高校科研檔案三級管理模式應用研究

文/三明學院 郭蓉

科學技術作為重要的生產力，在推動經濟社會高質量發展方面發揮著舉足輕重的作用。近年來，國家在加大科研工作支持的同時，也在不斷加強科研信息的規范化、標準化管理，這其中的重要體現就是科研檔案管理工作開展的逐步規范。2020年10月，國家檔案局、科技部公布《科學技術研究檔案管理規定》，對科研檔案的定義和科研檔案管理的職責進一步加以明確，并對科研檔案管理的流程進行了優化。

一、高校科研檔案三級管理模式概述

2021年1月1日施行的《檔案法》中明確規定，檔案工作實行統一領導、分級管理，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用，這為實施檔案分級管理提供了相應的法律指引。高校科研檔案三級管理模式是將科研檔案的管理責任、管理權限按照院校、二級學院（部門）、科研工作者三個層級進行逐級劃分，進而在現實中開展不同層級，各司其職、相互協作的檔案管理工作。首先，院校根據《檔案法》《高等學校教學文件材料歸檔范圍》《高等學校檔案管理辦法》《科學技術研究檔案管理規定》等相關法律法規，設立專門的檔案館或檔案室，負責制定院校整體的科研檔案管理工作制度，對科研檔案三級管理的具體實施方法、內容、標準，以及二級學院（部門）分管的檔案管理職責進行明確，并協調二級學院（部門）間開展協同性的科研檔案管理工作。其次，二級學院（部門）主要根據院校檔案館或者檔案室明確的檔案管理權限和職責，開展學院內、部門內的科研檔案信息搜集、整理、匯總、上報、備案等工作，并對科研工作者應當承擔的檔案管理職責以及相應的權限進行明確和指導，使檔案管理工作能夠循序漸進地開展。最后，科研工作者按照院校和所在的二級學院（部門）關于科研檔案管理的相關要求，對個人的科研檔案信息進行規范化、標準化的填報、歸檔、更新，使科研檔案信息不斷完善。基于自上而下的高校科研檔案三級管理模式，具有管理標準統一，管理行為協同緊密，管理目標明確、可執行的優勢，是對傳統檔案管理模式進行的優化和創新。

二、高校科研檔案三級管理模式應用中面臨的挑戰

（一）分級管理標準不明確。目前，關于科研檔案分級管理的相關內容散見于《檔案法》等相關法律法規中，并沒有明確的分級檔案管理標準，這無疑增加了高校在科研檔案分級管理方面標準制定與執行的難度。并且，在知識經濟時代，高校科研工作的開放性日益提升，高校與其他高校、企業、科研機構等外部組織的科研合作活動日益頻繁，這就要求高校在科研檔案分級管理標準制定和執行過程中，充分考慮校外科研工作開展的需要，這無疑對高校分級檔案管理模式的應用提出了更高的要求。

（二）科研檔案管理行為分散。雖然高校一直將科研檔案管理作為檔案管理中的具體項目來抓，但受長期以二級學院（部門）為主導的檔案管理模式的影響，高校在科研檔案管理方面表現出行為分散的特點。各學院、部門往往根據院校檔案館或檔案室下發的通知獨立開展科研檔案管理工作，這使得科研檔案三級管理模式的應用面臨行為分散、隨意的情況。例如，部分二級學院或部門對檔案資料隨意放置，導致部分重要科研檔案信息被丟棄或遺忘，到了真正使用的時候，卻很難找到原件，只能靠科研工作者或者檔案管理人員的臨時回憶進行補充。

（三）科研檔案管理重心失衡。在目前的科研檔案管理環境下，高校內部存在重視檔案信息搜集、整理、匯總，輕視檔案信息資源價值挖掘與利用的情況，這導致科研檔案管理的重心出現了失衡。例如，二級學院或部門多將檔案管理的重心放在本學院或部門科研檔案信息填報的及時性、完整性上，忽視對科研檔案信息類型和內容的分析、梳理，而科研工作者則將檔案管理的重心放在科研檔案信息的填報上，忽視對以往院校或者學院、部門科研檔案信息的調閱、整理。這種重心失衡的問題，容易引起高校科研檔案分級管理行為出現本末倒置的情況，最終偏離了分級管理的初衷。

