新修訂《檔案法》視角下事業單位檔案治理的路徑探索

文/福州植物園 陳慧如

一、新修訂《檔案法》中關于檔案治理的內容

（一）檔案收集保管方面強調檔案安全問題。2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》修訂通過，自2021年1月1日起開始實施，標志著我國檔案法治建設開啟新的里程碑。事業單位如何適應治理現代化的要求，強化檔案治理體系建設，推進檔案治理現代化，是貫徹落實黨的十九屆五中全會精神，系統謀劃“十四五”時期檔案事業發展的重要任務。檔案安全是檔案工作的生命線和底線。新修訂的《檔案法》對于檔案收集的內容予以了規定，增加檔案治理中關于組織單位如何開展檔案收集的工作內容，對于歸檔的范圍也有了更加具體和明確的規定，使得檔案管理員能夠更好地進行檔案治理。同時，對檔案的收集渠道也予以拓寬，如歸檔檔案館除了國家規定的政策接收與移交外，還可以通過捐贈、購買、代存等方式收集檔案。

（二）明確檔案治理的主體與職責。新修訂的《檔案法》使得檔案治理的相關規定更加科學、規范，如其中明確檔案工作的領導主體是中國共產黨，要求各級人民政府應當加強檔案工作，要對檔案事業發展提供經費保障，并且要規劃檔案事業的發展。同時對舊《檔案法》中一些提法與描述進行修訂，使得新修訂的《檔案法》的表述更加準確。對于檔案的歸檔問題，明確個人不得拒絕歸檔，同時機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。對于檔案的公開方式，要主動服務社會，檔案的領導與治理主體需要關注社會的需求，積極發揮主觀能動性更好地服務社會。

二、事業單位檔案治理存在的主要問題

2019年國家檔案局發布《機關檔案管理規定》中對于機關檔案予以界定，明確機關檔案工作是依法行政，提高治理水平的重要基礎，對于機關檔案采用的是統一領導、分級管理的原則，要求強化機關單位的檔案采用集中、統一管理的方式。從目前事業單位檔案管理的現狀上看，事業單位檔案管理存在的主要問題有以下幾個方面：

（一）事業單位的檔案治理工作重視度不足。習近平總書記對新時代的檔案管理工作提出明確要求：樹立科學的檔案工作思想，打牢檔案工作科學發展的思想基礎，要做好頂層的設計，確保檔案工作與單位建設同步。我國的《檔案法》中事業單位屬于獨立的檔案管理機構，其對自身單位、員工的檔案實施獨立的管理。事業單位的檔案管理工作關系著事業單位的發展，而且記錄員工的資料、部門工作的情況，如果檔案管理工作不恰當，會導致員工的隱私被泄露，單位的數據流失。事業單位的檔案治理工作存在著重視度不夠的問題，檔案管理者對于檔案管理的理解程度停留在檔案收集、檔案整理的階段，并未認識到檔案管理的重要性。

（二）檔案管理方式比較落后。習近平總書記強調要增強檔案工作的針對性與時效性，需要善用“彈鋼琴”的工作方法。檔案治理工作需要統籌規劃，要找準檔案治理工作的難點與重點問題，以點帶面。新修訂的《檔案法》中明確要求事業單位的檔案管理需要保障安全性，而且要求檔案收集的方式要與時俱進。部分事業單位的檔案管理方式比較落后，主要采用書本記載、手工操作的方式，效率比較低，信息化、數字化的檔案管理手段的運用比較少，難以進行大批量的檔案信息管理。此外，其經費預算有限，特別是一些自收自支的事業單位，領導對于數字檔案建設的關注度不足，對于檔案管理的更新方法不夠。

