淺析醫(yī)院檔案管理辦法

文/廈門市婦幼保健院 韓獻冰

根據(jù)《醫(yī)院檔案管理辦法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》和上級相關(guān)文件，結(jié)合醫(yī)院實際，成立醫(yī)院檔案管理專項領(lǐng)導(dǎo)小組，制訂出臺《廈門市婦幼保健院檔案管理辦法》。基于醫(yī)院檔案管理工作的重要性和必要性，我院檔案管理工作由院長直接領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案室的副院長協(xié)助管理，并成立相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，在工作小組的指導(dǎo)、監(jiān)督下開展各項工作。

一、醫(yī)院檔案管理設(shè)置與人員配備

醫(yī)院設(shè)置綜合檔案室，掛靠辦公室，以統(tǒng)一管理包括黨群類、行政類、人教類、醫(yī)療類、保健類五大類文書檔案、科技檔案（含基建、科研、設(shè)備檔案）、財務(wù)檔案、聲像檔案、實物檔案等，因檔案庫房規(guī)模有限，會計、人事檔案設(shè)立專門科室管理。病歷類檔案歸屬質(zhì)量管理部的病案室管理。分室和病案室都是醫(yī)院檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)，是保存和提供利用醫(yī)院檔案的專門機構(gòu)。

二、醫(yī)院檔案分類

醫(yī)院檔案分為七大類，即：文書檔案、人事檔案、病歷檔案、會計檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案。文書檔案是反映黨務(wù)、行政、經(jīng)營等日常管理活動的文件類材料。組織人事部在從事人事管理活動中形成記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)為主的人事檔案，人事檔案是以個人為單位，組合形成以備考察的文件材料。病歷檔案是指醫(yī)務(wù)人員對病人疾病診斷治療過程形成的文字、符號、圖表、影像、切片等文件類材料。會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料組成會計檔案，會計檔案記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生情況，是醫(yī)院經(jīng)濟類檔案。科技檔案廣義涵蓋基建檔案、設(shè)備檔案（醫(yī)療設(shè)備和通用設(shè)備）和科研檔案。基建檔案是指工程建設(shè)項目在規(guī)劃、勘察、設(shè)計、施工、管理和維護等活動中形成的文字、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形成的文件材料。設(shè)備檔案是指醫(yī)院在購置萬元以上的高價值醫(yī)療設(shè)備過程中，形成的以紙質(zhì)為載體的文件材料。科研檔案是指醫(yī)院的醫(yī)務(wù)工作者在醫(yī)療科研課題活動中形成的文字材料、統(tǒng)計圖表、聲像材料，獲獎情況等具有研究和參考價值的各種材料。聲像檔案是指以攝錄手段記述和反映我院或個人行使職責(zé)或從事政治、經(jīng)濟、科學(xué)、醫(yī)療技術(shù)、文化等活動的具有保存價值的歷史記錄，是我院檔案的重要組成部分。實物檔案是指我院在經(jīng)營活動中形成的具有檔案屬性的實物通過收集整理而轉(zhuǎn)化成的檔案，包括獎品、證書、紀(jì)念品、印章等。

三、檔案的利用與公布

我院通過官網(wǎng)、官微、官方微博、視頻號等新型傳媒方式定期公布和開放醫(yī)院檔案的目錄，不斷完善醫(yī)院檔案管理制度，創(chuàng)新醫(yī)院檔案提供服務(wù)的形式，簡化流程審批手續(xù)，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，提高醫(yī)院檔案管理服務(wù)水平，為醫(yī)院檔案有效利用提供便利。未履行審批手續(xù)或主要院領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，其他任何單位或者個人無權(quán)公布醫(yī)院檔案。查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

按照《保密法》和《檔案法》及其他相關(guān)法律法規(guī)，對屬于涉及國家機密相關(guān)、涉及單位或個人專利和技術(shù)秘密、涉及醫(yī)患個人隱私、醫(yī)院檔案規(guī)定限制利用四類情形的醫(yī)院檔案不對外公布。

四、醫(yī)院檔案條件保障

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識檔案工作的必要性和重要性，做好檔案管理工作年度專項經(jīng)費預(yù)算工作。同時，基于院內(nèi)成熟的OA系統(tǒng)為基礎(chǔ)以及醫(yī)院新媒體平臺，收集、運用各歸口科室的檔案，利用系統(tǒng)在院內(nèi)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的互通，讓檔案管理工作可以借用于OA系統(tǒng)不斷完善，提升管理的水平。要以醫(yī)院發(fā)展為本，加強檔案管理人員業(yè)務(wù)知識的培訓(xùn)，提升醫(yī)護人員的檔案管理意識觀念，利用醫(yī)院OA等信息辦公平臺，建立符合醫(yī)院實際的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)立醫(yī)院檔案管理工作小組，設(shè)置章程，嚴(yán)格按照管理規(guī)定，明確醫(yī)院檔案資源，做好檔案管理基礎(chǔ)保障服務(wù)。

五、醫(yī)院檔案保密制度

檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護檔案的安全與完整，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》和《檔案法》相關(guān)規(guī)定，確保醫(yī)院檔案的完整性和安全性。確需查閱、利用醫(yī)院檔案的，嚴(yán)格按照醫(yī)院檔案管理條例，只限于在閱檔室內(nèi)閱讀，并履行登記手續(xù)，密級以上的檔案，應(yīng)履行院內(nèi)OA流程審批手續(xù)，須經(jīng)醫(yī)院分管院長批準(zhǔn)，同時指定專人保管，方可查閱。未經(jīng)分管院長批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)印醫(yī)院檔案相關(guān)資料。

