大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

文/聊城市中心醫(yī)院 董齊魯

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案管理也應(yīng)當(dāng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展發(fā)生變化，電子檔案管理水平在時(shí)代背景下得到提升，同時(shí)在促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展及提升事業(yè)單位整體管理水平中具有重要意義。因此事業(yè)單位檔案管理開(kāi)展的過(guò)程中應(yīng)注重提升相關(guān)人員的電子管理專業(yè)化水平，更新管理理念，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷優(yōu)化管理，以促進(jìn)我國(guó)電子檔案管理水平更上一個(gè)臺(tái)階。

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的不足之處

在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案資料管理的重要性愈加凸顯，隨著檔案資料數(shù)量越來(lái)越多，如何對(duì)這些資料進(jìn)行高效搜集和整理成了現(xiàn)階段事業(yè)單位改革的重點(diǎn)之一。其中主要存在三大突出問(wèn)題：

（一）檔案管理者思想落后，管理效率不高。因?yàn)橐酝鶛n案資料的搜集和整理工作主要是由人工來(lái)完成，對(duì)于許多重要資料并沒(méi)有及時(shí)記錄到電腦中，加之檔案資料種類不一，有紙質(zhì)文件、音頻文件等等。由于檔案資料整理效率不高，沒(méi)有及時(shí)做好歸檔工作，甚至出現(xiàn)了檔案資料丟失現(xiàn)象。

（二）檔案管理機(jī)制存在較大漏洞。我國(guó)的檔案管理工作主要以計(jì)劃管理為導(dǎo)向。即檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都是嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行，盡管這種管理模式能夠使工作更有規(guī)劃性。但由于計(jì)劃缺乏靈活性，導(dǎo)致在開(kāi)展管理工作時(shí)難以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。此外，事業(yè)單位對(duì)于從事檔案管理工作的部門(mén)或人員并沒(méi)有制定明確的獎(jiǎng)懲機(jī)制，難以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行績(jī)效考核，對(duì)檔案管理工作造成了負(fù)面影響。

（三）從事檔案資料管理工作的人員服務(wù)意識(shí)低，并且其管理水平跟不上事業(yè)單位的發(fā)展。由于檔案管理人員在工作中受到傳統(tǒng)體制的影響，所以大部分檔案管理人員危機(jī)意識(shí)不強(qiáng)，事業(yè)單位沒(méi)有重視管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致在檔案資料管理過(guò)程時(shí)沒(méi)有融入新技術(shù)，因此造成了檔案管理工作效率低下的情況，甚至出現(xiàn)檔案資料殘缺或丟失現(xiàn)象。盡管存在《檔案法》，但管理人員意識(shí)薄弱，使《檔案法》難以在實(shí)踐中發(fā)揮應(yīng)有效果。由于檔案管理人員對(duì)《檔案法》理解不深，在工作過(guò)程中沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)規(guī)定的情況也時(shí)有發(fā)生。

二、大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行電子檔案管理創(chuàng)新具有的優(yōu)勢(shì)

（一）電子檔案具有更高的安全性、更好的信息處理效率，能夠有效地保證企事業(yè)單位的信息安全。信息檔案管理的內(nèi)容不僅是記錄企事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，而且涉及事業(yè)單位的重要文件和信息，許多檔案中包含大量具有法律效力的文件和數(shù)據(jù)，因此泄露或損害都會(huì)直接影響到企事業(yè)單位的核心利益。通過(guò)優(yōu)化電子信息檔案的管理，不僅可以快速獲取所需要的文件，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)重要文件的必要保護(hù)，從而最大限度地減少對(duì)檔案的訪問(wèn)需求，防止文件泄漏或損壞等不良事件的發(fā)生，對(duì)提高檔案安全管理水平起到了積極的作用。

（二）在大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展的背景下，不斷優(yōu)化電子信息檔案管理可以提高員工的整體素質(zhì)和工作效率，推動(dòng)事業(yè)單位管理現(xiàn)代化。電子信息管理在企事業(yè)單位的應(yīng)用，可以及時(shí)、高效地檢查文件，實(shí)現(xiàn)對(duì)丟失文件的快速補(bǔ)充。此外，電子檔案管理水平的不斷提高，使企事業(yè)單位的檔案管理實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化，提高了智能化管理水平，為各項(xiàng)任務(wù)的具體實(shí)施打下了良好的基礎(chǔ)，促進(jìn)了企事業(yè)單位管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

（三）為醫(yī)院檔案管理信息化和醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。目前，大多數(shù)患者的信息是通過(guò)電子信息文件存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，這不僅與患者疾病治療有密切關(guān)聯(lián)性，而且與患者的隱私也有關(guān)系。一旦大規(guī)模的個(gè)人隱私信息被泄露，不僅會(huì)給患者的生活帶來(lái)麻煩，且對(duì)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展造成影響。因此，為了給患者的信息安全和醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供有力的保障，有必要探索電子信息檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新。

