大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院科研檔案信息化管理探究

文/福建省立醫(yī)院科研處 鄭富豪

醫(yī)院的科研檔案包括醫(yī)院從事各項科研實踐所形成的檔案資料，它真實有效地反映了醫(yī)院的科研成果和各項科研活動，是醫(yī)院過去的科研記錄和證明，也為醫(yī)院今后科學(xué)研究開展提供數(shù)據(jù)資料。因此，醫(yī)院科研檔案管理尤為重要；尤其是科技日新月異、醫(yī)院科研水平不斷提高的今天，能否做好科研管理工作，決定了醫(yī)院能否有序、順利地推進(jìn)科研工作。當(dāng)前，各種信息化管理平臺進(jìn)駐醫(yī)院各項管理和服務(wù)系統(tǒng)，大數(shù)據(jù)下的科研檔案管理方式要應(yīng)對高速、復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，因此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。這既是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，醫(yī)院要及時探索大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理方式的轉(zhuǎn)變。

一、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院科研檔案管理存在的不足

（一）檔案管理安全性不高。近年來，很多醫(yī)院都進(jìn)行了信息化改革，這在很大程度上提高了醫(yī)院的數(shù)據(jù)儲存、處理能力，也大大提高了工作效率，然而我們也要看到，醫(yī)院的科研檔案包含著很多的專利等保密性強的內(nèi)容，而信息化平臺的檔案管理制度存在著信息泄露風(fēng)險。醫(yī)院科研檔案儲存需要人員記錄、錄入、保存、歸檔等，很多時候甚至是通過多人來分工完成這項工作，因此科研資料存在很大的安全風(fēng)險，再加上計算機(jī)技術(shù)本身也可能產(chǎn)生安全漏洞，需要更新系統(tǒng)、升級軟件來進(jìn)行應(yīng)對。若做不好這一點，對信息保存來說存在著巨大的隱患，很多醫(yī)院對此沒有采取可靠、有效的方法，醫(yī)院科研檔案管理安全性存在風(fēng)險。因此醫(yī)院要加強科研檔案人員管理，提高科研檔案管理效率以及加強信息化手段等對策。

（二）數(shù)據(jù)處理效率低下。當(dāng)前，隨著國家對各類科研活動管理的細(xì)致及關(guān)注度，各類科研計劃和檔案的處理也更加復(fù)雜。醫(yī)院的科研檔案信息和內(nèi)容比之前更加繁瑣，數(shù)量也更多，分類也更加詳細(xì)，很多醫(yī)院建立了信息化工作平臺，卻沒有建立起來與之相應(yīng)的管理制度，導(dǎo)致醫(yī)院的科研檔案僅僅是實現(xiàn)了電子化，而例如何時存儲、何人操作等都沒有嚴(yán)格、詳細(xì)的規(guī)章制度，造成醫(yī)院的科研檔案存檔混亂、查找程序繁雜、運轉(zhuǎn)效率低下等問題。究其原因，是醫(yī)院的信息化管理系統(tǒng)沒有將大數(shù)據(jù)管理信息技術(shù)充分發(fā)揮。醫(yī)院的管理系統(tǒng)可以利用先進(jìn)的文檔處理技術(shù)，提高管理系統(tǒng)對文檔資料的處理能力。眾所周知，低效率數(shù)據(jù)處理導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案管理耗費大量人力物力，未能充分發(fā)揮信息化技術(shù)高效、方便等優(yōu)勢，給醫(yī)院開展各項科研實踐活動產(chǎn)生不好的影響。

（三）檔案管理人員素質(zhì)欠缺。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，很多醫(yī)院引入高效的信息化管理平臺，目的是讓醫(yī)院的科研檔案信息處理更加高效。但是很多醫(yī)院忽略了對科研檔案管理人員的培訓(xùn)。信息化管理不是單純地將信息輸入計算機(jī)，它是一個專業(yè)、高效、科學(xué)的管理系統(tǒng)，需要有專門人員進(jìn)行使用和維護(hù)；許多醫(yī)院人員緊張，通常由醫(yī)護(hù)人員來兼做檔案信息管理人員；此外還缺少對操作人員進(jìn)行系統(tǒng)化的管理培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員對信息化管理平臺認(rèn)識不全面、使用不熟練、維護(hù)不到位。很多檔案管理人員沒有意識到信息化管理的優(yōu)越性，要求將科研檔案信息更加全面、詳細(xì)、及時地處理；有很多沒有相應(yīng)理念的檔案管理人員不知道要將哪些科研檔案中的信息進(jìn)行處理，經(jīng)常會產(chǎn)生記錄漏項、處理不及時等情況，導(dǎo)致科研檔案不翔實，對科研實踐活動難以起到好的指導(dǎo)性作用。

（四）科研檔案數(shù)據(jù)資料未發(fā)揮應(yīng)有作用。電子化科研檔案資料不應(yīng)該只是保存在計算機(jī)中，其應(yīng)該發(fā)揮更多作用；如讓醫(yī)護(hù)人員查找信息更加方便、獲得的資料內(nèi)容更豐富等，然而很多信息化管理人員意識不到這點，或者平臺建設(shè)不到位，沒能連接好管理系統(tǒng)和使用者之間的渠道，導(dǎo)致科研檔案資料未能發(fā)揮應(yīng)有的作用，醫(yī)護(hù)人員也沒有感受到大數(shù)據(jù)帶來的便捷；盡管醫(yī)院花費大量人力、物力，最終收效甚微，這在當(dāng)前很多醫(yī)院是普遍存在的問題，醫(yī)院要切實提高科研檔案電子數(shù)據(jù)的利用率，使管理系統(tǒng)發(fā)揮出真正優(yōu)勢。