六、醫(yī)院檔案鑒定銷毀制度

檔案是醫(yī)院管理工作的重要資源，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得隨意處置到期的醫(yī)院檔案。醫(yī)院檔案鑒定銷毀工作要在院長的領(lǐng)導(dǎo)下由分管院長、檔案人員和紀(jì)檢監(jiān)察事及其他相關(guān)人員組成鑒定銷毀工作小組，根據(jù)檔案性質(zhì)和醫(yī)院“檔案保管期限表”進行。鑒定時應(yīng)對每一個保管單位進行具體分析，嚴(yán)格掌握，慎重行事，并提出鑒定銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。鑒定銷毀檔案須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在銷毀清冊上簽署意見，報市衛(wèi)健委相關(guān)部門批準(zhǔn)，并報市檔案局備案。銷毀超過保管期限的檔案，要嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密制度，并有兩人以上在指定地點現(xiàn)場銷毀。醫(yī)院檔案銷毀后，檔案部門應(yīng)妥善將銷毀清單加以存檔保管。

七、醫(yī)院檔案庫房管理制度

醫(yī)院設(shè)置專門的檔案管理倉庫，由院辦安排專人管理、負(fù)責(zé)歸檔、調(diào)閱等檔案管理工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得隨便進入檔案管理倉庫。非檔案工作人員原則上不能進入檔案管理倉庫。禁止在檔案管理倉庫內(nèi)抽煙、泡茶，存放個人生活用品，定期安排人員清掃檔案管理倉庫，保持檔案管理倉庫衛(wèi)生整潔。下班時要關(guān)好門窗，關(guān)閉電源，維護檔案安全，并安裝檔案庫房專用監(jiān)控系統(tǒng)，保障保衛(wèi)部派專人巡檢，采取必要安全措施。醫(yī)院檔案管理人員要加強檔案巡檢工作，發(fā)現(xiàn)問題及時上報科室領(lǐng)導(dǎo)，并逐級上報。編制醫(yī)院檔案管理工作問題清單，制訂應(yīng)急預(yù)案，組織人員預(yù)演，爭取將檔案管理風(fēng)險降至最低標(biāo)準(zhǔn)。

八、醫(yī)院檔案專職員崗位責(zé)任制

1.加強思想理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識學(xué)習(xí)、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法實施辦法》《檔案法》等相關(guān)醫(yī)院檔案管理法律法規(guī)；

2.按照《廈門市婦幼保健院檔案管理辦法》，不折不扣地做好醫(yī)院各歸口部門檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計等工作整理、鑒定、統(tǒng)計、保管醫(yī)院的各類檔案及有關(guān)資料；

3.具有強烈的保密意識，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的保密制度，維護醫(yī)院檔案的安全；

4.嚴(yán)格執(zhí)行院內(nèi)OA檔案管理系統(tǒng)借閱利用審批登記流程審批程序，利用檔案管理系統(tǒng)整理匯編各類檔案信息資料，為院領(lǐng)導(dǎo)決策和醫(yī)院活動提供材料支撐；

5.指導(dǎo)和監(jiān)督醫(yī)院各歸口部門的檔案工作及文件材料歸檔工作；

6.檔案管理人員崗位變動時，要做好交接工作。

九、醫(yī)院檔案未來發(fā)展趨勢

長久以來，傳統(tǒng)醫(yī)院檔案均以紙質(zhì)檔案為主體，伴隨著當(dāng)今社會信息量的進一步加大，以軟盤、光盤、硬盤等移動存儲裝置為載體，依靠信息系統(tǒng)讀取并可以通過網(wǎng)絡(luò)傳播的電子檔案模式成為主流。隨著5G大數(shù)據(jù)時代的到來，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷成熟和迅猛發(fā)展以及其廣泛應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理工作勢必隨著時代發(fā)展而發(fā)生巨大的改變，醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域也將劇烈變革。醫(yī)院檔案的征集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管工作方式必將隨著5G時代的到來而深刻改變，5G云端技術(shù)賦能醫(yī)院檔案管理趨勢不可阻擋，云端數(shù)字化檔案管理模式必將運用于各級各類醫(yī)院，推動醫(yī)院檔案管理走向智能化、信息化、規(guī)范化，各類檔案及有關(guān)資料的存儲容量將呈現(xiàn)幾何式增長，檔案信息的豐富程度更加矚目。依托5G云端技術(shù)賦能醫(yī)院檔案管理，不僅能提升效率，還能保證醫(yī)院檔案管理工作呈現(xiàn)質(zhì)的飛躍，降低傳統(tǒng)人工管理出現(xiàn)較大的失誤率所帶來的影響，節(jié)約人工，減少醫(yī)院能耗支出，降低醫(yī)院管理成本。

十、結(jié)語

本文通過對我院檔案管理進行探討，進一步加強醫(yī)院檔案管理相關(guān)工作，依托院內(nèi)OA系統(tǒng)建立健全各項管理制度，促進醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化、規(guī)范化，從而保證現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作高效有序，為醫(yī)院實現(xiàn)穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。