當前工程檔案管理存在的問題和對策

葉文杰

一、工程檔案的重要性

工程檔案是指在項目立項審批、勘查設計、招投標、施工、監理、竣工驗收、結算審計等全過程中形成的文字、圖表、音像、實物等各種載體的文件材料。

工程項目檔案是一個工程項目建設全過程的歷史記錄和憑證，是評定工程質量等級的重要依據，是工程建設的重要組成部分，是工程管理的關鍵環節之一。工程項目檔案在項目考核、監督、管理、維護、責任追究、改造升級中也都發揮著重要作用，具有重要的經濟價值和社會價值。

二、當前工程檔案管理存在的問題

1、工程檔案資料管理體制不夠完善

當前，很多工程參建方對工程檔案資料的重要性認識不足，覺得檔案資料并不重要，并且不斷控制成本，減少有關方面的人財物投入。

還有部分施工單位同樣不能正確認識工程檔案管理工作的重要意義，他們往往在施工期間盲目追求工程的質量效益，忽視對檔案資料的規范管理，更有甚者，為了經濟效益放棄檔案資料管理工作。

在工程檔案資料管理監督方面，也存在一些監督管理漏洞。很多建設單位在合同條款和支付審批中關于檔案資料管理未對其他參建方設置條款，提出要求，導致工程檔案資料管理處于缺管、失管狀態。監理單位受建設單位委托，往往把工作重心放在監督施工單位在施工過程中的工程質量、工程進度和工程施工技術方面，卻經常忽視對檔案、資料的完整性、有效性和規范性進行評估與核查。

2、工程技術資料編制質量和歸檔及時性有待提升

出于人工成本、資金成本等方面的考慮，許多工程在施工過程中經常通過外包的方式進行技術資料編制。由于外包人員的素質參差不齊，且難以長期深入一線，了解相關業務，所以工程檔案資料的準確性無法保證。甚至，部分工程項目在工程完工之后才進行技術資料的編制工作，檔案資料的質量更無從談起了。

此外，工程檔案歸檔不及時也是一個常見問題。在實際操作中，項目建設負責人作為檔案資料管理的第一主體，往往因為各種主客觀原因將資料長期持有，未及時將檔案資料移交給檔案管理人員進行整理歸檔，以致檔案歸檔的時效性、完整性和安全性難以保證。

3、工程檔案資料管理人員職業素質較低

工程檔案資料管理人員是直接參與建筑工程檔案資料管理的工作人員，他們的業務能力和素質對工程檔案管理水平有很大的影響。在目前形勢下，我國從事工程檔案資料管理的人員大多缺乏系統、有效的專業技能培訓，缺少從事工程檔案資料管理的專業能力。此外，工程檔案資料管理人員更換比較頻繁，也大大制約了工程項目的檔案管理水平。

三、加強工程檔案管理的措施

1、完善建筑工程檔案資料管理制度

有關政府部門應該及時總結各地好的經驗做法，牽頭建立一套科學、有效、具有可操作性的管理制度與法規體系。

建設單位應當充分結合項目開展時的客觀情況，制定、完善項目文件管理和檔案管理的制度、規范、程序，將檔案資料管理歸檔納入工程預算，確保檔案資料管理的人力、物力、財力投入，并組織有關部門和參建單位執行。

建設單位與參建各方簽訂合同、協議時應按照國家法律法規和行業規范的要求，設置相應章節、條款，充分厘定檔案資料管理責任，明確項目檔案資料的質量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數、整理標準、介質、格式、費用及違約責任等內容。監理合同條款則應明確監理單位對所監理項目的文件和檔案的檢查、審查責任。

建設單位對參建各方進行合同履約考核時，應針對項目檔案資料管理條款的履行情況做出合理評估，并且在合同款支付審批時，將文件資料是否規范管理和歸檔作為合同款支付的前提條件。

2、提高檔案資料管理人員的職業素質

檔案資料的收集、整理和編制是一套較為復雜的系統工程，必須不斷提升檔案管理人員的業務能力和職業素質。應及時對相關人員開展入職培訓，并在正式上崗后安排輪崗學習、老帶新傳幫帶、參觀考察等學習鍛煉機會，確保檔案管理人員可以在最短時間內掌握最全面、最科學的檔案資料管理知識，繼而強化檔案管理意識和職業道德修養，用更強的綜合能力從事檔案資料管理工作。

各參建單位還應健全管理制度，理清崗位職責，明確檔案資料管理的基本工作程序與目標，確保相關人員在管理檔案時有規可依。在項目前期，應提前制定好統一的表格與標準，以便之后使用;在項目施工過程中，應經常深入施工現場進行實地勘察，了解現場施工情況，根據工程進度和現場施工需求，做好工程資料的編制、收集、保管工作;在項目完工后，做好工程檔案資料的匯總、整理與移交。

3、落實工程檔案資料管理各環節質量管控

監理單位不僅要對工程質量、工程進度和工程施工技術給予控制，還應對工程檔案資料的完整性、準確性、系統性、有效性和規范性進行檢查、審查，確保工程檔案資料規范、真實、準確、完整。可借助數字化管理技術，建立工程檔案共享流轉平臺，檔案歸檔移交前先在共享流轉平臺上由參建各方查閱和審核，提高工程檔案資料在各個環節的透明度，落實檔案資料管理各環節的質量管控。

把檔案專項驗收作為工程竣工驗收的前置條件。為了確保最終工程檔案的完整性、準確性、規范性，建設單位應邀請檔案管理部門和其他業務單位對工程檔案進行驗收，驗收合格后獲得工程檔案認可文件，之后再進入竣工驗收環節。如果未通過檔案專項驗收則不可組織工程竣工驗收。

四、結束語

總之，要做好工程項目檔案管理，就必須建立完善檔案管理制度，采取有效措施落實工程檔案各環節質量管控，不斷提高檔案從業人員的專業素質和綜合能力，齊抓共管，以高度的使命感責任感，共同做好檔案管理工作，最大限度地發掘檔案的價值，服務經濟和社會發展。

參考文獻：

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