淺析我國檔案數字化外包服務提升策略

文/深圳市銀雁金融服務有限公司文檔服務事業部 肖經海

隨著檔案數字化外包行業的規模越來越大，信息科技企業開始涌入檔案數字化外包市場，行業領域之間的界限模糊，數字化外包服務的質量良莠不齊。本文通過分析我國檔案外包中數字化加工業務的問題，提出相應的對策，以期為檔案數字化外包服務提供參考。

一、研究相關概念

（一）檔案數字化外包服務的概念。檔案數字化外包服務是檔案服務外包的一部分，指檔案保管機構根據需要，將檔案數字化業務委托給專門的檔案服務外包公司完成，并支付相應酬勞的過程。

檔案數字化狹義上僅指檔案數字化加工，即將傳統載體形式的檔案轉化為以數字形態存儲的、計算機可以識別和處理的檔案。廣義的檔案數字化指檔案數字化管理，包括對檔案信息進行存儲、組織、檢索、維護的過程。在此采用狹義上的檔案數字化加工概念，調研的業務范圍也只針對檔案外包服務中的檔案數字化加工這一項業務。

（二）檔案數字化外包服務的優勢及意義。“無紙化”辦公已成為趨勢，越來越多機構選擇將紙質檔案轉化為電子檔案的形式進行保存，數字化成為檔案部門的重要工作之一。尤其是在檔案信息化不斷推進的過程中，檔案數字化加工需求增加，檔案服務外包企業也因此獲得了更多青睞。此外，許多綜合檔案館、機關檔案室、企事業單位選擇將檔案外包給專門的檔案服務外包公司來進行數字化加工，緩解了檔案部門的人員、設備、工作效率等問題。

二、檔案數字化外包存在的問題

盡管檔案數字化外包服務已有許多成功案例，但在數字化加工中還是存在諸多需要關注的問題。

（一）規范不統一，加工水平參差不齊。檔案數字化外包服務相較于檔案寄存托管外包服務起步較晚，盡管目前國家層面已有相關標準出臺，但企業還是各自定標。目前已有的與檔案數字化加工相關的標準大多是由作為委托方的檔案部門來制定，且涉及加工較多。而檔案數字化外包形式與檔案部門自己開展數字化加工存在很大差別，需要有對檔案數字化外包工作更具針對性的標準，比如承接檔案數字化加工需要什么樣的準入標準，在人員配備、設施配置、技術指標方面都需要哪些條件等。最新制定的《檔案服務外包工作規范第2部分：檔案數字化服務》（DA/T 68.2-2020）也僅有簡單的概括性要求，實際中也明顯發現由于缺少統一的準則，各家企業的業務流程都按照自己的情況開展，導致加工水平參差不齊。

（二）檔案實體和信息存在雙重安全隱患。檔案數字化外包需要將檔案實體轉移到外包公司進行數字化加工，不可避免地會存在檔案的安全問題，一方面是檔案實體本身的安全性，由于紙質檔案載體脆弱，首先在運輸過程中就可能會出現壓損、丟失等情況；其次在檔案掃描前的預處理工作中，數字化加工人員需要對檔案進行拆卷，在拆卷時也有可能會出現損壞檔案的情況；另一方面是檔案信息內容的安全性，將檔案交由外包公司進行加工，需要建立在雙方相互信任的基礎上，但仍存在信息泄露的風險，外包企業的數字化加工人員專業素養相對機關事業單位的工作者較低，有可能會出現檔案信息倒賣的情況，若涉及重要的核心信息，將產生嚴重后果。且在沒有發包單位監督的情況下，檔案信息被盜取的概率更高，因此安全問題是檔案數字化外包中極需重視的。

（三）檔案數字化加工質量難以保證。檔案數字化加工的質量在外包期間完全由外包公司來控制，雖說各企業在官網以及簽訂合作前都會對數字化加工流程進行介紹，步驟完備要素齊全，但實際在加工過程中是否按照這樣的高標準來執行不得而知。尤其是在發包單位沒有參與監督、全權交予外包公司的情況下，質量問題就更難把握。更需要關注的是，一些微小企業更容易存在偷工減料、粗制濫造的情況，而有些單位為了節省費用選擇這些小公司，則會造成嚴重的質量問題，若再返工，耗費人力財力，也影響了雙方的其他業務工作。