（三）事業單位檔案管理工作人員專業素質不強。檔案管理需要高素質的人才，要實現檔案管理的高效率，就需要一支檔案專業知識的人才隊伍。事業單位的檔案管理部門缺乏專業性的檔案管理工作人員，部分事業單位的檔案管理工作人員是從其他部門進行調配的，流動性比較大，工作人員對于檔案管理的認識不足，缺乏專業知識，對于新時期檔案管理技術不了解，特別是對于檔案數字化管理的專業性認識不夠，數字化信息技術了解不多，認為檔案收集與整理是簡單的資料整理與編號，往往只能按照老辦法做一些基礎性的工作，導致檔案管理的效率低下。隨著數字化與信息化的發展，檔案管理也應跟隨社會進步不斷發展。然而，事業單位往往缺乏對檔案管理人員開展有針對性的、系統性的人員培訓，導致檔案管理的工作人員專業性不強。同時，事業單位對于檔案管理工作人員缺乏有效的監督，檔案管理工作人員的知識更新慢，檔案管理出現不專業、管理隨意性的現象。

三、新修訂《檔案法》視角下事業單位檔案治理的完善路徑

新修訂《檔案法》中提出要提高國家治理能力。檔案工作作為事業單位的基礎性工作，檔案治理的能力體現出國家的治理能力。檔案治理是新時代對事業單位檔案管理工作的新要求，作為事業單位需要強化認識，提高信息化的建設能力，增強檔案管理工作人員的素質與能力，切實提高事業單位檔案管理的能力。

（一）以《檔案法》強化事業單位檔案治理能力。習近平總書記強調以解放思想、與時俱進來推進檔案治理工作，將檔案治理納入事業單位的總體規劃，從科學論證的角度做好頂層設計。事業單位檔案治理工作的質量與效率提升需要提升事業單位職工的認識，一方面事業單位內部需要強化檔案治理工作的認識，從事業單位的領導到基層的工作人員，都應當明確事業單位檔案工作對于事業單位發展的重要性。事業單位的檔案涉及單位的具體數據信息，不同于一般性的企業檔案資料，其檔案管理的流程比較復雜，需要檔案管理的工作人員細致對待、謹慎管理。事業單位的職工需要提高認識，加強宣傳的力度，讓檔案管理的工作人員能夠強化工作意識，能夠端正檔案管理的工作態度。事業單位及其工作人員需要按照新修訂《檔案法》的要求，提高檔案管理的素養，促進檔案管理的工作人員形成專業的檔案管理知識與能力。

（二）掌握推進檔案工作發展的科學指導方法。習近平總書記關于檔案工作的指導思想上強調，要擺脫傳統的慣性思維，摒棄突擊式、運動式的工作方式。事業單位檔案管理要成為事業單位治理能力提升的助力，需要講究工作方法，檔案工作中要著眼檔案工作使命，確保檔案事業的發展。新修訂《檔案法》中提出要規范檔案的收集、整理的工作，提高檔案信息化水平。從檔案治理的角度上看，提升檔案管理的能力需要依靠制度保障，還需要建立完善與統一的檔案管理的標準，更需要建立數字化的信息檔案庫方式提高檔案的保護工作。需要革新傳統的事業單位檔案管理存在的責任不明確問題，通過建立檔案治理的責任制度，有效落實工作責任。通過建立檔案工作的責任制，對事業單位的檔案管理制度予以完善，事業單位的檔案管理部門需要建立明確的檔案管理的KPI考核機制，讓工作人員能夠按照績效考核的指標約束與規范自己的檔案管理工作，有效提升檔案治理的能力。

（三）抓好制約檔案工作的難點與關鍵問題。習近平總書記強調，要抓好檔案一體化管理的問題，檔案治理能力提升需要有專業化的隊伍。事業單位的檔案治理工作人員的素質直接影響事業單位檔案管理的效率與質量，通過提高職工的檔案管理的專業知識，有效提高檔案治理的水平。一方面，事業單位需要關注員工的知識培訓，檔案管理工作是一項比較枯燥的工作，同時數字化時代的到來使得檔案管理的手段也發生了新的變化，檔案管理的方式與方法也出現新的變化。檔案管理工作人員需要與時俱進，事業單位對檔案管理工作人員進行定期組織培訓，鼓勵其學習新的知識，熟知檔案管理的法律法規，提高其管理的能力；另一方面，事業單位需要借助建立監督機制的方式，在定期展開培訓的基礎上，根據員工的表現情況進行獎懲，有效提高職工檔案管理的工作積極性。