檔案管理系統與OA系統無縫對接研究

文/中山大學附屬第一醫院 余志群；水利部珠江水利委員會綜合技術中心 潘怡彤

隨著現代信息技術的發展，辦公自動化模式的不斷普及應用，電子文件產生的數量逐年劇增，成為檔案資源的重要組成部分。從OA系統中產生的電子文件，在業務活動中流轉辦結后，經過采集、整理、歸檔后形成電子檔案，保存在檔案管理系統中，最終持續長遠地發揮價值作用。電子文件的天然形成過程決定了我們必須正視檔案管理系統與OA系統存在的必然聯系。

一、檔案管理系統與OA系統的三種關系模式

（一）檔案管理系統與OA系統兩者互為獨立。電子文件在OA系統中流轉完畢后，通過人工手動二次錄入到檔案管理系統，并采用“雙套制”管理，把電子文件打印成紙質版一并歸檔。這種模式存在的問題：一是在二次錄入檔案管理系統時，文件批示文字、批示時間、數字簽名等形成的報表文件或者網頁文件容易丟失，破壞文件的原始性和完整性；二是“雙套制”管理要求同一內容的文件，盡管載體形式不同，也必須同時歸檔和保存兩個版本，不僅導致大量人力、財力和物力的浪費，還限制了電子文件、檔案管理的發展。

（二）將檔案管理功能內嵌到OA系統當中，在OA系統中實現電子文件的歸檔、保存。這種歸檔模式存在著明顯的不足和局限性，一方面無法做到統一管理文書檔案與其他各類檔案，利用不便利，缺乏實用性；另一方面將檔案管理模塊嵌入，OA系統中，容易增加OA系統運轉負擔，更會導致文件形成部門與檔案部門權責混亂的管理問題。

（三）實現檔案管理系統與OA系統的無縫對接。使OA系統中流轉辦結后的電子文件，能夠實時快捷地將原文和相關的背景元數據，按照檔案管理的標準要求，完整地批量通過接口程序傳輸到檔案管理系統當中。檔案部門可以在電子文件的前端去控制和把握質量，全過程不間斷地監控，做到全程管理、超前控制；做到在線、實時、批量歸檔，達到文檔一體化管理的效果。

二、檔案管理系統與OA系統無縫對接的現實需要

（一）提升電子文件歸檔工作的效率。無縫對接檔案管理系統與OA系統，能夠落實“隨辦結、隨歸檔”的機制，可以在線、實時和批量歸檔，這樣不僅減輕了文秘人員的工作量，提高歸檔的積極性，也把檔案管理人員從繁瑣的著錄工作中解放出來，把工作重心轉移到檔案信息的開發利用上。

（二）共享系統之間的信息資源。檔案管理系統與OA系統無縫對接后，從而可以在OA系統中流轉完成后及時地歸檔電子文件到檔案管理系統，最大限度地為單位以及個人提供檔案信息資源整合和開發利用，進一步實現各職能部門數據資源的互享互用，有效解決信息孤島的問題。

（三）保證電子文件的真實性和安全性。OA系統中產生的電子文件既包括了正文和附件，也包括了批示文字、數字簽名、元數據、文件版本、日志文件等報表文件或者網頁文件。前文模式中把電子文件打印成紙質文件歸檔，但是由于在電子文件的辦理過程中會對底稿進行多次修改，而紙質文件無法體現修改痕跡，所以電子文件本身的憑證價值會隨之減弱甚至消失。另一方面，OA系統長期保留電子文件，不能將電子文件即時歸檔，大大加劇了OA系統的內存容量壓力和信息數據資源安全風險。只有實現系統對接，對辦理完畢的電子文件及時進行歸檔，才能確保電子文件及其元數據等背景信息能夠及時、完整地得以固化和保存，才能確保電子檔案的真實性、完整性、安全性，才能更好地發揮電子檔案的憑證價值和情報價值。

（四）推動實現文檔一體化的管理進程。根據文件生命周期理論，電子文件和電子檔案從本質上講是同一內容和統一的連續體，是同一事物在不同發展階段的不同狀態。實現文檔管理一體化是文書、檔案工作的發展趨勢。根據前端控制思想，為有效地管理電子文件與電子檔案，必須在文件形成之前對整個過程給予通盤規劃，盡可能將文件管理系統設計文件在電子文件生命周期各個階段的管理標準融入應用中，從而做到在前端控制和全過程管理電子文件。實現文檔一體化管理正是跟進符合信息時代的電子文檔、電子檔案管理方式轉變的新趨勢。而檔案管理系統與OA系統無縫對接是推動文檔一體化進程不可或缺的舉措。因此，做好系統對接與檔案管理的前置介入，在文件材料形成的同時，加強與文書處理及業務部門的交流與溝通，確保從電子文件的形成、歸檔、利用等流轉環節都在統一監督指導下按照規章制度有序進行，具有很重要的意義。

（五）適應知識經濟時代，順應知識管理的發展。OA系統中的辦公信息和檔案管理系統中的檔案信息資源都是重要的信息資產，如果這些信息能夠實現資源共享，就可以實現信息資源整體價值最大化。在檔案管理系統與OA系統無縫對接的基礎上，結合知識管理的理念、手段和方法，借助現代信息技術，深入挖掘企業信息資源中蘊含的有用知識單元，同時在組織內實現開放共享，讓檔案信息真正活起來、用起來，為提高企業的核心競爭力服務。

三、檔案管理系統與OA系統無縫對接的兩種方式

要實現檔案管理系統與OA系統的無縫對接，亟須開發一個接口，連接檔案管理系統和OA系統，既準確完整又快捷高效地將OA系統中的數據傳輸到檔案管理系統，最大限度地保證電子文件在傳輸過程當中可讀性不會受到影響。

