探討人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

摘要：我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程逐步推進(jìn)，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域均迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，面臨著嚴(yán)峻的市場(chǎng)發(fā)展形勢(shì)，為了實(shí)現(xiàn)長足發(fā)展，應(yīng)在人事管理工作的持續(xù)中加快創(chuàng)新腳步，發(fā)揮出人事檔案管理的積極作用，提高人事檔案的管理水平，以寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，學(xué)院的發(fā)展要強(qiáng)化人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)學(xué)院更好的長足發(fā)展。本文對(duì)人事檔案管理的重要性進(jìn)行了探討，分析了人事檔案管理的優(yōu)化途徑，通過創(chuàng)新人事檔案的管理觀念，加強(qiáng)制度建設(shè)，引進(jìn)信息化技術(shù)，提高人事檔案的管理水平、管理效率。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理;重要性;優(yōu)化途徑

前言：

經(jīng)濟(jì)全球化的時(shí)代背景下，我國的學(xué)院建設(shè)和發(fā)展要在人事檔案管理工作中落實(shí)有效的管控措施，借助信息技術(shù)，對(duì)學(xué)院的人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高人事檔案管理工作的規(guī)范性和綜合水平，強(qiáng)化人事檔案的管理效率。發(fā)揮出人事檔案管理的積極作用，為人事考核提供依據(jù)，優(yōu)化人力資源的配置，推動(dòng)學(xué)院的深化改革。

一、人事檔案管理的重要性

人事檔案中記載了大量的信息資料，包括個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、政治思想、勞動(dòng)薪酬、工作狀態(tài)、獎(jiǎng)懲信息，能夠反映出一個(gè)人的專業(yè)能力，其中記載的各項(xiàng)信息具有全面性、真實(shí)性，使人員的實(shí)際情況反映出來，與其職能崗位相互匹配，最大限度地發(fā)揮出人才的優(yōu)勢(shì)，提高工作水平，專業(yè)能力。在人事考核、人力資源優(yōu)化配置中，人事檔案作為重要的資源，評(píng)估了人才的應(yīng)用情況和現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)，為后續(xù)人才的使用和儲(chǔ)備工作提供有效支持。

二、人事檔案管理的優(yōu)化途徑

人事檔案管理中，需采取實(shí)際的優(yōu)化措施，保證人事檔案管理工作真正落實(shí)到位，具體優(yōu)化方案主要表現(xiàn)為以下幾方面。

（一）創(chuàng)新人事檔案管理觀念

人事檔案管理是現(xiàn)階段人事管理工作的重點(diǎn)，其檔案詳細(xì)的記錄了一個(gè)人的人生軌跡，在其一生的成長與工作中發(fā)揮著重要的作用，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其管理工作的重視力度，從多個(gè)角度創(chuàng)新人事檔案管理觀念，認(rèn)真細(xì)致的對(duì)待人事檔案管理工作，保證其檔案的完整性與真實(shí)性，充分發(fā)揮出人事檔案的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值。相關(guān)的管理領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)與帶頭作用，明確日常管理內(nèi)容，落實(shí)自身的管理責(zé)任，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念、管理模式以及管理經(jīng)驗(yàn)，但應(yīng)注意不能完全照搬，需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行合理的調(diào)整，以此來提升人事檔案管理工作的整體效率與質(zhì)量。與此同時(shí)，還應(yīng)進(jìn)一步的深化改革，清除傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的落后思想，降低該因素對(duì)管理工作產(chǎn)生的限制，并引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，以計(jì)算為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，降低工作人員工作壓力，并強(qiáng)化整體的管理效率，解決傳統(tǒng)管理過程中存在的安全隱患與不足，為管理工作高質(zhì)量開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)