（四）檔案數字化人員專業素養不高。由于檔案數字化加工的某些環節與勞動密集型生產存在重合，因此目前很多企業對檔案數字化從業人員的準入門檻要求低，任職要求低。大多數企業沒有設置專門的檔案數字化加工部門，也沒有專業的加工人員，受過專門培訓和訓練的長期專職人員比較少。另外，還有部分企業會在需要趕進度的時候選擇雇用臨時工或者實習生，這些臨時雇用的員工大多都未接受過正規的專業培訓，有的也僅僅是在入職時的簡單操作培訓。

（五）檔案數字化后續維護存在不確定性。檔案數字化外包公司在數字化加工結束后按發包單位的要求將原檔案材料整理裝訂完送回原單位入庫，同時將數字化后的數字檔案及目錄數據等信息交予發包單位并由發包單位審核檢查完畢即算完成項目。但有些時候很多單位為了節約成本，提高效率，對后續的維護工作缺乏考慮，有些在簽訂合同之初也未說明，大多數企業的官網上也沒有針對售后服務的詳細介紹。若日后檔案出現問題則需要進行修整維護，此時需要考慮是自行維護還是返回原加工單位，實際上是更大的損耗。

三、提升檔案數字化外包質量的措施

檔案數字化外包服務的開展需要外包公司和檔案部門雙方的參與，外包公司負責完成數字化加工，檔案部門起到的是指導監督作用，但在實際開展過程中仍然存在問題，因此雙方有必要采取一定的措施來保障檔案數字化工作在外包過程中的質量。

（一）檔案部門方面。1.按實際選擇合適的外包公司。檔案數字化外包公司的選擇往往要考慮多種因素，而外包公司的選擇決定了最終的加工質量。由于檔案數字化外包缺乏統一的準入標準，可以說任何一家信息科技公司都能參與檔案數字化加工的承包，也產生了由軟件公司、計算機公司進行的檔案數字化外包。因此檔案部門在選擇外包企業時要格外慎重，綜合該企業的規模大小、業務水平、數字化技術條件、成功案例、用戶反饋等多個維度來考量這個公司的服務價值，同時也要結合自身單位的實際情況，比如經濟條件、時間成本、地理位置等。2.把控數字化加工質量與進度。檔案數字化加工通常是一個長期性項目，項目周期視工程量而定，一般為十幾個月，也有長達幾年的大型項目。在長時間的加工過程中，檔案部門很難做到全程監督、時刻監控，難以避免外包公司偷工減料的情況。對此，檔案部門可以定期派人去對加工過程進行督察，對當前已完成的數字化檔案進行質量檢查和校對。若發現不符合要求的可以及時和加工團隊溝通做出改進，抽查的周期可視具體的項目周期而定，可以每月抽空檢查一次，否則隨著時間長加工量累計越多，等項目已經完成大半后才發現問題，則很難大批量地修改。

（二）檔案數字化外包公司方面。1.制定加工及安全管理規范。全程安全管理是檔案數字化外包公司必須追求的目標，外包公司必須建立起符合自身數字化加工操作的檔案安全保障體系。可根據2015年國家檔案局頒布的《檔案數字化外包安全管理規范》有針對性地細化規范，確保規范的適用性，在今后的檔案數字化加工中都嚴格按照規范來執行。比如，某公司在開展“中國第二歷史檔案館館藏民國檔案掃描項目”期間，就實行半軍事化管理，制定了專門的數字化加工管理制度，消除用戶對檔案信息安全方面的擔憂。2.加強從業人員培訓。檔案外包公司招募的數字化加工人員通常缺乏專業素質，加強數字化加工人員的培訓十分必要，沒有經過專門的數字化知識培訓，很多工作人員僅僅靠入職時的簡單教學就上手工作，可能存在因口口相傳的錯誤內容而導致操作錯誤的情況，直接影響了工作進度和加工質量。檔案數字化加工人員培訓的內容可包括檔案專業培訓和數字化業務培訓，外包公司可以組織員工到檔案部門或者高校學習基礎的檔案理論知識和檔案數字化的內容要求，還需要在本公司開展檔案數字化的業務培訓，內容包括數字化的流程、具體操作實踐、采用的技術及原理等，同時還可以到同行公司學習成功案例。3.企業相互交流學習。檔案外包公司之間可以進行相互交流學習，尤其是對已有成功案例的學習，交流的方式可以是到對方企業考察調研，也可以業務合作的形式促進交流。前文調查也發現每個企業的數字化加工流程都有自身的特點，既有優勢也有不足，若能相互學習其他公司的優秀之處進行改善，也是一種合作共贏。