醫(yī)院采購環(huán)節(jié)存在的問題及內(nèi)部控制優(yōu)化研究

鄭曉琳 廣東醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院

引言

隨著醫(yī)療行業(yè)的蓬勃發(fā)展，人們對自身健康日益看重，對醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提出更加嚴(yán)格的要求。醫(yī)院既肩負(fù)救死扶傷的重任，又要負(fù)責(zé)物資采購，從而滿足治療要求。現(xiàn)階段，采購管理體系存在的漏洞較多，需采取有效的內(nèi)部控制措施，才能真正解決問題，保障人民群眾的身心健康。

一、醫(yī)院采購內(nèi)部控制的意義

當(dāng)前，我國醫(yī)療體制正面臨改革與創(chuàng)新。我國醫(yī)療服務(wù)水平日益提升，醫(yī)療環(huán)境也得到進(jìn)一步改善。盡管如此，許多居民仍然面臨就醫(yī)困難、就醫(yī)費(fèi)用高的窘境。由于醫(yī)療藥品的價格比較高，會增加藥品采購的成本，需對藥品采購開展內(nèi)部控制，通過控制采購成本，使藥品的價格不會過高，降低就醫(yī)門檻。政府要加強(qiáng)對醫(yī)藥企業(yè)的支持，對現(xiàn)有的法律法規(guī)予以改進(jìn)，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康發(fā)展。由于各大醫(yī)藥之間的競爭越發(fā)激烈，醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大。因此，為了提高醫(yī)院的競爭力，就要對采購進(jìn)行有效的管理，提高其內(nèi)部控制水平。

二、醫(yī)院采購環(huán)節(jié)中存在的問題

(一)缺乏完善的成本核算控制體系

在采購環(huán)節(jié)中，許多醫(yī)院未制定完善的核算控制管理體系，導(dǎo)致藥品成本無法得到進(jìn)一步控制。由于采購工作比較復(fù)雜，涉及諸多采購渠道，若缺乏完善的控體系，就會誘發(fā)一系列問題，醫(yī)院對成本予以管理，完善采購體系，保障自身效益[1]。因此，醫(yī)院會加強(qiáng)與藥品生產(chǎn)商、配送廠商的合作，這樣就能以較低的價格購買藥品，導(dǎo)致供應(yīng)商面臨的競爭日益激烈。為了獲得更多效益，供應(yīng)商就會采取折扣、促銷等方式進(jìn)行藥品銷售。在這種情況下，就會增加醫(yī)院成本核算控制的難度，甚至?xí)蓴_正常的市場秩序。

(二)供求矛盾

如果藥品的使用人數(shù)較少，或者藥性比較特殊，就可能會導(dǎo)致藥品無人問津，逐漸過期。如果不對這一類藥品進(jìn)行采購，或者購買量不足，就可能會在后續(xù)工作中出現(xiàn)供應(yīng)不足，影響治療效果。比如，由于血液濾過置換液的存儲時間比較短，醫(yī)院通常不會對其進(jìn)行大量的使用，導(dǎo)致藥品出現(xiàn)過期的情況。由于這一類型的藥品采購成本比較高，會給醫(yī)院造成較大的損失。

(三)審計工作不到位

由于審計人員的功能未得到充分展示，就會影響醫(yī)院采購內(nèi)部控制工作的正常開展。部分醫(yī)院缺乏完善的審計部門，甚至由其他部門代替這項(xiàng)工作，無法發(fā)揮出審計工作的專業(yè)性。現(xiàn)有的審計制度有待完善，加之審計人員的能力不足，就會影響審計工作的效果。此外，雖然部分醫(yī)院的審計工作人員可做到術(shù)業(yè)有專攻，但卻由于其年齡日益增長，缺乏與時俱進(jìn)的思維，使得工作的進(jìn)展速度遲緩，不能真正發(fā)揮出審計的監(jiān)督職能。現(xiàn)有的審計制度有待統(tǒng)一，缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)予以支持，也會影響審計工作。由于醫(yī)院對內(nèi)部審計工作不夠重視，導(dǎo)致審計人員不能準(zhǔn)確對醫(yī)院在運(yùn)營過程中存在的風(fēng)險進(jìn)行合理評估。

