高校圖書館圖書業(yè)務外包的經驗與反思

文/唐山學院圖書館 楊煥敏

高校圖書館圖書業(yè)務外包減輕了圖書館員的工作量，提高了工作效率，縮短了新書上架周期，節(jié)省了人力資源。但圖書業(yè)務外包也存在不足，例如MARC數(shù)據(jù)質量較差、書標連環(huán)貼錯等問題。因此圖書業(yè)務外包后，高校圖書館仍然需要控制好圖書采、分、編各個環(huán)節(jié)。筆者對多年的圖書業(yè)務外包積累了一定的工作經驗，以期與同行分享交流。

一、圖書業(yè)務外包積累的經驗

為了充分發(fā)揮圖書業(yè)務外包的長處避免其短處，必須從源頭上抓起，嚴格控制好每個工作環(huán)節(jié)。圖書館采編部必須做好以下工作：圖書的采訪；MARC數(shù)據(jù)的檢驗；圖書到館驗收。三個環(huán)節(jié)互相關聯(lián)密不可分。

（一）圖書的采訪環(huán)節(jié)。要保證高校圖書館采購圖書的質量，必須從圖書的采訪環(huán)節(jié)控制好。首先，圖書館采編部做好對書商的調查工作，了解書商的綜合實力和信譽度，邀請規(guī)模大、實力強、信譽度好的圖書公司來投標，通過招標來確定書商；其次，圖書館采編部要做好圖書采選工作。全面查重避免購買重書，可使圖書館的有限經費得到有效利用。如果是現(xiàn)場選書，書商會把采選的圖書匯總成一個Excel文件發(fā)給圖書館采編部，采編部會仔細審核書單，用排除法排除不選的書目，再次查重后返給書商；如果是勾選書單，先用排除法初選書單，從分類、主題、提要、頁數(shù)等多個角度排除不選的書單；初選后還要精選書單，根據(jù)書名、提要、出版社等信息仔細篩選適合本館館藏的書目。從源頭上嚴格控制選書是保證圖書后續(xù)工作順利進行的關鍵；最后，與中標的書商要保持密切聯(lián)系。要求書商派人到館內聯(lián)系，送給他們加工的樣書和加工著錄細則，并了解其分編人員的業(yè)務水平。

（二）機讀目錄(MARC)數(shù)據(jù)的檢驗環(huán)節(jié)。圖書館員把確定購買的圖書書目裝入圖書館圖書集成管理系統(tǒng)的套錄庫，目的是檢驗到館的圖書是否是本館訂購。然后要求書商把MARC數(shù)據(jù)發(fā)過來兩批，檢驗一下著錄格式及本館的特殊要求是否符合，把不符合要求的地方告知書商統(tǒng)一修改。圖書館員對MARC數(shù)據(jù)查重后分批裝入圖書集成管理系統(tǒng)，書商負責添加種次號。加種次號有兩種方式：一是圖書館要求網(wǎng)絡中心給書商開通VPN賬戶，直接遠程添加種次號；二是書商到館里來添加種次號。我館采用的是后一種方式，便于溝通協(xié)調。

書商提供的MARC數(shù)據(jù)是從國家圖書館或CALIS上購買套錄下來的數(shù)據(jù)，不能套錄的MARC數(shù)據(jù)他們自己編目，書商的編目員大都不是圖書館專業(yè)，只是經過短期培訓上崗，往往追求編目數(shù)量而忽略質量，所以在MARC數(shù)據(jù)質量上需要圖書館員嚴格把關。MARC數(shù)據(jù)檢查需要注意以下幾點：

1.對著錄格式的檢驗。（1）沒有字段名稱，這樣的字段要刪除，例如090字段、096字段、908字段等；（2）100字段的出版時間與210字段的出版時間有關聯(lián)。例如，100字段的出版時間類型是“e”，表示再版圖書，則“出版年1”寫再版的出版年，“出版年2”寫原著的出版年，同時210字段$d的“出版年”與100字段的“出版年1”一致；（3）200字段的$f、$g子字段與7字段要對應，例如，200字段的$f注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導教材編委會編著，$g楊波主編，則7字段要對應著錄為：702$a楊波主編，711$a注冊會計師全國統(tǒng)一考試輔導教材編委會編著；（4）205字段，著錄時沒有“第”字。例如“第3版”，著錄時應該寫成205$a3版。

2.對分類的檢驗。（1）種次號為1的記錄，一定要查分類法核實分類號。因為種次號為1有兩種可能：一是這種書確實是本館該分類號的第一種書；二是此書分類號錯誤，需要圖書館員重新分類給號，生成新的種次號。例如，MARC記錄《0元機票的秘密》的分類號是F563.338，生成的種次號是1，查閱第5版《中國圖書館分類法》，正確的分類號是F563.386，再生成新的種次號；（2）690字段的$v4和$v5分類號可能不同。2011年已經使用第5版《中國圖書館分類法》。讀者特殊需求的圖書有的出版時間早，書商套錄的數(shù)據(jù)是按第4版《中國圖書館分類法》分的類，而現(xiàn)在用的是第5版，分類號可能不同，需要修改分類號。比如2010年出版的《玉石收藏》這本書分類號是G894，而現(xiàn)在按照第5版分類號應改為G262.4；（3）690$a和905$d可以保持一致。有的書可以分到不同的類目下，690$a可以重復，體現(xiàn)不同的分類號。但是在實踐工作中，各館可根據(jù)本館的館藏結構和學校的專業(yè)設置情況，選取一個最適合的分類號。這時690$a和905$d可以保持一致。

