“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作改革的路徑探析

文/長安大學(xué)檔案館 劉偉

“互聯(lián)網(wǎng)+”是信息時代的全新形態(tài)，能夠通過自身優(yōu)勢和特點，對傳統(tǒng)行業(yè)加以升級與轉(zhuǎn)型，使傳統(tǒng)行業(yè)更能符合當(dāng)前時代發(fā)展的需求。檔案管理工作要提高“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，加強跨界交流、創(chuàng)新驅(qū)動、重塑結(jié)構(gòu)、尊重人性、開放生態(tài)、結(jié)構(gòu)連接等特征的融合，進(jìn)而從根本上解決當(dāng)前檔案工作存在的不足。

一、當(dāng)前檔案工作存在的不足

（一）人員思想意識不積極。隨著科技技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛。電子檔案不僅解決了傳統(tǒng)檔案占地面積較大、存儲量不足的硬性問題，還能夠有效提高管理的安全性。但是當(dāng)前檔案室人員沒有意識到“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的重要性，缺少對相關(guān)技術(shù)操作方法的熟練掌握，從而使管理工作開展緩慢、管理概念模糊不清，嚴(yán)重影響了檔案存儲的有序進(jìn)行。

（二）管理技術(shù)落后。檔案工作最重要的一環(huán)即是驗證文件的完整性與真實性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案能夠根據(jù)腐化程度、字跡、顏色等內(nèi)容進(jìn)行有效判斷，但當(dāng)前的電子檔案在錄入時沒有人為筆跡的存在，且相關(guān)內(nèi)容在輸入時容易產(chǎn)生錯誤，進(jìn)而影響文件的真實性，加大驗證難度。

（三）缺少軟硬件設(shè)施。電子檔案的有效存儲需要建立在完好的軟硬件設(shè)施基礎(chǔ)上，電子檔案的種類繁多、信息量較高，需要運行能力較強的分析軟件進(jìn)行歸檔處理，如果軟件的運行質(zhì)量較低、網(wǎng)絡(luò)上傳速度緩慢，會導(dǎo)致信息得不到及時更新，甚至出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失的情況。除此之外，大多數(shù)檔案室為了節(jié)省經(jīng)濟(jì)支出，通常使用已經(jīng)被淘汰的硬件裝置進(jìn)行檔案工作，這樣不僅大幅度降低了檔案工作的效率，還使檔案室的安全性受到嚴(yán)重影響，因此加強相關(guān)軟硬件設(shè)備的更新是當(dāng)前各檔案室的首要任務(wù)。

（四）管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。不同的計算機(jī)型號和不同的軟件系統(tǒng)對用戶信息識別的方式和自動歸檔的內(nèi)容會生成不一樣的應(yīng)對方法，當(dāng)前眾多檔案管理組織在管理標(biāo)準(zhǔn)上未做到統(tǒng)一，使用戶的信息查閱功能產(chǎn)生差異性，并且檔案管理工作沒有對項目格式制訂完整的信息化制度，相關(guān)工作程序缺少科學(xué)規(guī)劃，進(jìn)一步加重了檔案查閱的難度。

（五）檔案服務(wù)缺少針對性。檔案室是面向大眾的服務(wù)行業(yè)，重在滿足人們的不同需求，為人們提供便利的存儲、查詢服務(wù)。隨著近年來檔案室用戶的不斷增多，資源存儲量不斷加大，服務(wù)化模塊建設(shè)工作也越來越困難。檔案室需要進(jìn)一步提高相關(guān)服務(wù)的針對性和個性化，能夠根據(jù)用戶隱私類型和文件價值進(jìn)行詳細(xì)劃分，明確服務(wù)目標(biāo)，才能使檔案文件趨向價值化，從而提高服務(wù)質(zhì)量。