三、關(guān)于做好事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）優(yōu)化檔案管理體系。首先，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案資料的收集、整理及提取環(huán)節(jié)時(shí)，應(yīng)將事業(yè)單位的實(shí)際情況作為基礎(chǔ)，采取綜合管理的形式，進(jìn)行科學(xué)管理。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景下，全面落實(shí)相關(guān)的評(píng)價(jià)機(jī)制，督促相關(guān)人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理方式，接受新的管理理念及手段，真正與時(shí)俱進(jìn)，與各項(xiàng)任務(wù)的具體實(shí)施相結(jié)合，對(duì)各項(xiàng)管理制度進(jìn)行不斷完善，督促有關(guān)人員充分調(diào)動(dòng)工作的積極性。其次，實(shí)施電子一體化的管理模式。兩種檔案管理方式各有利弊：傳統(tǒng)管理方式難以保存海量數(shù)據(jù)，但也具有固定的管理優(yōu)勢(shì)，因此不容忽視；雖然電子數(shù)據(jù)管理在安全保護(hù)方面存在一些不足，但它可以實(shí)現(xiàn)海量的數(shù)據(jù)保存、數(shù)據(jù)添加、刪除及快速查詢，并具有很高的效率。因此，在大型數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)中，機(jī)密信息及重要信息不可錄入互聯(lián)網(wǎng)查詢系統(tǒng)中，通過(guò)裁判員的分流使信息安全防護(hù)水平得到提升。同時(shí)事業(yè)單位管理者還要根據(jù)不同部門(mén)的員工人數(shù)以及部門(mén)屬性安排工作任務(wù)，并制定出與之相關(guān)的工作目標(biāo)和注意事項(xiàng)，建立合理的獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理部門(mén)每一位工作人員的工作細(xì)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范和監(jiān)督，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的細(xì)化目標(biāo)和要求，如針對(duì)人事檔案資料的管理，就需要搜集員工的工作簡(jiǎn)歷、個(gè)人基本信息等，如財(cái)務(wù)檔案資料管理則需要關(guān)注企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)報(bào)表、經(jīng)營(yíng)狀況等等。此外，還需要對(duì)檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格要求和監(jiān)督，包括檔案資料的搜集、檔案的補(bǔ)充、檔案的整理、檔案的鑒別、檔案的移交以及檔案的借閱等具體環(huán)節(jié)都需要做好詳細(xì)記錄，以便日后進(jìn)行查詢。

（二）推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)。隨著檔案資料的增加，若以純?nèi)斯し绞竭M(jìn)行整理，顯然效率是不高的，并且也存在著許多弊端，如檔案錄入錯(cuò)誤、資料殘缺、遺漏等，在技術(shù)不斷向前發(fā)展的新時(shí)代，檔案資料的管理工作應(yīng)充分發(fā)揮新技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案資料管理工作高效化發(fā)展，進(jìn)一步降低人為因素的漏洞。數(shù)字化管理是檔案資料管理的必然趨勢(shì)，因此有關(guān)單位需要加大檔案管理數(shù)字化的投入，大力推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程，并為數(shù)字化建設(shè)提供有利環(huán)境，包括加大對(duì)數(shù)字化建設(shè)軟件和硬件設(shè)施的資金投入。

（三）注重強(qiáng)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，基礎(chǔ)設(shè)備的投入是提高檔案管理綜合素質(zhì)的關(guān)鍵。事業(yè)單位要積極學(xué)習(xí)新的管理理念和知識(shí)，提升計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)字掃描輸入輸出設(shè)備等硬件層面的輸入，作為提高檔案管理整體水平的基礎(chǔ)。同時(shí)，要注意建立文件管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和鑒定管理系統(tǒng)，并在具體操作中不斷改進(jìn)，為各種信息檔案管理的有效實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。此外，還要注意培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)管理人員，他們不僅要掌握電子信息檔案管理的知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，在這種背景下，電子文件管理的發(fā)展，其管理質(zhì)量和效率可以進(jìn)一步提高，充分發(fā)揮其使用價(jià)值。

（四）注重管理人員綜合素質(zhì)的全面提升。在大數(shù)據(jù)背景下，面對(duì)越來(lái)越復(fù)雜和越來(lái)越多的信息數(shù)據(jù)，對(duì)電子檔案管理人員的綜合管理能力提出了更高的要求，不僅要求管理人員具備更好的信息處理、分析和實(shí)時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)和海量數(shù)據(jù)處理能力，而且要提高他們對(duì)計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和升級(jí)的認(rèn)識(shí)。機(jī)構(gòu)在設(shè)備的維護(hù)和升級(jí)中可以根據(jù)實(shí)際需要安排專人進(jìn)行工作，由專人負(fù)責(zé)。事業(yè)單位檔案工作者在實(shí)際工作中應(yīng)及時(shí)引入創(chuàng)新的科學(xué)管理理念，重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)水平，確保事業(yè)單位檔案管理的專業(yè)水平和技術(shù)水平與時(shí)俱進(jìn)，為檔案材料價(jià)值的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)電子信息檔案利用的不斷擴(kuò)大。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化的不斷發(fā)展要求事業(yè)單位進(jìn)一步深化改革，事業(yè)單位從事的業(yè)務(wù)比較廣泛，在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中必然產(chǎn)生大量的檔案資料。但由于傳統(tǒng)的檔案管理模式存在若干漏洞，導(dǎo)致檔案屢屢出現(xiàn)丟失或殘缺情況，對(duì)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開(kāi)展造成了困擾。因此，本文提出了若干改善措施，為大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位的檔案管理工作提供參考。