三、保證高校科研檔案三級管理模式應用效果的策略

（一）探索完善檔案分級管理標準。由于高校在科研檔案三級管理模式應用方面尚處于探索階段，對檔案分級管理的要求尤其是跨單位、跨組織合作的檔案分級管理活動開展的標準缺乏準確的把握，在標準方面會出現混亂的情況。因此，在實施科研檔案分級管理時，高校要結合實踐逐步構建起內容細致、統一、完善的管理標準。1.參照法律法規和成功做法，擬定科研檔案三級管理標準。一方面，高校要根據《檔案法》《科學技術研究檔案管理規定》等相關法律法規中關于分級管理的原則、要點等內容，擬定適合本校現階段的檔案三級管理標準，明確院校、二級學院（部門）、科研工作者在科研檔案管理方面的基本職責及相關要求；另一方面，高校也可以向一些分級管理實踐比較好的高校或者其他組織“取經”，了解其在科研檔案或者檔案分級管理方面的情況，學習成熟的經驗，并將這些先進做法融入本校的檔案分級管理實踐中。2.結合分級檔案管理實際，定期修訂科研檔案三級管理標準。考慮到科研檔案管理工作的復雜性和時效性，高校除了制定科研檔案三級管理標準外，還要以季度或者年度為周期，對科研檔案三級管理模式應用的情況進行深度分析、梳理，并通過開展由多元主體共同參與的科研檔案分級管理總結活動，對科研檔案分級管理中存在的突出問題進行及時的分析掌握，并明確具體的解決方法，使分級檔案管理標準能夠與高校科研檔案分級管理的初衷和目標相匹配。

（二）明晰檔案分級管理組織架構。高校科研檔案三級管理模式是以明晰的科研檔案分級組織架構為基礎開展的。對于高校科研檔案管理工作來說，明晰的組織架構意味著明確的上下級和權責關系，這也是持續、規范開展科研檔案分級管理的前提和基礎。1.構建具有上下級領導關系的檔案管理組織體系。科研檔案三級管理模式中的上下級領導關系主要體現為院校檔案館、檔案室對二級學院（部門）檔案管理小組的領導，以及二級學院（部門）檔案管理小組對科研工作者的領導兩個方面。在實際的科研檔案三級管理實踐中，高校要結合相關法律法規和科研檔案管理實際，明確上級對下級工作開展情況的監督與指導，使包括二級學院（部門）、科研工作者等容易出現檔案管理行為散漫的主體有明確的管理者，確保分級管理模式的有效應用。2.完善科研檔案橫向協作機制。在科研檔案三級管理實踐中，高校要避免上下級分工過于絕對而引起的橫向協作效率偏低的問題。在檔案分級管理組織架構建設中，高校要以管理好科研檔案為目標導向，成立專門的科研檔案管理領導小組，負責協調需要不同學院、不同部門、不同人員參與的科研檔案管理工作，有效解決科研檔案管理實踐存在的橫向信息溝通不暢、行為不統一等問題。

（三）強化檔案管理中的價值利用。高校科研檔案管理出現重心失衡問題的主要原因，在于高校內部缺乏檔案科研價值挖掘與利用的引導與激勵，使各級檔案管理主體將重點放在了檔案信息的填報、匯總和整理上，忽視了檔案科研價值的挖掘與利用。顯然，這種科研檔案管理模式只能管理好檔案，卻無法利用好檔案。為此，高校要不斷強化檔案管理主體的檔案科研價值挖掘與利用理念和行為。1.突出科研檔案利用行為考評。高校要以季度或年度為周期，對檔案室、檔案館，二級學院（部門）的檔案管理人員，以及科研工作者的科研檔案資料使用情況進行考核評價，以檔案查閱次數、檔案資源成果轉化情況等為標準進行量化考核，并將考核結果作為學院、部門和人員工作情況考評的重要參考。2.優化科研檔案利用方式。高校要積極構建和不斷完善科研檔案信息系統，為各類主體尤其是一線科研工作者提供已有科研檔案資源的條件，使其能便捷地獲取高校內部科研檔案的相關信息，發揮檔案管理的現實價值。

四、結語

高校，作為高新技術孵化基地和科技創新人才培養基地，其積累和掌握了大量關鍵性的科研資料信息，而這些內容多是以科研檔案的形式存在。開展以院校、二級學院（部門）、科研工作者為主體的科研檔案三級管理工作，是新時代高校科研檔案規范化、標準化、統一化管理的要求，也是優化科研檔案管理工作的需要。針對高校科研檔案管理中應用三級管理模式可能面臨的問題，高校要通過探索完善檔案分級管理標準、明晰檔案分級管理組織架構、強化檔案管理中的價值利用等方法的實施加以解決，進而促進三級管理模式的科學應用。