(四)缺乏完善的風(fēng)險管理措施

醫(yī)院對風(fēng)險管理不夠重視，缺乏必要的風(fēng)險管理機(jī)制，就無法對采購中存在的風(fēng)險進(jìn)行及時識別，導(dǎo)致醫(yī)院面臨較大的風(fēng)險。醫(yī)院未設(shè)置專門的風(fēng)險評估機(jī)構(gòu)，這樣就無法對問題進(jìn)行預(yù)防，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就可能會由于忽視問題的嚴(yán)重性，而導(dǎo)致問題的范圍不斷擴(kuò)大，從而影響采購管理水平的提升。在評價采購過程時，未使應(yīng)用專業(yè)的技術(shù)手段，就會影響評估結(jié)果的準(zhǔn)確性。醫(yī)院并沒有積極與風(fēng)險評估機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，導(dǎo)致采購中存在的風(fēng)險沒有及時得到識別，從而給醫(yī)院帶來更大的損失。醫(yī)院未充分意識到網(wǎng)絡(luò)和媒體所帶來的風(fēng)險，一旦發(fā)生風(fēng)險，就會由于未及時啟動緊急預(yù)案而影響醫(yī)院的整體形象[2]。

(五)信息化建設(shè)水平不足

隨著互聯(lián)網(wǎng)的蓬勃發(fā)展，各大醫(yī)院積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)打造醫(yī)藥電子商務(wù)平臺，旨在構(gòu)建屬于本院的電商網(wǎng)絡(luò)體系。要進(jìn)一步完善物流配送的功能，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就能促進(jìn)各項(xiàng)資源及時被所需人員所掌握。由于構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)不完善，就會影響平臺的建設(shè)。比如，盡管部分城市醫(yī)藥企業(yè)設(shè)置藥品編碼標(biāo)準(zhǔn)，但這一標(biāo)準(zhǔn)卻有一定的局限性，不能實(shí)現(xiàn)大范圍推廣。由于數(shù)據(jù)庫、編碼、管理系統(tǒng)接口的標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，導(dǎo)致藥品信息愈發(fā)復(fù)雜，造成信息流通不暢。物流配送自動化水平有待進(jìn)一步提升，信息化平臺問題較多，對藥品的流通造成一定的制約。

三、醫(yī)院采購內(nèi)部控制思路

(一)對采購流程進(jìn)行規(guī)范

醫(yī)院要采取合規(guī)的方式進(jìn)行采購，避免采購行為不符合程序要求。要及時對所需藥品進(jìn)行統(tǒng)計，藥劑科人員對其進(jìn)行嚴(yán)格審核，確定沒問題后，再簽字確認(rèn)，然后采購人員需繼續(xù)履行審核職責(zé)。確認(rèn)沒有問題后，方可進(jìn)行采購。要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行采購，保障質(zhì)量。要加強(qiáng)對采購的監(jiān)督，發(fā)揮多個部門的監(jiān)督職能，確保采購人員嚴(yán)格按照制度的要求規(guī)范自身行為[3]。

(二)協(xié)調(diào)藥劑科與臨床科的關(guān)系

為了實(shí)現(xiàn)合理用藥，減少采購過程中出現(xiàn)的問題，就要重視藥劑科和臨床科之間的溝通，使其彼此協(xié)調(diào)，避免出現(xiàn)藥品過期的情況。一旦發(fā)現(xiàn)藥品有滯留，就要提醒相關(guān)科室，做到科學(xué)用藥，減少藥品浪費(fèi)。要制定完善的解決對策，確保藥品的利用率提升，最大程度減少醫(yī)院的損失。此外，要避免出現(xiàn)供不應(yīng)求的情況，全面支持醫(yī)療工作。

