企業(yè)信息管理中郵政北斗GPS信息系統(tǒng)的應(yīng)用

江峰

（無(wú)錫中心局〔無(wú)錫長(zhǎng)三角郵件集散中心〕，江蘇 無(wú)錫 214000）

2014年3月，筆者參與了XX省郵政速遞物流股份有限公司委托的郵政北斗GPS信息管理系統(tǒng)的建設(shè)項(xiàng)目。筆者擁有豐富的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，是單位軟件開(kāi)發(fā)部門(mén)的負(fù)責(zé)人，因此被指定為該項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃總投資1100萬(wàn)元，建設(shè)工期為12個(gè)月，自2014年3月項(xiàng)目啟動(dòng)至2015年3月驗(yàn)收，項(xiàng)目綜合信息服務(wù)平臺(tái)至今運(yùn)行穩(wěn)定，獲得了客戶的肯定和好評(píng)。

郵政北斗GPS信息系統(tǒng)項(xiàng)目作為郵政物流領(lǐng)域的應(yīng)用示范項(xiàng)目，建成后將面向全國(guó)郵政行業(yè)全面推廣，意義重大，因此對(duì)項(xiàng)目整體的管理顯得尤為重要，本文主要從需求、整體、范圍、成本、質(zhì)量管理幾個(gè)方面進(jìn)行探討。

一、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)需求和變更

（一）需求管理

需求是龍頭，是做項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)，沒(méi)有需求，項(xiàng)目就無(wú)從談起。因此，針對(duì)甲方省郵政公司、市分公司、縣分公司項(xiàng)目干系人眾多的情況，在項(xiàng)目開(kāi)始實(shí)施后，筆者帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)深入甲方現(xiàn)場(chǎng)，通過(guò)用戶訪談方式獲得了用戶需求，編制了需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)，并會(huì)同甲方召開(kāi)了需求評(píng)審會(huì)，確定了項(xiàng)目的需求，為后期項(xiàng)目管理奠定了基礎(chǔ)。

（二）變更管理

在項(xiàng)目中，筆者嚴(yán)格按照變更控制流程進(jìn)行管理，比如變更申請(qǐng)—變更評(píng)估—變更決策—變更實(shí)施—變更驗(yàn)證—溝通存檔，通過(guò)嚴(yán)格執(zhí)行變更流程，沒(méi)有導(dǎo)致項(xiàng)目的拖延。

二、整體管理

第一，制定項(xiàng)目章程。項(xiàng)目中標(biāo)后，公司按照慣例召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，正式向主要干系人介紹項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)及主要前期參與人員，包括項(xiàng)目經(jīng)理、分析人員等。同時(shí)頒布項(xiàng)目章程，對(duì)項(xiàng)目正式授權(quán)。明確了項(xiàng)目的人事安排后，項(xiàng)目具體工作隨即展開(kāi)，筆者作為項(xiàng)目經(jīng)理，依據(jù)項(xiàng)目工作說(shuō)明書(shū)，會(huì)同分析人員確定初步范圍，形成正式文檔，為今后工作奠定基礎(chǔ)。

第二，編寫(xiě)范圍說(shuō)明書(shū)。根據(jù)項(xiàng)目章程工作說(shuō)明書(shū)、事業(yè)環(huán)境因素、組織過(guò)程資產(chǎn)，采用專家論證、管理方法、管理系統(tǒng)，得到范圍說(shuō)明書(shū)（初步）。

第三，制定項(xiàng)目管理計(jì)劃。根據(jù)范圍說(shuō)明書(shū)、其他規(guī)劃過(guò)程的輸出、事業(yè)環(huán)境因素、組織過(guò)程資產(chǎn)，采用專家論證、管理方法、管理系統(tǒng)，得到項(xiàng)目管理計(jì)劃。

第四，指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行。根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、批準(zhǔn)的變更請(qǐng)求、收尾程序，采用管理方法、管理系統(tǒng)，得到可交付成果、工作績(jī)效信息、變更請(qǐng)求、實(shí)施的措施和修復(fù)。

第五，監(jiān)控項(xiàng)目工作根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、績(jī)效報(bào)告、變更請(qǐng)求，采用專家判斷、選擇方法、價(jià)值技術(shù)、管理方法，得到變更請(qǐng)求、預(yù)測(cè)、推薦的措施和方法。

