試論如何全面提高海洋檔案管理服務能力建設

文/青島海洋科學與技術國家實驗室發展中心 李韻

海洋檔案被稱為“藍色記憶”，是海洋工作活動的記錄和憑證。近年來，隨著我國海洋事業的快速發展，對海洋檔案管理工作提出新的要求。海洋類檔案不僅是海洋文化歷史的積淀，也是弘揚海洋文化的載體。國家海洋局于1999年印發《海洋檔案管理規定》，對海洋檔案工作機構、職責、人員、檔案的立卷歸檔以及管理提出明確規定，旨在發揮海洋檔案在國家社會發展和經濟建設中的作用。新時代背景下，只有全面提高海洋檔案管理服務能力，才能適應海洋事業新的發展需求。

一、海洋檔案管理服務工作現狀

（一）資料領域廣造成管理難度大。海洋檔案涉及的學科內容多、種類全，不僅包括海洋水文、氣象、生物、化學、地質等內容，還涉及經濟、行政、規劃、人事、技術、宣傳等。目前海洋檔案管理工作主要依靠現成的管理規定和要求，這些規定要求只能滿足一般檔案管理需求。對于重大的海洋科研專項并無體系化的檔案規范可以遵循，這要求檔案管理人員既要儲備海洋專業知識，又要具備檔案管理經驗，需根據每一專項的自身特點，制定具體的檔案管理細則，與普通的文書檔案相比，業務量和管理難度更大。

（二）業務部門多造成的管理較分散。海洋事業的發展和多個系統、部門密切相關，導致海洋檔案的管理不夠集中，呈現出分散性、封閉性的特點。其中，分散性是指檔案資料在多個業務部門中保存，借閱和使用時的管理比較寬松，存在資料遺失風險。封閉性是指檔案資料雖然內容豐富，但存在孤島效應，并沒有完全進行開發利用，降低了檔案的自身價值，一定程度上制約了海洋事業的發展。

（三）信息化發展快對檔案存儲方式提出了新要求。隨著信息技術在檔案管理中的應用日益廣泛，傳統的紙質檔案也逐步向電子檔案轉型，這對存儲方式提出了新要求。海洋檔案也不例外，如何利用信息化手段，更好地存儲海洋科研數據，保證其完整性、安全性，成為管理部門和人員的研究重點。

二、信息技術在海洋檔案管理服務中的應用價值

大數據挖掘技術是指從大量的數據中，通過算法搜索隱藏于其中有價值的信息。將其應用在海洋檔案管理服務中。一是能助力海洋政策的實施，提供充足的海洋信息，通過數據分析制定適合海洋發展的政策，提高海洋事業的發展活力。二是能完善海洋檔案的存儲結構，大數據挖掘技術下，創新檔案資源的存儲方式，例如云存儲、網絡存儲、虛擬存儲等，能滿足不同用戶的需求，實現管理服務的個性化。

具體來看，大數據挖掘技術在海洋檔案管理服務中的應用有三個方面：一是檔案信息收集。利用已有的檔案資源和與之相關的檔案數據庫，大數據挖掘技術可以對數據進行全新描述，提出新型概念模式，參照模型收集不同類別的海洋檔案信息。二是檔案分類。對不同屬性、不同類別的檔案，通過算法快速整理，不僅能節省時間、提高效率，還方便后續檢索查詢，使用起來更加方便，縮短使用者的等待時間。管理人員可以根據檔案的特點進行分類，利用大數據挖掘技術開展深度服務，滿足檔案使用者的個性化需求。三是檔案預測。海洋檔案在查詢、利用過程中，基于大數據挖掘技術，可以對訪問記錄和使用者的基本信息進行記錄，通過分析了解使用者的興趣愛好。在后續服務中，可以向使用者推送符合其特性的資料文件，從而預測并滿足使用者的需求，優化服務體驗。

三、提高海洋檔案管理服務能力的必要條件

（一）轉變思想。正確認識海洋檔案的地位、性質和作用，是開展管理服務工作的前提，因此管理部門應積極轉變思想。一方面，在單位內部加強宣傳，明確海洋事業發展和檔案管理之間的關系，通過不同形式的教育活動，促使工作人員樹立檔案管理意識，提高管理的主動性；另一方面，針對目前檔案管理的問題和不足，分析原因所在，明確和思想認識相關的要素，以此為突破口進行思想上的轉變，對海洋檔案管理服務工作樹立前瞻性思維。