(三)對藥品進(jìn)行檢查和驗(yàn)收

對藥品進(jìn)行檢驗(yàn)尤為關(guān)鍵。由專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，避免出現(xiàn)違規(guī)操作的行為，確保驗(yàn)收遵循制度要求。要遵循驗(yàn)收的先后順序，嚴(yán)格保障藥品的質(zhì)量。要根據(jù)采購清單的內(nèi)容，由多個部門人員共同負(fù)責(zé)藥品驗(yàn)收。要對藥品的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行對比，確定其沒有問題后，方可允許保存。要加強(qiáng)對藥品驗(yàn)收的全程監(jiān)督，確定每一名人員的負(fù)責(zé)范疇，使其以盡職盡責(zé)的態(tài)度對藥品進(jìn)行檢驗(yàn)，按照崗位的要求履行自身職責(zé)，全面保證藥品質(zhì)量。要加強(qiáng)對采購合同的履行情況進(jìn)行檢查，確保藥品得到及時配送和供應(yīng)。要對每個采購環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，及時進(jìn)行記錄，為了確保采購可追溯，要采用信息化管理系統(tǒng)對采購過程進(jìn)行追蹤和管理，能及時發(fā)現(xiàn)問題，糾正問題，確保采購工作順利開展[4]。

(四)完善內(nèi)部控制工作

1.發(fā)揮內(nèi)部審計人員的職責(zé)

醫(yī)院要設(shè)置專門的審計部門，選擇具有專業(yè)素質(zhì)和豐富經(jīng)驗(yàn)的審計人員擔(dān)任審計工作，對采購過程進(jìn)行全面的監(jiān)督和檢查，保證采購人員嚴(yán)格按照流程操作，規(guī)范操作行為。在正式采購之前，要及時與各科室進(jìn)行核對，了解其對藥品的需求，由各科室出具藥品信息，核對無誤后，再填寫采購清單。要在清單中表明采購品的詳細(xì)信息。醫(yī)院要成立藥品委員會，專門負(fù)責(zé)對采購清單和采購數(shù)量進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保采購數(shù)量合理，避免過分占用庫存，減少不必要的資金浪費(fèi)。要確保采購品滿足醫(yī)療的需求，避免出現(xiàn)閑置或者供應(yīng)不足的問題。

2.優(yōu)化內(nèi)部控制內(nèi)容

為了改善內(nèi)部控制工作，就要創(chuàng)新內(nèi)部控制的理念，對內(nèi)控工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)對知識資本的管理，制定風(fēng)險管理機(jī)制，對投入和產(chǎn)出進(jìn)行合理分析，就能促進(jìn)醫(yī)院的決策更加科學(xué)、合理，要進(jìn)一步完善內(nèi)部控制的智能，保證醫(yī)院的資金實(shí)現(xiàn)正常周轉(zhuǎn)，提高醫(yī)院的財務(wù)服務(wù)水平與內(nèi)部控制的效率[5]。

3.規(guī)范付款程序

要發(fā)揮出財務(wù)部門的審核作用，對需要付款的內(nèi)容進(jìn)行全面檢查和審核，保證內(nèi)容真實(shí)。財務(wù)人員還要對發(fā)票的內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)比對，保證款項(xiàng)支付和法律法規(guī)的要求，減少不必要的損失。一旦在檢查中發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票，就要找到問題的根源，并在第一時間內(nèi)進(jìn)行上報。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票后，不能繼續(xù)向供貨商繼續(xù)支付款項(xiàng)，這樣才能降低損失。確定發(fā)票準(zhǔn)確無誤后，由主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，再次確認(rèn)后方可簽字。財務(wù)部門要根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)的意見，執(zhí)行付款程序。要根據(jù)國家規(guī)定的要求，通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式進(jìn)行采購款項(xiàng)的支付。

4.創(chuàng)新管理理念和管理方法

為了提高醫(yī)院內(nèi)部控制水平，就要創(chuàng)新管理理念和管理方法。首先，要引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，將內(nèi)部控制與信息技術(shù)相結(jié)合。工作人員要結(jié)合醫(yī)院采購工作的特點(diǎn)和醫(yī)院運(yùn)營管理的實(shí)際情況，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展戰(zhàn)略，采用信息化技術(shù)對醫(yī)院的各項(xiàng)決策、資源等重要的內(nèi)容進(jìn)行梳理，完善內(nèi)部控制的內(nèi)容，優(yōu)化工作流程[6]。要加強(qiáng)對各項(xiàng)數(shù)據(jù)的采集和整理，打造先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)得到有效的存儲，定期更新數(shù)據(jù)庫，為內(nèi)部控制工作和各項(xiàng)決策提供重要的參考依據(jù)。其次，要加強(qiáng)對人才的培養(yǎng)和引進(jìn)，這樣才能真正提高內(nèi)部控制水平。為了進(jìn)一步發(fā)揮出人才的作用，要制定合理的培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容，根據(jù)人員的崗位職責(zé)，為其提供具有針對新的培訓(xùn)內(nèi)容，使人員獲得成長和進(jìn)步。要制定完善的考核機(jī)制，對培訓(xùn)人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，將考核結(jié)果與其獎金、待遇掛鉤，使其重視培訓(xùn)工作，認(rèn)真學(xué)習(xí)，掌握更多的知識和技能，完善內(nèi)部控制方法，提高內(nèi)部控制效率。

