醫院檔案管理信息化建設策略探究

文/青島大學附屬醫院 于強

現如今，醫院信息化建設步伐加快，在一定程度上能夠革新醫院檔案管理模式，彌補傳統檔案管理方法的不足，進而更好地服務于醫院發展，循序式提高醫院醫療服務水平。在可持續發展視域下，深層次分析醫院檔案管理信息化建設策略并實施有效執行刻不容緩。

一、醫院檔案管理信息化的特點及意義

（一）特點。第一，智能化。檔案信息資源在計算機技術、先進軟件作用下進行共享，能夠縮短檔案信息獲取時間，提高信息利用率。隨著檔案智能化管理模式的形成，檔案資源能夠更好地滿足醫院工作需求。第二，數字化。檔案信息由紙質存儲向數字化存儲轉變，對檔案數據庫構建有促進作用，同時還能方便檔案的管理與利用。第三，網絡化。基于網絡平臺共享檔案資源，從而彰顯檔案信息價值，并為醫院人力資源合理配置提供檔案參考，最終提高人事檔案管理水平。

（二）意義。檔案管理的信息化特征顯現后，意味著檔案管理方式發生明顯變化，在信息技術、信息軟件輔助下，能夠提高檔案管理工作效率，同時，會深入開發、高效利用檔案信息，進而為醫院現代化管理提供價值信息。隨著醫院醫療信息增多以及人員流動性加大，對檔案信息更新提出新的要求。對此，應構建信息化管理系統，實現檔案信息完善、檔案信息更新等目的，進而更好地服務于醫院醫療工作、科研工作，并幫助醫院樹立良好形象，推動醫院持續、穩健發展。

二、醫院檔案管理信息化建設常見問題

醫院檔案管理的重要性不言而喻，尤其是信息技術在檔案管理環節的投用，再次為檔案管理、醫院管理注入活力。但由于檔案管理信息化建設經驗較少，導致管理效率和質量降低，對此，客觀總結常見問題，以便為檔案管理信息化實踐提供思路。

首先，信息化意識淡薄。現今醫院參與檔案管理的人員普遍存在信息化意識薄弱的現象，正是由于思想認知不到位，使得醫院檔案管理方法一成不變，進而影響檔案信息資源的利用。多數管理人員慣用傳統的思想，使用紙質文檔進行資料存儲，相對來說，電子檔案利用率較低。在傳統檔案管理理念引導下，檔案管理工作壓力會逐漸加大，并且極易出現檔案資料丟失、損壞等現象，難以為醫院醫療工作提供可靠的檔案信息。

其次，檔案信息化管理制度單一。隨著檔案管理信息化特征顯現，務必動態化創新管理制度，以便為信息化管理實踐提供依據。部分醫院檔案管理信息化制度的實用性較差，難以為檔案信息化管理實踐提供正確指導。一旦電子病歷信息片面或延遲更新，極易影響醫院管理決策的合理性和有效性，不利于醫院管理信息化水平的提高。

再次，設施更新不及時。現今，多數醫院將關注點投放到先進的醫療設備與先進技術引進方面，相對來講，忽視了檔案管理設施動態更新工作，這無疑會制約電子檔案建設與發展，不利于檔案信息資源共享，致使醫院信息化服務水平降低。除此之外，醫院內部局域網建設與完善往往停留于理論層面，使得信息共享工作低效，醫院運行效率降低。分析原因可知，部門領導對檔案信息化管理工作的重視不夠，現有軟硬件設施更新步伐緩慢，所以會對檔案管理的信息化建設產生制約。

最后，檔案管理人員信息化素養有待提高。目前，醫院檔案管理的部分人員存在知識儲備匱乏、信息技術操控能力低、信息化管理意識淡薄等問題。長此以往，會弱化醫院檔案信息化管理效果，對醫院信息化建設與發展帶來阻力。現下醫院信息設備、信息技術更新速度較快，如果檔案管理人員的學習能力不足，對信息軟件的操控不夠靈活，那么在檔案管理信息化實踐中將處于被動狀態，并極易出現失誤，導致工作熱情減退，最終影響醫院信息化管理效果。

三、醫院檔案管理信息化建設的有效策略

信息化時代，醫院檔案管理模式的創新需要一段過程，對于檔案管理人員來說，應樹立全局意識，并滲透精細化、信息化的管理理念，真正加快檔案信息化管理步伐。對此提出可行性策略，希望推動醫院檔案信息化管理工作邁向新臺階。

