企業(yè)核心檔案管控初探

文/海航集團(tuán)檔案館 李培

檔案，承載著歷史、服務(wù)于當(dāng)下、啟迪著未來。企業(yè)檔案是企業(yè)信息資源的核心，正在日益變得重要。隨著時代的高速發(fā)展、電子信息化的高度普及，檔案的內(nèi)涵和外延也與時俱進(jìn)發(fā)生著深刻變化。同時，隨著企業(yè)本身的發(fā)展，一些核心檔案的內(nèi)容也在擴(kuò)展，使用范疇越來越廣泛，作用越來越重要。做好核心檔案材料的完整收集，是做好企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)，但檔案材料完整收集又是企業(yè)檔案工作中普遍存在且又很難解決的問題。如何更好地提高全員的檔案歸檔意識，做好核心檔案的管控，已成為檔案工作者一項重要的工作內(nèi)容。

一、企業(yè)核心檔案范圍

企業(yè)根據(jù)經(jīng)營范圍不同，形成的核心檔案也不同，大致可分為：專有技術(shù)、專利及科研成果文件材料；企業(yè)各種證照和權(quán)證；重要決策和重大事項文件材料；企業(yè)各類合同/協(xié)議；行政、黨群、經(jīng)營和生產(chǎn)技術(shù)管理類文件材料；企業(yè)合資、合作項目文件材料；安全事故調(diào)查處理文件材料；重要照片、視頻、錄音等音像檔案；獎牌、獎杯、證書等實物檔案；會計憑證、會計報告、會計賬簿及其他會計資料等會計檔案；員工人事檔案；基建、設(shè)備、產(chǎn)品等科技檔案。

二、企業(yè)核心檔案管控

了解并確定了企業(yè)的核心檔案歸檔范圍，才能有針對性地開展文件材料收集、保管、利用和檢查等管控工作。以下從八個方面淺談如何做好大型企業(yè)集團(tuán)核心檔案管控工作。

（一）完善制度，有章可循。制定完善的檔案管理制度，是做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)，除制定集團(tuán)檔案管理規(guī)定外，還應(yīng)分別制定集團(tuán)文書、會計、員工、基建、設(shè)備、產(chǎn)品、音像、實物、出版等各類檔案管理辦法。各類檔案管理辦法除列明通用的歸檔范圍外，還要求各下屬企業(yè)根據(jù)國家檔案局《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（第10號令）要求，對企業(yè)各部門充分調(diào)研后，結(jié)合企業(yè)實際，制定按部門列明的企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定，使各部門員工更清晰地了解本部門應(yīng)歸檔的文件材料范圍。同時集團(tuán)還制定了集團(tuán)資產(chǎn)權(quán)證管理規(guī)定，明確了資產(chǎn)權(quán)證歸檔范圍和管理要求。集團(tuán)檔案管理規(guī)定除了明確檔案管理體制、機(jī)構(gòu)及職責(zé)，檔案歸檔種類，使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，文件材料收集和積累要求，文件材料歸檔范圍和歸檔時間，文件材料整理、移交和接收要求，檔案保管和利用要求，檔案管理監(jiān)管、獎懲等要求外，還對企業(yè)選拔、任用檔案管理員及保持檔案管理員相對穩(wěn)定做了具體要求。要持續(xù)做好檔案管理工作，保持各企業(yè)檔案的穩(wěn)定尤為重要。

（二）培訓(xùn)宣傳，強(qiáng)化意識。集團(tuán)及各企業(yè)日常通過舉辦檔案培訓(xùn)，借力“國際檔案日”，通過樓道電視、宣傳板、官微、自媒體宣傳等多種形式進(jìn)行檔案知識宣傳，持續(xù)強(qiáng)化干部員工依法、依規(guī)治檔理念，提升檔案收集和歸檔意識。同時，為切實落實檔案管理相關(guān)規(guī)定要求，各企業(yè)每年初下發(fā)文件材料歸檔通知，明確各部門本年度文件材料歸檔時間、歸檔責(zé)任人、歸檔門類、歸檔范圍及其他歸檔相關(guān)要求，以便相關(guān)文件材料完整收集、規(guī)范整理并及時移交檔案管理部門，確保企業(yè)各類檔案齊全、安全歸檔。