四、改進(jìn)采購流程的內(nèi)部環(huán)節(jié)

(一)規(guī)范醫(yī)用耗材采購方式

第一，采購醫(yī)用耗材時，要了解科室的具體情況，根據(jù)科室的實(shí)際需求，確定采購類型，通過內(nèi)部調(diào)劑、上報和批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行采購。第二，加強(qiáng)對公立醫(yī)院的改革，在采購醫(yī)用耗材時，需嚴(yán)格按照國家的規(guī)定進(jìn)行網(wǎng)上集中招標(biāo)采購，借助專用的管理平臺對醫(yī)用耗材進(jìn)行采購。進(jìn)一步規(guī)范采購與管理行為，營造公平、公正、公開的采購環(huán)境。

(二)加強(qiáng)藥品管理

藥劑科要嚴(yán)格按照《合同法》的要求，簽訂藥品購銷合同，明確藥品名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家等內(nèi)容。醫(yī)院需合理選擇配貨商，選擇規(guī)模、資質(zhì)、能力符合要求的商家。工作人員要根據(jù)用藥目錄與藥品庫存情況，制定嚴(yán)格的采購計劃。每月要對藥品庫存進(jìn)行判斷，然后編制每個月的采購計劃，填寫藥品采購申請表，再上報給藥劑科采購主任。如果每個月的藥品用量不確定，需制定臨時采購計劃，并如實(shí)填寫藥品采購申請表，再交由藥劑科采購主任進(jìn)行審批。需在每個月的月末對本月總體采購計劃進(jìn)行匯總。若涉及到貴重藥品和特殊藥品，在使用時，需由臨時使用科室填寫臨時用藥申請表，審批通過后，方可進(jìn)行采購。要保證在申請的時間內(nèi)將所有申請的藥品使用完畢。如果藥品過期，需由申請科室承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任，藥劑科需敦促申請科室盡快用藥。

要對藥品的使用比例進(jìn)行合理控制，制定合理的管理方案，提高用藥的合理性。進(jìn)一步優(yōu)化用藥系統(tǒng)的功能，確保用藥過程得到有效的監(jiān)督與控制。重視藥物點(diǎn)評功能的完善，設(shè)置專項(xiàng)點(diǎn)評藥物品種，對抗菌藥物、成藥、輔助用藥進(jìn)行點(diǎn)評；保證藥物點(diǎn)評指標(biāo)全面，避免出現(xiàn)不合理用藥行為。

