檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設模式探究

文/福建師范大學 連素清

進入信息化時代，檔案信息越來越成為高校的寶貴財富，在高校發展過程中起著重要作用。但是由于一些傳統觀念的存在，我國高校檔案信息的管理和建設還比較落后，導致長期以來檔案信息資源一直沒有得到有效利用。因此，有必要提高檔案信息資源的信息化建設水平，在高校中更新傳統的檔案信息管理理念，建立健全的檔案信息資源管理制度，嘗試構建檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設模式，有效地利用檔案信息。

一、高校檔案信息資源建設概述

高校檔案信息是高校一項非常重要的信息資源，指的是高校在進行教育教學、科研工作、黨政管理以及高校舉行的其他活動中，直接或者間接形成的對學生、高校和社會具有保存價值的各種文件材料，包括但不限于文字、圖像、錄音、視頻等各種形式的資料。高校檔案信息真實地記錄著學校的發展歷程，客觀地反映著學校各方面的發展過程，是學校各方面工作最真實最直接的記錄，是學校資源的重要組成部分。一所學校如果沒有檔案信息，人們對其發展歷程和重大事跡就無從了解，也不利于學校的長遠發展。因此，做好高校檔案信息資源建設工作十分重要。

隨著信息時代的到來，信息技術在人們生產和生活中發揮出日益顯著的重要作用。而檔案信息作為高校發展過程中重要的信息資源，對促進高校檔案信息化建設有重要作用。

（一）高校檔案信息化建設有利于對檔案信息進行開發和利用。通過對檔案信息進行信息化建設和科學高效的分類整理，能夠為高校教師或其他科研人員參考和借鑒檔案信息中的科研成果提供便利，由此提高檔案信息資源的利用價值。

（二）高校檔案信息化建設有利于促進高等教育的進一步改革和發展。近年來，隨著國家教育體制改革的深入，部分高校利用教育改革來建立自身優勢，以吸引優質生源報考。高校將檔案資源信息化建設在一定程度上，降低了高校檔案信息的管理難度，使得檔案信息資源更加優化，便于為學校建設服務，也有利于適應高等教育的改革和發展。

（三）信息技術的發展為高校檔案資源信息化建設提供了便利條件。如今高校中，教師和學生對于信息資源的需求不斷增加，給學校的檔案信息管理工作帶來了不小的挑戰。而信息技術的迅速發展為高校進行檔案資源信息化建設提供了便利的條件和保障。

二、當前高校檔案信息資源管理中存在的問題

（一）對于檔案信息資源的管理工作不夠重視。隨著近年來高校檔案事業的發展，檔案信息對高校發展的重要作用開始表現出來。由于檔案信息相較于圖書館資源所特有的保密屬性，在我國高校中一直不如圖書館資源使用靈活。正是由于這種對檔案信息的傳統觀念的存在，很多高校的領導者和管理者缺乏對學校內部檔案信息管理工作的重視，沒有能夠充分認識到檔案信息對于高校發展的重要作用，對檔案信息資源的利用僅僅停留在滿足校內部分單位或者教師的需求上，未能最大程度地發揮高校檔案信息的利用價值。

（二）檔案信息資源相關管理制度不夠完善。由于很多高校檔案意識比較淡薄，對于校內的檔案信息管理工作不夠重視，再加上學校對于檔案信息管理工作的資金和人力投入不足，很多高校的檔案信息資源管理制度仍然比較傳統，并不完善。例如，對于檔案信息的收藏形式比較單一。目前，很多高校的檔案信息大部分都是紙質版資料，其他收藏資料的形式比如圖像、錄音、視頻等形式相對來說并不多見。另外，高校對于檔案信息缺乏高效的分類整理。檔案信息內容豐富，高校中檔案信息更是包含眾多內容，比如教學檔案、教師人事檔案、學生檔案、科研檔案等，很多高校目前都缺乏一套分類明確、層次分明的檔案信息管理體系，嚴重影響了對于檔案信息的使用。同時，由于檔案信息內容豐富，不同內容的重要程度即使用價值也不一樣。高校很少能夠做到根據檔案信息價值的高低而分開收藏，這樣不僅為明晰的檔案管理增加困難，還影響了對高價值檔案信息的有效利用。