（三）統(tǒng)一系統(tǒng)，統(tǒng)一要求。集團(tuán)總部統(tǒng)一部署大型網(wǎng)絡(luò)版檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建大型網(wǎng)上檔案館，集團(tuán)總部和下屬企業(yè)成員使用統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。這既便于日常形成的文件材料在檔案管理系統(tǒng)里實時、隨時、隨地查詢，又便于集團(tuán)總部從檔案管理系統(tǒng)監(jiān)督下屬企業(yè)檔案收集、著錄情況，有利于提高檔案管理整體水平。

（四）實時收集，保質(zhì)保量。文件材料收集工作是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)，做好文件材料收集工作是做好檔案工作的基礎(chǔ)，是提高檔案服務(wù)水平的階梯。企業(yè)由于員工流動性大，檔案管理員更換及員工崗位調(diào)整、調(diào)動、離職等均較頻繁，如果日常發(fā)文、用印等形成的歸檔文件材料收集不及時或收集不齊全，后續(xù)另行收集將變得非常困難，不僅增加歸檔文件收集的時間成本，還面臨歸檔文件材料缺失而無法收集的風(fēng)險。文件材料實時收集是確保檔案材料齊全和高質(zhì)量歸檔的基礎(chǔ)。

（五）窮追不舍，剛?cè)岵?jì)。在文件材料收集過程中，往往會遇到各種情況而造成檔案收集不齊全的問題。如企業(yè)形成的合同協(xié)議，是經(jīng)濟(jì)利益的保障，但合同協(xié)議的收集往往也最容易出現(xiàn)缺失的情況。通過持續(xù)跟蹤和發(fā)文通報相結(jié)合的歸檔監(jiān)督措施，以達(dá)到有效、完整收集文件材料的目的。

（六）安全保管，合規(guī)利用。核心檔案是企業(yè)核心信息資源，一旦泄密，后果不堪設(shè)想，輕者造成企業(yè)工作被動、利益受損，重者危及企業(yè)生存。所以確保企業(yè)核心檔案保管和檔案資源信息安全利用也是企業(yè)檔案管理重要的一環(huán)。企業(yè)核心檔案庫房應(yīng)按規(guī)定建立“十防”措施，嚴(yán)格履行檔案庫房管理制度，對涉及國家秘密文件要嚴(yán)格遵守國家保密有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁使用任何互聯(lián)網(wǎng)工具傳輸和存儲。檔案信息資源應(yīng)確保企業(yè)秘密不被泄露的情況下開展合理開發(fā)和利用，核心檔案利用必須嚴(yán)格履行審批制度，并做好檔案利用和效果登記。

（七）強(qiáng)化管控，依規(guī)治檔。檔案管理制度的有效執(zhí)行僅靠企業(yè)檔案管理員及員工的自覺性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，有章可循是做好檔案工作的前提，有章必循則是做好檔案工作的核心，為使檔案相關(guān)規(guī)定有效執(zhí)行，依規(guī)開展檔案監(jiān)督、檢查是保證檔案工作有章必循、有效開展的關(guān)鍵手段。大型企業(yè)集團(tuán)檔案工作，除了做好集團(tuán)總部的檔案工作和體系制度建設(shè)外，還必須負(fù)責(zé)對下屬企業(yè)檔案工作常態(tài)化的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。通過強(qiáng)化監(jiān)督、檢查管控，促使文件材料收集、著錄和保管等問題得到及時發(fā)現(xiàn)和整改，防止歸檔文件著錄斷檔、核心檔案缺失風(fēng)險，有力促進(jìn)各部門和下屬企業(yè)依規(guī)做好文件材料收集、著錄和保管等各項工作，形成檔案工作良性閉環(huán)。

（八）溝通協(xié)調(diào)，持之以恒。做好檔案管控工作并不是一朝一夕的事，而是需要日常點點滴滴的工作積累，如文件材料日常收集、監(jiān)督和檢查等管控工作就需要檔案管理部門之間或檔案管理部門與文件材料形成部門之間不斷溝通、交流和協(xié)調(diào)，并在日常工作中持之以恒。所以建立微信群、郵件群，建立點對點等各種方式的良好溝通協(xié)調(diào)機(jī)制對做好檔案有效管控工作也十分重要。

核心檔案管控工作是日復(fù)一日、年復(fù)一年的工作，而將默默無聞又任重道遠(yuǎn)的檔案工作做好，是每個有職業(yè)操守的檔案工作者肩負(fù)的對歷史負(fù)責(zé)、替未來著想的重要使命。簡單的事情重復(fù)做，重復(fù)的事情認(rèn)真做，沒有最好，但求更好。