電子檔案在博物館檔案管理中的實施探討

文/湖北省石首市博物館 丁爾力

現代社會生活中處處都能體現出信息化、網絡化的特征，人們的生活方式與工作方式均發生了較大的改變。電子檔案在博物館檔案管理中的運用，就是立足于博物館的檔案管理需求、工作模式與實際情況，借助計算機、互聯網技術、物聯網技術、數據技術，搭建出一個具有系統性、交互性、數據分析能力與智能管理能力的應用機制，有效提升博物館的檔案管理效率，強化檔案管理質量。

一、電子檔案在博物館檔案管理中的應用背景

關于博物館檔案管理中應用電子檔案的背景，可以從如下兩個角度闡述：

（一）大數據時代來臨，海量數據出現于生活中。大數據時代背景下，數據呈現爆發式增長，從國家發展、社會進步到地區建設、甚至到個人生活，無處不存在大數據，無處不與數據緊密相連。社會、地區、企業、個人的運轉均會產生大量數據，這些數據需要處理與存儲；博物館同樣面臨這種數據爆發式增長的情況，這給博物館檔案管理工作帶來壓力，亟須依靠電子檔案來解決數據處理問題。

（二）大數據技術、網絡技術的廣泛應用，人們的生活方式發生改變。家長帶領孩子參觀博物館，不再需要現場排隊，而是通過網絡平臺或者軟件，輸入身份證號、學生學籍號，預約排隊；博物館對接各方單位，也是通過智能手機、網絡進行交流；工作人員查詢各種信息，仍然需要依靠計算機技術、數據技術與網絡系統。可以看出，時代的更迭改變了博物館的基礎工作方式，傳統的博物館檔案管理模式遭受挑戰，單一的計算機檔案管理方法無法滿足博物館的檔案管理需求。此時需要一個更加多樣化、個性化、高效化的電子檔案，將檔案管理從實體管理轉換為虛擬管理，進入電子管理體系中，滿足人們的高效管理需求、檔案資源共享需求、檔案完整保護需求等。

二、電子檔案在博物館檔案管理中的應用發展最新動態

各地區博物館紛紛對原本檔案管理系統進行升級，針對文物檔案原始數據的留存、恢復提供強力技術支持。2018年，故宮博物院引入大數據技術、人工智能技術、互聯網等多項技術，制定“AI賦能博物館”戰略，提出具體的博物館檔案管理——電子檔案建設思路，顛覆了歷史文物傳統呈現方式，提升博物館的文物檔案數據保留與恢復能力。在本次電子檔案的建設與應用中，工作人員借助三維數據技術將文物的實物、場景留存下來，形成具有現代化特點的文物檔案。

由此可見，在電子檔案的應用中，單純依靠計算機技術是不夠的，大數據與人工智能的完美結合，才能有效提升博物館檔案管理整體水平，加強對海量文物檔案數據的管理力度，提升博物館檔案資源的開放級別，大大提高了博物館檔案資源的利用率，實現數字化精細檔案管理、數字化檔案服務。截至目前，故宮博物院電子檔案系統的“AI賦能”功能已經是當前博物館檔案管理電子檔案建設的最新動態，智能化、交互化、共享化也是當下博物館檔案管理電子檔案應用的主要趨向。

三、電子檔案在博物館檔案管理中的應用路徑

（一）擴大檔案資源收集范圍，優化博物館檔案業務流程。建議工作人員積極迎合時代發展趨勢，在博物館檔案管理中應用電子檔案，主動借鑒“故宮博物院”對檔案管理系統提出的改造策略，擴大檔案資源收集范圍，提出符合趨勢的檔案管理流程，形成全新的電子檔案管理基礎構架，為博物館檔案管理的電子化奠定基礎。一方面，建議工作人員意識到檔案資源的重要性，借助大數據技術、全數據理念，積極主動搜集博物館的多項文物檔案，將多種文物檔案信息搜集起來，包括：歷史、來源、經歷、民間故事、傳說、文化價值等，以此豐富博物館的文物檔案內容，凸顯數據管理優勢；另一方面，建議調整檔案業務管理流程，改變以往檔案管理方法，靈活運用數據采集、數據分析、數據挖掘、云計算、微服務等多項技術，搭建以博物館為依托的檔案管理與智能服務平臺，實現檔案數據的自動采集、儲存控制與全智能服務，提升博物館電子檔案管理水平，提高檔案管理效率。