(三)完善信息化管理體系

要引進(jìn)二維碼信息管理技術(shù)，確保醫(yī)用耗材和試劑流通得到有效的管理。第一，對商品編碼和條形碼進(jìn)行統(tǒng)一，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫的管理，提高業(yè)務(wù)效率，實(shí)現(xiàn)集中采購，充分發(fā)揮出采購與配送優(yōu)勢。要發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的分析功能，對集中采購和采購商進(jìn)行有效的管理，確保物資得到正常供應(yīng)。第二，將二維碼技術(shù)與醫(yī)用耗材和試劑管理相結(jié)合。采購人員要將供貨商的相關(guān)信息導(dǎo)入到專門的管理系統(tǒng)之中，或者將供貨商提供的信息導(dǎo)入到系統(tǒng)之中。通過這種方式不僅能夠減輕工作人員的工作壓力，還能及時對各類信息進(jìn)行核對與管理。第三，對醫(yī)用耗材和試劑進(jìn)行驗(yàn)收，確保其順利入庫。庫管人員需對入庫信息進(jìn)行仔細(xì)核對，并將所生成的二維碼標(biāo)簽發(fā)放給相應(yīng)的供應(yīng)商。供應(yīng)商只需將二維碼粘貼在包裝之上，就可保證庫管人員對其進(jìn)行掃描，實(shí)現(xiàn)對藥品的清點(diǎn)與檢查，保證藥品順利入庫。第四，對藥用耗材和試劑的入庫領(lǐng)用進(jìn)行管理。在具體管理時，可將條碼掃描登記和無條碼手工操作相結(jié)合。第五，由專業(yè)的人員對醫(yī)用耗材和試劑進(jìn)行采購和使用。要通過專門的信息化管理系統(tǒng)申請使用，然后由主管部門進(jìn)行審批，通過審批后，采購人員就可進(jìn)行采購。管理人員要及時與相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)系，對醫(yī)用耗材和試劑進(jìn)行驗(yàn)收。要將二維碼標(biāo)簽粘貼在外包裝箱，確保信息全面。要對信息進(jìn)行逐一核對，確定信息沒有問題后，再將二維碼信息錄入到專門的數(shù)據(jù)庫之中。通過二維碼技術(shù)不僅可以優(yōu)化管理過程，還可隨時對各種醫(yī)用耗材和試劑的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計。此外，利用二維碼技術(shù)還可進(jìn)一步減輕工作人員的工作強(qiáng)度，只需利用專門的數(shù)據(jù)采集器，即可對數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和整理，降低管理成本和物流成本。可將二維碼技術(shù)運(yùn)用在每個管理環(huán)節(jié)之中，管理人員只需登錄統(tǒng)一的內(nèi)部管理平臺即可對各個批次的醫(yī)用耗材和試劑信息進(jìn)行查詢和追溯。

五、風(fēng)險評估與管理

醫(yī)院要對藥品展開專門的風(fēng)險評估和內(nèi)部控制，加大監(jiān)督與管理力度，這樣才能保證藥品安全和用藥安全。醫(yī)院要從源頭對藥品的質(zhì)量進(jìn)行把控，在藥品采購和供應(yīng)環(huán)節(jié)中，需制定相應(yīng)的制度，嚴(yán)格按照法律法規(guī)的要求進(jìn)行操作。對藥品進(jìn)行運(yùn)輸和存儲時，也很容易產(chǎn)生問題。如果存儲條件和運(yùn)輸條件不當(dāng)，就會縮短藥品的有效期，降低藥品的質(zhì)量。醫(yī)院需對藥品進(jìn)行逐一檢查和驗(yàn)收，對藥品的生產(chǎn)日期和批號等內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。需根據(jù)藥品的類別和屬性，對其進(jìn)行分區(qū)和分庫管理，保證藥品和非藥品得到分開存放；要及時將已經(jīng)變質(zhì)或過期的藥品放置在不合格區(qū)域；如果藥品對環(huán)境的溫度和濕度有特殊要求，需設(shè)置排風(fēng)扇、空調(diào)、冷藏冰箱和干濕度計。需嚴(yán)格按照藥品說明書的要求對藥品進(jìn)行存放，定期對藥品的存儲環(huán)境進(jìn)行檢查，并做好記錄。要規(guī)范藥品使用的行為，保證用藥安全。要提高廣大醫(yī)生和護(hù)士的責(zé)任感，定期對醫(yī)療人員展開培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平。需對藥品的效期進(jìn)行管理，保證臨床用藥更加合理，使患者的利益得到有效保障。

六、結(jié)語

綜上所述，采購工作在醫(yī)院中占據(jù)重要地位，為了實(shí)現(xiàn)對采購的合理管理，就要積極開展內(nèi)部控制工作。要結(jié)合采購工作中存在的問題，完善內(nèi)部控制方式，打造完善的內(nèi)控體系，對現(xiàn)有的制度進(jìn)行優(yōu)化，加強(qiáng)各部門之間的溝通，使其彼此協(xié)作，嚴(yán)格把關(guān)采購環(huán)節(jié)。重視對藥品的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，就要在第一時間內(nèi)予以處理。提高內(nèi)審人員的綜合素質(zhì)，發(fā)揮審計的職能，對采購工作進(jìn)行全面的監(jiān)督。引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，創(chuàng)新內(nèi)部控制手段，使醫(yī)院的采購工作更加規(guī)范。