（一）樹立信息化管理意識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，信息化技術用于檔案管理實踐中，能夠改變傳統的管理模式，并將檔案信息資源有效整合、充分利用。要想取得醫院檔案信息化管理的良好效果，醫院領導及檔案管理員要樹立正確意識、創新管理理念，為檔案管理信息化建設實踐提供思想指導，早日實現信息化、智能化管理目標。因為理念是行動的先導，所以要與時俱進地改變思想，摒棄傳統檔案管理理念，為管理制度創新、管理設施引入提供切實可行的指導，為醫院現代化管理、信息化建設提供支持。

（二）建立健全管理制度。醫院在檔案管理信息化建設中的經驗較少，為了減少檔案管理失誤，提高檔案資源利用率，務必完善管理制度，以便正向指導檔案信息化管理行為，推動醫院檔案工作有條不紊地進行。再者，即便檔案信息化管理環節遇到阻力，管理人員也能夠根據制度要求進行問題處理，從而提高檔案信息化工作效率，為醫院信息化建設提供推動力。為保證制度的實用性，應面向醫院醫務人員征集意見，從而充實制度內容，使檔案信息化管理制度備受支持，真正提高制度的權威性，避免出現檔案信息泄露現象。在此期間，成立崗位責任制，將管理職責細分到個人，使檔案管理信息化建設任務高效完成，最終順利完成醫院檔案信息化管理目標。

（三）更新檔案信息化管理設施。醫院信息化建設與發展應落實到細節，尤其是檔案管理方面，務必完善信息化管理設施，真正為醫院醫療工作開展提供物質保障，提高醫院工作效率、優化服務質量。實際上，信息化管理實踐應從軟硬件設施完善工作入手。對于軟件設施，主要指管理檔案資料的軟件、信息數據庫、信息查詢系統等內容；對于硬件設置，主要指電腦、打印機、掃描儀等硬件設備。軟硬件設施的動態更新，離不開資金支持，同時，醫院內部網絡要有效建設，否則，檔案管理信息化建設將停留于理論層面。醫院電子檔案管理期間，務必動態更新信息系統，并做好網絡安全防護工作，以防檔案數據丟失，保證檔案信息的完整性。為保證醫院檔案管理軟件的實效性，醫院應盡可能多創造與軟件公司的合作機會，通過合作研發適用性強、信息化程度高的軟件，為電子檔案建設與管理奠定基礎。

（四）提高檔案管理人員信息化能力。醫院檔案在不同時代有不同的管理要求，新時代背景下，應為信息化管理實踐儲備專業人才，使檔案管理信息化建設效果達到預期。尤其是將信息技術用于檔案管理工作，對于管理人員來說應樹立信息化理念、強化信息化素養，全面掌握信息技術運用技巧，以便靈活操控信息軟件及先進技術，為醫院醫療決策制訂、優質醫療服務供應提供合理建議。不僅如此，檔案管理人員還要扎實鞏固檔案管理知識，不斷增強自身責任感，肩負起新時期檔案信息化管理重任。為向檔案信息化管理團隊注入新鮮血液，醫院可以通過外部招聘的方式引入優秀人才。外部招聘活動結束后，醫院應有序組織內部培訓及外出學習，豐富檔案管理員的理論知識儲備、提升職業道德修養、實現信息技術和信息知識的動態更新，最終取得檔案管理信息化建設的良好效果。

（五）提高檔案信息價值。隨著信息化技術的動態創新，醫院檔案管理思想也要相應創新。管理人員應立足醫院臨床需求，積極參與檔案信息系統建設，并逐漸細化檔案管理工作內容，確保檔案管理信息化建設與臨床需求順利對接。不僅如此，還要盡快構建電子病歷，完善衛生信息體系，為醫院醫療實踐提供優質服務。當檔案信息化建設水平顯著提高，醫院運行成本相應減少，最終醫院檔案信息化管理的阻力會被有效克服。此外，醫院管理部門要注重收集反饋信息，據此得知檔案信息化建設與發展的不足之處，進而制定解決對策，為檔案管理系統的完善提供可靠支持，真正推動醫院管理工作穩健發展。

四、結語

綜上所述，信息化時代已經到來，醫院檔案管理環節應引入信息化技術，加快信息化建設步伐，循序式提高醫院信息化管理水平。要立足檔案管理現狀，通過樹立信息化管理意識、建立健全管理制度、更新檔案信息化管理設施、提高檔案管理人員信息化能力、提高檔案信息價值等措施，優化檔案管理信息化建設效果。