（三）對于檔案信息資源使用方式比較單一。檔案信息作為高校重要的信息資源，高效的使用方式是發揮檔案信息最大價值的有效手段。目前高校對于檔案信息的使用主要存在以下問題：1.缺乏與其他資源的聯合使用。檔案館和圖書館作為高校內部兩大信息中心，儲存著高校絕大部分信息資源。但是在大多數高校中，兩者都是分別獨立的存在，缺乏信息共享和聯合，這就降低了檔案信息的使用效率。2.由于傳統觀念的影響，相對于圖書館資源的建設，大多數高校中檔案信息的信息化建設還比較落后。大部分高校的圖書館都建有官方網站，供學校教師和學生使用。而檔案館建有網站的高校卻比較少，信息化水平低限制了教師和學生對于檔案信息的利用，一定程度上造成了檔案信息資源的浪費。

（四）檔案信息管理工作人員專業素質不高。近年來，大部分高校存在著擴招現象，學生數量的增加使得高校檔案信息管理工作量也相應加大。無論是檔案信息的數量還是難度都給管理工作帶來了很大的挑戰。但是由于一些高校對檔案信息管理工作的不重視，對檔案信息管理工作的資金和人才投入較少，加上檔案信息管理工作本身人才流動性小的特點，使得目前高校檔案管理部門的工作人員較為固定，并且普遍存在年齡較大、女性較多、專業素質不高等問題導致高校檔案信息管理工作面臨更大的挑戰。

三、檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設模式研究

資源嵌入式整合建設就是將原本獨立但有一定共同特點和屬性的內容，按照一定的模式和原則整合到一起，形成一個新的資源結構。經過整合之后的信息資源結構更加合理，使用起來更加便利，能夠使得信息資源被使用者更高效地利用，提高信息資源的使用價值。在信息時代背景下，通過檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設模式的建立，可以起到“1+1>2”的效果，同時有效解決高校檔案信息管理工作中存在的問題，提高檔案信息資源的信息化建設水平。在建設檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設模式的過程中，具體措施如下：

（一）要重視高校內部的檔案信息管理工作。檔案信息作為學校信息資源的重要組成部分，與圖書館一樣可以為教師和學生提供信息服務，同時也能夠為社會和校外人士了解學校的發展提供便捷的途徑，有利于提高學校的影響力。在國家政策的支持下，學校的領導者和管理者要從思想上認知上轉變傳統的理念，認識到在信息化背景下，檔案信息資源的重要作用。要在資金方面和人才方面加大投入力度，改進以往的檔案信息管理工作，提高檔案信息資源的信息化建設，以便于更好地為教師和學生提供信息服務。

（二）建立完善的檔案信息資源管理制度。健全完善的檔案信息資源管理制度是提供高校檔案信息管理水平和高校利用檔案信息資源的重要制度保障。一方面，高校可以借鑒其他高校和單位管理檔案信息的制度方法，結合自己的實際情況，建立完善的檔案信息資源管理制度；另一方面，為了更加具有針對性和應用性，可以借鑒本校圖書館管理信息資源的制度方法，這樣不僅可以完善檔案信息資源管理制度，也有助于促進檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設模式的構建。

（三）提高檔案信息管理工作人員的職業素質。檔案信息管理工作人員的職業素質和專業水平，是提高檔案信息服務水平和增加檔案信息管理靈活性，從而提高檔案信息利用價值的有效手段。隨著檔案信息與圖書館信息資源嵌入式整合建設模式的構建，信息管理中難度的加大對于管理工作人員的專業素質提出了更高的要求，再加上信息管理要為教師和學生提供便利服務的最終目的，檔案信息管理工作需要更多具備檔案學知識、圖書管理知識、信息技術知識以及良好的溝通協調能力等的綜合性人才。所以提高檔案信息管理工作人員的職業素質十分重要。高校一方面可以積極引進高素質的綜合性人才，另一方面也可以對現有的工作人員進行培訓，提高其職業素質。

四、結語

檔案信息作為一所高校發展歷程的記錄者，在某種程度上不僅僅是高校資源的重要組成部分，更是人類和社會資源的重要內容。在信息化時代，做好檔案管理的信息化建設，提高檔案信息的管理水平尤為重要。我們應該認識到檔案信息對于高校和社會的重要作用，積極通過各種先進的現代化技術，增加檔案信息的生命力，使其發揮出重要作用。