新時期政府機關檔案管理工作的實踐研究

蔡海燕

摘要：在機關日常工作中，檔案管理是一件非常重要的，做好檔案的管理工作可以讓機關單位的工作效率得到提升，為單位綜合服務能力的提高夯實基礎。隨著新時代的到來，我國信息化技術和互聯(lián)網(wǎng)技術對很多傳統(tǒng)行業(yè)和工作都造成了影響，當下機關單位中傳統(tǒng)檔案管理的方法難以滿足時代的需求，暴露出了一些管理問題，這對機關日常工作的順利開展造成了很大的影響。為了解決當下政府機關檔案管理中出現(xiàn)的問題，使其能夠滿足時代發(fā)展的需求，必須要對檔案管理工作方式進行不斷地優(yōu)化和探索實踐。

關鍵詞：新時期;政府機關;方案管理;實踐研究

隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，我國各項法律制度在改革的過程中不斷的進行著規(guī)范和完善，這對于政府機關單位來說是利好的，但與此同時也對機關單位檔案管理的工作提出了新的要求。為了讓政府機關檔案管理工作能夠適應時代的發(fā)展需要，滿足企業(yè)和單位的需要，機關檔案管理工作模式必須盡快進行創(chuàng)新，加快推行現(xiàn)代化的管理方式，讓檔案管理事業(yè)能夠獲得長遠的發(fā)展，切實為提高政府機關單位工作效率提供幫助。當前還有一些機關單位的檔案管理人員或者機關單位的領導認為檔案管理依然是簡單的保管以及謄寫的工作，這種認識上的不全面導致了機關單位檔案管理工作難以進行創(chuàng)新，不能滿足時代的需要。

一、新時代下政府機關檔案管理工作常見的問題

（一）缺乏對檔案管理的重視程度

在我國機關單位中存在著一些檔案管理人員和領導對檔案管理工作沒有深刻的認識，不重視檔案管理公祖，這對機關檔案工作的順利開展有著非常不利的影響，從長遠的角度上來看，制約了檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。造成這種現(xiàn)象主要是由于相關管理人員和領導對檔案管理工作缺乏一定的認識，使得檔案管理工作的開展受到了阻礙，不能滿足社會發(fā)展的需要。

（二）檔案管理科學水平較低

隨著信息化時代的到來，讓本來繁瑣困難的辦公室工作變得更加簡單有條理，文檔一體化的技術在當下信息檔案管理工作中發(fā)揮了越來越重要的作用。和傳統(tǒng)的紙質檔案相比電子檔案的管理和應用都有著更加豐富的選擇，從文件起草到修改再到歸檔都需要借助計算結來完成，但是由于電子檔案的穩(wěn)定性較差，容易出現(xiàn)文件損壞等情況，始終無法替代紙質檔案。想要實現(xiàn)檔案長期保存，就必須要借助現(xiàn)代化的科學管理手段，將電子檔案進行升級[1]。

（三）檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

隨著新時代的檔案管理工作難度和復雜程度逐漸提高，對檔案管理工作人員提出了新的要求。當前我國很多機關單位的檔案工作管理人員都并未接受過專業(yè)的檔案知識培訓，缺乏檔案管理應有的素質。此外，我國很多檔案工作人員都不是專職的工作人員，很多時候都會身兼數(shù)職，這導致了檔案工作精力投入不足，當機關單位出現(xiàn)人員離崗或者工作調動的時候，往往難以高效率的辦理檔案交接手續(xù)，還有可能造成檔案資料的不完整和不準確。

（四）檔案管理制度不完善

想要讓檔案管理工作能夠滿足新時代的要求，就必須建立完善的現(xiàn)代化檔案管理體系制度作為保障。檔案管理實踐中證明了，想要讓檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化和科學化，就必須建立網(wǎng)絡化、規(guī)范化的管理制度。當前我國機關檔案內部的管理和發(fā)展還存在著很多問題，職能部門對檔案還在使用信袋式的管理方式，這使得檔案的應用效率和管理效率始終跟不上時代。