在全面提高人事檔案管理效率與質(zhì)量的過程中，加強(qiáng)制度建設(shè)起到重要作用，是保證人事檔案管理工作開展、落實(shí)的前提保障，并且對(duì)工作的具體職責(zé)、工作范圍、考核標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行明確。人事檔案管理制度的加強(qiáng)，需要從以下幾個(gè)方面入手。第一，人事檔案歸檔與查閱制度。人事檔案的管理離不開歸檔與查閱工作內(nèi)容，人事檔案的歸檔講究的是及時(shí)、準(zhǔn)確、分類清楚、保存得當(dāng)，確保人事檔案完整、良好。而人事檔案的查閱則要遵守固定的程序，由專門的檔案管理人員調(diào)取，并交給可以提供人事檔案查閱文書的辦事人員，并要求其按規(guī)定填寫人事檔案調(diào)閱記錄表，明確人事檔案由誰調(diào)閱，調(diào)閱時(shí)間，調(diào)閱用途，何時(shí)歸還等。第二，對(duì)人事檔案管理績效考核制度進(jìn)行完善與優(yōu)化。人事檔案管理有學(xué)院組織人事部門負(fù)責(zé)，需要對(duì)人事檔案的管理的具體職責(zé)落實(shí)在具體的負(fù)責(zé)人頭上，并建立相關(guān)的績效考核制度，公開、公平、透明，與人事檔案管理人員的職稱評(píng)聘、職位晉升建立內(nèi)在聯(lián)系，以此提升工作人員的積極性與責(zé)任心，全身心投入工作。第三，強(qiáng)化人事檔案管理監(jiān)督制度，由專門的監(jiān)督人員或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的效率與質(zhì)量進(jìn)行定期檢查、抽查，發(fā)現(xiàn)管理問題及時(shí)指出，要求相關(guān)負(fù)責(zé)人整改，以此保證管理效果。

（三）引進(jìn)信息化技術(shù)

科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展，信息技術(shù)已逐漸融入各行各業(yè)之中，并且成效頗豐。信息技術(shù)的使用為學(xué)院檔案管理工作提出了新的發(fā)展方向。在學(xué)院檔案管理期間，相關(guān)工作人員要對(duì)信息技術(shù)的優(yōu)越性有一個(gè)清晰的認(rèn)知，需加強(qiáng)學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)。首先，數(shù)據(jù)信息環(huán)境下，信息的儲(chǔ)存、收集方式均已發(fā)生一定變化，因此學(xué)院也需要更改自身檔案管理模式，將以往的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，學(xué)院可依據(jù)自身狀況及信息化建設(shè)程度構(gòu)建信息化管理平臺(tái)，建設(shè)期間，必須要符合國家相關(guān)法律要求;其次，需不斷完善、提升信息化管理平臺(tái)的功能性，其需要涵蓋檔案整理、收集、查閱、歸類、傳輸?shù)缺姸喙δ埽瑥亩鴮?shí)現(xiàn)學(xué)院各部門間的信息互通，加強(qiáng)學(xué)院內(nèi)的交流，進(jìn)而提高學(xué)院工作效率;最后，為保障數(shù)據(jù)信息的安全性，相關(guān)人員需從硬件、軟件兩方面著手，不斷加大硬件方面的投入，保障其功能符合工作要求，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，使其具備熟練操作軟件的能力，進(jìn)而保障工作質(zhì)量。

結(jié)論：綜上所述，人事檔案管理工作的實(shí)施對(duì)學(xué)院發(fā)展起著決定性的作用，站在人力資源優(yōu)化配置的視角下，利用人事檔案管理工作的效能，要在人事考核人才配置方面加強(qiáng)管理，推動(dòng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新，提高人事檔案管理的有效性。將人事檔案管理制度建設(shè)完善，優(yōu)化人事檔案的管理方案，推動(dòng)學(xué)院的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展，發(fā)揮出人事檔案里的內(nèi)在價(jià)值，強(qiáng)化行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

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作者簡介：王金枝，1990.08-，女，回族，寧夏吳忠人，碩士研究生，寧夏職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案。