（六）安全管理不夠完善。雖然電子檔案存儲解決了紙質(zhì)文件在保管時容易受環(huán)境影響的問題，但也會受到互聯(lián)網(wǎng)病毒干擾、黑客入侵等安全因素的影響，電子檔案的保密性要求十分嚴(yán)格，相關(guān)文件的價值也較高，如果安全管理標(biāo)準(zhǔn)不能進(jìn)一步落實，相關(guān)安全措施得不到有效實行，會給黑客留有可乘之機(jī)，進(jìn)而導(dǎo)致文件容易在存儲時被相關(guān)病毒軟件入侵，造成重要文件信息丟失。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作改革的路徑

（一）提高智能化檔案信息收集。首先，檔案室要提高“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與檔案管理工作的深度結(jié)合，不僅是將紙質(zhì)信息進(jìn)行數(shù)字化上傳，而是要運用大數(shù)據(jù)平臺、信息電子技術(shù)將信息資源的存儲、分配工作進(jìn)一步優(yōu)化，加強檔案數(shù)據(jù)的開放程度，使地方政府、計算機(jī)企業(yè)和社會群眾能夠形成良好的溝通鏈接。要將各個階段的發(fā)展任務(wù)進(jìn)一步明確，提高檔案工作的智能化發(fā)展。比如：“互聯(lián)網(wǎng)PC端+檔案工作”的首要任務(wù)是建立數(shù)據(jù)化平臺，完善Web網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；“互聯(lián)網(wǎng)移動端+檔案管理”的首要任務(wù)是進(jìn)行平臺升級，將Web1.0發(fā)展為Web2.0。其次，要優(yōu)化系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，將檔案信息的獲取面進(jìn)一步擴(kuò)展，各檔案機(jī)構(gòu)要積極參與數(shù)據(jù)開放政策的制定，按照國家機(jī)密安全標(biāo)準(zhǔn)，完善信息采集工作，要保證用戶檔案的管理符合公民的隱私權(quán)。最后，要提高電子數(shù)據(jù)的真實性和完整性，檔案在進(jìn)行歸納、上傳時，要進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的縱向?qū)Ρ龋_保相關(guān)信息的真實有效，并加強數(shù)據(jù)整理時的部門協(xié)調(diào)工作，提高收集效率。

（二）建立完善的檔案管理制度。第一，檔案管理部門要加強體制的約束力，確保相關(guān)人員能夠積極開展管理工作，針對信息存儲時發(fā)生的特殊情況，能夠采取合理、有效的應(yīng)對措施。第二，各管理機(jī)構(gòu)要制定統(tǒng)一的著錄標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式。用戶在進(jìn)行信息檢索時，由于不同系統(tǒng)的運行模式，會產(chǎn)生信息孤島性，使資源無法全部呈現(xiàn)，造成信息碎片化、資源松散化，降低查閱的便捷性，使資源無法高度共享。相關(guān)部門要制定統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，積極借鑒國際檔案管理局的FAC管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案存儲的目錄格式，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換效率，進(jìn)而為用戶提供更方便、更快捷的檔案工作，完善檔案管理流程。

（三）加強檔案服務(wù)的便捷性。檔案服務(wù)需要以用戶為基礎(chǔ)，盡可能保證多元化、個性化的發(fā)展，使檔案工作能夠針對不同用戶的使用需求，制定合理的管理方案。第一，檔案館要建立以公眾為導(dǎo)向的服務(wù)平臺，拓展相關(guān)服務(wù)渠道和門戶網(wǎng)站，使用戶能夠在線完成檔案業(yè)務(wù)，并根據(jù)自身實際情況選擇服務(wù)內(nèi)容，完成檔案管理工作。第二，檔案部門要突破行業(yè)界限，提高對用戶信息的掌握范圍，構(gòu)建服務(wù)技術(shù)生態(tài)圈，通過整合云計算，了解當(dāng)前人們重視的檔案信息類型，并根據(jù)市場需求，提供全新的服務(wù)窗口，提高服務(wù)的便捷性。第三，檔案室要注重用戶使用后的信息反饋，了解用戶在使用過程中產(chǎn)生的不解與疑惑，從而及時制定解決方案和應(yīng)對措施，要進(jìn)一步加強雙方的信息傳遞和交流溝通，保證服務(wù)的雙向性原則。