第六，實(shí)施整體變更控制。根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、變更請(qǐng)求、工作績(jī)效信息、成果、推薦的措施和方法，采用專家判斷、管理方法、管理系統(tǒng)，得到變更、項(xiàng)目管理計(jì)劃（更新）、范圍說(shuō)明書(shū)、成果［1］。

第七，結(jié)束項(xiàng)目或階段根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、合同、事組、績(jī)效、成果，采用專家判斷、管理方法、管理系統(tǒng)，得到最終產(chǎn)品、服務(wù)或成果、組織過(guò)程資產(chǎn)（更新）、管理收尾、合同收尾。

三、范圍管理

（一）范圍規(guī)劃

筆者根據(jù)項(xiàng)目章程、事組、初步范書(shū)管理計(jì)劃，采用專家、模板表格，得到范圍管理計(jì)劃。細(xì)致的項(xiàng)目范圍計(jì)劃編制可以使項(xiàng)目范圍的變化處于可度量、可控制的狀態(tài)；采用項(xiàng)目管理軟件，對(duì)項(xiàng)目可交付物的生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行分解，可以自動(dòng)地、直觀地進(jìn)行項(xiàng)目范圍的管理。

（二）定義范圍

根據(jù)項(xiàng)目章程、范書(shū)管理計(jì)劃、初步范書(shū)、組織過(guò)程資產(chǎn)、變更，采用專家判斷、產(chǎn)品分析、備選方案、識(shí)別關(guān)系人分析，得到項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、范管變更。

（三）創(chuàng)建WBS

根據(jù)項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)、范管、變更、組織過(guò)程資產(chǎn)，采用分解、模板，得到WBS和詞典、范圍基準(zhǔn)、范管、范書(shū)、變更。運(yùn)用自上而下的分解方法，先確定可交付物，然后將可交付物分解為不同層次的工作包。

（四）核實(shí)范圍

根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、WBS字典、范書(shū)、成果，進(jìn)行檢查，得到成果、變更請(qǐng)求。利用需求跟蹤矩陣保持和客戶干系人的聯(lián)系。

（五）控制范圍

根據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、范書(shū)、WBS和字典、變更、工作績(jī)效信息、組織過(guò)程資產(chǎn)，采用偏差分析、配置系統(tǒng)、補(bǔ)充規(guī)則，得到組織過(guò)程資產(chǎn)、變更、項(xiàng)目管理計(jì)劃、范書(shū)、WBS和字典更新、基準(zhǔn)。對(duì)于范圍的控制，主要是建立嚴(yán)格的變更控制系統(tǒng)，防止范圍蔓延和鍍金。

四、成本管理

（一）成本估算的方法

根據(jù)范書(shū)、WBS、字典、進(jìn)度計(jì)劃、人力計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)登記、事組，采用類(lèi)比估算、費(fèi)率、參數(shù)估算、自下而上估算、儲(chǔ)備、質(zhì)量成本、管理軟件、投標(biāo)分析，得到估算、依據(jù)、變更、計(jì)劃。采用的是自下而上的估算方法，先估算每個(gè)工作包的成本，然后估算每個(gè)控制賬號(hào)的成本，最后匯總為完成一個(gè)可交付成果的成本。

（二）關(guān)于制定成本預(yù)算的方法

根據(jù)范書(shū)、WBS、字典、估算、依據(jù)、進(jìn)度計(jì)劃、日歷、合同、計(jì)劃，采用匯總、儲(chǔ)備、參數(shù)、平衡，得到基準(zhǔn)、資金需求、變更、計(jì)劃。區(qū)分成本估算和制定預(yù)算的區(qū)別。估算成本是解決要花多少錢(qián)的問(wèn)題，結(jié)果出來(lái)是一個(gè)數(shù)，制定預(yù)算的主要任務(wù)是解決什么時(shí)間花多少錢(qián)的問(wèn)題，輸出是條S形曲線，也就是建立成本基準(zhǔn)的過(guò)程。在項(xiàng)目過(guò)程中要參考成本基準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行增值分析，確定成本偏差，以便采取措施。

（三）控制成本的方法

根據(jù)基準(zhǔn)、計(jì)劃、資金需求、績(jī)效、變更，采用偏差管理、預(yù)測(cè)、控制系統(tǒng)、績(jī)效審查、管理軟件，得到估算、基準(zhǔn)、績(jī)效、預(yù)測(cè)、組織、變更、計(jì)劃。要控制范圍蔓延和鍍金的產(chǎn)生，以免造成不必要的成本開(kāi)銷(xiāo)。同時(shí)，減少不必要的返工和資源浪費(fèi)，盡量控制消極風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，積極開(kāi)拓積極的風(fēng)險(xiǎn)，從而達(dá)到控制成本的目的。