（二）規范管理。對海洋檔案進行規范管理，才能保證檔案資料的完整性和準確性。第一，立案歸檔方面，單位應當建立健全海洋工作材料的形成、積累、立卷、歸檔制度，把立卷歸檔工作納入各部門的日常工作目標中，明確工作人員的職責范圍，并作為一項考核內容。第二，環境管理方面，檔案庫房的建設要符合規定，有完善的設施設備和防護條件，確保各種類型的檔案資料存儲環境的安全性。第三，檔案利用方面，入庫檔案及時整理、編目，采用合適的檢索方式，為科研人員提供便利服務。通過不同形式和媒介，積極開發檔案信息，發揮出海洋檔案的經濟效益和社會效益。

（三）技術支持。在未來，數字化、虛擬化是海洋檔案管理工作發展的必然趨勢，工作人員面對的紙質檔案會越來越少，數字化檔案會越來越多。對數字化檔案進行管理時，不再是傳統的手動模式，而是通過信息管理平臺完成，只需建設一個大型服務器，即可實現管理操作。因此，在海洋檔案管理工作中，應該獲得信息技術的支持，將計算機、互聯網、大數據、云計算等技術引入其中，輔助檔案信息管理平臺建設完成，才能實現管理方式方法上的轉變。

（四）提升素質。海洋檔案管理服務，工作人員的綜合素質高低，直接影響檔案管理效果。基于此，提升工作人員的素質，應該從以下幾個方面入手：一是日常工作中，做好檔案資料的交接工作，尤其是一些重要的檔案，保證交接規范、到位，防止檔案信息丟失、泄露。二是開展專業培訓，培訓內容包括理論知識、服務能力、信息操作等，建立一支有知識、懂技術、高素質的復合型管理隊伍，為檔案管理、服務、開發使用提供充足的人力資源。三是采用合適的獎懲激勵措施，落實績效考核，及時反饋檔案管理成果和工作人員的工資、獎金、評優等相掛鉤，激發工作的主動性。

四、提高海洋檔案管理服務能力的具體舉措

（一）整合海洋檔案資源。許多科研院所下轄的多個事業單位，均獨立運行，可能存在重復性的海洋活動，檔案管理工作比較復雜。為了應對這個問題，采用“館際互借”的方式對海洋檔案資源進行整合，打破檔案資料的來源限制，進一步優化檔案移交流程，并對館藏檔案結構進行完善。如此一來，原本分散的、無序的檔案資料，變得集中化、有序化，有助于后續管理、服務工作的開展。

（二）加快規章制度建設。針對海洋檔案的管理，采用集中管理、分庫保存的原則。加強信息上的交流，逐漸形成縱橫結合、點面統一的新型管理模式。出臺相關檔案管理制度和突發事件的應急處理預案。一方面，適應新時代的需求，管理措施具有較強的可行性，能彌補現行管理制度上的漏洞；另一方面，加強執行力度，對執行過程進行監督，對于有章不循、違規作業的現象嚴厲懲罰，確保管理工作看得見、查得到。

（三）服務地方經濟發展。海洋檔案的管理，應發揮出檔案自身的價值，服務于經濟社會的發展。在這方面，檔案館和高等院校、科研單位、海洋工程單位進行合作，向其提供海洋數據信息，促進重大海洋工程建設和經濟發展。此外，在海洋經濟調查工作中，檔案館提供培訓、監督、標準制定等服務項目，助力全省完成多個海洋經濟調查檔案的收集、整理和歸檔工作。不僅提高了檔案資源的利用率，而且保證了海洋經濟信息的真實性，為地方經濟發展做出巨大貢獻。

（四）檔案數字化建設。“建設海洋強國”這一戰略提出后，我國海洋事業進入快速發展時期。海洋檔案管理工作，一方面能為海洋開發提供依據，另一方面也是海域管理、環境保護、海洋執法的依據。在此背景下，加快海洋檔案的信息化進程，是當前工作的需要。于是，檔案館投入大量人力和經費，對紙質檔案進行數字化掃描與加工，全部建立電子目錄。在信息管理平臺方面，新建了數字檔案管理系統、聲像檔案管理系統等，實現了檔案資源收集、管理和利用的數字化。

（五）充分挖掘檔案價值。挖掘海洋檔案資源的價值，對其中的優秀資源和文化產品進行宣傳，加強了海洋知識的流動性。具體操作上，檔案館利用歷史檔案資料，制作專題宣傳報道，用史料還原歷史。同時利用微信公眾號對檔案文化進行宣傳，定期推送相關知識、歷史事件和著名人物，使更多人接觸并了解海洋文化。

五、結語

綜上所述，海洋檔案管理服務工作，關系到海洋事業的健康發展。文章從轉變思想、規范管理、技術支持三個方面，系統闡述了全面提高海洋檔案管理服務能力的措施，并介紹了以大數據挖掘為代表的信息技術在管理中的應用。希望通過本文為海洋檔案管理服務提供借鑒，推動海洋事業更快發展。