（四）優(yōu)化平臺網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。檔案工作要借助互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展平臺，追求管理工作的改革創(chuàng)新，比如：檔案管理組織可以將文件數(shù)據(jù)上傳至云分享平臺，提高信息的連通性，使各檔案室能夠形成共享格局，完成檔案的交互。同時，檔案部門要加強內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)，針對檔案類型和人員需求，制定詳細(xì)的網(wǎng)絡(luò)模塊，方便使用者操作，使服務(wù)平臺能夠加速數(shù)字化轉(zhuǎn)變。管理人員要引進(jìn)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，保證數(shù)據(jù)信息的隱秘性和安全性，要在計算機(jī)系統(tǒng)中安裝功能性優(yōu)良的防火墻軟件和殺毒系統(tǒng)，從而預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，并有效解決管理系統(tǒng)在運行時容易受龐大數(shù)據(jù)量引起的緩沖區(qū)溢出問題。

（五）培養(yǎng)人才的綜合能力。首先，檔案部門要加強專業(yè)人員的引進(jìn)，當(dāng)前檔案部門的管理人員大多以兼職的身份進(jìn)行工作，經(jīng)常會由于繁重的工作量，延緩檔案存儲效率，并且由于人員缺少專業(yè)的管理技術(shù)，面對計算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的異常，無法有效處理。檔案館要加強專業(yè)人才的引進(jìn)，面向各大高校積極開展招聘工作，確保相關(guān)人員能夠熟練掌握管理技巧和計算機(jī)技術(shù)。其次，還要對人員的思想意識進(jìn)行培訓(xùn)，提高人員對自身工作職責(zé)的認(rèn)知，了解信息安全的重要性，能夠在工作中培養(yǎng)良好的社會使命感和責(zé)任感，進(jìn)而更好地投身于檔案信息化建設(shè)當(dāng)中。最后，檔案部門要制定完整的考核機(jī)制，通過定期的知識檢測和實際能力判斷，掌握人員的工作狀態(tài)，針對其產(chǎn)生的相關(guān)問題，給予幫助。對于在檔案工作中表現(xiàn)優(yōu)良的人員提供資金補助，保持員工的工作熱情，使其發(fā)揮帶頭作用，提高其他人員的工作積極性。

（六）更新檔案管理。檔案室要積極更新檔案管理設(shè)備，提高辦公效率，優(yōu)化辦公環(huán)境。有關(guān)部門要加緊計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備的置購，確保檔案工作的高效開展；當(dāng)大量檔案信息涌入時，相關(guān)人員能夠利用多種辦公設(shè)備，完成檔案文件的整理、錄入、對比與歸檔。此外，檔案部門要改革以往的管理技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案管理為了加強信息的保密性，沒有設(shè)立聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過阻斷信息傳遞渠道，達(dá)成信息封閉化管理的目的，這種方式不僅嚴(yán)重阻礙了信息化建設(shè)的進(jìn)程，使信息缺少聯(lián)動性，相關(guān)用戶無法及時查閱文本，還將管理工作復(fù)雜化，使人員只能依靠U盤進(jìn)行信息接收，嚴(yán)重影響工作效率。檔案部門要優(yōu)化相關(guān)設(shè)備的軟件系統(tǒng)，提高信息的傳遞性，優(yōu)化互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，使信息在能夠保持嚴(yán)密性的前提下提高共享性，方便用戶查閱使用。

三、結(jié)語

綜上所述，通過分析當(dāng)前檔案工作存在的人員思想意識不積極、管理技術(shù)落后、缺少硬件設(shè)施、管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案服務(wù)缺少針對性、安全管理不夠完善等問題，提出提高智能化檔案信息收集、建立完善的檔案管理制度、加強檔案服務(wù)的便捷性、優(yōu)化平臺網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展、培養(yǎng)人才的綜合能力、更新檔案管理硬件等“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作改革的方法，從而提高檔案工作的安全性與合理性。