3.對價格和典藏的檢驗。對記錄中的010$d價格和典藏的檢驗，可以借助軟件核查典藏地和圖書類型，提取MARC記錄中價格及典藏的相關字段，例如690a，905d，985b，985d，985x，借助軟件把書目的iso文件轉化成Excel文件，然后進行010$d和典藏價格的比對，不相同的則是需要核實的價格。對Excel文件中的“圖書類型”字段排序，可以很容易查找出典藏錯誤的記錄。

（三）圖書到館驗收環(huán)節(jié)。圖書到館驗收環(huán)節(jié)包括圖書驗收及電子標簽注冊驗收。

1.圖書驗收。圖書到館后按批次先后進行驗收，每批作為一個驗收單位。書商拆包后按清單點數(shù)、上架，再由圖書館員進行全面檢驗。實踐證明：抽檢可能會漏掉各種錯，比如書標連環(huán)貼錯等。全面檢查無誤后由書商按類分開，清點種數(shù)和冊數(shù)，與圖書館員統(tǒng)計的種數(shù)、冊數(shù)核對相符后，書商開始電子標簽注冊。驗收時主要檢查以下幾項：按照每包內的清單核對書名、價格、條碼號、出版時間、書標，只要圖書上的信息跟清單不一致，就要在清單上標注改好，同時修改圖書系統(tǒng)里的MARC數(shù)據(jù)。驗收時發(fā)現(xiàn)的錯誤主要有：MARC記錄中書名漏字或錯字，價格錯誤，條碼號多寫或漏寫，書名頁上忘寫復本數(shù)，書標連環(huán)貼錯等。同時要求書商修改好電子圖書清單，以便最后書商打印出全部的準確無誤的圖書清單交給圖書館存檔。

2.電子標簽注冊驗收。檢驗書商的電子標簽注冊數(shù)量也是保障圖書驗收質量的重要一環(huán)。把圖書按類進行注冊，全部注冊完后由圖書館員核對注冊總冊數(shù)。由于書商主要追求速度，經常出現(xiàn)漏注的情況。這時需要從注冊系統(tǒng)里導出數(shù)據(jù)，與原來的分類統(tǒng)計表核實，鎖定不相符的類，再根據(jù)該類條碼號的斷號縮小范圍，最后找出漏注的圖書注冊好。

經過多道工序多個環(huán)節(jié)的核實檢驗，確保圖書的加工、分類、著錄、典藏、注冊的準確無誤，既實現(xiàn)了圖書外包的高效率，又保障了圖書加工等各個環(huán)節(jié)的質量。

二、對圖書業(yè)務外包的反思

（一）及時和書商溝通。首先，每個圖書館都可能有不同于其他館的加工著錄要求，必須要求書商在圖書中標后派人到館內聯(lián)系，告知他們加工著錄的特殊要求和要注意的細節(jié)，送給他們加工的樣書和著錄細則。要求書商有相對固定的人員加工著錄不能經常換人；其次，書商負責著錄的員工必須具有上崗資格證，按規(guī)范著錄，尤其是書商最初發(fā)過來的幾批MARC數(shù)據(jù)，圖書館員一定及時把其中的錯誤和特定要求反饋給書商著錄人員，讓他們批量修改且避免以后再次出現(xiàn)此類錯誤；最后，添加種次號人員必須懂點分類和著錄，最好是參與過編目的員工，能夠對分類和著錄中有需要修改的地方及時進行改正。

（二）經常進行業(yè)務交流和培訓。圖書業(yè)務外包客觀上帶來的一個影響是：由于長期不親自從事編目業(yè)務，圖書館員的編目業(yè)務水平逐漸下降，導致整個圖書館的MARC數(shù)據(jù)質量把關不嚴，長期下去會導致圖書館的MARC數(shù)據(jù)整體質量下降，影響到將來圖書館MARC數(shù)據(jù)的交換和共享，關系到圖書館的長遠發(fā)展。因此，要加強MARC數(shù)據(jù)的審核和管理，定期進行圖書館內的業(yè)務學習，相互交流工作經驗和技巧；也可以派人參加館外培訓，回到圖書館進行全館培訓，提高圖書館員的整體業(yè)務水平。

（三）嚴格控制圖書驗收環(huán)節(jié)。圖書驗收環(huán)節(jié)涉及面廣，要核實題名、責任者、出版社、價格、書標、單冊、條碼號、復本數(shù)，幾乎面面俱到，一環(huán)扣一環(huán)。實踐證明，稍有疏忽就可能出現(xiàn)錯誤，所以嚴謹認真、面面俱到是必要的，每個環(huán)節(jié)干的時間長了都會總結出一套相對簡單的小技巧，比如，書商的圖書清單是根據(jù)圖書館圖書集成管理系統(tǒng)里導出的數(shù)據(jù)打印的，但在實際加工圖書過程中，可能因為圖書毀損復本不足、或臨時有需要增加復本數(shù)的，所以圖書到館后，圖書館員會根據(jù)書商給的圖書清單再一次與圖書館圖書集成管理系統(tǒng)核實，這時可根據(jù)該系統(tǒng)的檢索頁面，按批次檢索出要核實的數(shù)據(jù)，直接在檢索頁面上與圖書清單核實即可，個別需要特殊處理的才需打開記錄核實修改，省實省力。

三、結語

圖書業(yè)務外包提高了工作效率，降低了圖書館員的工作量，緩解了因為逐年遞增的購書經費帶來的工作壓力，但圖書館員必須改變圖書業(yè)務外包完全依賴書商的思想。高校圖書館圖書業(yè)務外包是大勢所趨，只要我們充分發(fā)揮它的優(yōu)勢，避免它帶來的劣勢，圖書業(yè)務外包會得到不斷完善和發(fā)展。