（一）“WebService”方式。WebServices是基于網絡的、分布式的、遵守具體技術規范的組件，這些規范讓WebServices能與OA系統、檔案管理系統兼容的組件進行互操作。所謂“WebService”方式，是指OA系統通過WebService接口讀取電子文件在OA系統中的ID，并根據這個ID獲取并打包封裝電子文件的全部數據信息，形成“數據轉換包”文件，然后通過使用XML+WebService的接口服務程序，按事先設定的規則將獲得的數據包輸送到檔案管理系統中。

（二）“中間數據庫”方式。“中間數據庫”方式，就是在檔案管理系統數據庫和OA系統數據庫之間建立包括XML數據包和關系型數據庫的中間庫，該中間庫相當于臨時的物理位置，用以解析歸檔數據包，檢驗其是否符合檔案管理系統的接收要求，并將符合歸檔要求的電子檔案數據寫入檔案管理系統數據。先提取了OA系統數據庫中的源數據，將兩個系統表的字段關系對應和確定好，然后把OA系統中的電子文件目錄信息和全文數據推送到中間數據庫中，檔案管理人員再利用權限提取中間數據庫中的數據，最后歸入檔案信息系統中。在運行中間接口程序的同時，需要注意OA系統數據庫的電子目錄和電子全文存在的相互關聯，通過事先設置好的FTP服務器文件存放路徑，將電子全文上傳并與電子目錄對應起來。

無論使用“WebService”方式還是“中間數據庫”方式，要實現檔案管理系統與OA系統的無縫對接都必須保持兩個系統之間的賬戶和密碼的一致。通過將OA系統里的權限表復制到檔案管理系統里，實現用戶登錄名、用戶中文名和用戶組織機構同步。OA用戶可憑借當前賬戶直接登錄檔案管理系統，無須再次輸入用戶名和口令。同時做好字段（題名、文號、年度、責任者、保管期限等）的對應工作，使得從OA系統推送過來的電子文件能夠自動區分不同的檔案類型，將電子數據接入檔案管理系統設置好的數據項位置當中，真正實現文檔管理一體化。如所有辦公室形成的公文及其產生過程中的背景信息等有關數據項共同存放于文書類檔案及其相應的位置上，而財務處形成的各類報表、憑證、財務報告等文件則存放在財務類檔案及其相應的位置上。

四、實現檔案管理系統與OA系統無縫對接的保障措施

（一）完善體制機制，優化頂層設計。檔案管理系統和OA系統無縫對接的實現，必須打破現有文檔分開管理體制，逐步完善檔案工作體制機制，做好頂層設計，合理規劃各行政機關各職能部門各層關系，從源頭抓起，把規劃、標準統一起來，真正將文件和檔案統一管理，促進文檔一體化管理落地實施、見效見質。

（二）統一標準規范，打通對接通道。檔案管理系統和OA系統所建立的模塊組織框架差異較大，OA系統涉及的業務部門與檔案管理部門在制訂電子文件管理的相關標準時，從自身的管理思維和角度出發，造成同一管理內容的標準之間沒有協同性和銜接性，甚至存在相互矛盾、對立現象和管理的空白。檔案管理系統與OA系統無縫對接通道打通的首要任務，就是建立統一的業務標準，明晰電子文件的形成流轉、辦結歸檔、著錄編目、提供利用的流程環節，采用統一的處理格式和行為要求規范。解決電子文件分段管理的弊端，建立標準規范的銜接與協同便顯得刻不容緩。

（三）加強權限管理，提高安全性能。明確電子文件生成和流轉部門的職能模塊分工和相關負責人的職責要求，根據不同的部門角色賦予不同等級的訪問讀寫權限。賦予檔案部門具備跟蹤電子文件形成、發布、歸檔全過程的權限，以實現對電子文件形成、歸檔全過程的監控，使文檔管理有據可查，提高電子文檔的安全系數。采用先進的信息技術，如攻擊檢測技術、數據恢復技術等，配置防火墻認證安防系統，保證歸檔電子文件在向檔案管理系統傳輸過程中不會丟失或被非法篡改。

（四）培養復合人才，提高綜合素質。檔案管理系統與OA系統的無縫對接是一項技術含量高、實現難度大的工作，對檔案管理人員的素質要求更高。但從實際情況來看，當前的檔案專業人才教育，在信息化技術等復合型綜合素質教育的培養方面不足，檔案管理人員的信息技術知識的應用能力無法適應系統對接的管理技術要求。因此必須特別重視復合型人才的培養，加強檔案管理知識和技能的學習，既要熟悉檔案管理業務，還要精通辦公自動化信息技術，適應檔案管理新要求。一方面可以對在職檔案管理員進行各種形式的再教育，另一方面引入多方面的專業人才，充實檔案干部隊伍，建立一支適應信息時代的復合型多層次專業檔案管理人才隊伍，以適應檔案管理現代化的需要。

五、結語

隨著社會的進步和科技的發展，現代化管理和信息化運營模式普及應用，OA系統已成為整個組織內部信息化的核心，形成了大量具有保存價值和歸檔必要的文件。傳統的檔案管理系統與OA系統關系，已經無法適應時代發展需要，實現檔案管理系統與OA系統無縫對接具有迫切的現實意義。這是進一步提高辦公自動化水平，突破一直以來文件、檔案分工與合作管理困境的重要步驟，真正實現文件、檔案信息資源共享，最終實現單位文檔管理一體化。