（二）深入發掘檔案增值服務價值，滿足地區文化建設需求。在博物館檔案管理中應用電子檔案，工作人員要積極主動轉變檔案管理思維，將管理觀念隨著管理工具的變化而變化，避免形式上更換管理工具而本質上仍然延續傳統管理思想。立足現代社會環境，檔案增值服務能夠進一步提升檔案利用率，提高博物館檔案管理的價值。因此，工作人員要關注電子檔案應用中，博物館檔案資源的利用情況，將部分檔案資源作為博物館文化資源，利用系統軟件發現檔案的文化價值、民生價值與社會價值，提供多種檔案資源服務、檔案查詢等服務工作，滿足人們的文化研究需求、學術研究需求與社會發展需求，提高博物館電子檔案的社會效益。

（三）加強博物館檔案文化宣傳，提高電子檔案資源利用率。在博物館檔案管理中應用電子檔案，建議工作人員加強對檔案文化的宣傳，開通電子檔案文化宣傳渠道，進一步豐富電子檔案系統功能，提高博物館的檔案資料信息利用率。在傳統的博物館檔案管理中，對檔案管理工作進行評價，唯一標準是“檔案是否具備價值性”，缺乏對博物館檔案資料整合、分析、收集處理等不同工作的評價，不具備相應的評價標準。在電子檔案應用之后，原本的評價機制已經不適用，必須提出新的檔案評價機制，且全面關注檔案管理工作的各個環節，比如：若人們需要查詢資料，檔案管理人員則需要快速、精準地提供資料。電子檔案使用之后，檔案調取速度與質量大大提升，有效推動了檔案管理工作的開展。因此，建議通過微信公眾號、微博等平臺，宣傳電子檔案系統，傳播博物館的檔案文化，讓更多的人認識到博物館檔案資料的價值性，進一步完善檔案信息的利用，強化電子檔案系統的實際效用。

（四）加強博物館檔案技術引入，推動電子檔案新賦能深化。在博物館檔案管理中應用電子檔案，建議工作人員靈活應用多種先進技術，加強對博物館電子檔案系統的建設力度。根據“故宮博物院”的“AI賦能”計劃實施情況可以發現，在電子檔案中引入互聯網技術、人工智能技術與大數據技術，能夠有效豐富電子檔案系統功能，促使博物館檔案形成新賦能，凸顯博物館檔案管理的服務性能。因此，工作人員可以根據不同的檔案管理工作需求，在電子檔案中引入相應技術，比如：在多個博物館的檔案信息共享環節，可以利用大數據技術，構建內網系統，搭建傳輸共享機制，促使各個博物館的檔案資料實時同步更新，實現信息共享，避免出現信息孤島，提高博物館的檔案管理社會效益。在檔案儲存與信息管理環節，需要借助人工智能算法，編制具體程序，讓收到的數據在程序指令下自行分類、儲存、投入使用、形成安全保護機制，實現電子檔案的智能化、自動化發展。

（五）形成科學檔案意識，打造高素養檔案管理隊伍。在博物館檔案管理中應用電子檔案，建議博物館檔案工作人員積極主動學習電子檔案的應用及發展有關知識，提升自身專業水平，豐富自身專業知識儲備。在實際過程中，建議定期組織關于“科學技術走進博物館檔案管理”方面的培訓，促使工作人員熟練掌握多種技術操作，理解不同技術在博物館檔案管理中的運用價值與流程，為博物館檔案管理中電子檔案的建設與發展提供保障。

四、結語

綜上所述，隨著現代科技應用的逐漸深化，各地區博物館紛紛引入電子檔案管理系統，搭乘社會科技發展動力，實現數據處理與檔案管理之間的有機融合，進一步擴大博物館檔案管理范圍，優化博物館檔案管理流程。在電子檔案的實施過程中，工作人員要在基礎信息化管理上深入發掘檔案的增值服務價值，凸顯博物館的文化服務特征，實現博物館檔案管理新賦能；還要加強博物館檔案管理人才隊伍的建設，為進一步深化電子檔案的應用，提高博物館檔案管理綜合效益提供有力保障，以此推動我國博物館檔案管理機制的完善與發展。