五、質(zhì)量管理

第一，涉及的知識(shí)點(diǎn)主要是質(zhì)量保證和質(zhì)量控制的措施。質(zhì)量是規(guī)劃出來(lái)的，而不是檢查和測(cè)試出來(lái)的。應(yīng)根據(jù)計(jì)劃、質(zhì)量方針、范書(shū)、事組，采用成本績(jī)效分析、質(zhì)量成本、標(biāo)桿、實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)、PDPC（過(guò)程決策程序圖法）、QFD（質(zhì)量功能展開(kāi)），得到計(jì)劃、指標(biāo)、核對(duì)表、改進(jìn)、基準(zhǔn)。

第二，質(zhì)量保證的目的是確保項(xiàng)目是按照組織的質(zhì)量政策實(shí)施的，是按照質(zhì)量管理計(jì)劃進(jìn)行的。根據(jù)計(jì)劃、改進(jìn)計(jì)劃、測(cè)量指標(biāo)、績(jī)效、測(cè)量結(jié)果、變更，采用審計(jì)、分析、其他，得到組織、變更、計(jì)劃［2］。

第三，質(zhì)量保證的主要活動(dòng)包括項(xiàng)目產(chǎn)品審計(jì)、項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程審計(jì)，輸出質(zhì)量報(bào)告。質(zhì)量控制的主要活動(dòng)有技術(shù)評(píng)審、代碼評(píng)審、單位測(cè)試、集成測(cè)試、系統(tǒng)測(cè)試、缺陷追蹤等。如對(duì)于質(zhì)量保證，通過(guò)QA（質(zhì)量保證）部門(mén)的里程碑式的階段審計(jì)來(lái)確認(rèn)過(guò)程是否正確，如果階段審計(jì)達(dá)標(biāo)，則決定進(jìn)入下一階段，否則需要采取相應(yīng)的措施直到符合要求后方可進(jìn)入下一階段。

第四，對(duì)于質(zhì)量控制，根據(jù)計(jì)劃、指標(biāo)、核對(duì)表、績(jī)效、變更、成果、組織，采用因果、控制、流程、直方、帕累、趨勢(shì)、散點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)抽樣、檢查、審查，得到測(cè)量結(jié)果、變更、基準(zhǔn)、成果、計(jì)劃。可以采取分階段測(cè)試的方法，如對(duì)一個(gè)成果的測(cè)試，要經(jīng)過(guò)DVR、PVR、PRA、SRA階段的測(cè)試后才可以認(rèn)為是合格的。在每一輪送測(cè)試之前采取預(yù)版本機(jī)制，內(nèi)部團(tuán)隊(duì)先自行進(jìn)行內(nèi)部測(cè)試，在保證上一次測(cè)試發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題得到解決且沒(méi)有副作用以后才正式發(fā)布版本送測(cè)，提高測(cè)試效率，也提高產(chǎn)品質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)對(duì)代碼的評(píng)審，在修改代碼的時(shí)候要經(jīng)過(guò)其他同事的評(píng)審以后才可以提交，提高產(chǎn)品的質(zhì)量。

第六，加強(qiáng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)，增加團(tuán)隊(duì)成員的工作技能和經(jīng)驗(yàn)。增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的凝聚力和協(xié)作能力，也有利于生產(chǎn)高質(zhì)量的產(chǎn)品。

第七，積極編制質(zhì)量管理計(jì)劃，然后從PDCA（Plan計(jì)劃、Do執(zhí)行、Check檢查、Act處理）方面融合軟件質(zhì)量保證和質(zhì)量控制。

六、結(jié)語(yǔ)

在實(shí)際的項(xiàng)目管理中，對(duì)整體管理高度重視，采取了需求明確、過(guò)程管控、結(jié)果確認(rèn)、進(jìn)度存檔的措施，取得了良好的效果。通過(guò)總結(jié)發(fā)現(xiàn)，在項(xiàng)目的項(xiàng)目管理中，在質(zhì)量后期維護(hù)升級(jí)方面存在一些不足，主要是因?yàn)轫?xiàng)目后期資金的問(wèn)題，出現(xiàn)了成本略微超支的不良后果。在后續(xù)的學(xué)習(xí)和工作中，應(yīng)不斷充電學(xué)習(xí)，進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，提高業(yè)務(wù)和管理水平。