二、機關單位檔案管理創(chuàng)新的對策和建議

想要改變機關單位對檔案利用效率較低的局面，使得檔案管理工作水平可以提升，就必須要正確認識檔案管理，積極探索和創(chuàng)新管理的手段，學習先進的檔案管理辦法，使得各方面問題都能順利得到解決。

（一）加強對檔案管理的認識

新時期下，檔案在機關管理工作中表現(xiàn)出了越來越強的重要性，為了讓機關檔案管理工作能夠更加高效的展開，需要機關領導以及管理人員都能夠對檔案管理工作有正確的認識。對此，機關單位可以定期展開一些講座和宣傳活動，積極要求各個部門的領導參與到活動中來，學習先進的檔案管理經(jīng)驗，樹立對檔案管理工作的正確認識。機關單位的領導需要定期開展檔案管理和檢查的工作，對檔案管理人員進行監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理人員在實際工作中遇到的需要解決的問題，積極幫助檔案管理人員解決問題并對檔案管理工作的制度進行改革和完善，使得檔案管理工作能夠更加高效的展開。

（二）提高機關單位的檔案信息化管理水平

我國當前信息技術正在高速的發(fā)展，很多行業(yè)和工作都進行了信息化改革，將檔案數(shù)字信息化已經(jīng)成為了時代發(fā)展的必然要求。在當前時代下，機關單位應該充分認識數(shù)字信息的重要性，使檔案信息管理能夠實現(xiàn)網(wǎng)絡化，更方便對檔案進行共享，使得檔案管理向著現(xiàn)代化檔案管理方向進行轉型，確保管理水平能夠得到提升。在將檔案管理向著信息化轉型的時候，一定要保證檔案信息能夠完整準確，確保檔案內相關數(shù)據(jù)準確無誤，讓檔案的利用效率能夠得到提升。檔案進行電子化之后存在安全性較差的問題，一定要針對這一問題采取相應的對策，做好電子檔案的安全防護以及保密的工作，對不同的檔案類型設置不同的安全等級，使得檔案管理能夠更加的安全，防止黑客和病毒的入侵，對保存電子檔案的計算機，必須安裝可靠的殺毒軟件，定期進行殺毒，在開啟電腦以及軟件的時候需要插入秘鑰，使計算機的安全程度更高[2]。

（三）充分發(fā)揮檔案的服務能力

加強檔案管理的目的在于讓檔案能夠發(fā)揮出更大的價值。檔案具有的服務能力是隱形的，但是其能夠發(fā)揮的作用是不可估量的。隨著政務公開政策的貫徹和落實，機關檔案管理工作發(fā)揮的著越來越重要的作用，改變傳統(tǒng)工作模式，讓檔案服務能力可以進一步提升，成為了當前時代下檔案管理的基本內涵。機關單位可以積極的開展網(wǎng)絡服務，建立網(wǎng)站以及數(shù)據(jù)庫，將真實有效的檔案信息進行上傳，將民生檔案等可以對外公布的檔案進行開放，讓檔案更好的為大眾進行服務。同時對于機密的檔案也應該做好保密的工作，確保檔案管理能夠有條不紊的進行。

結束語：

在新時代下，提高機關檔案管理的水平具有重要的意義，通過對檔案的高效運用，能夠解決機關單位工作中存在的很多實際問題，還可以在一定程度上可以提高機關單位對人力資源的利用效率。因此機關單位相關的領導以及檔案管理人員必須要加強檔案管理的意識，從實際出發(fā)，探索能夠順應時代發(fā)展、符合機關實際情況的新型檔案管理方式。

參考文獻：

[1]張慧蓮.新時期政府機關檔案管理工作實踐思考[J].經(jīng)濟管理文摘，2019（20）：23-24.

[2]王明，席彪，胡煒，呂秀英，王聰慧.新時期政府機關檔案管理工作實踐思考[J].蘭臺世界，2012（S1）：132-133.