的配合機制，促進資源收集的高效性。

五、結語

綜上所述，隨著信息技術的普及應用，特別是將相關信息技術應用到檔案管理中，為煤炭企業的發展注入了全新的動力。企業檔案管理的信息化建設，能夠進一步優化煤炭企業內部結構，進一步提高工作效率和服務職能，提升檔案管理的整體水平，促進企業更快更好發展。