二、大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院科研檔案信息化管理探究

（一）應(yīng)強化對信息化管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。要科學(xué)、有效地提高醫(yī)院的科研檔案信息管理水平，首先要從檔案管理工作人員出發(fā)，不論是什么樣的管理手段，檔案管理人員都是具體操作者，信息化管理系統(tǒng)是硬件，工作人員的素質(zhì)就是軟件，醫(yī)院要從軟硬件兩方面出發(fā)，才能提高科研檔案信息化管理水平；同時只有提高檔案管理工作人員的管理水平和認(rèn)識水平，才能更好地管理、應(yīng)用好信息化平臺。醫(yī)院可以組建專門的信息化管理隊伍，定期讓工作人員到其他信息化管理水平較高的醫(yī)院進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，同時還可以邀請專業(yè)人員到醫(yī)院科室進(jìn)行具體指導(dǎo)和培訓(xùn)，對相關(guān)人員開展針對性地業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助他們厘清工作思路，明白科研檔案管理的重要性，明白如何更好地、規(guī)范地進(jìn)行科研檔案管理。醫(yī)院還可以定期對檔案管理人員進(jìn)行測試，讓醫(yī)院檔案管理人員競爭上崗，并定期對檔案管理人員進(jìn)行水平測試，讓檔案管理隊伍保持較高的工作積極性和業(yè)務(wù)水平。

（二）強化科研檔案信息的安全性。在大數(shù)據(jù)時代，信息安全是任何管理系統(tǒng)都要面臨的巨大挑戰(zhàn)，對醫(yī)院科研檔案信息豐富的單位更是如此。要想提高醫(yī)院科研檔案的信息安全，一方面要提高信息化管理系統(tǒng)的技術(shù)水平，另一方面要有規(guī)范、嚴(yán)格的管理制度。第一點，醫(yī)院在引入信息化系統(tǒng)和設(shè)備時應(yīng)加大投入，采用更先進(jìn)、更安全的信息化管理技術(shù)，這樣對于系統(tǒng)的安全更有保障，同時也有利于工作人員更加快速地處理信息、查找歸類科研檔案資料。此外要安排專人定期對信息化管理設(shè)備進(jìn)行安全性能維護(hù)，防止信息系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞。第二點，醫(yī)院要嚴(yán)格對醫(yī)院科研信息檔案管理人員的安全教育，讓檔案管理人員意識到檔案安全性的重要意義，要求他們在日常工作中能夠嚴(yán)格遵守各項管理制度，從源頭上、過程中防范安全隱患。

（三）完善信息化管理制度。不管進(jìn)行什么樣的管理活動，完善、規(guī)范的管理制度是開展信息化管理的先決條件，醫(yī)院在進(jìn)行科研檔案管理的過程中，首先就要建立完善嚴(yán)格的管理制度，這樣工作人員隊伍才能做到有章可循、有規(guī)可依。此外規(guī)章制度要切實可行，有利于工作人員從中找到工作方法，明確工作路徑。醫(yī)院可以采用自上而下的管理制度，設(shè)立不同等級的檔案管理員，形成人人有責(zé)的管理機(jī)制，建設(shè)成為嚴(yán)密、科學(xué)的管理結(jié)構(gòu)，這樣將有助于開展科研檔案信息的存儲、歸檔、查找、調(diào)出等日常程序，使信息化管理程序更加有效率且更加科學(xué)規(guī)范。另外，使各級形成責(zé)任，產(chǎn)生壓力，嚴(yán)格執(zhí)行信息化平臺管理條例，對信息化管理系統(tǒng)的安全及穩(wěn)定性也非常有益。

（四）注意紙質(zhì)檔案的保存。信息化管理不斷推進(jìn)，并不意味著傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理就可以完全淘汰，紙質(zhì)化科研檔案是最原始、最詳細(xì)、最真實的材料，可以給電子資料提供查找依據(jù)，一旦電子資料出現(xiàn)丟失、損壞等故障，工作人員還可以通過紙質(zhì)科研檔案找回信息，因此紙質(zhì)檔案的保存管理依然非常重要。醫(yī)院應(yīng)將電子數(shù)據(jù)資料和紙質(zhì)檔案管理放在同樣重要的位置，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行錄入之后，讓信息化管理平臺對信息進(jìn)行歸納、分類、處理，然后完整地將紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)檔案有著和電子檔案相比完全不同的優(yōu)勢，醫(yī)院科研檔案管理人員要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，建立完善的紙質(zhì)檔案整理制度，將有利于紙質(zhì)檔案的完善保存。

三、結(jié)語

總的來說，在大數(shù)據(jù)時代，計算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的高速發(fā)展給醫(yī)院科研檔案管理工作提供了更為先進(jìn)、方便的系統(tǒng)平臺，同時也給醫(yī)院管理系統(tǒng)帶來了一些挑戰(zhàn)。醫(yī)院要想管理好、利用好大數(shù)據(jù)支撐下的信息化管理平臺，就要根據(jù)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的特點，有針對性地進(jìn)行人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，建立與平臺相適應(yīng)的管理制度，這樣才能確保醫(yī)院的科研檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮應(yīng)有的作用，才更有利于醫(yī)院的各項科研實踐活動更加順利地進(jìn)行。醫(yī)院科研管理人員要不斷學(xué)習(xí)信息化管理知識，推動醫(yī)院科研檔案管理更加規(guī)范高效。